Binnen deze groep vindt discussie en informatie-uitwisseling plaats over onderwerpen die verband houden met waardering en selectie van archiefdocumenten en andere informatie.
Handreiking voor waardering en selectie: Belangen in balans
De handreiking Belangen in balans biedt een aanpak voor waardering van archiefbescheiden van de overheid in het digitale tijdperk. Het geeft antwoord op vragen als:
Hoe bepaal je voor je organisatie welke informatie bewaard moet blijven en welke vernietigd wordt?
Hoe zorg je ervoor dat daarbij rekening wordt gehouden met de verschillende belangen die overheidsinformatie dient?
Informatie is immers niet alleen nodig om je werk te kunnen doen, maar ook om verantwoording af te kunnen leggen en voor het doen van onderzoek.
De kern: 3 waarderingsinstrumenten
De handreiking beschrijft de toepassing van 3 instrumenten: risicoanalyse, systeemanalyse en hotspotmonitor. Ieder instrument hanteert een eigen invalshoek. Samen zorgen de instrumenten voor een afgewogen waardering van digitale archiefbescheiden. De risicoanalyse wordt uitgevoerd vanuit het perspectief van de archiefvormer: hoe lang moet deze kunnen beschikken over archiefbescheiden om verantwoording af te kunnen leggen en geen risico te lopen. Voor zowel de systeemanalyse als de hotspotmonitor geldt dat het draait om de waarde van archiefbescheiden op lange termijn en voor de samenleving als geheel. Welke archiefbescheiden willen we blijvend bewaren, bijvoorbeeld voor onderzoek.
Voor wie
De handreiking is bedoeld voor departementen inclusief diensten en agentschappen. De informatieprofessionals zijn de primaire doelgroep. Bestuurders en managers die verantwoordelijk zijn voor waardering, selectie en vernietiging van archiefbescheiden zijn indirect doelgroep. Voor deze laatste doelgroep is ook een informatieblad Belangen in balans beschikbaar.
Wanneer gaat de nieuwe methodiek in?
Vanaf 1 januari 2016 worden nieuwe selectielijsten en actualisaties van bestaande lijsten van de departementen op basis van de nieuwe methodiek beoordeeld (volgens het pas-toe-of-leg-uitprincipe).
Meer weten?
Neem contact op met de relatiebeheerder van uw departement of stuur een mail aan info@nationaalarchief.nl o.v.v. Belangen in balans.
In de Selectielijst voor Gemeenten staat op pag. 51 bij de Toelichting:
"Gemeenten kunnen in het kader van de Wet werk en bijstand de vernietigingstermijn van 20 jaar bepalen op 7 jaar indien het college van B&W een besluit neemt af te zien van invordering (waarop de termijn van 20 jaar is gestoeld)"
Kan iemand mij informeren over wat er voor nodig is en aan welke voorwaarden voldaan moet worden om een dergelijk besluit te kunnen nemen? Ik heb deze vraag ook voorgelegd aan de VNG. Het doel is besparen op de (fysieke) archiefopslagkosten voor cliëntendossiers Bijstandsverlening.
Brieven van anonieme klokkenluiders worden ongeoorloofd vernietigd
Gisteren nam de voorzitter van de Tweede Kamer een bijzondere stap. De griffier kondigde in een urgente email naar alle leden van het Presidium - het bestuur van de Tweede Kamer - aan dat er nieuwe procedures komen voor de afhandeling van brieven van burgers. De reden: brieven van klokkenluiders die zich anoniem melden, worden tot nu toe ongeregistreerd vernietigd. Dat is de officiële procedure.
Ambtenaren van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport hebben interne mail en correspondentie met de gemeente Utrecht opzettelijk vernietigd. Ze waren bang dat de stukken werden opgevraagd middels een Wob-verzoek.
Dit meldt het Radio 1-programma Argos zaterdag op basis van eigen onderzoek.
Met een beroep op de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) kunnen overheidsdocumenten door derden, zoals journalisten, worden opgevraagd.
Het zou hierbij gaan om correspondentie uit juni en juli 2014 over de inzet van mystery guests bij de controle op de naleving van de drank- en horecawet. Jongeren jonger dan achttien jaar werden ingezet in diverse horeca-gelegenheden, om te controleren of de nieuwe leeftijdsgrens werd nageleefd.
De inzet van de zogenoemde ‘loktieners’ stuitte op verzet van de politie en horeca-ondernemers, die de gemeente beschuldige van ‘uitlokking’.
Een voormalig ambtenaar van het ministerie kreeg de opdracht om documenten te verwijderen, zei hij tegen Argos. De leiding van zijn afdeling dacht dat er de indruk zou ontstaan dat het ministerie als rijksoverheidsorgaan zelf naar de pijpen van de gemeente Utrecht danst.
Deskundigen noemen de vernietiging in strijd met wetgeving en “‘een treffende illustratie van een bestuurscultuur die niet is gericht op het delen van informatie”.
Gisteren zijn alle BREED leden actueel geïnformeerd over de stand van zaken van de nieuwe selectielijst 2017 van gemeenten en gemeentelijke organen. Een belangrijke wijziging is dat de primaire en secundaire termijnen, zoals dat in het ontwerp stond, niet terug komen. Hoewel de ingangsdatum pas 1 januari 2017 is, wordt een ieder aangeraden wel met het ontwerp aan de slag te gaan. Uit de pilots blijkt dat het een fikse klus is om de nieuwe werkwijze in te voeren.
Gooide de Kamer de gouden tip door de shredder? De 'bijvangst' van de bonnetjes-affaire en Griffiers mogen niets meer op eigen houtje vernietigen. Lees meer in het artikel in de Volkskrant
In het kader van de archiefwettelijke procedure tot vaststelling van selectielijsten (art. 4, lid 2 van het Archiefbesluit 1995) ligt de navolgende (ontwerp)selectielijst tezamen met het verslag van het rond de selectielijst gevoerde overleg vanaf 1 maart 2016 voor een periode van zes weken ter inzage bij de informatiebalie in de studiezaal van het Nationaal Archief, en is deze te raadplegen op de website van het Nationaal Archief:
• Selectielijst voor de selectie van de administratieve neerslag van het handelen van het Kabinet van de Koning vanaf 30 april 2013
Eenieder kan gedurende de termijn van de inzage mondeling of schriftelijk een zienswijze indienen.
Een schriftelijke zienswijze moet worden gericht aan:
Nationaal Archief, t.a.v. de algemene rijksarchivaris
Postbus 90520, 2509 LM Den Haag
Een zienswijze kan ook per mail worden verzonden naar info@nationaalarchief.nl, onder vermelding van ‘zienswijze selectielijst’.
Uw zienswijze dient uiterlijk 11 april 2016 ingediend te zijn.
Het Nationaal Archief heeft de meest kenmerkende ontwikkelingen en gebeurtenissen uit de periode 1976 – 2005 in kaart gebracht en beschreven binnen het project Maatschappijbrede Trendanalyse, met als resultaat de digitale publicatie Een samenleving in beweging. Deze publicatie geeft in circa 200 trends en 100 hotspots een overzicht van de recente geschiedenis van Nederland.
De Trendanalyse is uitgevoerd om te helpen bepalen welke archieven uit de periode 1976 – 2005 van bijzondere waarde zijn. Een handvat voor archiefinstellingen, archiefvormers en archiefbewerkingsorganisaties voor de selectie van te bewaren archieven dus.
Daarnaast is de Trendanalyse waardevol voor archiefonderzoekers. Het geschetste beeld geeft context aan archieven en kan een startpunt en hulpmiddel bij archiefonderzoek zijn. De Trendanalyse is zeker ook interessant voor iedereen die meer wil weten over de recente geschiedenis of de belangrijkste ontwikkelingen en maatschappelijke vraagstukken van Nederland.
Twee jaar geleden schreef ik een blog onder de titel ’Waarom moet ik van Europa alles op papier bewaren?’ over de bestaande Europese verplichting om originele, papieren archiefbescheiden ook echt op papier te moeten bewaren. Veel collega’s bezwoeren dat je van Brussel bepaalde bescheiden niet mocht vervangen ook al had je een daartoe strekkend vervangingsbesluit.
Inmiddels heeft de provincie Zuid-Holland contact gehad met diverse juristen in onder andere Brussel en is duidelijk geworden dat archiefbescheiden die op grond van een nationale regeling inzake vervanging zijn gedigitaliseerd, ook vernietigd mogen worden. Tevens heeft de provincie gevraagd wat de exacte bewaartermijnen is voor de bescheiden die in het kader van de grote Europese subsidieprogramma’s als EFRO en Interreg worden ontvangen of opgemaakt. Dit betreffen dan bijvoorbeeld facturen en andere projectadministratie die voortkomt uit een verleende Europese subsidie, zoals betaalbewijzen, urenstaten en presentielijsten. Ook hierover zijn duidelijke antwoorden ontvangen.
De provincie zal de resultaten hiervan voorleggen aan de opstellers van de gemeentelijke en provinciale selectielijsten, opdat dit in de lijsten kan worden verwerkt. Over het algemeen kan gesteld worden dat de bescheiden tot 7 jaar na betaling van de laatste subsidie bewaard moeten worden als verantwoording richting de subsidieverstrekker.
Ons advies aan de opstellers van de selectielijst zal zijn een termijn van 10 jaar aan te houden en wel 10 jaar na beëindiging van het betreffende subsidieprogramma mits er geen gerechtelijke vervolging conform EU-Verordening 1083/2006 art 89 en 90 is ingesteld.
Zodra duidelijk is op welke wijze de termijnen in de selectielijsten komen zal ik in een volgende bijdrage de specifieke programma’s en de daarbij behorende bewaartermijn behandelen.
Dankzij Isaac Becu ontdekte ik een kleine lacune in de selectielijst m.b.t. personeelsdossiers. Naast het arbeidsomstandighedenbesluit is er ook een besluit stralingsbescherming, zou aangevuld moeten worden:
In artikel 91, derde lid, Besluit Stralingsbescherming bepaald dat gegevens betreffende blootstelling aan radioactieve straling dienen te worden bewaard totdat de persoon wiens gegevens het betreft een leeftijd van 75 jaar heeft bereikt of zou hebben bereikt maar ten minste dertig jaar nadat de persoon de handelingen heeft beëindigd.
De invoering van de Wet datalekken per 1-1-2016 heeft tot consequentie dat overheden nog zorgvuldiger met vernietiging van persoonsgegevens om moeten gaan dan ze mogelijkerwijs al deden (of niet). Bij overheden is in dat geval niet alleen rekening te houden met de Wet bescherming persoonsgegevens (WBP), maar ook met de Archiefwet 1995 (AW95). Beschrijft de eerste vooral wat wel en niet mag met persoonsgegevens, de laatste beschrijft in het geval van bewaring en vernietiging van de toe te passen instrumenten, de verantwoordelijkheden en de manier van documenteren.
Aan de hand van stellingen wordt op deze pagina de relatie tussen de WBP en de AW95 weergegeven. Beide vullen elkaar mooi aan. Op de stellingen volgen een aantal conclusies. Zowel in het geval van vernietiging en als bewaring kan sprake zijn van datalekken. In deze context wordt geen aandacht besteed aan de eventuele meldplicht1. Dat is van geval tot geval te beoordelen.
Doel is te voorkomen dat persoonsgegevens te lang bewaard blijven of wel op niet correct wijze worden vernietigd2.
De nieuwe concept Selectielijst voor archieven 2016 - 2036 is in opdracht van de Adviescommissie Archieven van de VNG voor alle gemeenten en intergemeentelijke organen ontwikkeld. Het resultaat biedt een totaal nieuwe kijk op de selectie van overheidsarchieven met een nieuwe waarderingsmethodiek en waarderingsinstrumenten van het Nationaal Archief.
Opzet en werkwijzeDeze cursus biedt naast informatieoverdracht veel ruimte voor interactie. Bij de informatieoverdracht ligt de nadruk op basisbegrippen en de toepassing. Verdieping aan de hand van concrete casusposities met een ruime mogelijkheid om uw vragen te stellen en te discussiëren.
ResultaatNa deelname aan de cursus:
heeft u inzicht in de totstandkoming van de nieuwe concept selectielijst
kunt u de nieuwe concept Selectielijst toepassen
De nieuwe concept Selectielijst:
is gebaseerd op de typen gemeentelijke werkprocessen (zaaktypen) en de uitkomsten van deze processen
sluit naadloos aan op de ZTC (Zaaktypencatalogus) 2.0
sluit naadloos aan op het model-documentair structuurplan voor Nederlandse Gemeenten
geldt voor de periode 2016 - 2036
kent een procesgerichte indeling
bevat de volgende nieuwe onderdelen:
- de selectielijstprocessen- generieke en specifieke resultaten- overgangsmomenten- de opschoontermijnen.
Deze cursus wordt in samenwerking met VHIC Faculty uitgevoerd. Zij hebben de nieuwe concept Selectielijst voor archieven 2016 - 2036 is in opdracht van de Adviescommissie Archieven van de VNG ontwikkeld. Naast de inhoudelijke kennis van de gemeentelijke praktijk is daarmee aansluiting op uw leerdoelen en leerwensen gegarandeerd.
Data en locatiesDonderdag 29 september in Utrecht Donderdag 13 oktober in Utrecht Donderdag 10 november in Utrecht Donderdag8 december in Utrecht
Deelnemers aantalAan de cursus kunnen maximaal 18 personen deelnemen.
InvesteringDe investering voor deelname aan de cursus bedraagt € 495,00 exclusief 21% btw, inclusief documentatie en catering. De gemeente kan de btw terugvorderen via het btw-compensatiefonds.
Inschrijven Wilt u van deelname verzekerd zijn? Schrijf u dan direct in. Ongeveer een week voor de cursus ontvangt u een bevestiging. Uw inschrijving is bindend. Registratie in verband met de Wet bescherming persoonsgegevens aangemeld bij het CBP op 24 juli 2002, meldingsnummer m-1026707.
Inschrijving wijzigen of annuleren Wilt u uw inschrijving wijzigen of annuleren, dan kunt u dat doen door opnieuw in te loggen en naar uw inschrijving te gaan. Bent u bij nader inzien niet in de gelegenheid om aan de cursus deel te nemen, dan kunt u uw inschrijving (tot een maand voor de cursus kosteloos) via de website annuleren of via mail een vervanger aanmelden. Mail deze naar: vngacademie@vng.nl.
InformatieVoor meer informatie over de logistiek en organisatie kunt u contact opnemen met Usha Patandin; telefoon: 070 - 3738492 of e-mail: vngacademie@vng.nl.
Yvonne Welings
D eerste openbare reactie op de selectielijst is gepubliceerd
http://www.westfriesarchief.nl/images/nieuws/2015/april/Officiële_r...
17 Apr 2015
Yvonne Welings
http://www.rijnmond.nl/nieuws/24-04-2015/gemeente-vernietigde-docum...
25 Apr 2015
Yvonne Welings
Minister Plasterk mengt zich in de discussie over het bewaren van agenda's van bestuurders.
http://www.1limburg.nl/limburgse-gemeenten-de-fout-met-bewaren-agendas
Zeven jaar lijkt mij overigens nog steeds lang genoeg !
29 Apr 2015
Yvonne Welings
Wie vernietigt camerabeelden in de openbare ruimte, gemeente of politie ?
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/wie-vernietigt-camerabeelde...
2 Mei 2015
Yvonne Welings
Handreiking voor waardering en selectie: Belangen in balans
De handreiking Belangen in balans biedt een aanpak voor waardering van archiefbescheiden van de overheid in het digitale tijdperk. Het geeft antwoord op vragen als:
Informatie is immers niet alleen nodig om je werk te kunnen doen, maar ook om verantwoording af te kunnen leggen en voor het doen van onderzoek.
De kern: 3 waarderingsinstrumenten
De handreiking beschrijft de toepassing van 3 instrumenten: risicoanalyse, systeemanalyse en hotspotmonitor. Ieder instrument hanteert een eigen invalshoek. Samen zorgen de instrumenten voor een afgewogen waardering van digitale archiefbescheiden. De risicoanalyse wordt uitgevoerd vanuit het perspectief van de archiefvormer: hoe lang moet deze kunnen beschikken over archiefbescheiden om verantwoording af te kunnen leggen en geen risico te lopen. Voor zowel de systeemanalyse als de hotspotmonitor geldt dat het draait om de waarde van archiefbescheiden op lange termijn en voor de samenleving als geheel. Welke archiefbescheiden willen we blijvend bewaren, bijvoorbeeld voor onderzoek.
Voor wie
De handreiking is bedoeld voor departementen inclusief diensten en agentschappen. De informatieprofessionals zijn de primaire doelgroep. Bestuurders en managers die verantwoordelijk zijn voor waardering, selectie en vernietiging van archiefbescheiden zijn indirect doelgroep. Voor deze laatste doelgroep is ook een informatieblad Belangen in balans beschikbaar.
Wanneer gaat de nieuwe methodiek in?
Vanaf 1 januari 2016 worden nieuwe selectielijsten en actualisaties van bestaande lijsten van de departementen op basis van de nieuwe methodiek beoordeeld (volgens het pas-toe-of-leg-uitprincipe).
Meer weten?
Neem contact op met de relatiebeheerder van uw departement of stuur een mail aan info@nationaalarchief.nl o.v.v. Belangen in balans.
12 Mei 2015
Yvonne Welings
Link naar publicatie Belangen in Balans
12 Mei 2015
Yvonne Welings
Archiefbescheiden uit WO II worden niet vernietigd, zie bijdrage
op Archief 2.0
link
22 Mei 2015
Yvonne Welings
Wie kan de vraag beantwoorden over de inkomstenverklaringen uit cliëntendossiers ?
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/bewaren-series-inkomstenfor...
2 Jun 2015
Yvonne Welings
Wanneer noodvernietiging en op welke bestanden is de vraag ?
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/noodvernietiging
5 Jun 2015
Maurice Lemmens
In de Selectielijst voor Gemeenten staat op pag. 51 bij de Toelichting:
"Gemeenten kunnen in het kader van de Wet werk en bijstand de vernietigingstermijn van 20 jaar bepalen op 7 jaar indien het college van B&W een besluit neemt af te zien van invordering (waarop de termijn van 20 jaar is gestoeld)"
Kan iemand mij informeren over wat er voor nodig is en aan welke voorwaarden voldaan moet worden om een dergelijk besluit te kunnen nemen? Ik heb deze vraag ook voorgelegd aan de VNG. Het doel is besparen op de (fysieke) archiefopslagkosten voor cliëntendossiers Bijstandsverlening.
18 Jun 2015
Yvonne Welings
@Maurice,
zie ook http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/bewaartermijn-clientendossiers
18 Jun 2015
Yvonne Welings
Brieven van anonieme klokkenluiders worden ongeoorloofd vernietigd
Gisteren nam de voorzitter van de Tweede Kamer een bijzondere stap. De griffier kondigde in een urgente email naar alle leden van het Presidium - het bestuur van de Tweede Kamer - aan dat er nieuwe procedures komen voor de afhandeling van brieven van burgers. De reden: brieven van klokkenluiders die zich anoniem melden, worden tot nu toe ongeregistreerd vernietigd. Dat is de officiële procedure.
Zie nieuwsbericht NOS http://nos.nl/nieuwsuur/artikel/2042360-artikel.html?title=anonieme...
21 Jun 2015
Yvonne Welings
Vraag over bewaartermijn jeugddossiers ?
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/bewaar-vernietigingstermijn...
26 Jun 2015
Yvonne Welings
Vraag over het digitaal verwijderen en metadata bij zaakgericht werken ?
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/zaakgerichte-vernietigingsl...
5 Jul 2015
Yvonne Welings
De complexe praktijk van vernietigen van data in de cloud
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/vernietigen-in-de-cloud
17 Jul 2015
Yvonne Welings
Hoe lang dient een bekendmaking van de verlening van Nederlanderschap bewaard te blijven ?
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/bekendmaking-verlening-nede...
18 Aug 2015
Yvonne Welings
http://www.breednetwerk.nl/main/invitation/new?xg_source=userbox
25 Sept 2015
Yvonne Welings
In de gepresenteerde visie wordt er vanaf 2025 niet meer vernietigd, reëel of niet ?
https://archief2020.nl/nieuws/managementconferentie-bespreekt-toeko...
9 Okt 2015
Yvonne Welings
Ambtenaren van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport hebben interne mail en correspondentie met de gemeente Utrecht opzettelijk vernietigd. Ze waren bang dat de stukken werden opgevraagd middels een Wob-verzoek.
Dit meldt het Radio 1-programma Argos zaterdag op basis van eigen onderzoek.
Met een beroep op de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) kunnen overheidsdocumenten door derden, zoals journalisten, worden opgevraagd.
Het zou hierbij gaan om correspondentie uit juni en juli 2014 over de inzet van mystery guests bij de controle op de naleving van de drank- en horecawet. Jongeren jonger dan achttien jaar werden ingezet in diverse horeca-gelegenheden, om te controleren of de nieuwe leeftijdsgrens werd nageleefd.
De inzet van de zogenoemde ‘loktieners’ stuitte op verzet van de politie en horeca-ondernemers, die de gemeente beschuldige van ‘uitlokking’.
Een voormalig ambtenaar van het ministerie kreeg de opdracht om documenten te verwijderen, zei hij tegen Argos. De leiding van zijn afdeling dacht dat er de indruk zou ontstaan dat het ministerie als rijksoverheidsorgaan zelf naar de pijpen van de gemeente Utrecht danst.
Deskundigen noemen de vernietiging in strijd met wetgeving en “‘een treffende illustratie van een bestuurscultuur die niet is gericht op het delen van informatie”.
1 Nov 2015
Yvonne Welings
http://m.binnenlandsbestuur.nl/nieuws/kamervragen-over-vernietiging...
3 Nov 2015
Yvonne Welings
19 Nov 2015
Yvonne Welings
Gooide de Kamer de gouden tip door de shredder?
De 'bijvangst' van de bonnetjes-affaire en Griffiers mogen niets meer op eigen houtje vernietigen.
Lees meer in het artikel in de Volkskrant
10 Dec 2015
Yvonne Welings
http://www.doconsultancy.net/cursus-overzicht.html
Cursus vernietigen digitale archiefbescheiden.
