In Zeist zijn we ons serieus aan het oriënteren op een e-depotvoorziening. Dat hoeft niet per sé een systeem te zijn van de 'gevestigde orde' in de markt, maar een variant is ook zeker een optie.

We zouden graag gebruik maken van de kennis en ervaringen van andere gemeenten die een vergelijkbaar traject hebben doorlopen. Dit vooral om een beeld te krijgen van wat we kunnen verwachten, en waar we rekening mee kunnen (en moeten!) houden bij bijvoorbeeld het opstellen van een Programma van Eisen en Wensen (wat is realistisch) en bij de daadwerkelijke implementatie (tijd/bemensing/eenvoud).

Graag kom ik in contact met collega's van gemeenten die een dergelijk traject achter de rug hebben. Ben of ken jij een dergelijke collega en sta je open voor een gezonde portie kennisdeling? Laat het me dan weten dan zoeken we elkaar (digitaal of op fysiek op gepaste afstand) op.

Weergaven: 207

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Wellicht biedt deze recente marktverkenning ook inzichten: https://www.vngrealisatie.nl/sites/default/files/2020-11/VNG_Grip%2...

Goeie tip! Die hebben we inderdaad al goed doorgenomen. Waar we nu vooral naar op zoek zijn concrete praktijkervaringen van collega-gemeenten. Dus even los van leverancier, maar vooral inhoudelijke en procedurele ervaringen rondom aanbesteding/aankoop en implementatie.

Hoi Jozef Jan, Ik heb een aantal gemeenten verschillende keren begeleid bij een aanbesteding en implementatie eDepots. Daarnaast heb ik als projectleider DTOO bij de VNG de marktverkenning eDepots begeleid. Als je wilt sparren, feel free!

Mvg Kees Groeneveld.

M 06-46593567

E. kees.groeneveld@especialisten.nl

Ik vraag me echt de afgelopen al af waarom elke gemeente weer opnieuw het wiel moet uitvinden om zelf een e-depot voorziening in te richten?

Waarom niet een landelijke voorziening waar alle rijks-, provincie- en gemeentelijke instanties op aan kunnen sluiten?

Geeft in mijn beleving veel meer garantie dat de te bewaren bestanden "echt" goed worden geborgd.

Misschien te simpel gedacht van mij. 

Dat zou ideaal zijn, Ruud. Maar met de verdere decentralisaties en ontvlechting van de provinciale RHC’s is dit ideaal niet meer te verwezenlijken. Het Rijk wil dit gewoon niet voor decentrale overheden.

Wat mij al tien jaar verbaast, is dat het e-depot niet in de bestaande architectuur van GEMMA is opgenomen, zeker nu bewaren bij de bron met betrekking tot basisregistraties steeds meer bijval krijgt.

Er is een poging gedaan vanuit het Nationaal Archief. Echter de kosten voor deelenemers viel in de praktijk tegen (EUR 1,10 per inwoner per jaar), de voorwaarden om er aan mee te doen waren best stevig te noemen (Gemeenschappelijke Regeling) en de kwaliteitseisen waaraan een te overbrengen archief moest voldoen waren erg hoog. Derhalve zie je dat gemeenten nu zelf aan de slag gaan. Een tussenvariant is dat een groep gemeenten gezamenlijk optrekken.

Grt Kees.


 
Ruud Bekkers zei:

Ik vraag me echt de afgelopen al af waarom elke gemeente weer opnieuw het wiel moet uitvinden om zelf een e-depot voorziening in te richten?

Waarom niet een landelijke voorziening waar alle rijks-, provincie- en gemeentelijke instanties op aan kunnen sluiten?

Geeft in mijn beleving veel meer garantie dat de te bewaren bestanden "echt" goed worden geborgd.

Misschien te simpel gedacht van mij. 

Daarnaast heeft op Ministerieel niveau andere besluitvorming plaatsgevonden. Ook gemeenten en provincies die aangesloten zijn bij een RHC worden geconfronteerd met de gevolgen van dit besluit. 

Zie dit openbare rapport: https://www.rijksoverheid.nl/documenten/rapporten/2020/07/28/scenar...

Bedankt voor het delen van het rapport. 

Vooral deze passage uit 9.2 schept toch nog hoop of ben ik dan weer te optimistisch?

"Tijdens het onderzoek is ook verkend wat vanuit het bredere archiefveld wenselijk is. Ook daar is naar
voren gekomen dat de gedachte van een nationaal e-depot wenselijk is, en misschien wel eerder
realiseerbaar wanneer vooral en eerst gefocust wordt op een voorziening voor decentrale overheden.
Verder is naar voren gekomen dat gezamenlijk werken aan kaders wenselijk is. Gedacht wordt aan
uniforme webservices voor toegang tot e-depots, generieke services voor preservering en services
voor metadatering. Juist vanuit de gedachte dat op termijn ook digitale informatie duurzaam aan de
bron beheerd gaat worden, zorgt ervoor dat behoefte aan dergelijke services zullen ontstaan."

Feit blijft dat heel veel gemeenten nu afzonderlijk bezig zijn met heel veel moeite en inspanning en er te weinig gezamenlijk wordt gedaan of vanuit VNG of landelijke overheid wordt afgedwongen.

De tijd zal het leren! Ik maak mij in ieder geval zorgen! 

In de oude archieven had je last van papiervraat maar was dat in ieder geval tastbaar, maar in de digitale situatie "het zwarte gat?

Dat is omdat architectuur uitgaat van functies en niet van systemen.

In GEMMA zitten best componenten (functies) die je d.m.v. een e-depot (systeem) zou kunnen invullen.

Yvonne Welings zei:

(...)

Wat mij al tien jaar verbaast, is dat het e-depot niet in de bestaande architectuur van GEMMA is opgenomen, zeker nu bewaren bij de bron met betrekking tot basisregistraties steeds meer bijval krijgt.

Mijn oproep aan de archiefsector is trouwens: stop allemaal direct met investeren in e-depots (hopeloos achterhaalde oplossing voor duurzame ontoegankelijkheid) en begin gisteren nog met het ontwerpen van een duurzame datalaag (zeg maar de onderste laag in het Common-ground-model). Niet meer een omgeving waar je ooit in de verre toekomst (20 of 10 jaar) een keer bevroren data naartoe verplaatst, maar een duurzame omgeving waarin je databronnen kunt laten ontstaan en die je daar ook duurzaam en langdurig kunt beheren en bewaren. Zodat je alle functionele voordelen bij de bron combineert met alle duurzaamheidsvoordelen van een archiefomgeving.

Rens, In 2010 hebben we al een poging gedaan om het e-depot te positioneren binnen de gemeentelijke architectuur. M.i. heeft het meer te maken met het idee/opvatting dat een e-depot iets van een archiefdienst is. 

De discussie drijft wel een beetje af van de oorspronkelijke vraag maar ik doe graag mijn duit in het zakje.

@Jozef Jan: het Archivariaat Noord-West Veluwe heeft onlangs een aanbesteding e-Depot afgerond.

https://www.streekarchivariaat.nl/actueel/274-streekarchivariaat-ze...

Misschien dat je daar antwoorden op je vraag kunt krijgen.

@de discussie: binnen het RHC waar mijn gemeente is aangesloten is veel drukte om de uittreding van het Rijk met daarbij ook de mogelijke beëindiging van het gebruik van het e-Depot.

Alles bij elkaar beschouwd lijkt het mij voor de hand liggen dat gezamenlijk een e-Depot inrichten goedkoper is (of kan zijn :) ) als dat iedere gemeente/archiefvormende instelling ieder voor zich aanschaft en inricht. Initiatieven als common ground en archiveren bij de bron zouden het nog wel eens zo kunnen maken dat ieder archiefvormend orgaan wel elk een e-Depot (of vergelijkbaar instrument) moet hebben.

Gegroet Jan-Jaap

Antwoorden op discussie

RSS

© 2020   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden