Mijn vraag aan Breedleden:

- Wat versta je onder een handboek DIV? (of hoe de afdeling ook heet waar je voor werkt)

- Wat versta je onder een bewaarstrategie?

- Heb je ervaring met het opstellen van een van de twee? Zo ja, dan hoor ik het graag!

Alvast bedankt voor jullie reactie!

Vriendelijke groet,

Marjolein van der Boom

Weergaven: 482

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Dag Marjolein,

Een handboek DIV en het handboek vervanging archiefbescheiden worden nog wel eens door elkaar gehaald. Het eerste is eigenlijk de gebruikershandleiding voor de DIV afdeling zelf, dus feitelijk de gebundelde voorschriften, afspraken en werkinstructies in een logische samenhang geplaatst. Het tweede gaat dan over de ins- en outs waar de afdeling zich toe verplicht heeft waar het gaat over het vervangen van originele archiefbescheiden.

Met name voor de vervaardiging van het handboek vervanging archiefbescheiden, zijn er op Breed een behoorlijk aantal gemeenten die een dergelijk handboek al hebben opgezet. Ik heb zelf voor enkele gemeenten een dergelijk handboek opgezet in ieder geval, dus mocht je specifieke vragen hebben: stel ze gerust.

Bij je tweede punt, het eerste waar ik aan denk is een informatie beleidsplan. Daar leg je als organisatie in vast hoe digitale gegevens ontsloten en beheerd worden en wat de toekomstvisie daarbij is. Kijk bijvoorbeeld eens bij DEN op deze pagina: http://www.den.nl/standaard/270/. Maar misschien kun je de achtergronden van je vraag wat meer meegeven?

met vriendelijke groet

Leon

Marjolein, het zou goed zijn als we in gezamenlijkheid een digitale duurzame bewaarstrategie kunnen vaststellen.

Hoi Leon en Yvonne,

Mijn vraag komt voort uit de aanvraag substitutie die wij aan het regelen zijn in onze organisatie. We lezen zoveel wensen en eisen terug, waaronder bewaarstrategie en DIV handboek. Voor mij zijn dit begrippen die breed intepreteerbaar zijn. Vandaar dat ik me afvroeg hoe andere Breedleden hier tegen aan kijken.

Leon, Ik bedoel echt het eerste wat jij omschrijft. Een handboek vervanging hebben wij opgezet.

Yvonne, Ik ben het daarmee eens. Ik heb, ook met dit onderwerp, het gevoel dat we allemaal het wiel opnieuw aan het uitvinden zijn. Waarom niet bundelen inderdaad.

Met vriendelijke groet,

Marjolein

Heb je hier iets aan?

http://www.noraonline.nl/images/noraonline/6/6f/Procedure_omgang_met_(risicovolle)_informatie_gemeente_Putten.pdf

Dag Mart,

Dank je wel. Ik ga het document doornemen.

Hoi Marjolein,

bij de gemeente Waalwijk hebben we zowel een Handboek Informatiebeheer als een bewaarstrategie. Deze beide documenten zijn onderdeel van ons kwaliteitssysteem. 

In ons Handboek Informatiebeheer staat beschreven op welke wijze de informatiebeheertaken worden uitgevoerd, kort gezegd een beschrijving van onze eigen processen (wat doen we en hoe doen we het). Daarnaast worden de werkzaamheden op het gebied van het informatiebeheer in het primair proces en de overige ondersteunende functies beschreven (specifieke werkafspraken met teams).

In de bewaarstrategie staat beschreven wat er voor nodig is om proces gebonden informatie voor de toekomst in stand te houden en gegevensverlies te voorkomen. Hoe zorgen we ervoor dat digitale informatie in de toekomst leesbaar blijft. Concreet betekent dat dat er eisen en randvoorwaarden staan beschreven over migratie en conversie. Je kan het zien als een handboek op basis waarvan we elke conversie of migratie kunnen uitvoeren. Deze bewaarstrategie is zeer recent dus we hebben nog geen ervaring met de uitvoering.

In onze optiek dus twee heel verschillende documenten die allebei bijdragen aan het op orde hebben van je informatiehuishouding. Hopelijk kan je iets met deze informatie. 

Met vriendelijke groet,

Maayke

Ha Maayke,

Nog niet zo lang geleden heb ik een soortgelijk handboek in een buurgemeente voorbij zien komen. Is dat dezelfde ?

Groet,

Yvonne Welings

Hoi Maayke,

Dank je wel voor je toelichting!  Klinkt mij zeer aannemelijk qua invulling. (zo dacht ik zelf ook dat het ongeveer zou moeten zijn) Wat me opvalt in z'n algemeenheid is dat er zoveel soorten definities van vooral een bewaarstrategie bestaan.. Sluit ook weer aan bij wat Yvonne al in een eerder antwoord opperde..

Met vriendelijke groet,

Marjolein


 

Goedemorgen Maayke,

Hebben jullie bij het opstellen van jullie bewaarstrategie gebruik gemaakt van een model en zo ja van welke?

WIj (gemeente Edam-Volendam) zijn  namelijk ook bezig met een bewaarstrategie en zijn op zoek naar een bruikbaar model, die wij kunnen omzetten naar én gebruiken voor onze gemeente.

m.vr.gr.

Jan Bakker

Hoi Marjolein,

bij de gemeente Waalwijk hebben we zowel een Handboek Informatiebeheer als een bewaarstrategie. Deze beide documenten zijn onderdeel van ons kwaliteitssysteem. 

In ons Handboek Informatiebeheer staat beschreven op welke wijze de informatiebeheertaken worden uitgevoerd, kort gezegd een beschrijving van onze eigen processen (wat doen we en hoe doen we het). Daarnaast worden de werkzaamheden op het gebied van het informatiebeheer in het primair proces en de overige ondersteunende functies beschreven (specifieke werkafspraken met teams).

In de bewaarstrategie staat beschreven wat er voor nodig is om proces gebonden informatie voor de toekomst in stand te houden en gegevensverlies te voorkomen. Hoe zorgen we ervoor dat digitale informatie in de toekomst leesbaar blijft. Concreet betekent dat dat er eisen en randvoorwaarden staan beschreven over migratie en conversie. Je kan het zien als een handboek op basis waarvan we elke conversie of migratie kunnen uitvoeren. Deze bewaarstrategie is zeer recent dus we hebben nog geen ervaring met de uitvoering.

In onze optiek dus twee heel verschillende documenten die allebei bijdragen aan het op orde hebben van je informatiehuishouding. Hopelijk kan je iets met deze informatie. 

Met vriendelijke groet,

Maayke

@ Yvonne

ik denk het niet. Wij hebben deze documenten niet met andere gemeenten gedeeld.

@Jan

de bewaarstrategie is in opdracht opgesteld door Becis en daarna bijgeschaafd in afstemming met onze ICT-afdeling. Het document in zijn geheel is niet gebaseerd op een model, maar bevat wel een stappenplan voor conversie en migratie dat is gebaseerd op de leidraad tbv het opstellen van een migratieverklaring, uitgegeven door het Westfries Archief op 17-03-2015.

Hallo Maayke,

Bedankt voor je reactie.

De leidraad van het Westfries Archief ken ik inmiddels.

Ik ben me nog steeds aan het orienteren voor het opstellen van een bewaarstrategie voor onze gemeente en ik ben er nog uit hoe ik dit het beste op kan pakken. Er is geprobeerd om regionaal iets op te stellen, maar dat komt niet van de grond.

Is het mogelijk om jullie document te delen?

Vriendelijk groet Jan Bakker

Over een bewaarstrategie voor digitale archiefbescheiden zegt de VNG Handreiking 'Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s); Tweede, geactualiseerde versie april 2013' op blz. 32, bij 3.6:....."Voor de duurzaamheid van digitale bescheiden zijn andere maatregelen nodig. Voor het leesbaar en toegankelijk houden van digitale archiefbescheiden is daarom een bewaarstrategie nodig waarin men beschrijft hoe te handelen wanneer een randvoorwaarde voor digitale bewaring (bijvoorbeeld opslagformaat of drager) wijzigt en wie daarvoor verantwoordelijk is. Een bewaarstrategie moet zijn vastgesteld en geïmplementeerd. Een veelgebruikte tool hiervoor is PLATO: http://www.planets-project.eu/software/."

Ik weet niets van Plato, maar mogelijk kun je daar iets mee? 

Antwoorden op discussie

RSS

© 2017   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden