Heilloos om alleen digitale losse documenten koppelen aan een proces

De essentie van archiveren bestaat uit een handeling die heel simpel is en uit niets meer of minder bestaat dan het koppelen van een document aan een dossier. Dat dossier is op de achtergrond al gekoppeld aan een proces. Daarmee heeft het een bewaar- en vernietigingstermijn. Verder hoeft daarna alleen nog maar bepaald te worden wanneer het dossier gesloten c.q. onmuteerbaar moet worden gemaakt.

Het ‘los’ in een bak opslaan van documenten zónder een link te leggen met de procescontext (en dus met een dossier) heet ‘documentmanagement’ en heeft niets met archiveren te maken. Het is heilloos om eerst een bak met losse documenten te creëren en later te proberen deze aan een proces te koppelen.

Timo ten Cate in: Laagdrempelig en moeiteloos, 2017 Bron nieuwsbrief Digital

Recordsmanagement is een randvoorwaarde voor bewaar- en vernietigingstermijnen. In de praktijk is dit niet altijd zo ingericht.

 

Voer voor discussie, krijg jij de handen nog op elkaar voor records management?

 

 

 

Weergaven: 403

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Totaal niet eens met deze stelling. Naar mijn idee raakt dit de kern van het probleem waarom júist archivering vaak zo slecht is in gemeenteland. We leven in een continu veranderende informatiemaatschappij en de burger heeft andere behoeftes: de gemeente moet mee, de ambtenaar moet mee. Digitaal werken en digitaal samenwerken moet niet langer gericht zijn op archivering, maar op het ondersteunen en faciliteren van de gebruiker/ambtenaar in het proces zodat die zich helemaal kan richten op de burger/maatschappij. Als de ambtenaar behoefte heeft aan het 'los' in een bak opslaan van documenten, zou de archivaris vervolgens moeten kijken hoe het beheer vervolgens mogelijk te maken (denk aan metadata, organisatie). Denk in mogelijkheden, en haak niet zo snel af door alle 'regeltjes'. De praktijk wijst uit dat het 'dwingen' van gebruikers om documenten altijd ergens aan te koppelen, zorgt voor vermijdingsgedrag en schaduwadministraties. Nog belangrijker: het ontmoedigt ruimte voor innovatie, ontwikkeling en nieuwe ideeën én maakt het werk er niet leuker op. Laten we ons in eerste instantie richten op het doel, om vervolgens naar het middel te kijken.

Leuk dat je reageert, het is ook een prikkelende stelling.

Hoe je ook over de stelling denkt, het raakt de kern van de keuzes die op dit moment worden of zelfs zijn gemaakt en daarom is het belangrijk dat we het er over hebben.

Timo ten Cate is een van de belangrijke denkers bij de start van de zgw. Juist omdat hij met deze bewering komt, prikkelde zijn uitspraak mij.

Wat ik naast de losse documentenbakken ook zie, is dat gemeenten juist bewust kiezen hun rm functionaliteit inrichten om daarmee grip op het beheer van de informatie te krijgen.

De maatschappij vraagt ook tijdige vernietiging van gegevens, vooral uit het oogpunt van privacy.

Wat is jouw visie daarop ?

 

 

Ik denk het ook! Vernietiging is heel belangrijk denk ik, om wille van privacy en het 'recht om vergeten te worden'. Ik geloof alleen niet dat er één manier is waarop je dat kan regelen (door top down alles in zaakgerichte, voor-gedefinieerde processen te stoppen). Iets kan in theorie heel logisch zijn, maar als het in de praktijk niet aanslaat... Andersom is ook niet goed: iets wat in de praktijk goed aanslaat maar qua beheer totaal niet geregeld is. Eigenlijk zie je dat gebeuren bij DMS/Zaaksystemen en taak specifieke applicaties: DMS/Zaaksystemen zijn in theorie goed geregeld maar in praktijk slaan ze niet aan. Taak specifieke applicaties slaan in de praktijk goed aan maar vernietiging of duurzame bewaring is (vaak) weer niet geregeld. Je kan als gemeente blijven vasthouden aan het ideaal dat gebruikers op één bepaalde manier werken, maar als toch de olifantenpaadjes blijven ontstaan moet je denk ik langzamerhand gaan nadenken om paden aan te leggen op de olifantenpaadjes. :-)

Ik denk ook dat we steeds meer moeten werken met risico's, niet alles hoeft een 10 te zijn.  Dat is ook een van de uitgangspunten van de AVG. Maar om al die risico's in beeld te krijgen moet je wel weten waar die overheidsinformatie (ha, ha, let op de term) zich bevindt en hoe die wordt beheerd.

Ik begrijp niet dat een archivaris/informatiespecialist het oneens zou kunnen zijn met de stelling van Timo ten Cate. De waarde en betekenis bepalen van losse documenten die niet zijn opgenomen in een inhoudelijke context, is vanuit mijn visie onmogelijk. Als we dat principe loslaten, tornen we aan één van de basisbeginselen van de archivistiek. Ik denk niet dat we dat zo maar moeten doen, aangezien we daar met elkaar als professionals jarenlang goed over hebben nagedacht.  

Natuurlijk is het archiveren niet de primaire taak binnen een overheidsorganisatie. Archiveren dient ter ondersteuning van de primaire werkzaamheden die er op zijn gericht de burger/samenleving goed te bedienen. Maar dat kan alleen dan wanneer de informatiehuishouding op orde is. Tenslotte worden in een ambtelijke organisatie processtappen gezet en besluiten genomen op basis van daaraan voorafgaande gebeurtenissen. Die gebeurtenissen zijn vastgelegd in documenten die inhoudelijk aan elkaar zijn gerelateerd.

Het veel gehoorde argument om de (zaakgerichte) archiveringsprincipes maar los te laten omdat ambtenaren zich er toch niet aan houden, vind ik niet valide. Vergelijk het met een productieproces in een fabriek. Het zou een mooie boel worden als een medewerker aan een lopende band op individuele basis bedenkt dat hij in plaats van linksom, zijn schroefje voortaan rechtsom draait omdat hij dat 'makkelijker' vindt...Past in dat geval de directie van een fabriek het productieproces aan? Neen, ik dacht het niet. Met de desbetreffende medewerker zal een stevig gesprek gevoerd worden, waarna hij zich waarschijnlijk zal conformeren en het schroefje voortaan weer linksom draait.

Het valt mij steeds weer op, in het overheidsland dat ik ken, dat de individuele vrijblijvendheid rond de werkwijzen die nodig zijn voor het informatiebeheer welhaast grenzeloos is. Zolang zich geen complicaties in het proces voordoen, wordt iedere 'zelfbedachte archiveringswijze' geaccepteerd door het management. Dit leidt echter per definitie tot een amorfe informatiehuishouding waarin  grote problemen tot ontwikkeling kunnen komen wanneer noodgedwongen een zaak gereconstrueerd moet worden op basis van de administratieve neerslag.  

Regeren is vooruitzien, iedereen moet doen waar hij goed in is en bovenal moeten we luisteren naar elkaar. Wij hebben verstand van informatiebeheer, onze collega's hebben verstand van de uitvoering van willekeurig welke ambtelijke taak. Ik denk dat het in dat kader van belang is dat een vanuit onze professie doordacht beleid op het gebied van de inrichting van de informatiehuishouding opgevolgd wordt door de ambtenaren op de verschillende vakafdelingen. Het spreekt voor zich dat een interdisciplinair gesprek altijd gevoerd moet worden om beide belangen goed op elkaar af te stemmen en er voor te zogen dat we van elkaar op hoofdlijnen begrijpen waarom we de dingen doen zoals we ze doen.

Robin, ik vraag me weleens af waarom een deel van het onderwijsveld deze ontwikkeling zo heeft bevorderd. Laatst sprak ik een griffier die al heel wat jaren meedraait en die keek met weemoed terug op de dossiers van vroeger die de juiste contextinformatie bevatte. Het is niet voor niets dat er veel schaduwarchivering plaats vindt.

gaaf! De leuke complexiteit van ons werk komt in deze discussie helemaal tot uiting. Het is zoeken van een evenwicht tussen standaard- en maatwerk. Een deel van het werk in organisaties wordt lopende bandwerk. Maar dat zal volautomatisch verlopen, zonder mensenwerk. Als mens wil je zo niet werken en dat hoeft ook bijna niet meer. Voor het andere werk is er de professional die bewust moet zijn van nut en noodzaak van goede vastlegging van activiteiten, zodat verantwoording afgelegd kan worden, nu en later. Dat stelt eisen die in overleg tot het gewenste resultaat moeten leiden. Vraagt om vaardigheden en kennis. Van ons en de andere professionals.

Het aardige van deze discussie is dat er twee diametrale visies naar voren worden gebracht. Een werkbare praktijk zal ergens in het midden liggen; daarvan ben ik me bewust.
 
jack karelse zei:

gaaf! De leuke complexiteit van ons werk komt in deze discussie helemaal tot uiting. Het is zoeken van een evenwicht tussen standaard- en maatwerk. Een deel van het werk in organisaties wordt lopende bandwerk. Maar dat zal volautomatisch verlopen, zonder mensenwerk. Als mens wil je zo niet werken en dat hoeft ook bijna niet meer. Voor het andere werk is er de professional die bewust moet zijn van nut en noodzaak van goede vastlegging van activiteiten, zodat verantwoording afgelegd kan worden, nu en later. Dat stelt eisen die in overleg tot het gewenste resultaat moeten leiden. Vraagt om vaardigheden en kennis. Van ons en de andere professionals.

Antwoorden op discussie

RSS

© 2017   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden