Ik zag geen recente discussie op Breed staan over archiveren van audio bestanden. De gemeenteraad gaat haar notulen alleen nog maar als audio-bestanden vastleggen; dit roept wat archiveringsvragen op.

Wat zijn jullie ervaringen tot nu toe met het archiveren van audio? Welke eisen zijn uit archiefoogpunt goed om op te leggen aan de externe partij die de audiobestanden maakt? Kunnen DMS-en meestal audio-bestanden aan? Welke alternatieven bestaan er voor het archiefbeheer ervan?

Ik hoor graag jullie ervaringen!

Weergaven: 1554

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Beste allen,

Bij de gemeente Noordenveld worden al geruime tijd videotulen opgeslagen in ons DMS. Er is geen schriftelijk verslag meer, hiervoor in de plaats is een besluitenlijst. Op internet is voor de burgers een en ander op agendapuntniveau terug te luisteren. In ons DMS (Corsa) de gehele versie ineens.

Hoi Brigitta,

Kun je mij over jullie oplossing meer vertellen ? mijn mail is evanhengel.at.gemeentesluis.nl

Beste Brigitta,

Goed dat jullie een regeling hebben getroffen, daar ben je al een stap verder mee dan veel andere gemeenten!

Het record "video/audioverslag" is echter meer dan alleen het video/audiobestand. De metadata die je in staat stellen op agendapunt te zoeken en te raadplegen, maken ook deel uit van het te bewaren archief. Ze zijn cruciaal voor de "de inhoud, structuur en verschijningsvorm" (archiefregeling art 17 a) en het "gedrag" (AR art 21). Wat minder formeel: als je als burger/onderzoeker later de raadsverslagen wil raadplegen, wil je dan honderden uren ruwe video  doorploegen, of wil je kunnen zoeken op de manier, waarop dat nu ook kan?

Ik vraag me ook af, of het opslaan van video in het DMS geen grote aanslag is op de IT capaciteit en performance van je systeem. Het gaat immers om grote bestanden. Zeker als ze ongecomprimeerd zijn. En compressie, zeker in een niet-open formaat, betekent een risico op informatieverlies.

Het is dus best complex en archiefinstellingen hebben hier ook nog geen pasklaar antwoord op. Goed dus dat Archief2020 hier en onderzoek naar gaat doen, wij zullen vanuit Regionaal archief Alkmaar met één van onze gemeenten deelnemen als pilotgemeente.

Hallo Anje,

Ook daar is aan gedacht. Burgers kunnen eenvoudig zoeken op de website en zo het betreffende geluidsfragment opzoeken. Dus niet urenlang naar een vergadering luisteren en dan maar hopen dat het betreffende fragment aan het begin te beluisteren is.

Wat betreft je opmerking over capaciteit kan ik hier niet echt iets over zeggen. We hebben (nog) geen opmerkingen gekregen vanuit de ICT kant. We hebben op dit moment een goedwerkende oplossing, mocht er in de toekomst een betere oplossing zijn dan staan we daar altijd voor open. Maar op dit moment is het beter dan niets doen, toch ?!

Link naar rapport Videotulen noemt vier de aandachtsgebieden:

  • Je bent niet zomaar af van het woordelijk raadsverslag!
  • Hoe meer verslagen je maakt (besluitenlijst, woordelijk verslag, videoverslag), hoe meer je

          moet archiveren.

  • De gemeente is en blijft eigenaar van het archief, ook al staat het op de server van een

          leverancier. Maar wat dat precies betekent? Geen idee.

  •  Bewaren van archieven is niet genoeg, deze moeten ook duurzaam toegankelijk zijn, wat

           zo’n beetje betekent tot in alle eeuwigheid.

...en wat is dan een duurzaam audio- of videoformaat. Ben wat aan het rondgoochelen voor duurzame audioformaten, maar kom er niet zo 1-2-3 achter wat hier raadzaam is. Iedereen gebruikt natuurlijk .mp3 omdat het meest standaard en meest gebruikte formaat is (en daarom ook het meest duurzaam? omdat oplossingen toch wel gezocht en gevonden worden?).

Als je open source wil aanhouden, vind ik .flac / .ogg / .mpc (maar ja, wie gebruikt dat?)

Volg deze link voor een zeer volledig onderzoek/rapport (ARSC Guide to Audio Preservation) met betrekking tot preservering van audio.

Goede link ! Jammer dat het dan gelijk weer 252 pagina's zijn, jezelf éven' verdiepen in dit onderwerp is er ook niet bij dan ;)

hahaha, ik zei ook niet voor niets zeer volledig.

@RobHaans

Hoe ver zijn we ondertussen met de opslag/archivering in Notubiz?

Het laatste wat ik erover las, is dat we zelf verantwoordelijk blijven voor de archivering van de audio-/videotulen. Dat komt erop neer dat ik deze ook heb gearchiveerd in het eigen systeem inclusief de agendapunten en sprekers met de spreektijd erbij en de bestandsformaten zoals destijds vermeld in de pas-toe-of-leg-uit lijst van NOIV.

Is er inmiddels een mogelijkheid en overeenkomst met Notubiz zelf, waarbij de digitale duurzaamheid van de door hen beheerde documenten gegarandeerd wordt? Vermoedelijk wishful thinking tegen beter weten in...

Ik was er 2-3 jaartjes uit dus misschien is mij wat ontgaan.

@RoosvandenBroek

Ik ben benieuwd in welk systeem (en hoe) je de videotulen archiveert? Vooral ook omdat je de genoemde metadata erbij archiveert.

Roos van den Broek zei:

@RobHaans

Hoe ver zijn we ondertussen met de opslag/archivering in Notubiz?

Het laatste wat ik erover las, is dat we zelf verantwoordelijk blijven voor de archivering van de audio-/videotulen. Dat komt erop neer dat ik deze ook heb gearchiveerd in het eigen systeem inclusief de agendapunten en sprekers met de spreektijd erbij en de bestandsformaten zoals destijds vermeld in de pas-toe-of-leg-uit lijst van NOIV.

Is er inmiddels een mogelijkheid en overeenkomst met Notubiz zelf, waarbij de digitale duurzaamheid van de door hen beheerde documenten gegarandeerd wordt? Vermoedelijk wishful thinking tegen beter weten in...

Ik was er 2-3 jaartjes uit dus misschien is mij wat ontgaan.

Inmiddels hebben wij voor een gemeente de Videotulen overgebracht naar het E-depot. Hiervoor zijn de standaarden en richtlijnen van het VNG/OSF project OpenRaadsInformatie gehanteerd. Uiteindelijk was er toch nog een behoorlijke inspanning nodig om alle bestuurlijke informatie (raadsinformatie en video/audiotulen) te verzamelen, duurzaam (en SW-onafhankelijk) te maken, op te nemen en beschikbaar te stellen. Graag delen wij deze kennis en bieden wij deze dienst aan voor andere gemeenten die tegen dit vraagstuk aanlopen. Het gebruikte videotulen systeem moet daarbij niet uitmaken.

Groet Hans Mannaert

P. Koster zei:

@RoosvandenBroek

Ik ben benieuwd in welk systeem (en hoe) je de videotulen archiveert? Vooral ook omdat je de genoemde metadata erbij archiveert.

Roos van den Broek zei:

@RobHaans

Hoe ver zijn we ondertussen met de opslag/archivering in Notubiz?

Het laatste wat ik erover las, is dat we zelf verantwoordelijk blijven voor de archivering van de audio-/videotulen. Dat komt erop neer dat ik deze ook heb gearchiveerd in het eigen systeem inclusief de agendapunten en sprekers met de spreektijd erbij en de bestandsformaten zoals destijds vermeld in de pas-toe-of-leg-uit lijst van NOIV.

Is er inmiddels een mogelijkheid en overeenkomst met Notubiz zelf, waarbij de digitale duurzaamheid van de door hen beheerde documenten gegarandeerd wordt? Vermoedelijk wishful thinking tegen beter weten in...

Ik was er 2-3 jaartjes uit dus misschien is mij wat ontgaan.

Antwoorden op discussie

RSS

© 2019   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden