Nieuw begrip archiefdienst

In de Wijzigingswet Archiefwet 2021, die we met elkaar mogen voorzien van feedback, wordt een nieuw begrip geïntroduceerd: Archiefdienst. Dit wordt als volgt geduid:

-Archiefdienst: Nationaal Archief of decentrale archiefdienst;

Artikel 5.2 Decentrale archiefdiensten

1. Gedeputeerde staten, het college van burgemeester en wethouders en het dagelijks bestuur van een waterschap voorzien in een decentrale archiefdienst die is belast met de bewaring en beschikbaarstelling van:

a. de blijvend te bewaren documenten van de overheidsorganen van de provincie, de gemeente, onderscheidenlijk het waterschap; en

b. de blijvend te bewaren documenten van overheidsorganen als bedoeld in artikel 2.3, waarvoor gedeputeerde staten, het college van burgemeester en wethouders, onderscheidenlijk het dagelijks bestuur van het waterschap na overbrenging het verantwoordelijke overheidsorgaan is.

2. Elke decentrale archiefdienst heeft een archivaris, die verantwoordelijk is voor het beheer van de documenten die blijvend door de dienst worden bewaard.

Niet alle gemeenten en waterschappen beschikken over een archiefdienst

Naar schatting beschikt 25% van de gemeenten in Nederland niet over een archivaris, bij die gemeenten wordt de rol vervuld door de gemeentesecretaris. De nieuwe wet stelt de aanstelling van een archivaris verplicht. Maar dat er ook nog een organisatie moet worden ingericht, is wel een heel nieuw gegeven. Alle gemeenten hebben wel een archiefbewaarplaats.

Archiefdienst in plaats van archiefbewaarplaats

De term archiefbewaarplaats stamt al uit de Archiefwet 1918. Die archiefbewaarplaats heeft een beheerder en dat is de gemeentearchivaris. In de nieuwe wet wordt nog wel de archivaris aangewezen (rijksarchivarissen lijken te zijn verdwenen).

Een archiefdienst is geen fysieke of digitale plaats meer, maar echt een zelfstandige organisatie of een onderdeel van een groter geheel.

Verandering bestuurlijke verantwoordelijkheid?

Gemeenten zijn zowel zorgdrager als archiefbeheerder, terwijl bij het Rijk dit verschillende departementen zijn. Nu is het zo dat wanneer archiefbescheiden worden overgebracht naar het Nationaal Archief, het zorgdragerschap verandert. Bij gemeenten is dat nu niet zo, het college van B. en W. blijft na overbrenging zorgdrager en bestuurlijk verantwoordelijk.

Het lijkt erop alsof de situatie van het Rijk op lagere overheden van toepassing is verklaard.

Deze wetswijziging heeft veel meer consequenties dan het aanstellen van een archivaris alleen.

Reacties zijn meer dan welkom.

Weergaven: 742

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Even kort een reactie: kan het instellen van een landelijk archivariaat voor gemeenten zonder 'Archiefdienst' bij deze begripsbepalingen een oplossing zijn?

Het begrip zorg en beheer is uit de Archiefwet verdwenen, lijkt mij niet dat een landelijke organisatie de zorg en beheer voor al die gemeenten en waterschappen wil overnemen. Al met al biedt de nieuwe AW weinig voordeel, hoor steeds meer om me heen, waarom nog vaststellen? 

Een landelijk archivariaat zou niet mijn idee zijn. Het kan wel, maar het moet ook inhoud hebben en niet zomaar een optie om een verplichting vanuit de Archiefwet af te kunnen vinken.
Ook in het wetsvoorstel zal de bedoeling zijn dat serieus werk wordt gemaakt van goed informatie/archiefbeheer. Of dat dit op goede wijze voortgezet wordt. 

Mogelijk kan er een verduidelijking komen op het begrip. De andere  begrippen zijn ook niet echt helder, depot bijvoorbeeld, is dat hetzelfde als archiefruimte of eDepot. Documenten zijn dat ook data, geo-informatie? 

Wat betreft de term depot lees ik op pagina 5 van het document 'Belangrijkste wijzigingen' het volgende:

Art. 3.5, grondslag nadere regels

Hoe het was
Bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden nadere regels gesteld over de bouw, verbouwing en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen.

Hoe het wordt
Bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden nadere regels gesteld over de bouw, verbouwing en inrichting van depots.

Toelichting
 Dit artikel blijft in de kern ongewijzigd, maar met de term depots wordt nadrukkelijk ook de digitale bewaarplaats (e-depot) hierbij betrokken.
 De huidige ministeriële regeling onder het Archiefbesluit, de Archiefregeling, bevat vooral nadere eisen aan de goede staat van papieren archieven en de fysieke ruimte waarin deze zijn ondergebracht. De regeling zal worden uitgebreid met (globale) normen voor e-depots.


Maar echt duidelijker wordt het (voorlopig) nog niet op.. ;-)

BRON

https://www.rijksoverheid.nl/documenten/kamerstukken/2019/11/29/voo...



Yvonne Welings zei:

Mogelijk kan er een verduidelijking komen op het begrip. De andere  begrippen zijn ook niet echt helder, depot bijvoorbeeld, is dat hetzelfde als archiefruimte of eDepot. Documenten zijn dat ook data, geo-informatie? 

is dit niet een beetje spijkers op laag water zoeken?

Als er 1 bedrijfsgroep een discussie kan verheven tot taalkunst zijn het wel de ... (vul in naar wens). Ik ga er gedeeltelijk met je in mee dat er niet te lang moeten worden stilgestaan bij details, maar volgens mij willen wel allemaal een wettekst die zo goed als vrij is en blijft van interpretatie verschillen. 
Om er een schepje bovenop te doen, in de kantooromgeving is het algemeen geaccepteerd dat onder een document een digitaal bestand wordt verstaan. Op dit platform weten we dat een document meer vertegenwoordigd dan dat. Die werelden probeer je denk ik bij elkaar te brengen. Al levert de vertaling naar diezelfde praktijk ook een hoop mooie banen op!

jack karelse zei:

is dit niet een beetje spijkers op laag water zoeken?

:-)

interpretatie, letter en geest, theorie en praktijk. We ontkomen niet aan verschillen en variatie. Persoonlijk zeg ik: prima! Er is dan ruimte voor eigen invulling. 

Fijne dagen allemaal!

Johannes Lijnse zei:

Als er 1 bedrijfsgroep een discussie kan verheven tot taalkunst zijn het wel de ... (vul in naar wens). Ik ga er gedeeltelijk met je in mee dat er niet te lang moeten worden stilgestaan bij details, maar volgens mij willen wel allemaal een wettekst die zo goed als vrij is en blijft van interpretatie verschillen. 
Om er een schepje bovenop te doen, in de kantooromgeving is het algemeen geaccepteerd dat onder een document een digitaal bestand wordt verstaan. Op dit platform weten we dat een document meer vertegenwoordigd dan dat. Die werelden probeer je denk ik bij elkaar te brengen. Al levert de vertaling naar diezelfde praktijk ook een hoop mooie banen op!

jack karelse zei:

is dit niet een beetje spijkers op laag water zoeken?

Wat ik begrijp is dat de Archiefregeling uit 2010 nog wordt herzien met een nieuwe Algemene Maatregel van Bestuur. De vorige keer werd deze Archiefregeling met een mededeling wereldkundig gemaakt, ik was daar toevallig bij. Laten we in dit geval hopen op een meer democratisch proces, waar ook aandacht is voor de stem van gemeenten. 

Aanvullend hierop heb ik de volgende vraag:

In artikel 9.3 staat dat de archivaris van de aangewezen archiefdienst toezicht houdt op naleving van de wet door het overheidsorgaan. Daaronder valt dan ook de archiefdienst die door dat overheidsorgaan aangewezen is voor overgebracht archief, toch? En de beheerder van die archiefdienst is diezelfde archivaris.

Interpreteer ik dit verkeerd, of moet de archivaris (onder andere) toezicht houden op zichzelf? Is dat niet een beetje vreemd? (niet dat ik de integriteit van archivarissen in twijfel wil trekken :-)).

Misschien is het vloeken in de kerk, maar in hoeverre heeft de term 'archivaris' meerwaarde in deze wet? Zijn we er niet als we het hebben over twee apart benoemde rollen: een 'toezichthouder' en een 'beheerder archiefdienst'? Degenen die die rollen bekleden, moeten vervolgens over de juiste kennis en competenties beschikken om die rol te vervullen (nogal wiedes). Er is al los gelaten dat dit per definitie ingevuld moet worden met een diploma Archivistiek, dus waarom nog spreken over een 'archivaris'. 

Hoe kijken jullie hier tegen aan?

 

Inderdaad, heel erg raar, een slager die zijn eigen vlees keurt. Vooral reageren op de internetconsultatie.

Yvonne, bedoel je met 'Verandering bestuurlijke verantwoordelijkheid?' ook de wijziging van het zorgdragerschap bij gemeenschappelijke regelingen die nu zelf zorgdrager zijn? Bij deze organisaties wordt onder de Aw 2021 één van de GR-deelnemers verantwoordelijk overheidsorgaan voor de overgebrachte documenten. Onder de Aw 1995 blijft het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling toch zorgdrager na overbrenging? Ik begrijp niet goed waarom dit verandert.

Antwoorden op discussie

RSS

© 2020   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden