In juni 2017 schreef ik op dit forum dat er nog veel onduidelijkheden zijn met betrekking tot de AVG in relatie tot de Archiefwet. Weliswaar zijn in de AVG voor de archivering zelf op grond van de Archiefwet wat bepalingen opgenomen:

Bij de verwerking van persoonsgegevens die deel uitmaken van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1, onderdeel c, van de Archiefwet 1995, die berusten in een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 1, onderdeel f, van die wet, zijn de artikelen 15, 16, 18, eerste lid, onderdeel a, en 20 van de verordening niet van toepassing.

Echter kijken we naar de uitvoeringsregels die Nederland op grond van de AVG heeft vastgesteld lijken we wat openbaarheid te worden geconfronteerd met een heel andere werkelijkheid. De uitspraak van de Raad van State van afgelopen maart 2017 lijkt daar een voorbode van te zijn: De Archiefwet is geen excuus voor privacy schending. Ook voor de WOB heeft de Autoriteit Persoonsgegevens al een richtlijn aan de VNG afgegeven:

Het belang van openbaarheid vereist niet dat bekend wordt wie de brief heeft geschreven, waar die persoon woont en hoe zijn/haar handtekening eruit ziet.

Een dergelijke instructie voor de Archiefwet is niet bekend. Wat al wel bekend is, zijn de uitvoeringsregels die als gevolg van de AVG in werking treden op 25 mei 2018. Deze regels zijn als bijlage tot deze discussie opgenomen.

De weging ten behoeve van de uitzondering op het verbod van verwerking van bijzondere persoonsgegevens voor archivering in het algemeen belang, zoals voorgeschreven in artikel 9, tweede lid, onder j, van de verordening, zal worden geconcretiseerd in een bepaling in de Archiefwet 1995. Voor een aantal specifieke archiefwettelijke verwerkingen zal het verbod buiten toepassing worden gesteld. Daarnaast is het wenselijk om ook in het kader van de verwerking van strafrechtelijke gegevens ruimte voor archiefwettelijke handelingen te behouden. Vanuit beleidsneutraal perspectief is het wenselijk om voor strafrechtelijke gegevens bij verwerking voor specifieke archiefwettelijke verwerkingen hetzelfde regime te gebruiken als voor de bijzondere persoonsgegevens. Een en ander betekent dat het huidige artikel 2a van de Archiefwet 1995 zal worden geactualiseerd. Dit zal in de aanpassingswet worden meegenomen.

Er komt dus een aanpassing van de Archiefwet aan. De vraag is of de uitzonderingsgrond beperkt blijft tot de verwerking van de (bijzondere) persoonsgegevens of mag actief openbaar maken ook nog? De Archiefwet wordt ook wel een openbaarheidswet genoemd, na opname in de archiefbewaarplaats zijn archiefbescheiden in principe openbaar. Daar lijkt nu wel een einde aan een tijdperk te komen of schat ik een en ander te zwaar in ?

Hoewel het archiefwezen er volledig op ingericht is om aan dergelijke verzoeken tot kennisneming te voldoen, geldt ook hier dat die dienstverlening niet onbegrensd is. Dat geldt zowel voor verzoeken die op de Archiefwet 1995 zijn gebaseerd als voor verzoeken die hun basis vinden in artikel 35 van het onderhavige wetsvoorstel.

Weergaven: 5699

Bijlagen:

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

@Jack, de AVG is van toepassing op persoonsgegevens van levende personen, ongeacht of die informatie wel of niet is overgebracht.

@Yvonne, Het zou fijn zijn als er centraal sturing is om de complexiteit eenvoudiger te maken vanuit bijvoorbeeld Nationaal Archief, VNG/KING of KVAN/BRAIN of een samenwerking daarin. Dat kan voorkomen dat iedere archiefinstelling zelf het wiel uitvind, er eigen interpretatie op loslaat en er verschillende dienstverleningsvormen ontstaan die elkaar tegenspreken. KVAN/BRAIN is er mee bezig maar weet ook nog niet de impact van de aanpassing Archiefwet. Maar centraal archiefinstellingen uitvragen naar vraagstukken die nu al worden gesignaleerd, die bundelen en daarmee in overleg gaan met de AP lijkt me een goede stap.

@Hans, geheel mee eens. KVAN/BRAIN zouden met een handreiking komen, op 7 december organiseren zij al een kennisdeelsessie op dit gebied. Helaas ben ik op 7 december wsl. verhinderd omdat op die zelfde dag de VNG archiefcommissie bijeen komt met hoe kan het ook anders ook de AVG op de agenda. Mijn tip is neem contact op met privacy juristen binnen je iegen gemeente, heb ik ook gedaan en beetje en beetje probeer ik mijn kennis te vergroten. Wat ook een tip is om lid te worden van CIP, daar worden alle vragen beantwoord. want dat is ook voor mij nog een vraag welke bestanden je in het verwerkingsregister moet plaatsen.

Vooruitblik ALV en kennissessie AVG

Op 7 december houden we opnieuw een gecombineerde algemene ledenvergadering. Voorafgaand aan de vergadering praten we je bij over de AVG: wat is de stand van zaken, waar moeten we rekening mee houden en wat zal de werkgroep AVG de komende tijd aan instellingen en beroepsbeoefenaren kunnen aanbieden. Een externe spreker neemt ons mee in de ontwikkelingen.
Tijdens de vergadering gaan we in op ontwikkelingen binnen de verenigingen. Wat hebben we gedaan sinds de strategische keuzes van vorig jaar, wat gaan we volgend jaar doen. Hoe gaan we verder met het dossier Auteursrecht en hoe zien bestuur en leden de verdere voortgang van de samenwerking voor zich.
Kortom, een inhoudelijk belangrijke bijeenkomst, noteer in de agenda!

 

Ik ken de rol van het Nationaal Archief in deze niet, daar is landelijk (met buidget) de kennisfunctie van het archiefwezen belegd. @Erik, kan jij toelichten hoe jullie de rol richting het archiefwezen gaan vervullen ? Ik doel dan niet het kennis delen op het platform KIA.

 

Wat VNG/KING betreft daar wordt nu uitvraag gedaan waar je tegen aanloopt. Ik heb de enquête al ingevuld, miscshien kan jij dat ook doen.

Goed dat we deze discussie met elkaar voeren! Ook bij het Nationaal Archief merken we dat er grote behoefte is aan meer informatie en kennisdeling over de Avg. Hoewel er nog onduidelijkheid is over deze nieuwe wetgeving moeten we niet achterover leunen, maar over gaan tot actie. Het is immers zo mei 2018.

Om aan de behoefte tot meer kennis tegemoet te komen, ben ik namens het Nationaal Archief samen met KVAN/BRAIN en het Kennisplatform Juridische Vraagstukken van KIA bezig met de ontwikkeling van een leergang Privacy. De leergang is voor archivarissen, DIV-ers, archiefinspecteurs en informatieprofessionals. Momenteel zijn we druk bezig de leergang vorm te geven. Houd in ieder geval het Archievenblad van december in de gaten, want daarin verschijnt een artikel over de leergang waarin we meer informatie geven. En houd ook vooral het Kennisplatform Juridische Vraagstukken op kia.pleio.nl in de gaten.

@Jeroen, dank voor je toevoeging, ik denk dat er veel behoefte is aan een dergelijke cursus en een duidelijk juridisch kader. Op BREED kennen we ook een groep voor dit soort vraagstukken: privacy en security, er zijn al 100 leden aangesloten en wij vermoeden dat dat komende tijd nog veel zullen worden. Nogmaals de community CIP biedt heel veel informatie.

http://www.breednetwerk.nl/group/privacy-en-security

@Jeroen, wat een goed idee om een dergelijke leergang op te zetten. Ik meld me bij voorbaat aan! Het is nu nog schipperen met de aanpak en implementatie van de AVG voor de archieven. Ik ben blij dat er een handreiking gaat komen in december. Maar je hebt gelijk als je zegt dat er al genoeg te doen valt zeker wat betreft de risico's in kaart brengen en de aanleg van een register van verwerkingen. Ik volg met aandacht de discussies op BREED en Kennisplatform Openbaarheid en steek daar veel van op. 

Voor wie er nog niet bekend mee is: met vragen of meldingen kun je ook terecht bij de Helpdesk Europa decentraal:

"Werkt u bij een gemeente, provincie of waterschap? Of bij de VNG, het IPO, de UvW of een ministerie? Dan kunt u met al uw vragen en opmerkingen over Europese decentrale aangelegenheden terecht bij de helpdesk van Europa decentraal. Wij beantwoorden uw vragen over Europese wet- en regelgeving en beleid kosteloos. Ook het melden van een signaal (een knelpunt in het Europees recht) kunt u doen via het helpdeskformulier."

Goede tip, dank.

Yvonne,  let op dat je de termen pseudonimiseren en anonimiseren niet verwisselt. Pseudonimiseren is namelijk niet voldoende in het kader van de AVG. De encyptiesleutels zijn dan beschikbaar en je/iemand kunt/kan nog steeds persoonsgegevens achterhalen. Bij anonimiseren worden de persoonsgegevens definitief onleesbaar gemaakt.

In het kader hiervan hebben wij inmiddels een stuk software gemaakt wat anonimiseren van gedigitaliseerde documenten mogelijk maakt. 

Dank voor je opmerking, er zijn meerdere bedrijven die op deze markt zijn gesprongen. De vraag is ook wie gaat de kosten betalen, de gebruiker of degene die ze gratis ter beschikking moet stellen. Er is vaak gesproken over de kosten als gevolg van de Who en de WOO, die wsl. niet doorgaat, maar hier moet ook duidelijkheid over komen.

Zie ook http://www.breednetwerk.nl/profiles/blogs/wat-is-het-verschil-tusse... en naar een recente uitspraak:  https://uitspraken.rechtspraak.nl/inziendocument?id=ECLI:NL:RVS:201...


Ook ik meld me bij voorbaat aan, Jeroen!


Jeroen Padmos zei:

Goed dat we deze discussie met elkaar voeren! Ook bij het Nationaal Archief merken we dat er grote behoefte is aan meer informatie en kennisdeling over de Avg. Hoewel er nog onduidelijkheid is over deze nieuwe wetgeving moeten we niet achterover leunen, maar over gaan tot actie. Het is immers zo mei 2018.

Om aan de behoefte tot meer kennis tegemoet te komen, ben ik namens het Nationaal Archief samen met KVAN/BRAIN en het Kennisplatform Juridische Vraagstukken van KIA bezig met de ontwikkeling van een leergang Privacy. De leergang is voor archivarissen, DIV-ers, archiefinspecteurs en informatieprofessionals. Momenteel zijn we druk bezig de leergang vorm te geven. Houd in ieder geval het Archievenblad van december in de gaten, want daarin verschijnt een artikel over de leergang waarin we meer informatie geven. En houd ook vooral het Kennisplatform Juridische Vraagstukken op kia.pleio.nl in de gaten.

Naast genoemde leergang organiseert KVAN/BRAIN een sessie over de AVG, voorafgaand aan de ledenvergadering op 7 december 2017 in Tiel:

Op 7 december houden we opnieuw een gecombineerde algemene ledenvergadering. Voorafgaand aan de vergadering praten we je bij over de AVG: wat is de stand van zaken, waar moeten we rekening mee houden en wat zal de werkgroep AVG de komende tijd aan instellingen en beroepsbeoefenaren kunnen aanbieden. Mathieu Paapst neemt ons mee in de ontwikkelingen.

Zie http://kvan.nl/kvan/vereniging/ledenvergaderingen

Het anonimiseren van informatie van de overheid zou nog wel eens een hele uitdaging kunnen worden. Het anonimiseren van overheidsinformatie die voor blijvende bewaring in aanmerking komt is namelijk niet toegestaan.En wordt op grond van de Avg (in het kader van archivering in algemeen belang) ook niet vereist.

Wanneer overheidsinformatie immers op grond van een selectielijst is aangewezen om voor blijvende bewaring in aanmerking te komen, geldt dit voor alle informatie ook voor de persoonsgegevens in deze documenten. Dit betekent dat er ten aanzien hiervan andere passende technische en organisatorische maatregelen moeten worden genomen. Dat kan (maar hoeft niet) pseudonimiseren van de stukken te betekenen. Bij overbrenging zullen deze technische en organisatorische maatregelen dan ongedaan moeten worden gemaakt, en komt het openbaarheidsregime van de Archiefwet hiervoor in de plaats met zijn eigen technische en organisatorische maatregelen.

Antwoorden op discussie

RSS

© 2020   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden