Ervaringen gezocht met het archiveren van bestemmingsplannen (IMRO bestanden) in zaaksysteem

Als je het 'goed' wilt doen, moet je m.i. een voorziening hebben waarmee je originele IMRO formaten kunt archiveren. Nu hebben we dat eigenlijk niet goed geregeld. De bestanden zijn binnen de RO-applicatie aanwezig (en uiteraard op ruimtelijkeplannen.nl), maar dat is niet voldoende. Een RO-softwareleverancier waar we zaken mee doen, komt steeds met zijn eigen domeinspecifieke archiefoplossing. Waarbij ik me afvraag waarom niet gewoon ALLE bestanden via een zaak/documentkoppeling naar een zaaksysteem kunnen worden gestuurd? Je moet uiteraard rekening houden met het feit dat de integriteit van digitaal getekende documenten in die set niet wordt aangetast, maar een modern zaaksysteem moet dat m.i. kunnen. 

Wie heeft dat zo gerealiseerd? Ik ben op zoek naar hoe dit is gedaan, ook i.r.t. de (in mijn ogen) verfoeilijk bewerkelijke zaak en zaaktype constellatie die kan ontstaan als je de 'handreiking archiveren ruimtelijke plannen' van Geonovum volgt.

Weergaven: 142

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Dag Jaap, ik ben het helemaal met je eens. Het is eigenlijk vrij bijzonder dat er nog steeds geen goede oplossing voor is, terwijl het vraagstuk al zoveel jaar speelt. Los van dat veel RO-applicaties niet de betreffende koppeling ondersteunen, denk ik dat opslag van de IMRO formaten an sich niet de uitdaging is. Diverse zaaksystemen zijn redelijk vrij in welke formaten opgeslagen kunnen worden. Met een ESB zou het ontbreken van een standaardkoppeling ook opgelost kunnen worden. Het vervolgens gebruiken c.q. visualiseren van de IMRO formaten is wat mij betreft de grootste uitdaging. Ik heb zelf nog geen zaaksysteem gezien wat die functionaliteit biedt. Hetzelfde geldt trouwens voor het goed tonen van andere GIS/GEO formaten die uit meerdere bestanden bestaan. Voor CAD formaten zijn/waren nog wel AutoVUE integraties mogelijk, maar voor GIS en IMRO formaten heb ik nog geen oplossing gezien, los van de domeinspecifieke archiefoplossingen dan.

Dag Jaap en Sander,  over dit onderwerp zijn al meerdere post geplaatst. 

Kern is volgens mij wat jullie aanhalen,  namelijk opslag,  visualisatie nadat het opgeslagen is en vervolgens overdragen naar depot.  En dat met open standaardformaten zoals imro. Idd best raar dat domeinarchiefapplicaties dit alleen maar kunnen en de zaaksystemen (nog) niet.

En als je imro vervangt door Omgevingswet standaarden (stop-tpod),  dan is de problematiek compleet.

Ewald Te Koppele

Niemand kan dit probleem, al bestaand sinds de introductie sinds de introductie van de wet WRO technisch oplossen. Wat sommige gemeenten doen is kiezen de bestanden zo lang mogelijk leesbaar te houden en dan kom je toch bij leverancier Roxit terecht. Je koopt voor wellicht 10 jaar een oplossing.

Het kunnen oplossen is het probleem niet denk ik, het willen oplossen is een ander verhaal. Het betreft redelijk specifieke functionaliteit, waarvoor de business case bij de meeste zaaksystemen waarschijnlijk niet positief (genoeg) is. Er zijn open source GML viewers beschikbaar, die geïntegreerd kunnen worden en met wat aanpassingen prima de nodige formaten kunnen tonen conform de standaard. De inspanning die hiervoor nodig is, staat misschien gewoon niet in verhouding tot wat het een zaaksysteem-leverancier oplevert. Zoals het nu is, koop je inderdaad voor zeg 10 jaar een oplossing/module, waarna je e.e.a. naar een e-depot overbrengt. In de praktijk wordt sowieso steeds vaker voor decentrale archivering gekozen. Data blijft gedurende die 10 jaar dicht bij de bron, wat helemaal niet zo verkeerd is. 

Wat e-depot oplossingen lijkt Hans Mannaert van Divault het dichtst bij het antwoord te zijn. Een andere oplossing die ik zie, is dat de bestemmingsplannen worden plat geslagen tot pdf en zo in het zaaksysteem worden opgenomen. Je verliest dan de functionaliteit.

