BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Elektronische handtekening
Zoals veel gemeenten zijn wij ook bezig met de digitale handtekening. Ik heb de blogpost van Ria Maarssen hierover gelezen, maar wij komen binnen Wageningen tot andere conclusies. We hebben advies gevraagd van onze juridische afdeling over de volgende vragen:
1. Wanneer is een handtekening (digitaal of niet) verplicht?
2. Maakt het verschil of je met een pen ondertekent of met een stempel of door middel van digitaal invoeren (digitale handtekening)?
Het antwoord was nogal verrassend:
1. De volgende stukken moeten worden ondertekend:
- collegebesluiten waarvan de ondertekening niet is gemandateerd;
- bezwaar- en beroepschriften die door het college worden ingediend;
- overeenkomsten die door of namens het college worden aangegaan.
De ondertekening is dus niet vereist voor publiekrechtelijke besluiten/beschikkingen die in mandaat worden genomen en mededelingen (niet op rechtsgevolg gericht) die in mandaat worden gedaan, dus bv. ontvangstbevestigingen, uitnodigingen enz.. Dit omdat artikel 1:3 van de Awb aan een besluit niet als vormvereiste stelt dat het moet worden ondertekend, tenzij er dus een “speciale” regeling is.
2. Alleen voor de gekwalificeerde elektronische handtekening geldt dat deze juridisch bewijsrechtelijk gelijk is aan een handgeschreven handtekening. Van de andere soorten elektronische handtekeningen ligt de bewijslast omtrent de betrouwbaarheid en dus rechtsgeldigheid van de handtekening bij de ondertekenaar. Het tekenen van B & W-stukken door middel van een gescande handtekening (per mail en/of op papier) is daar een voorbeeld van. Dit betekent dat als het college haar besluiten met een gescande/geprinte handtekening zou gaan ondertekenen, dit in het uiterste geval tot het rechterlijk oordeel leidt dat dit juridisch niet voldoende sluitend is. Echter tot op heden zijn er al besluiten van talloze gemeenten met “gestempelde” handtekeningen (die juridisch nog veel minder “solide” zijn omdat ze makkelijker zijn na te maken) aan de rechter voorgelegd, die niet hebben geleid tot het (ambtshalve) oordeel van de rechter dat het besluit daardoor geen rechtskracht had. Als “bewijsmateriaal” voor de besluitvorming kunnen bovendien ook bv. van belang zijn de notulen van de vergadering van het college waarin het desbetreffende besluit is genomen. Het blijft dus een risico, maar dit is niet echt aanzienlijk.
We zijn dit nu aan het vertalen naar beleid, maar dat kan dus vrij ver gaan. wat is jullie mening hierover?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Glenn Maes op
-
Misschien hebben jullie iets aan deze presentatie, gegeven door Filip Boudrez (Stadsarchief Antwerpen) op Informatie aan Zee (VVBAD) op 16/09/2011. In deze presentatie had hij het vooral over het opvangen of vervangen van de papieren handtekening in een digitale workflow.
-
Permalink Antwoord van Ron Rijper op
-
Rob,
er zijn dus ook stukken die getekend worden. Dit gebeurt dan met een image van de handtekening. Op welke wijze wordt deze handtekening op de brief gezet? Via een handmatige actie, via een DMS (case) of via het sjabloon of sjabloonprogramma?
Ron
-
Permalink Antwoord van Rob Haans op
-
Via het DMS (case).
Ron Rijper zei:Rob,
er zijn dus ook stukken die getekend worden. Dit gebeurt dan met een image van de handtekening. Op welke wijze wordt deze handtekening op de brief gezet? Via een handmatige actie, via een DMS (case) of via het sjabloon of sjabloonprogramma?
Ron
-
-
Rob, ik ben benieuwd hoe het niet-tekenen van brieven nu loopt bij Wageningen. Al bijzonderheden gehad? Je schrijft in het beleidsstuk over een advies van de juridische afd.. Is dat advies ook beschikbaar. Ik ben daar erg nieuwsgierig naar.
mvrgr
Ron
-
-
Je kunt me een bericht sturen met je e-mailadres, dan kan ik een zip-bestand sturen met de besluitdocumenten.
-
-
Rob, bedankt alvast. mijn email is rri@tholen.nl
mvrgr
Ron
Rob Haans zei:Je kunt me een bericht sturen met je e-mailadres, dan kan ik een zip-bestand sturen met de besluitdocumenten.
-
Permalink Antwoord van Ger Wischmann op
-
Rob,
Kun je mij ook het zip bestand sturen. Vanaf 2 april ondertekenen wij ook de documenten met een gescande handtekening. Mijn e-mail adres is g.wischmann@simpelveld.nl.
Alvast bedankt.
-
Permalink Antwoord van René Lodder op
-
Rob, ook ik heb interesse in het zip-bestand. Mijn e-mailadres is r.lodder@helmond.nl
Alvast bedankt!
-
Permalink Antwoord van Marc Bonnes op
-
Hallo Rob,
Wij staan aan de vooravond van de invoering van de digitale handtekening. Gezien de ontwikkelingen bij Wageningen wil ik hier eigenlijk wel van af zien. Zou ik jullie besluitdocumenten ook mogen ontvangen op m.bonnes@overbetuwe.nl?
-
-
Als je een e-mail van me wilt hebben, kun je beter een direct bericht sturen via Breed, dan je e-mailadres in het (open) forum zetten... Ik stuur de bestanden naar je toe!
Marc Bonnes zei:Hallo Rob,
Wij staan aan de vooravond van de invoering van de digitale handtekening. Gezien de ontwikkelingen bij Wageningen wil ik hier eigenlijk wel van af zien. Zou ik jullie besluitdocumenten ook mogen ontvangen op m.bonnes@overbetuwe.nl?
-
-
Dag Rob,
Waar baseer je op dat niet-gemandateerde collegebesluiten bijvoorbeeld wel moeten worden ondertekend? Ik zie alleen in de AWB artikel 1:3 hetgeen dat jij beschrijft, namelijk dat ondertekening geen vereiste is. Daarnaast staat in 10:11- Een bestuursorgaan kan bepalen dat door hem genomen besluiten namens hem kunnen worden ondertekend, tenzij bij wettelijk voorschrift anders is bepaald of de aard van de bevoegdheid zich hiertegen verzet.
Hieruit kun je afleiden dat besluiten ondertekend kunnen zijn. Maar dat is onduidelijk geeft de VNG aan
-
-
Vanuit de AWB wordt zoals je zelf stelt alleen de mogelijkheid opengesteld om een document te ondertekenen, maar de gemeentewet geeft voor een aantal soorten besluiten een verplichting:
- art. 32a --> voor raadsbesluiten
- art. 59a --> voor collegebesluiten
Besluiten hoeven dus in principe niet ondertekend te worden (algemene wet), tenzij een besluit door het college of Raad zelf genomen wordt.
Er bestaan wettelijke mogelijkheden om alleen een ondertekeningsmandaat te geven en dat is voor sommige juristen een teken dat ook gemandateerde besluiten ondertekend moeten worden (zo ook de VNG-site). Maar wij zien dat een ondertekeningsmandaat gewoon als een instrument en lezen de wettekst wat letterlijker: als het college een besluit neemt -> ondertekenen, als iemand anders in mandaat het besluit neemt -> niet ondertekenen.
Wel is het handig zoals de VNG stelt dat het werkproces om het besluit heen goed geregeld is en gecommuniceerd kan worden, want daar gaat het uiteindelijk om.
Lammerts van Bueren zei:Dag Rob,
Waar baseer je op dat niet-gemandateerde collegebesluiten bijvoorbeeld wel moeten worden ondertekend? Ik zie alleen in de AWB artikel 1:3 hetgeen dat jij beschrijft, namelijk dat ondertekening geen vereiste is. Daarnaast staat in 10:11- Een bestuursorgaan kan bepalen dat door hem genomen besluiten namens hem kunnen worden ondertekend, tenzij bij wettelijk voorschrift anders is bepaald of de aard van de bevoegdheid zich hiertegen verzet.
Hieruit kun je afleiden dat besluiten ondertekend kunnen zijn. Maar dat is onduidelijk geeft de VNG aan
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2025 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
