Seminar Gestructureerd samenwerken in zaken en processen met SharePoint
Hoe kan SharePoint jouw organisatie helpen bij documentmanagement en recordmanagement? En is SharePoint een volwaardig platform dat zaakgericht werken kan ondersteunen? Uit onderzoek blijkt namelijk dat traditionele systemen tekortschieten op het gebied van gebruiksvriendelijkheid en flexibiliteit. Schrijf je daarom nu in voor het seminar 'Gestructureerd samenwerken in zaken en processen met SharePoint' op vrijdag 2 december 2016 en ontdek de mogelijkheden voor jouw organisatie.
Zaakgericht werken kan een waardevolle bijdrage leveren aan het realiseren van organisatiedoelen, zoals het verbeteren van de dienstverlening, of het duurzaam borgen van informatie. Maar uit verschillende hoeken komen nog altijd berichten dat de doelstellingen van zaakgericht werken niet worden behaald, of dat projecten zelfs als totale mislukking worden gezien. Wat kan je doen om dit te voorkomen? In dit artikel 8 fouten die je eenvoudig kan vermijden.
Ik herinner me nog dat ik in 2013 een seminar bezocht over zaakgericht werken. Een van de onderwerpen was: “Zaak- en objectgericht (samen)werken”. Ik was op dat moment net begonnen in mijn nieuwe functie als strategisch productmanager zaakgericht werken. Alles was nieuw voor mij. Eén plaatje is me altijd goed bijgebleven: een gebouw, volledig verpakt in zwart landbouwplastic. Dit gebouw symboliseerde het DMS binnen het zaakgericht werken. Wat is nu, ruim drie jaar verder, de rol van het DMS binnen uw applicatielandschap en in het zaak- en objectgericht (samen)werken?
De meeste gemeenten zijn bezig het zaakgericht werken te implementeren of hebben al de eerste ervaringen opgedaan met de nieuwe manier van werken. Zaakgericht werken is een omslag van het denken in documenten en bijhorende documentstromen naar het denken in zaken en zaaktypen. De rol van de traditionele DIV-er verandert.
Zaakgericht werken: archiveren vanaf het begin
Het dossier wordt niet meer aan het einde gearchiveerd, de archivering start direct bij aanvang van de zaak. De verantwoordelijkheid verschuift van de DIV-afdeling naar de behandelaar. Ook de rol van het traditionele DMS moet mee in deze omslag. Functionaliteit die een DMS van oudsher biedt, verschuift richting het zaaksysteem. Denk aan de postintake en het proces rondom archiveren, vernietigen en overdragen.
Binnenkomende post, zoals papieren documenten en mail, worden nu nog direct geregistreerd en opgeslagen in het DMS. Dit gebeurt wel zaakgericht. In het DMS wordt een zaakdossier aangemaakt en in het zakenmagazijn een zaak. De omslag naar het zaakgericht werken betekent dat inkomende fysieke poststukken en inkomende mail direct geregistreerd worden als zaak en opgeslagen in het zakenmagazijn. De applicatie die de zaak afhandelt, kan er dan meteen mee aan de slag. En de zaakinformatie is direct beschikbaar voor burgers via hun PIP of MijnOverheid. Documenten die bij de zaak horen worden via de standaard Zaak- en Documentservices opgeslagen in het DMS.
Documenten in een DMS worden onder andere ten behoeve van de archivering aangevuld met metadata. Veel DMS-oplossingen hebben functionaliteit voor het handmatig of automatisch toevoegen van metadata. Het verrijken van zaken en zaakdocumenten met metadata is een taak van de behandelaar van de zaak en de applicatie waarmee die de zaak behandelt. Eventueel wordt hierbij gebruikgemaakt van een centrale zaaktypecatalogus (ZTC).
Vernietigingslijsten
Alle metadata over zaken en de bijhorende documenten komt samen in het zakenmagazijn. Het is niet nodig om al deze metadata nog eens bij te houden of te wijzigen in een DMS. Eigenlijk zou het zelfs niet mogelijk moeten zijn om metadata in een DMS aan te passen. Archiveren is een continue taak tijdens de behandeling van de zaak. Is dat proces afgerond, dan is alles naar behoren gearchiveerd.
Vernietigingslijsten kunnen prima vanuit het zakenmagazijn worden samengesteld en bij het overdragen naar een e-depot conform het TMLO kan de benodigde informatie worden verzameld vanuit het DMS en zakenmagazijn. Eigenlijk hebben we het niet over documenten, maar over een zaak met gegevens. En documenten zijn een voorbeeld van zaakgegevens.
Zaakgericht werken bij de gemeente Simpelveld http://api.ning.com/files/qW6*j6MTORNt4u8eFf5oiiOIEpWDb*SM0jNYmz90oM3rZ2Xv0ffWLmbaXYfegCqzq1Q2PgsENiM*ntZV9jFsNWMM43uaWniT/Whitepaperzaakgerichtwerkenendemidoffice1.0.doc
Een actueel voorbeeld hiervan vormen de problemen rond de invoering van de documentmanagementsysteem SharePoint. Het SharePoint-project is in de herfst van 2016 ‘on hold’gezet door de directie. Het is onzeker hoe het verder gaat met de uitbouw van SharePoint. De vertraagde invoering van SharePoint is te wijten aan diverse factoren. In de eerste plaats heeft het ontbreken van een gedegen business case de uitvoering van het project SharePoint parten gespeeld. Voordat een ICTproject van start gaat moet duidelijk zijn hoe de geplande investering zal gaan bijdragen aan de beleidsdoelen. En ook: hoe zal worden bewaakt dat deze doelen zo efficiënt mogelijk (met zo min mogelijk kans op meerkosten) worden bereikt. Dit traject is in het project SharePoint van tevoren niet goed doordacht. Alleen het einddoel stond centraal. Een ander probleem dat hier op de achtergrond speelt is een gebrek aan aansturing. Het opstellen van business cases is immers niet iets dat ‘vanzelf’ gebeurt in een organisatie; het moet van bovenaf worden georganiseerd. Dat de pilot met SharePoint meer tijd in
beslag nam dan gepland, heeft ten slotte ook te maken gehad met onvoldoende draagvlak bij de medewerkers.
Als een woning ontruimd moet worden werd er bij de gemeente Zevenaar in het verleden de inboedel tijdelijk in containers bij de Werf opgeslagen, omdat dit geen wettelijke taak van de gemeente is, gebeurt dit nu ook niet meer.
Er werd tot nu toe van de kennisgeving van ontruiming ook altijd een nieuwe zaak gestart, dit gebeurt nu ook niet meer, er komen nog wel regelmatig kennisgevingen bij de gemeente binnen, deze worden nu rechtstreeks doorgestuurd naar de afdeling die ze tijdelijk bewaren.
Mijn vraag is hoe andere gemeenten hiermee omgaan, wel registreren en een zaak van maken, of doorsturen naar de vakafdeling of helemaal niets mee doen, bij ons is het nu niet helemaal duidelijk wat er nu mee moet gebeuren.
concept informatiemodel Open Raadsinformatie ter review
In de bijlage wordt het informatiemodel van Open Raadsinformatie (ORI) beschreven. Dit is versie 0.9 en daarin is o.a. de feedback van RIS-leveranciers en enkele griffiers verwerkt.
In week 32/33 zal KING het informatiemodel ORI aan alle leveranciers aangeboden worden voor een openbare consultatie. Tot 14 september kunnen reacties gestuurd worden naar Remko de Haas en Tom Kunzler. Gestreefd wordt om na het verwerken van de feedback een versie 1.0 te hebben. Daarna is het de bedoeling om op basis van het het informatiemodel ook een uitwisselingsmodel en berichtmodel te maken.
Voor vragen kunnen jullie ons uiteraard ook benaderen. Graag reactie op het informatiemodel ORI voor 14 september 2017 sturen naar Remko de Haas, Tom Kunzler of hieronder plaatsen. Alvast dank.
Op 27 september vindt het onafhankelijke congres Zaakgericht Werken voor de Overheid plaats. Met lezingen van o.a. gemeenten Utrecht, Rotterdam, Haarlem en Goirle en Ingrid Hoogstrate, directeur a.i. & programma manager Digitale Agenda 2020, KING.
Al jaren weten overheidsprofessionals het congres “Zaakgericht Werken voor de Overheid” te vinden. Voor de 6e editie van dit congres is er gekozen voor een compleet nieuwe locatie centraal in het land: TivoliVredenburg in Utrecht. Een unieke locatie vol energie. Dit jaar heten we deelnemers uit het hele land van harte welkom in de Domstad.
Met ruim 200 deelnemers van gemeenten, provincies, waterschappen, omgevingsdiensten en ketenpartners is dit de plek waar u inspiratie haalt, ervaringen deelt en nieuwe contacten op doet binnen het werkveld van Zaakgericht werken.
Wat kunt u verwachten tijdens dit congres:
Praktijkvoorbeelden van succesvolle implementaties bij collega’s uit het veld.
Actuele informatie en een concreet toekomstbeeld.
Inzicht in de status van uw organisatie is ten opzichte van andere organisaties.
Visies van toonaangevende marktpartijen op Zaakgericht werken.
Praktische en toepasbare tips en inspiratie tijdens een van de interactieve sessies.
De gemeente Maassluis en StroomopwaartsMVS wensen middels deze aanbestedingsprocedure één geschikte inschrijver te selecteren voor de levering, installatie, configuratie, onderhoud en ondersteuning van een zaaksysteem inclusief ondersteuning gedurende de contractperiode.
