Waardering en Selectie

Binnen deze groep vindt discussie en informatie-uitwisseling plaats over onderwerpen die verband houden met waardering en selectie van archiefdocumenten en andere informatie.

Load Previous Comments
  • Yvonne Welings

    D eerste openbare reactie op de selectielijst is gepubliceerd

     

    http://www.westfriesarchief.nl/images/nieuws/2015/april/Officiële_r...

  • Yvonne Welings

    Werden er door de gemeente Rotterdam doelbewust dossiers vernietigd in relatie tot het havenschandaal ? Wordt dit het tweede bonnetje ?

    http://www.rijnmond.nl/nieuws/24-04-2015/gemeente-vernietigde-docum...
  • Yvonne Welings

    Minister Plasterk mengt zich in de discussie over het bewaren van agenda's van bestuurders.

    http://www.1limburg.nl/limburgse-gemeenten-de-fout-met-bewaren-agendas

    Zeven jaar lijkt mij overigens nog steeds lang genoeg !

  • Yvonne Welings

    Wie vernietigt camerabeelden in de openbare ruimte, gemeente of politie ?

    http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/wie-vernietigt-camerabeelde...

  • Yvonne Welings

    Handreiking voor waardering en selectie: Belangen in balans

    De handreiking Belangen in balans biedt een aanpak voor waardering van archiefbescheiden van de overheid in het digitale tijdperk. Het geeft antwoord op vragen als:

    • Hoe bepaal je voor je organisatie welke informatie bewaard moet blijven en welke vernietigd wordt?
    • Hoe zorg je ervoor dat daarbij rekening wordt gehouden met de verschillende belangen die overheidsinformatie dient?

    Informatie is immers niet alleen nodig om je werk te kunnen doen, maar ook om verantwoording af te kunnen leggen en voor het doen van onderzoek.

    De kern: 3 waarderingsinstrumenten

    De handreiking beschrijft de toepassing van 3 instrumenten: risicoanalyse, systeemanalyse en hotspotmonitor. Ieder instrument hanteert een eigen invalshoek. Samen zorgen de instrumenten voor een afgewogen waardering van digitale archiefbescheiden. De risicoanalyse wordt uitgevoerd vanuit het perspectief van de archiefvormer: hoe lang moet deze kunnen beschikken over archiefbescheiden om verantwoording af te kunnen leggen en geen risico te lopen. Voor zowel de systeemanalyse als de hotspotmonitor geldt dat het draait om de waarde van archiefbescheiden op lange termijn en voor de samenleving als geheel. Welke archiefbescheiden willen we blijvend bewaren, bijvoorbeeld voor onderzoek.

    Voor wie

    De handreiking is bedoeld voor departementen inclusief diensten en agentschappen. De informatieprofessionals zijn de primaire doelgroep. Bestuurders en managers die verantwoordelijk zijn voor waardering, selectie en vernietiging van archiefbescheiden zijn indirect doelgroep. Voor deze laatste doelgroep is ook een informatieblad Belangen in balans beschikbaar.

    Wanneer gaat de nieuwe methodiek in?

    Vanaf 1 januari 2016 worden nieuwe selectielijsten en actualisaties van bestaande lijsten van de departementen op basis van de nieuwe methodiek beoordeeld (volgens het pas-toe-of-leg-uitprincipe).

    Meer weten?

    Neem contact op met de relatiebeheerder van uw departement of stuur een mail aan info@nationaalarchief.nl o.v.v. Belangen in balans.

  • Yvonne Welings

    Link naar publicatie Belangen in Balans

  • Yvonne Welings

    Archiefbescheiden uit WO II worden niet vernietigd, zie bijdrage

    op Archief 2.0

    link

  • Yvonne Welings

    Wie kan de vraag beantwoorden over de inkomstenverklaringen uit cliëntendossiers ?

     

    http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/bewaren-series-inkomstenfor...

  • Yvonne Welings

    Wanneer noodvernietiging en op welke bestanden is de vraag ?

    http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/noodvernietiging

  • Maurice Lemmens

    In de Selectielijst voor Gemeenten staat op pag. 51 bij de Toelichting:

    "Gemeenten kunnen in het kader van de Wet werk en bijstand de vernietigingstermijn van 20 jaar bepalen op 7 jaar indien het college van B&W een besluit neemt af te zien van invordering (waarop de termijn van 20 jaar is gestoeld)"

    Kan iemand mij informeren over wat er voor nodig is en aan welke voorwaarden voldaan moet worden om een dergelijk besluit te kunnen nemen? Ik heb deze vraag ook voorgelegd aan de VNG. Het doel is besparen op de (fysieke) archiefopslagkosten voor cliëntendossiers Bijstandsverlening.

  • Yvonne Welings

  • Yvonne Welings

    Brieven van anonieme klokkenluiders worden ongeoorloofd vernietigd

    Gisteren nam de voorzitter van de Tweede Kamer een bijzondere stap. De griffier kondigde in een urgente email naar alle leden van het Presidium - het bestuur van de Tweede Kamer - aan dat er nieuwe procedures komen voor de afhandeling van brieven van burgers. De reden: brieven van klokkenluiders die zich anoniem melden, worden tot nu toe ongeregistreerd vernietigd. Dat is de officiële procedure.

    Zie nieuwsbericht NOS http://nos.nl/nieuwsuur/artikel/2042360-artikel.html?title=anonieme...

  • Yvonne Welings

  • Yvonne Welings

    Vraag over het digitaal verwijderen en metadata bij zaakgericht werken ?

    http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/zaakgerichte-vernietigingsl...

  • Yvonne Welings

    De complexe praktijk van vernietigen van data in de cloud

    http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/vernietigen-in-de-cloud

  • Yvonne Welings

    Hoe lang dient een bekendmaking van de verlening van Nederlanderschap bewaard te blijven ?

    http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/bekendmaking-verlening-nede...

  • Yvonne Welings

    Welke selectielijst gebruik ik in de keten ?
    http://www.breednetwerk.nl/main/invitation/new?xg_source=userbox
  • Yvonne Welings

    Maandag 5 oktober was er een Managementconferentie over de weg naar 2020 en verder.
    In de gepresenteerde visie wordt er vanaf 2025 niet meer vernietigd, reëel of niet ?
    https://archief2020.nl/nieuws/managementconferentie-bespreekt-toeko...
  • Yvonne Welings

    Ambtenaren van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport hebben interne mail en correspondentie met de gemeente Utrecht opzettelijk vernietigd. Ze waren bang dat de stukken werden opgevraagd middels een Wob-verzoek.

    Dit meldt het Radio 1-programma Argos zaterdag op basis van eigen onderzoek.

    Met een beroep op de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) kunnen overheidsdocumenten door derden, zoals journalisten, worden opgevraagd.

    Het zou hierbij gaan om correspondentie uit juni en juli 2014 over de inzet van mystery guests bij de controle op de naleving van de drank- en horecawet. Jongeren jonger dan achttien jaar werden ingezet in diverse horeca-gelegenheden, om te controleren of de nieuwe leeftijdsgrens werd nageleefd.

    De inzet van de zogenoemde ‘loktieners’ stuitte op verzet van de politie en horeca-ondernemers, die de gemeente beschuldige van ‘uitlokking’.

    Een voormalig ambtenaar van het ministerie kreeg de opdracht om documenten te verwijderen, zei hij tegen Argos. De leiding van zijn afdeling dacht dat er de indruk zou ontstaan dat het ministerie als rijksoverheidsorgaan zelf naar de pijpen van de gemeente Utrecht danst.

    Deskundigen noemen de vernietiging in strijd met wetgeving en “‘een treffende illustratie van een bestuurscultuur die niet is gericht op het delen van informatie”.

    link
  • Yvonne Welings

    Vernietiging van documenten leidt tot kamervragen.
    http://m.binnenlandsbestuur.nl/nieuws/kamervragen-over-vernietiging...
  • Yvonne Welings

    Gisteren zijn alle BREED leden actueel geïnformeerd over de stand van zaken van de nieuwe selectielijst 2017 van gemeenten en gemeentelijke organen. Een belangrijke wijziging is dat de primaire en secundaire termijnen, zoals dat in het ontwerp stond, niet terug komen. Hoewel de ingangsdatum pas 1 januari 2017 is, wordt een ieder aangeraden wel met het ontwerp aan de slag te gaan. Uit de pilots blijkt dat het een fikse klus is om de nieuwe werkwijze in te voeren.
  • Yvonne Welings

    Gooide de Kamer de gouden tip door de shredder?
    De 'bijvangst' van de bonnetjes-affaire en Griffiers mogen niets meer op eigen houtje vernietigen.
    Lees meer in het artikel in de Volkskrant

  • Yvonne Welings

    http://www.doconsultancy.net/cursus-overzicht.html

    Cursus vernietigen digitale archiefbescheiden.

  • Erik van Hengel

    Ik vraag mij altijd af waarom er staat DIGITALE vernietiging. Als je nu het vernietigen zelf beheerst dan maakt de vorm toch niet zo erg uit ?

  • Yvonne Welings

    Stuur formulier gemeentelijke selectielijst 2017 tijdig in.

     

    http://www.breednetwerk.nl/profiles/blogs/formulier-selectielijst-2...

  • Yvonne Welings

  • Yvonne Welings

    Aankondiging terinzagelegging selectielijsten per 1 maart 2016, Nationaal Archief      

    https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stcrt-2016-10140.html              

    In het kader van de archiefwettelijke procedure tot vaststelling van selectielijsten (art. 4, lid 2 van het Archiefbesluit 1995) ligt de navolgende (ontwerp)selectielijst                  tezamen met het verslag van het rond de selectielijst gevoerde overleg vanaf 1 maart                  2016 voor een periode van zes weken ter inzage bij de informatiebalie in de studiezaal                  van het Nationaal Archief, en is deze te raadplegen op de website van het Nationaal                  Archief:              

    • Selectielijst voor de selectie van de administratieve neerslag van het handelen van                        het Kabinet van de Koning vanaf 30 april 2013                    

    Eenieder kan gedurende de termijn van de inzage mondeling of schriftelijk een zienswijze                  indienen.              

    Een schriftelijke zienswijze moet worden gericht aan:

    Nationaal Archief, t.a.v. de algemene rijksarchivaris

    Postbus 90520, 2509 LM Den Haag

    Een zienswijze kan ook per mail worden verzonden naar info@nationaalarchief.nl, onder vermelding van ‘zienswijze selectielijst’.              

    Uw zienswijze dient uiterlijk 11 april 2016 ingediend te zijn.

  • Yvonne Welings

    Wie kent een gemeente, die nog niet heeft ingestemd met de nieuwe selectielijst en weet waarom ?

    http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/welke-gemeenten-hebben-nog-...

  • Annemieke Kolle

    Nederland in 200 trends en 100 hotspots

    Het Nationaal Archief heeft de meest kenmerkende ontwikkelingen en gebeurtenissen uit de periode 1976 – 2005 in kaart gebracht en beschreven binnen het project Maatschappijbrede Trendanalyse, met als resultaat de digitale publicatie Een samenleving in beweging. Deze publicatie geeft in circa 200 trends en 100 hotspots een overzicht van de recente geschiedenis van Nederland.

    De Trendanalyse is uitgevoerd om te helpen bepalen welke archieven uit de periode 1976 – 2005 van bijzondere waarde zijn. Een handvat voor archiefinstellingen, archiefvormers en archiefbewerkingsorganisaties voor de selectie van te bewaren archieven dus.

    Daarnaast is de Trendanalyse waardevol voor archiefonderzoekers. Het geschetste beeld geeft context aan archieven en kan een startpunt en hulpmiddel bij archiefonderzoek zijn. De Trendanalyse is zeker ook interessant voor iedereen die meer wil weten over de recente geschiedenis of de belangrijkste ontwikkelingen en maatschappelijke vraagstukken van Nederland.

  • Yvonne Welings

    Aanpassing selectielijst 2017 ?

    Bewaartermijnen van Europese subsidies

    Peter Diebels

    Twee jaar geleden schreef ik een blog onder de titel ’Waarom moet ik van Europa alles op papier bewaren?’ over de bestaande Europese verplichting om originele, papieren archiefbescheiden ook echt op papier te moeten bewaren. Veel collega’s bezwoeren dat je van Brussel bepaalde bescheiden niet mocht vervangen ook al had je een daartoe strekkend vervangingsbesluit.

    Inmiddels heeft de provincie Zuid-Holland contact gehad met diverse juristen in onder andere Brussel en is duidelijk geworden dat archiefbescheiden die op grond van een nationale regeling inzake vervanging zijn gedigitaliseerd, ook vernietigd mogen worden. Tevens heeft de provincie gevraagd wat de exacte bewaartermijnen is voor de bescheiden die in het kader van de grote Europese subsidieprogramma’s als EFRO en Interreg worden ontvangen of opgemaakt. Dit betreffen dan bijvoorbeeld facturen en andere projectadministratie die voortkomt uit een verleende Europese subsidie, zoals betaalbewijzen, urenstaten en presentielijsten. Ook hierover zijn duidelijke antwoorden ontvangen.

    De provincie zal de resultaten hiervan voorleggen aan de opstellers van de gemeentelijke en provinciale selectielijsten, opdat dit in de lijsten kan worden verwerkt. Over het algemeen kan gesteld worden dat de bescheiden tot 7 jaar na betaling van de laatste subsidie bewaard moeten worden als verantwoording richting de subsidieverstrekker.

    Ons advies aan de opstellers van de selectielijst zal zijn een termijn van 10 jaar aan te houden en wel 10 jaar na beëindiging van het betreffende subsidieprogramma mits er geen gerechtelijke vervolging conform EU-Verordening 1083/2006 art 89 en 90 is ingesteld.

    Zodra duidelijk is op welke wijze de termijnen in de selectielijsten komen zal ik in een volgende bijdrage de specifieke programma’s en de daarbij behorende bewaartermijn behandelen.

    http://www.edocmanager.nl/blogsedocmanager/bewaartermijnen-van-euro...

  • Yvonne Welings

    Bewaartermijnen in verband met de wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer hebben geen relatie met de vigerende selectielijst en de selectielijst 2017.
    http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/internetconsultatie-wet-mod...
  • Yvonne Welings

    Fantastisch, er is een wiki in opbouw voor de nieuwe selectielijst 2017. Informatie transparant delen en benaderen.

    Ontwerpselectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen (2017)

    http://gemeente.selectielijst.wiki/xwiki/wiki/selectielijsten/view/...

  • Yvonne Welings

    Digitale selectie aan de bron, hoe je doe je dat ?

    http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/digitaal-archiveren-selecti...

  • Yvonne Welings

    Wie beweert dat archieven niet waardevol zijn, moet dit bericht eens lezen. Familie looft 10.000 euro uit voor zoekgeraakte bouwarchieven.
    http://www.rtvoost.nl/nieuws/default.aspx?nid=242580&cat=1&...
  • Yvonne Welings

    Dankzij Isaac Becu ontdekte ik een kleine lacune in de selectielijst m.b.t. personeelsdossiers. Naast het arbeidsomstandighedenbesluit is er ook een besluit stralingsbescherming, zou aangevuld moeten worden:

    In  artikel 91, derde lid, Besluit Stralingsbescherming  bepaald dat gegevens betreffende blootstelling aan radioactieve straling dienen te worden bewaard totdat de persoon wiens gegevens het betreft een leeftijd van 75 jaar heeft bereikt of zou hebben bereikt maar ten minste dertig jaar nadat de persoon de handelingen heeft beëindigd.

  • Yvonne Welings

    Vernietigen, bewaren en datalekken       

    Inleiding

    De invoering van de Wet datalekken per 1-1-2016 heeft tot consequentie dat overheden nog zorgvuldiger met vernietiging van persoonsgegevens om moeten gaan dan ze mogelijkerwijs al deden (of niet). Bij overheden is in dat geval niet alleen rekening te houden met de Wet bescherming persoonsgegevens (WBP), maar ook met de Archiefwet 1995 (AW95). Beschrijft de eerste vooral wat wel en niet mag met persoonsgegevens, de laatste beschrijft in het geval van bewaring en vernietiging van de toe te passen instrumenten, de verantwoordelijkheden en de manier van documenteren.

    Aan de hand van stellingen wordt op deze pagina de relatie tussen de WBP en de AW95 weergegeven. Beide vullen elkaar mooi aan. Op de stellingen volgen een aantal conclusies. Zowel in het geval van vernietiging en als bewaring kan sprake zijn van datalekken. In deze context wordt geen aandacht besteed aan de eventuele meldplicht1. Dat is van geval tot geval te beoordelen.

    Doel is te voorkomen dat persoonsgegevens te lang bewaard blijven of wel op niet correct wijze worden vernietigd2.

    Stellingen

     

    lees verder http://labyrinth.rienkjonker.nl/content/vernietigen-bewaren-en-data...


  • Yvonne Welings

  • Yvonne Welings

    Verzoek om eerdere vernietiging dossier schuldhulpverlening, wie wil hier eens zijn of haar licht laten schijnen ?

    http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/verzoek-om-vernietiging-dos...

  • Yvonne Welings

  • Yvonne Welings

  • Yvonne Welings

    Hoeveel overheidsinformatie wordt er nu echt permanent bewaard ? 10% ? Kan dat onderbouwd worden ?
    Praat mee met dit interessante vraagstuk via http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/percentage-blijvend-te-bewaren
  • Yvonne Welings

    Op  RAAS is hoofdstuk IX Paspoortuitvoeringsregeling van toepassing.  

    Volgens artikel 72 moeten de in de reisdocumentenadministratie opgenomen gegevens na de datum van verstrekking bewaard gedurende een periode van:

    - 11 jaar indien de geldigheidsduur van het verstrekte document 5 jaar of korter is of indien het verstrekte document niet wordt uitgereikt;

    - 16 jaar indien de geldigheidsduur van het verstrekte document langer dan 5 jaar is.

    Op de aanvullende bijlagen zijn deze bewaartermijnen niet van toepassing.

    RAAS en documenten

    http://www.breednetwerk.nl/profiles/blogs/raas-en-documenten

    In de ontwerpselectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2017 worden de documenten niet expliciet vermeld.

    De VNG gaat  bezien hoe deze documenten verwerkt kunnen worden in de nieuwe lijst.

  • Yvonne Welings

    De nieuwe selectielijst voor gemeenten en de hotspotmonitor

    http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/nieuwe-selectielijst-gemeen...

  • Yvonne Welings

    Langere bewaartermijn patiënten- en jeugddossiers

    http://www.breednetwerk.nl/profiles/blogs/bewaartermijn-pati-ntendo...

  • Yvonne Welings

    MH17 is een hotspot, maar is hier rekening mee gehouden ? Recent zijn daar Kamervragen over gesteld.

    http://www.breednetwerk.nl/profiles/blogs/kamervragen-over-het-arch...

  • Yvonne Welings

    De nieuwe concept Selectielijst voor archieven 2016 - 2036 is in opdracht van de Adviescommissie Archieven van de VNG voor alle gemeenten en intergemeentelijke organen ontwikkeld. Het resultaat biedt een totaal nieuwe kijk op de selectie van overheidsarchieven met een nieuwe waarderingsmethodiek en waarderingsinstrumenten van het Nationaal Archief.

    Opzet en werkwijze Deze cursus biedt naast informatieoverdracht veel ruimte voor interactie. Bij de informatieoverdracht ligt de nadruk op basisbegrippen en de toepassing. Verdieping aan de hand van concrete casusposities met een ruime mogelijkheid om uw vragen te stellen en te discussiëren.

    Resultaat Na deelname aan de cursus:

    • heeft u inzicht in de totstandkoming van de nieuwe concept selectielijst
    • kunt u de nieuwe concept Selectielijst toepassen

    De nieuwe concept Selectielijst:

    • is gebaseerd op de typen gemeentelijke werkprocessen (zaaktypen) en de uitkomsten van deze processen
    • sluit naadloos aan op de ZTC (Zaaktypencatalogus) 2.0
    • sluit naadloos aan op het model-documentair structuurplan voor Nederlandse Gemeenten
    • geldt voor de periode 2016 - 2036
    • kent een procesgerichte indeling
    • bevat de volgende nieuwe onderdelen:

    - de selectielijstprocessen - generieke en specifieke resultaten - overgangsmomenten - de opschoontermijnen.

    Deze cursus wordt in samenwerking met VHIC Faculty uitgevoerd. Zij hebben de nieuwe concept Selectielijst voor archieven 2016 - 2036 is in opdracht van de Adviescommissie Archieven van de VNG ontwikkeld. Naast de inhoudelijke kennis van de gemeentelijke praktijk is daarmee aansluiting op uw leerdoelen en leerwensen gegarandeerd.

    Data en locaties Donderdag 29 september in Utrecht Donderdag 13 oktober in Utrecht Donderdag 10 november in Utrecht Donderdag 8 december in Utrecht

    Deelnemers aantal Aan de cursus kunnen maximaal 18 personen deelnemen.

    Investering De investering voor deelname aan de cursus bedraagt € 495,00 exclusief 21% btw, inclusief documentatie en catering. De gemeente kan de btw terugvorderen via het btw-compensatiefonds.

    Inschrijven Wilt u van deelname verzekerd zijn? Schrijf u dan direct in. Ongeveer een week voor de cursus ontvangt u een bevestiging. Uw inschrijving is bindend. Registratie in verband met de Wet bescherming persoonsgegevens aangemeld bij het CBP op 24 juli 2002, meldingsnummer m-1026707.

    Inschrijving wijzigen of annuleren Wilt u uw inschrijving wijzigen of annuleren, dan kunt u dat doen door opnieuw in te loggen en naar uw inschrijving te gaan. Bent u bij nader inzien niet in de gelegenheid om aan de cursus deel te nemen, dan kunt u uw inschrijving (tot een maand voor de cursus kosteloos) via de website annuleren of via mail een vervanger aanmelden. Mail deze naar: vngacademie@vng.nl.

    Informatie Voor meer informatie over de logistiek en organisatie kunt u contact opnemen met Usha Patandin; telefoon: 070 - 3738492 of e-mail: vngacademie@vng.nl.

  • Yvonne Welings

  • Yvonne Welings

    7 jaar na vervallen belang, hoe gaat dat in de nieuwe selectielijst ?
    http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/toegevoegde-waarde-selectie...
  • Yvonne Welings

    Vraag over hotspots in verband met de nieuwe gemeentelijke selectielijst.
    http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/gebruik-van-analyses-en-hot...
  • Yvonne Welings