BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Hetzelfde document dat via verschillende kanalen binnenkomt
We kennen het allemaal wel: een zienswijze (of iets anders) wordt per post naar je organisatie verstuurd, maar daar blijft het niet bij, dezelfde zienswijze wordt ook nog eens per e-mail verstuurd en tot overmaat van ramp ook nog eens per fax.
Het is natuurlijk de vraag wat te doen. Er zijn een aantal opties en volgens mij zegt de wetgeving niets over wat wenselijk is.
Optie 1: Registreer alleen de verschijningswijze die het eerst is binnengekomen (bijv. de e-mail), en registreer de rest niet.
Optie 2: Registreer alle binnengekomen verschijningswijzen en geef in de meta-data aan dat het om hetzelfde document gaat in verschillende vormen.
Ik weet zeker dat hier al mensen over hebben nagedacht. Waar zijn jullie op uit gekomen? Optie 1 is het minst tijdrovend, maar kunnen we het juridisch wel maken de nagekomen verschijningsvormen gewoon direct weg te gooien?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Gebruiken jullie (automatische) ontvangstbevestigingen ?
-
Permalink Antwoord van Jan-Jaap Fleurke op
-
Ik zou dit toch als verschillende documenten zien. Het kanaal van binnenkomst verschilt en daarmee dus ook de verschijningsvorm en vermoedelijk ook het tijdstip.
Dus gewoon drie keer registreren en onderling aan elkaar koppelen.
Groet Jan-Jaap
-
Permalink Antwoord van Sjoerd van der Noord op
-
Er zijn ontvangstbevestigingen, maar die zijn niet automatisch en worden ook niet altijd verstuurd...
-
-
Verschillende gemeenten hebben wat kanaalsturing betreft het volgende principe geformuleerd:
Gemeente xx schakelt voor iedere zaak na de kanaalafhankelijke intake zo snel mogelijk over op een kanaalonafhankelijke afhandeling.
-
Permalink Antwoord van Terri Quinn op
-
Een van de redenen dat wij kiezen voor optie 2, is dat we al eens eerder hebben meegemaakt, dat er bijvoorbeeld in een e-mail/fax wordt gemeld dat de brief ook per post verzonden wordt. Niet vermeld wordt, dat er een kleine aanpassing is gedaan/ een klein verschil zit in die papieren brief. Een klein, maar lelijk juridisch trucje.. Op het eerste gezicht lijkt het dus om hetzelfde document te gaan, maar dat verschilletje kan je in een rechtszaak duur komen te staan.
-
-
Ik ben niet zeker of ik je reactie begrijp Yvonne. Zegt dit iets over welke documenten/verschijningsvormen je registreert? Of zegt dit alleen iets over op welke manier je antwoord?
Yvonne Welings zei:Verschillende gemeenten hebben wat kanaalsturing betreft het volgende principe geformuleerd:
Gemeente xx schakelt voor iedere zaak na de kanaalafhankelijke intake zo snel mogelijk over op een kanaalonafhankelijke afhandeling.
-
-
@Sjoerd, zie voorbeeld in de uitspraak van de rechtbank:
http://uitspraken.rechtspraak.nl/inziendocument?id=ECLI:NL:RBMNE:20...
-
-
Zie ook reactie internetconsultatie:
https://www.internetconsultatie.nl/wet_modernisering_elektronisch_b...
-
Permalink Antwoord van Henk Sligman op
-
Ik ben voorstander om de reactie van Terry Quinn vooral ter harte te nemen.
Dat is nl het (financiële) "risico".
Daarnaast is het natuurlijk mogelijk om de afzender per mail te laten verklaren wat het enige echte "origineel" is dat scheelt veel verwerkingstijd en procestijd.
Dit op basis van een via 3 kanalen ingediende "grote omgevingsvergunning" (verschillende versies van tekeningen??)
1. via OLO
2. via/per post
3. via/per oksel post (ingenieursbureau zat aan de andere kant van de straat :-) )
-
-
Hartelijk dank voor jullie reacties. Dit is goede input voor mij om een advies te formuleren.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