De opdracht van de aanbesteding is een zogenaamd ‘dik’ zaaksysteem. Dit betekent dat de oplossing tevens een documentmanagementsysteem (DMS), formulierengenerator, sjablonengenerator en een persoonlijke internetpagina moet bevatten.
De inhoud van de gestelde opdracht bestaat uit: • Een sitelicentie voor de volledige oplossing; • De levering, installatie en configuratie van de oplossing; • Levering, installatie en configuratie van noodzakelijke koppelingen; • Onderhoud en ondersteuning; • Trainingen van gebruikers.
Er zullen 2 installaties plaatsvinden en per entiteit ( gemeente Maassluis/ StroomopwaartsMVS) zal één overeenkomst worden gesloten.
Rol informatie duidelijk maken Volgens Jochem is het cruciaal om de vakmensen op de werkvloer centraal te stellen in het transitieproces. ‘Die mensen moeten worden gefaciliteerd om hun werk goed te kunnen doen. Goed omgaan met informatie speelt daarin een belangrijke rol. Als daarin bepaalde aspecten veranderen, is het belangrijk dat je op een heldere manier communiceert wat die veranderingen precies zijn en waarom ze worden ingevoerd. De tijd en moeite die je daar vooraf in investeert, win je later in het proces absoluut weer terug. Zoals bij het vooraf duidelijk maken hoe en waarom je bepaalde procesinformatie gaat vastleggen. Dan hoeft DIV zich achteraf niet meer het hoofd te breken over hoe het nu precies zat.’
Er worden in onze gemeenten zaaktypen ingericht in Inproces.
Het zaaktype Inkomensondersteuning chronisch zieken en gehandicapten kunnen we niet concreet vinden in de werkprocessenlijst. Zover ik kan zien hangt er een V termijn van 15 jaar aan de WMO hoek in de nieuwe lijst.
Aan welk zaaktype in de i-navigator kan ik dit zaaktype het beste koppelen?
Prediker van het 'nieuwe en zaakgericht werken' en degene die de (telefonische) bereikbaarheid van de balie en van alle andere ambtenaren in goede banen leidt, is Nanette van Ameijde.
Gemeente Westland heeft Centennium geselecteerd voor het ondersteunen bij de ontwikkeling van haar Business Intelligence Competence Center (BICC). De samenwerking gaat in per 1 januari 2018 en heeft een looptijd van twee jaar, met een mogelijkheid tot een verlenging van twee jaar.
Binnen Gemeente Westland speelt Informatiemanagement al jaren een belangrijke rol. Dankzij effectieve inzet van Business Intelligence (BI) en een solide BICC hoopt de Gemeente Westland in de komende jaren een structurele, transparante, auditeerbare, flexibele en brononafhankelijke informatievoorziening te realiseren. Met als doel inzicht, slagkracht en efficiëntie in haar organisatieprocessen. Centennium gaat Gemeente Westland helpen met de ontwikkeling van haar BICC. Samen met Gemeente Westland wordt een BI-proces ingericht en zullen diverse projecten worden uitgevoerd. Tevens krijgt een groep Westland-medewerkers gerichte opleidingen en trainingen, om op termijn zo zelfstandig mogelijk te kunnen functioneren.
Zaakgericht werken bij de overheid: 8 veelgemaakte fouten
Veelvoorkomende fouten die gemakkelijk te vermijden zijn
Gepubliceerd: 01 december 2016
Zaakgericht werken is een belangrijk onderwerp bij overheden. Maar hoe kan zaakgericht werken ook echt een waardevolle bijdrage leveren? Denk hierbij aan het realiseren van organisatiedoelen, het verbeteren van de dienstverlening of het duurzaam borgen van informatie. De laatste tijd komen er steeds meer geruchten dat veel overheden deze doelstellingen nog niet halen en dat deze projecten zelfs als mislukking worden gezien. Hoe kan dit worden voorkomen? Dit artikel gaat in op 8 fouten die eenvoudig vermeden kunnen worden.
Hieronder staan de eerste 4 fouten om te vermijden beschreven:
Fout 1: Zaakgericht werken zien als een IT-project
Zaakgericht werken is niet alleen de implementatie van een zaaksysteem. Het heeft ook invloed op systemen, mensen en processen. Deze invloeden verdienen evenveel aandacht als de invoering van een zaaksysteem. In het volledige artikel staat meer beschreven over de aandacht voor de mens en procesverbetering.
Fout 2: Digitaliseren en zaakgericht werken tegelijkertijd invoeren
Als je nog veel met papier werkt, is het niet handig om een digitaliseringstraject én zaakgericht werken tegelijkertijd te introduceren. Beide trajecten hebben een aanzienlijke impact op de organisatie. Verandering is lastig en twee trajecten zouden dan té veel verandering zijn.
Fout 3: Te veel uitbesteden aan externen
Consultancy- of adviespartijen kunnen wel degelijk een meerwaarde bieden, maar besteedt niet te veel uit aan externen. Waarom niet? Alle inhoudelijke kennis verdwijnt uit de organisatie, met alle gevolgen van dien. Je kan de controle op het project verliezen en er kunnen problemen ontstaan zodra de adviespartij het project afsluit. Lees hierover meer in het volledige artikel.
Fout 4: Doel en middelen door elkaar heen halen
Weet je eigenlijk wel waarom je een zaakgericht werken project start? Veel overheden storten zich op het project zonder goed te weten waarom. Hierdoor wordt te vaak een middel tot doel verheven.
Zijn deze fouten herkenbaar voor jou?
Lees in het volledige artikel alle 8 veelvoorkomende fouten bij een zaakgericht werken project. Voorkom deze fouten en maak van je zaakgericht werken project een succes! Download het artikel aan de hand van het formulier hieronder.
Yvonne Welings
wat is de grootse uitdaging voor het zaakgericht werken ?
http://www.breednetwerk.nl/profiles/blogs/wat-is-de-grootste-uitdag...
28 Okt 2016
Yvonne Welings
Ervaring gevraagd over zaakgericht werken en parkeervergunningen.
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/beeindiging-parkeervergunning
10 Nov 2016
Yvonne Welings
Seminar Gestructureerd samenwerken in zaken en processen met SharePoint
Hoe kan SharePoint jouw organisatie helpen bij documentmanagement en recordmanagement? En is SharePoint een volwaardig platform dat zaakgericht werken kan ondersteunen? Uit onderzoek blijkt namelijk dat traditionele systemen tekortschieten op het gebied van gebruiksvriendelijkheid en flexibiliteit. Schrijf je daarom nu in voor het seminar 'Gestructureerd samenwerken in zaken en processen met SharePoint' op vrijdag 2 december 2016 en ontdek de mogelijkheden voor jouw organisatie.
https://ettu.nl/seminar-gestructureerd-samenwerken-in-zaken-en-proc...
21 Nov 2016
Yvonne Welings
8 veelgemaakte fouten bij zgw
Zaakgericht werken kan een waardevolle bijdrage leveren aan het realiseren van organisatiedoelen, zoals het verbeteren van de dienstverlening, of het duurzaam borgen van informatie. Maar uit verschillende hoeken komen nog altijd berichten dat de doelstellingen van zaakgericht werken niet worden behaald, of dat projecten zelfs als totale mislukking worden gezien. Wat kan je doen om dit te voorkomen? In dit artikel 8 fouten die je eenvoudig kan vermijden.
De fouten
https://www.bctsoftware.com/nl/blog/8-veel-gemaakte-fouten-op-het-g...
26 Nov 2016
Yvonne Welings
Tips en tricks gevraagd,
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/zaken-afhandelen-door-behan...
15 Dec 2016
Yvonne Welings
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/kwaliteits-contrle-zaakdoss...
16 Dec 2016
Yvonne Welings
http://www.binnenlandsbestuur.nl/digitaal/kennispartners/centric/sl...
20 Dec 2016
Yvonne Welings
http://www.zaakgericht-archiveren.nl/waardevolle-workshop-bij-gemee...
Workshop bij de gemeente Culemborg
22 Dec 2016
Yvonne Welings
De WHO en zaakgericht werken, hoe doe je dat ?
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/wet-hergebruik-overheidsinf...
6 Jan 2017
Yvonne Welings
Zaakgericht werken is redelijk ingeburgerd
https://vng.nl/files/vng/nieuws_attachments/2016/20170111-160070-ra...
11 Jan 2017
Yvonne Welings
http://www.breednetwerk.nl/profiles/blogs/zaakgericht-werken-en-duu...
13 Jan 2017
Yvonne Welings
De meeste gemeenten zijn bezig het zaakgericht werken te implementeren of hebben al de eerste ervaringen opgedaan met de nieuwe manier van werken. Zaakgericht werken is een omslag van het denken in documenten en bijhorende documentstromen naar het denken in zaken en zaaktypen. De rol van de traditionele DIV-er verandert.
Zaakgericht werken: archiveren vanaf het begin
Het dossier wordt niet meer aan het einde gearchiveerd, de archivering start direct bij aanvang van de zaak. De verantwoordelijkheid verschuift van de DIV-afdeling naar de behandelaar. Ook de rol van het traditionele DMS moet mee in deze omslag. Functionaliteit die een DMS van oudsher biedt, verschuift richting het zaaksysteem. Denk aan de postintake en het proces rondom archiveren, vernietigen en overdragen.
Binnenkomende post, zoals papieren documenten en mail, worden nu nog direct geregistreerd en opgeslagen in het DMS. Dit gebeurt wel zaakgericht. In het DMS wordt een zaakdossier aangemaakt en in het zakenmagazijn een zaak. De omslag naar het zaakgericht werken betekent dat inkomende fysieke poststukken en inkomende mail direct geregistreerd worden als zaak en opgeslagen in het zakenmagazijn. De applicatie die de zaak afhandelt, kan er dan meteen mee aan de slag. En de zaakinformatie is direct beschikbaar voor burgers via hun PIP of MijnOverheid. Documenten die bij de zaak horen worden via de standaard Zaak- en Documentservices opgeslagen in het DMS.
Documenten in een DMS worden onder andere ten behoeve van de archivering aangevuld met metadata. Veel DMS-oplossingen hebben functionaliteit voor het handmatig of automatisch toevoegen van metadata. Het verrijken van zaken en zaakdocumenten met metadata is een taak van de behandelaar van de zaak en de applicatie waarmee die de zaak behandelt. Eventueel wordt hierbij gebruikgemaakt van een centrale zaaktypecatalogus (ZTC).
Vernietigingslijsten
Alle metadata over zaken en de bijhorende documenten komt samen in het zakenmagazijn. Het is niet nodig om al deze metadata nog eens bij te houden of te wijzigen in een DMS. Eigenlijk zou het zelfs niet mogelijk moeten zijn om metadata in een DMS aan te passen. Archiveren is een continue taak tijdens de behandeling van de zaak. Is dat proces afgerond, dan is alles naar behoren gearchiveerd.
Vernietigingslijsten kunnen prima vanuit het zakenmagazijn worden samengesteld en bij het overdragen naar een e-depot conform het TMLO kan de benodigde informatie worden verzameld vanuit het DMS en zakenmagazijn. Eigenlijk hebben we het niet over documenten, maar over een zaak met gegevens. En documenten zijn een voorbeeld van zaakgegevens.
http://www.centric.eu/NL/Default/Branches/Lokale-overheid/Blogs/201...
16 Jan 2017
Yvonne Welings
Over zaakgericht werken maar vooral het scanproces bij de gemeente Velsen
https://executive-people.nl/570458/gemeente-velsen-stapt-over-op-za...
25 Jan 2017
Yvonne Welings
Wat wordt met zaakgericht werken bedoeld ? Is een zaaksysteem wel nodig ?
https://www.linkedin.com/pulse/zaakgericht-werken-heeft-u-al-een-vi...
25 Jan 2017
Yvonne Welings
Hoe genereer je managementinformatie uit zaaksystemen is de vraag ?
En hoe ga je om met de informatie zoals e-mails die niet in zaaksystemen terecht komen?
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/managementinformatie-uit-za...
14 Feb 2017
Yvonne Welings
Voorfase van het e-depot en zgw
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/voorfase-van-het-e-depot
19 Feb 2017
Yvonne Welings
Zgw bij Steenwijkerland
http://www.documentwereld.nl/nieuws/1/11511-mvr_&_partners_bege...
24 Feb 2017
Yvonne Welings
200 zaaktypen per gemeente
http://www.breednetwerk.nl/profiles/blogs/zaakgericht-werken-1?xg_s...
27 Mrt 2017
Yvonne Welings
Waarom zaakgericht werken, hype of noodzaak ?
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/wat-is-voor-jullie-de-reden...
3 Apr 2017
Yvonne Welings
https://www.tenderned.nl/tenderned-web/aankondiging/detail/document...
13 Apr 2017
Yvonne Welings
http://api.ning.com/files/qW6*j6MTORNt4u8eFf5oiiOIEpWDb*SM0jNYmz90oM3rZ2Xv0ffWLmbaXYfegCqzq1Q2PgsENiM*ntZV9jFsNWMM43uaWniT/Whitepaperzaakgerichtwerkenendemidoffice1.0.doc
13 Apr 2017
Yvonne Welings
De problemen rondom invoering SharePoint
Een actueel voorbeeld hiervan vormen de problemen rond de invoering van de documentmanagementsysteem SharePoint. Het SharePoint-project is in de herfst van 2016 ‘on hold’gezet door de directie. Het is onzeker hoe het verder gaat met de uitbouw van SharePoint. De vertraagde invoering van SharePoint is te wijten aan diverse factoren. In de eerste plaats heeft het ontbreken van een gedegen business case de uitvoering van het project SharePoint parten gespeeld. Voordat een ICTproject van start gaat moet duidelijk zijn hoe de geplande investering zal gaan bijdragen aan de beleidsdoelen. En ook: hoe zal worden bewaakt dat deze doelen zo efficiënt mogelijk (met zo min mogelijk kans op meerkosten) worden bereikt. Dit traject is in het project SharePoint van tevoren niet goed doordacht. Alleen het einddoel stond centraal. Een ander probleem dat hier op de achtergrond speelt is een gebrek aan aansturing. Het opstellen van business cases is immers niet iets dat ‘vanzelf’ gebeurt in een organisatie; het moet van bovenaf worden georganiseerd. Dat de pilot met SharePoint meer tijd in
beslag nam dan gepland, heeft ten slotte ook te maken gehad met onvoldoende draagvlak bij de medewerkers.
https://www.lelystad.nl/Docs/Rekenkamer/Bestuurlijke%20nota%20ICT%2...
2 Mei 2017
Yvonne Welings
Blogreeks: Aanbestedingstraject als katalysator voor visievorming rondom Zaakgericht Werken, deel 1
http://www.zaaksystemeninbeeld.nl/blogs/blogreeks-aanbestedingstraj...
15 Mei 2017
Yvonne Welings
Het proces als hart van de informatieorganisatie
http://www.breednetwerk.nl/events/het-proces-als-hart-van-de-inform...
7 Jun 2017
Yvonne Welings
Vacature Projectleider Digitaal Zaakgericht Werken Bussum
https://www.werkzoeken.nl/2093_flexintens-werving-selectie-detacher...
9 Jun 2017
Yvonne Welings
Heilloos om alleen digitale losse documenten te koppelen aan een proces.
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/heilloos-alleen-digitale-lo...
15 Jun 2017
Yvonne Welings
Quick scan gemeente Zeist:
Persoonsgebonden archivering:
Succes of niet?
Rekenkameronderzoek naar archivering
en vindbaarheid van gemeentelijke archiefstukken
EINDRAPPORT
https://zeist.raadsinformatie.nl/document/5525202/1/02-17RV050Rappo...
6 Jul 2017
Yvonne Welings
Zaakgericht werken is een van de onderwerpen in de regionale doe-dagen DA 2020
http://www.breednetwerk.nl/profiles/blogs/save-the-date-regionale-d...
2 Aug 2017
Yvonne Welings
Nieuwe blog over zaakgericht werken:
http://www.breednetwerk.nl/profiles/blogs/waarom-zaakgericht-werken...
7 Aug 2017
Yvonne Welings
Westerkwartier neemt iZaaksuite in gebruik, zie https://www.computable.nl/artikel/nieuws/datamanagement/6176533/250...
10 Aug 2017
Yvonne Welings
MvR helpt Gemeente Renkum met datagestuurd werken in sociaal domein,
http://www.consultancy.nl/nieuws/14452/mvr-helpt-gemeente-renkum-me...
10 Aug 2017
Yvonne Welings
Wie beantwoordt deze vraag:
Als een woning ontruimd moet worden werd er bij de gemeente Zevenaar in het verleden de inboedel tijdelijk in containers bij de Werf opgeslagen, omdat dit geen wettelijke taak van de gemeente is, gebeurt dit nu ook niet meer.
Er werd tot nu toe van de kennisgeving van ontruiming ook altijd een nieuwe zaak gestart, dit gebeurt nu ook niet meer, er komen nog wel regelmatig kennisgevingen bij de gemeente binnen, deze worden nu rechtstreeks doorgestuurd naar de afdeling die ze tijdelijk bewaren.
Mijn vraag is hoe andere gemeenten hiermee omgaan, wel registreren en een zaak van maken, of doorsturen naar de vakafdeling of helemaal niets mee doen, bij ons is het nu niet helemaal duidelijk wat er nu mee moet gebeuren.
10 Aug 2017
Yvonne Welings
concept informatiemodel Open Raadsinformatie ter review
In de bijlage wordt het informatiemodel van Open Raadsinformatie (ORI) beschreven. Dit is versie 0.9 en daarin is o.a. de feedback van RIS-leveranciers en enkele griffiers verwerkt.
In week 32/33 zal KING het informatiemodel ORI aan alle leveranciers aangeboden worden voor een openbare consultatie. Tot 14 september kunnen reacties gestuurd worden naar Remko de Haas en Tom Kunzler. Gestreefd wordt om na het verwerken van de feedback een versie 1.0 te hebben. Daarna is het de bedoeling om op basis van het het informatiemodel ook een uitwisselingsmodel en berichtmodel te maken.
Voor vragen kunnen jullie ons uiteraard ook benaderen. Graag reactie op het informatiemodel ORI voor 14 september 2017 sturen naar Remko de Haas, Tom Kunzler of hieronder plaatsen. Alvast dank.
https://discussie.kinggemeenten.nl/discussie/gemma/koppelvlak-open-...
15 Aug 2017
Yvonne Welings
6e Editie congres Zaakgericht Werken voor de Overheid
Zaakgericht werken voor de Overheid 2017
Op 27 september vindt het onafhankelijke congres Zaakgericht Werken voor de Overheid plaats. Met lezingen van o.a. gemeenten Utrecht, Rotterdam, Haarlem en Goirle en Ingrid Hoogstrate, directeur a.i. & programma manager Digitale Agenda 2020, KING.
Al jaren weten overheidsprofessionals het congres “Zaakgericht Werken voor de Overheid” te vinden. Voor de 6e editie van dit congres is er gekozen voor een compleet nieuwe locatie centraal in het land: TivoliVredenburg in Utrecht. Een unieke locatie vol energie. Dit jaar heten we deelnemers uit het hele land van harte welkom in de Domstad.
Met ruim 200 deelnemers van gemeenten, provincies, waterschappen, omgevingsdiensten en ketenpartners is dit de plek waar u inspiratie haalt, ervaringen deelt en nieuwe contacten op doet binnen het werkveld van Zaakgericht werken.
Wat kunt u verwachten tijdens dit congres:
Meer informatie is te vinden op de website van het congres.
28 Aug 2017
Yvonne Welings
Gebrek aan gekwalificeerd personeel zou de oorzaak zijn dat het zaakgericht en digitaal werken niet lukt bij de gemeente Wijdemeren.
http://www.breednetwerk.nl/profiles/blogs/gebrek-aan-gekwalificeerd...
7 Sept 2017
Yvonne Welings
http://www.breednetwerk.nl/profiles/blogs/rijk-ziet-gemeentelijk-ge...
22 Sept 2017
Yvonne Welings
Wie kan adviseren over dit onderwerp?
Implementeren een DSP in het DMS tbv Zaakregistratie
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/implementeren-een-dsp-in-he...
25 Okt 2017
Yvonne Welings
De gemeente Maassluis en StroomopwaartsMVS wensen middels deze aanbestedingsprocedure één geschikte inschrijver te selecteren voor de levering, installatie, configuratie, onderhoud en ondersteuning van een zaaksysteem inclusief ondersteuning gedurende de contractperiode.
De opdracht van de aanbesteding is een zogenaamd ‘dik’ zaaksysteem. Dit betekent dat de oplossing tevens een documentmanagementsysteem (DMS), formulierengenerator, sjablonengenerator en een persoonlijke internetpagina moet bevatten.
De inhoud van de gestelde opdracht bestaat uit:
• Een sitelicentie voor de volledige oplossing;
• De levering, installatie en configuratie van de oplossing;
• Levering, installatie en configuratie van noodzakelijke koppelingen;
• Onderhoud en ondersteuning;
• Trainingen van gebruikers.
Er zullen 2 installaties plaatsvinden en per entiteit ( gemeente Maassluis/ StroomopwaartsMVS) zal één overeenkomst worden gesloten.
https://www.tenderned.nl/tenderned-web/aankondiging/detail/samenvat...
26 Okt 2017
Yvonne Welings
Decos neemt Impactive over
Dienstverlener versterkt software-aanbod voor regelhulp bij gemeenten
https://www.computable.nl/artikel/nieuws/overheid/6232940/250449/de...
26 Okt 2017
Yvonne Welings
Europese aanbesteding Zaaksysteem – Bestuursdienst Ommen-Hardenberg
https://zaaksystemeninbeeld.nl/geen-categorie/europese-aanbesteding...
2 Nov 2017
Yvonne Welings
23 Nov 2017
Yvonne Welings
Rol informatie duidelijk maken
worden ingevoerd. De tijd en moeite die je daar vooraf in investeert, win je later in het proces absoluut weer terug. Zoals bij het vooraf duidelijk maken hoe en waarom je bepaalde procesinformatie gaat vastleggen. Dan hoeft DIV zich achteraf niet meer het hoofd te breken over hoe het nu precies zat.’
Volgens Jochem is het cruciaal om de vakmensen op de werkvloer centraal te stellen in het transitieproces. ‘Die mensen moeten worden gefaciliteerd om hun werk goed te kunnen doen. Goed omgaan met informatie speelt daarin een belangrijke rol. Als daarin bepaalde aspecten veranderen, is het belangrijk dat je op een heldere manier communiceert wat die veranderingen precies zijn en waarom ze
http://www.documentwereld.nl/Achtergrondartikelen/113/11984-verande...
2 Dec 2017
Yvonne Welings
Vraag:
Er worden in onze gemeenten zaaktypen ingericht in Inproces.
Het zaaktype Inkomensondersteuning chronisch zieken en gehandicapten kunnen we niet concreet vinden in de werkprocessenlijst. Zover ik kan zien hangt er een V termijn van 15 jaar aan de WMO hoek in de nieuwe lijst.
Aan welk zaaktype in de i-navigator kan ik dit zaaktype het beste koppelen?
Iemand een idee...en dit al in gebruik?
Hartelijk dank
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/i-navigator-en-juiste-werkp...
4 Dec 2017
Yvonne Welings
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/zaakgericht-werken-en-de-st...
Zaakgericht werken en de status niet archiveren, hoe los jij dat op ?
5 Dec 2017
Yvonne Welings
Prediker van het 'nieuwe en zaakgericht werken' en degene die de (telefonische) bereikbaarheid van de balie en van alle andere ambtenaren in goede banen leidt, is Nanette van Ameijde.
https://www.ad.nl/utrecht/in-fusiegemeente-vijfheerenlanden-vaarwel...
7 Dec 2017
Yvonne Welings
Gemeente Westland heeft Centennium geselecteerd voor het ondersteunen bij de ontwikkeling van haar Business Intelligence Competence Center (BICC). De samenwerking gaat in per 1 januari 2018 en heeft een looptijd van twee jaar, met een mogelijkheid tot een verlenging van twee jaar.
Binnen Gemeente Westland speelt Informatiemanagement al jaren een belangrijke rol. Dankzij effectieve inzet van Business Intelligence (BI) en een solide BICC hoopt de Gemeente Westland in de komende jaren een structurele, transparante, auditeerbare, flexibele en brononafhankelijke informatievoorziening te realiseren. Met als doel inzicht, slagkracht en efficiëntie in haar organisatieprocessen.
Centennium gaat Gemeente Westland helpen met de ontwikkeling van haar BICC. Samen met Gemeente Westland wordt een BI-proces ingericht en zullen diverse projecten worden uitgevoerd. Tevens krijgt een groep Westland-medewerkers gerichte opleidingen en trainingen, om op termijn zo zelfstandig mogelijk te kunnen functioneren.
http://biplatform.nl/1182258/centennium-wint-europese-aanbesteding-...
8 Dec 2017
Yvonne Welings
Praktijkbeproeving: Koppeling Digitaal Stelsel Omgevingswet met zaaksysteem Gemeente Amersfoort
https://depilotstarter.vng.nl/projecten/omgevingswet/praktijkbeproe...
8 Dec 2017
Yvonne Welings
Logius en KING actualiseren marktscan Digikoppeling
http://www.breednetwerk.nl/profiles/blogs/logius-en-king-actualiser...
16 Dec 2017
Yvonne Welings
Proeftuin e-mail bewaring: Gemeenten vinden elkaar in living lab Den Haag
http://www.breednetwerk.nl/profiles/blogs/proeftuin-e-mail-bewaring...
16 Dec 2017
Yvonne Welings
Zaakgericht werken bij de overheid: 8 veelgemaakte fouten
Veelvoorkomende fouten die gemakkelijk te vermijden zijn
Zaakgericht werken is een belangrijk onderwerp bij overheden. Maar hoe kan zaakgericht werken ook echt een waardevolle bijdrage leveren? Denk hierbij aan het realiseren van organisatiedoelen, het verbeteren van de dienstverlening of het duurzaam borgen van informatie. De laatste tijd komen er steeds meer geruchten dat veel overheden deze doelstellingen nog niet halen en dat deze projecten zelfs als mislukking worden gezien. Hoe kan dit worden voorkomen? Dit artikel gaat in op 8 fouten die eenvoudig vermeden kunnen worden.
Hieronder staan de eerste 4 fouten om te vermijden beschreven:
Fout 1: Zaakgericht werken zien als een IT-project
Zaakgericht werken is niet alleen de implementatie van een zaaksysteem. Het heeft ook invloed op systemen, mensen en processen. Deze invloeden verdienen evenveel aandacht als de invoering van een zaaksysteem. In het volledige artikel staat meer beschreven over de aandacht voor de mens en procesverbetering.
Fout 2: Digitaliseren en zaakgericht werken tegelijkertijd invoeren
Als je nog veel met papier werkt, is het niet handig om een digitaliseringstraject én zaakgericht werken tegelijkertijd te introduceren. Beide trajecten hebben een aanzienlijke impact op de organisatie. Verandering is lastig en twee trajecten zouden dan té veel verandering zijn.
Fout 3: Te veel uitbesteden aan externen
Consultancy- of adviespartijen kunnen wel degelijk een meerwaarde bieden, maar besteedt niet te veel uit aan externen. Waarom niet? Alle inhoudelijke kennis verdwijnt uit de organisatie, met alle gevolgen van dien. Je kan de controle op het project verliezen en er kunnen problemen ontstaan zodra de adviespartij het project afsluit. Lees hierover meer in het volledige artikel.
Fout 4: Doel en middelen door elkaar heen halen
Weet je eigenlijk wel waarom je een zaakgericht werken project start? Veel overheden storten zich op het project zonder goed te weten waarom. Hierdoor wordt te vaak een middel tot doel verheven.
Zijn deze fouten herkenbaar voor jou?
Lees in het volledige artikel alle 8 veelvoorkomende fouten bij een zaakgericht werken project. Voorkom deze fouten en maak van je zaakgericht werken project een succes! Download het artikel aan de hand van het formulier hieronder.
http://www.eburg.nl/artikelen/zaakgericht-werken-bij-de-overheid-8-...
18 Dec 2017