12 Jan 2016
Erik van Hengel
Ik vraag mij altijd af waarom er staat DIGITALE vernietiging. Als je nu het vernietigen zelf beheerst dan maakt de vorm toch niet zo erg uit ?
12 Jan 2016
Yvonne Welings
Stuur formulier gemeentelijke selectielijst 2017 tijdig in.
http://www.breednetwerk.nl/profiles/blogs/formulier-selectielijst-2...
2 Feb 2016
Yvonne Welings
http://www.volkskrant.nl/politiek/-verklaring-verdwijnen-teeven-tap...
15 Feb 2016
Yvonne Welings
Aankondiging terinzagelegging selectielijsten per 1 maart 2016, Nationaal Archief
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stcrt-2016-10140.html
In het kader van de archiefwettelijke procedure tot vaststelling van selectielijsten (art. 4, lid 2 van het Archiefbesluit 1995) ligt de navolgende (ontwerp)selectielijst tezamen met het verslag van het rond de selectielijst gevoerde overleg vanaf 1 maart 2016 voor een periode van zes weken ter inzage bij de informatiebalie in de studiezaal van het Nationaal Archief, en is deze te raadplegen op de website van het Nationaal Archief:
• Selectielijst voor de selectie van de administratieve neerslag van het handelen van het Kabinet van de Koning vanaf 30 april 2013
Eenieder kan gedurende de termijn van de inzage mondeling of schriftelijk een zienswijze indienen.
Een schriftelijke zienswijze moet worden gericht aan:
Nationaal Archief, t.a.v. de algemene rijksarchivaris
Postbus 90520, 2509 LM Den Haag
Een zienswijze kan ook per mail worden verzonden naar info@nationaalarchief.nl, onder vermelding van ‘zienswijze selectielijst’.
Uw zienswijze dient uiterlijk 11 april 2016 ingediend te zijn.
3 Mrt 2016
Yvonne Welings
Wie kent een gemeente, die nog niet heeft ingestemd met de nieuwe selectielijst en weet waarom ?
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/welke-gemeenten-hebben-nog-...
14 Mrt 2016
Annemieke Kolle
Nederland in 200 trends en 100 hotspots
Het Nationaal Archief heeft de meest kenmerkende ontwikkelingen en gebeurtenissen uit de periode 1976 – 2005 in kaart gebracht en beschreven binnen het project Maatschappijbrede Trendanalyse, met als resultaat de digitale publicatie Een samenleving in beweging. Deze publicatie geeft in circa 200 trends en 100 hotspots een overzicht van de recente geschiedenis van Nederland.
De Trendanalyse is uitgevoerd om te helpen bepalen welke archieven uit de periode 1976 – 2005 van bijzondere waarde zijn. Een handvat voor archiefinstellingen, archiefvormers en archiefbewerkingsorganisaties voor de selectie van te bewaren archieven dus.
Daarnaast is de Trendanalyse waardevol voor archiefonderzoekers. Het geschetste beeld geeft context aan archieven en kan een startpunt en hulpmiddel bij archiefonderzoek zijn. De Trendanalyse is zeker ook interessant voor iedereen die meer wil weten over de recente geschiedenis of de belangrijkste ontwikkelingen en maatschappelijke vraagstukken van Nederland.
17 Mrt 2016
Yvonne Welings
Aanpassing selectielijst 2017 ?
Bewaartermijnen van Europese subsidies
Twee jaar geleden schreef ik een blog onder de titel ’Waarom moet ik van Europa alles op papier bewaren?’ over de bestaande Europese verplichting om originele, papieren archiefbescheiden ook echt op papier te moeten bewaren. Veel collega’s bezwoeren dat je van Brussel bepaalde bescheiden niet mocht vervangen ook al had je een daartoe strekkend vervangingsbesluit.
Inmiddels heeft de provincie Zuid-Holland contact gehad met diverse juristen in onder andere Brussel en is duidelijk geworden dat archiefbescheiden die op grond van een nationale regeling inzake vervanging zijn gedigitaliseerd, ook vernietigd mogen worden. Tevens heeft de provincie gevraagd wat de exacte bewaartermijnen is voor de bescheiden die in het kader van de grote Europese subsidieprogramma’s als EFRO en Interreg worden ontvangen of opgemaakt. Dit betreffen dan bijvoorbeeld facturen en andere projectadministratie die voortkomt uit een verleende Europese subsidie, zoals betaalbewijzen, urenstaten en presentielijsten. Ook hierover zijn duidelijke antwoorden ontvangen.
De provincie zal de resultaten hiervan voorleggen aan de opstellers van de gemeentelijke en provinciale selectielijsten, opdat dit in de lijsten kan worden verwerkt. Over het algemeen kan gesteld worden dat de bescheiden tot 7 jaar na betaling van de laatste subsidie bewaard moeten worden als verantwoording richting de subsidieverstrekker.
Ons advies aan de opstellers van de selectielijst zal zijn een termijn van 10 jaar aan te houden en wel 10 jaar na beëindiging van het betreffende subsidieprogramma mits er geen gerechtelijke vervolging conform EU-Verordening 1083/2006 art 89 en 90 is ingesteld.
Zodra duidelijk is op welke wijze de termijnen in de selectielijsten komen zal ik in een volgende bijdrage de specifieke programma’s en de daarbij behorende bewaartermijn behandelen.
http://www.edocmanager.nl/blogsedocmanager/bewaartermijnen-van-euro...
21 Mrt 2016
Yvonne Welings
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/internetconsultatie-wet-mod...
22 Mrt 2016
Yvonne Welings
Fantastisch, er is een wiki in opbouw voor de nieuwe selectielijst 2017. Informatie transparant delen en benaderen.
Ontwerpselectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen (2017)
http://gemeente.selectielijst.wiki/xwiki/wiki/selectielijsten/view/...
4 Apr 2016
Yvonne Welings
Digitale selectie aan de bron, hoe je doe je dat ?
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/digitaal-archiveren-selecti...
19 Apr 2016
Yvonne Welings
http://www.rtvoost.nl/nieuws/default.aspx?nid=242580&cat=1&...
19 Apr 2016
Yvonne Welings
Dankzij Isaac Becu ontdekte ik een kleine lacune in de selectielijst m.b.t. personeelsdossiers. Naast het arbeidsomstandighedenbesluit is er ook een besluit stralingsbescherming, zou aangevuld moeten worden:
In artikel 91, derde lid, Besluit Stralingsbescherming bepaald dat gegevens betreffende blootstelling aan radioactieve straling dienen te worden bewaard totdat de persoon wiens gegevens het betreft een leeftijd van 75 jaar heeft bereikt of zou hebben bereikt maar ten minste dertig jaar nadat de persoon de handelingen heeft beëindigd.
23 Apr 2016
Yvonne Welings
Vernietigen, bewaren en datalekken
Inleiding
De invoering van de Wet datalekken per 1-1-2016 heeft tot consequentie dat overheden nog zorgvuldiger met vernietiging van persoonsgegevens om moeten gaan dan ze mogelijkerwijs al deden (of niet). Bij overheden is in dat geval niet alleen rekening te houden met de Wet bescherming persoonsgegevens (WBP), maar ook met de Archiefwet 1995 (AW95). Beschrijft de eerste vooral wat wel en niet mag met persoonsgegevens, de laatste beschrijft in het geval van bewaring en vernietiging van de toe te passen instrumenten, de verantwoordelijkheden en de manier van documenteren.
Aan de hand van stellingen wordt op deze pagina de relatie tussen de WBP en de AW95 weergegeven. Beide vullen elkaar mooi aan. Op de stellingen volgen een aantal conclusies. Zowel in het geval van vernietiging en als bewaring kan sprake zijn van datalekken. In deze context wordt geen aandacht besteed aan de eventuele meldplicht1. Dat is van geval tot geval te beoordelen.
Doel is te voorkomen dat persoonsgegevens te lang bewaard blijven of wel op niet correct wijze worden vernietigd2.
Stellingen
lees verder http://labyrinth.rienkjonker.nl/content/vernietigen-bewaren-en-data...
17 Mei 2016
Yvonne Welings
Vraag over vernietiging metadata ?
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/wat-vernietigen-aan-metadat...
17 Mei 2016
Yvonne Welings
Verzoek om eerdere vernietiging dossier schuldhulpverlening, wie wil hier eens zijn of haar licht laten schijnen ?
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/verzoek-om-vernietiging-dos...
20 Mei 2016
Yvonne Welings
Bewaren en vernietigen: een duivels dilemma
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/bewaren-en-vernietigen-een-...
22 Mei 2016
Yvonne Welings
Vraag over de nieuwe selectielijst ...
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/nieuwe-selectielijst-op-bas...
24 Mei 2016
Yvonne Welings
Praat mee met dit interessante vraagstuk via http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/percentage-blijvend-te-bewaren
30 Mei 2016
Yvonne Welings
Op RAAS is hoofdstuk IX Paspoortuitvoeringsregeling van toepassing.
Volgens artikel 72 moeten de in de reisdocumentenadministratie opgenomen gegevens na de datum van verstrekking bewaard gedurende een periode van:
- 11 jaar indien de geldigheidsduur van het verstrekte document 5 jaar of korter is of indien het verstrekte document niet wordt uitgereikt;
- 16 jaar indien de geldigheidsduur van het verstrekte document langer dan 5 jaar is.
Op de aanvullende bijlagen zijn deze bewaartermijnen niet van toepassing.
RAAS en documenten
http://www.breednetwerk.nl/profiles/blogs/raas-en-documenten
In de ontwerpselectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2017 worden de documenten niet expliciet vermeld.
De VNG gaat bezien hoe deze documenten verwerkt kunnen worden in de nieuwe lijst.
21 Jun 2016
Yvonne Welings
De nieuwe selectielijst voor gemeenten en de hotspotmonitor
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/nieuwe-selectielijst-gemeen...
16 Jul 2016
Yvonne Welings
Langere bewaartermijn patiënten- en jeugddossiers
http://www.breednetwerk.nl/profiles/blogs/bewaartermijn-pati-ntendo...
6 Aug 2016
Yvonne Welings
MH17 is een hotspot, maar is hier rekening mee gehouden ? Recent zijn daar Kamervragen over gesteld.
http://www.breednetwerk.nl/profiles/blogs/kamervragen-over-het-arch...
29 Aug 2016
Yvonne Welings
De nieuwe concept Selectielijst voor archieven 2016 - 2036 is in opdracht van de Adviescommissie Archieven van de VNG voor alle gemeenten en intergemeentelijke organen ontwikkeld. Het resultaat biedt een totaal nieuwe kijk op de selectie van overheidsarchieven met een nieuwe waarderingsmethodiek en waarderingsinstrumenten van het Nationaal Archief.
Opzet en werkwijze Deze cursus biedt naast informatieoverdracht veel ruimte voor interactie. Bij de informatieoverdracht ligt de nadruk op basisbegrippen en de toepassing. Verdieping aan de hand van concrete casusposities met een ruime mogelijkheid om uw vragen te stellen en te discussiëren.
Resultaat Na deelname aan de cursus:
De nieuwe concept Selectielijst:
- de selectielijstprocessen - generieke en specifieke resultaten - overgangsmomenten - de opschoontermijnen.
Deze cursus wordt in samenwerking met VHIC Faculty uitgevoerd. Zij hebben de nieuwe concept Selectielijst voor archieven 2016 - 2036 is in opdracht van de Adviescommissie Archieven van de VNG ontwikkeld. Naast de inhoudelijke kennis van de gemeentelijke praktijk is daarmee aansluiting op uw leerdoelen en leerwensen gegarandeerd.
Data en locaties Donderdag 29 september in Utrecht Donderdag 13 oktober in Utrecht Donderdag 10 november in Utrecht Donderdag 8 december in Utrecht
Deelnemers aantal Aan de cursus kunnen maximaal 18 personen deelnemen.
Investering De investering voor deelname aan de cursus bedraagt € 495,00 exclusief 21% btw, inclusief documentatie en catering. De gemeente kan de btw terugvorderen via het btw-compensatiefonds.
Inschrijven Wilt u van deelname verzekerd zijn? Schrijf u dan direct in. Ongeveer een week voor de cursus ontvangt u een bevestiging. Uw inschrijving is bindend. Registratie in verband met de Wet bescherming persoonsgegevens aangemeld bij het CBP op 24 juli 2002, meldingsnummer m-1026707.
Inschrijving wijzigen of annuleren Wilt u uw inschrijving wijzigen of annuleren, dan kunt u dat doen door opnieuw in te loggen en naar uw inschrijving te gaan. Bent u bij nader inzien niet in de gelegenheid om aan de cursus deel te nemen, dan kunt u uw inschrijving (tot een maand voor de cursus kosteloos) via de website annuleren of via mail een vervanger aanmelden. Mail deze naar: vngacademie@vng.nl.
Informatie Voor meer informatie over de logistiek en organisatie kunt u contact opnemen met Usha Patandin; telefoon: 070 - 3738492 of e-mail: vngacademie@vng.nl.
1 Sept 2016
Yvonne Welings
Archiefwet ondergeschikt aan privacy ?
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/archiefwet-ondergeschikt-aa...
4 Sept 2016
Yvonne Welings
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/toegevoegde-waarde-selectie...
7 Sept 2016
Yvonne Welings
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/gebruik-van-analyses-en-hot...
6 Okt 2016
Yvonne Welings
Vernietiging en de Wet Open Overheid (WOO)
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/vernietiging-van-documenten...
7 Nov 2016