Wat dat betreft krijgt een ieder nog een uitdaging op zijn of haar bordje, de BIM modellen. Vooral omdat participatie zo'n belangrijk onderdeel is van de nieuwe Omgevingswet stijgt het gebruik hiervan. Eerst waren dat alleen de G4, maar je ziet het bij steeds meer gemeenten: http://www.breednetwerk.nl/m/discussion?id=2537796%3ATopic%3A137331

Overigens hoor ik tussen de bedrijven door dat het onderhandelen met Roxit niet eenvoudig is.

Bestaat het probleem dat hier geschetst wordt wel ? In mijn ogen geeft Sander al een goede aanzet: maak onderscheid tussen archiveren (plat gezegd: deskundig bewaren) en ontsluiten. IMRO-bestanden bestaan volledig uit een set open bestandsformaten (HTML, CSS, PDF, GML, TXT, XML). Duurzaam toegankelijk maken is daarom niet het probleem. Wat hier een probleem genoemd wordt is dat het zaaksysteem de bewaarde bestanden niet zonder hulp van een externe viewer kan tonen. In mijn ogen moet dat ook niet de ambitie van een zaaksysteem (of zelfs DMS/RMA) zijn. Audiobestanden of VHS-videobanden kan een zaaksysteem ook niet laten zien/horen. Daar gebruiken we toch ook gewoon audio/videotools voor ?

Er waren ooit een aantal gemeenten bezig met autovue in Corsa: https://videodocs.houten.nl/Corsa/DigEplan_GML_Viewer/GML_viewer_vo...

Wat ik nog weet is dat je CAD tekeningen kon openen, bewerken en weer opslaan als nieuwe versie. De uitdaging zit hem dus niet in de techniek. 

Sander Brabander zei:

Voor CAD formaten zijn/waren nog wel AutoVUE integraties mogelijk, maar voor GIS en IMRO formaten heb ik nog geen oplossing gezien, los van de domeinspecifieke archiefoplossingen dan.

Misschien is het ook aardig om te melden  in dit verband dat ik een tijdje geleden ook onderstaand antwoord heb ontvangen over de website RO-online:

Momenteel wordt ruimtelijkeplannen.nl gearchiveerd op archiefweb.eu. (zie https://archief03.archiefweb.eu/archives/archiefweb/20161220130000/... ). De archivering betreft echter alleen de statische pagina’s, en niet de onderliggende database. Dit heeft als gevolg dat in de gearchiveerde versie niet gezocht kan worden op postcode. Het Kadaster gaat dit verder  uitzoeken.

Sander Brabander zei:

"Data blijft gedurende die 10 jaar dicht bij de bron, wat helemaal niet zo verkeerd is. 

Is dat zo? Ik zie het ook gebeuren dat steeds meer het archief bij ('in') de bronapplicatie wordt gehouden. Ik vraag me af of dat wel zo goed werkt en niet door gemakzucht wordt ingegeven. Het botst wel met een aantal principes waarvan ik altijd begrepen heb dat ze best practises zijn:

- Elke service kent maar één implementatie (implicatie: liefst één archieftoepassing?)

- Applicatie en data horen van elkaar gescheiden te zijn (implicatie: als ik die RO-oplossing weggooi, kan ik de data dan nog makkelijk ontsluiten?)

Niet alleen dat, ook voor 'bekend maken' / publiceren (waar overigens de eenduidigheid en samenhang ook ontbreekt) of voor overbrengen naar eDepot maakt dit de situatie eerder complexer. Is 'decentraal' digitaal archiveren niet het probleem voor ons uitschuiven? 

Dat zou je misschien denken. Je kan het ook andersom bekijken: de data in een RO systeem laten staan heeft als voordeel dat je de plannen nog kan bekijken of gebruiken. In archiefapplicaties (ook e-depots) kan je niet meer raadplegen of bewerken. Misschien wel 100 jaar bewaren, maar wat heb je aan archief dat je niet kan raadplegen? Dus, als we vaststellen dat integratie van een gml viewer mogelijk is, maar dat het nauwelijks is gerealiseerd, dan zou ik denken dat er kennelijk geen probleem is om de data te laten staan in de TSA. 

Overigens: applicatie en data scheiden is makkelijk gezegd, maar niet zo makkelijk te realiseren. 

Jaap de Jonge zei:

Is 'decentraal' digitaal archiveren niet het probleem voor ons uitschuiven? 

Antwoorden op discussie

RSS

© 2020   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden