Internetconsultatie Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer

Beste vakgenoten,

Ik werd gewezen op de internetconsultatie van de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer. Onder het motto "zegt het voort" hierbij de link: https://www.internetconsultatie.nl/wet_modernisering_elektronisch_b...

Naast de (eventuele) invloed op digitale werkprocessen wordt er (op pagina 4 van het pdf-bestand) een bewaartermijn van vijf jaar voorgesteld voor "(...)alle gegevens betreffende de ontvangst van aan het bestuursorgaan gezonden berichten en de verzending van aan de geadresseerde gezonden berichten, waaronder de aan de geadresseerde gezonden ontvangstbevestigingen, bedoeld in artikel 2:15a, eerste lid, en mededelingen, bedoeld in artikel 2:15d, eerste lid, alsmede alle gegevens over de kennisneming van deze berichten (...)".

De consequenties voor de inrichting van processen vallen buiten mijn directe 'scope', maar met bewaartermijnen houd ik me wel bezig. Het lijkt mij (en een directe collega met mij) niet logisch om voor (gegevens over) berichten een bewaartermijn te hanteren die afwijkt van de bewaartermijn van het zaaktype (of dossier) waar een bericht bij hoort.

Hoe denken jullie hierover?

Vriendelijke groeten,

Annemieke

Weergaven: 599

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

@Annemieke, bij deze bewaartermijnen moet je niet direct aan de selectielijst denken, maar de tijd hoe lang bestanden in bijvoorbeeld de berichtenbox beschikbaar moeten zijn. De genoemde termijn is voor de overheid bedoeld om bestanden op te schonen zoals ze dat ook af en toe in het OLO doen. Zowel het OLO als berichtenbox hebben geen archiveringsfunctie. Er is voor een beperkte bewaartermijn gekozen.

Als je als overheid een analoge brief verstuurt aan een burger en/of ondernemer, verwacht je van de burger dat die zijn of haar eigen brieven bewaart. Jij als overheid bewaart je eigen exemplaar op grond van de vigerende bewaartermijnen.

Feedback zou kunnen bestaan dat je als overheid zeker moet zijn dat het bericht is bezorgd en dat de betreffende persoon of onderneming het exemplaar heeft ontvangen, digitaal aantekenen bijvoorbeeld ?

Ik interpreteer dit wetsvoorstel (en de memorie) breder dan hoelang een bericht aanwezig moet zijn in een portal. Er wordt (op pagina 23 van het pdf-bestand) echt gesproken over het vijf jaar lang moeten bewaren van bewijzen van verzending en ontvangst van berichten, zodat het overheidsorgaan kan aantonen wanneer iets iet verzonden danwel ontvangen.

Het lijkt me stug dat dat voor alle berichten relevant is. Voor berichten (die bij zaken horen die) korter dan vijf jaar moeten (mogen!) worden bewaard zou het m.i. ook niet logisch zijn als het bewijs van verzending/ontvangst van berichten nog moet worden bewaard nadat het bericht moet zijn vernietigd.

Volgens mij heeft Annemieke gelijk. De nieuwe tekst voor artikel 2:17, lid 4, geeft bijvoorbeeld aan dat de ontvangstbevestigingen, bedoeld in artikel 2:15a, eerste lid, vijf jaar bewaard moeten worden. Artikel 2:15a, eerste lid, gaat inderdaad over de ontvangstbevestiging die je krijgt als je een elektronisch bericht naar bijvoorbeeld de gemeente hebt gestuurd.

 

Bijvoorbeeld, als ik een e-mail stuur naar de gemeente en ik krijg een automatische ontvangstbevestiging, dan moet de gemeente die automatisch gegenereerde e-mail vijf jaar bewaren. Ander voorbeeld, als ik via de website een afspraak maak bij de gemeente en die afspraak wordt per mail bevestigd, dan moet de gemeente die e-mail vijf jaar bewaren.

 

Artikel 2:17, lid 4, beperkt zich overigens niet alleen tot de ontvangstbevestigingen! Het gaat om alle gegevens over:

  • de ontvangst van een elektronisch bericht,
  • de verzending van een elektronisch bericht, inclusief:
    • ontvangstbevestigingen,
    • de mededeling dat er een bericht klaar staat (bijvoorbeeld in de PIP: "U heeft post!"),
    • gegevens over wanneer een bericht door de ontvanger geopend is.

 

Daarbij vind ik het lastig om aan te duiden wie bij MijnOverheid bewaarplichtig is. Is dat de afzender van het bericht (bijvoorbeeld de gemeente) of is dat MinBZK omdat zij de mededeling verzenden dat het bericht klaar staat? Veiligheidshalve zou ik mijn organisatie adviseren om al het berichtenverkeer met MijnOverheid te loggen en vijf jaar te bewaren. Weet dat dat inclusief de digitale brieven en zaak-informatie zelf is!

 

Ik baseer mijn antwoord op het voorstel dat ongeveer twee maanden geleden bij de VNG is besproken. Een collega van mij was daarbij betrokken.

Ik ben blij dat er bij de VNG over wordt gesproken. Desalniettemin legt de voorgestelde wetstekst een bewaarplicht in van vijf jaar op alle digitale berichtenverkeer. Dit is een wet. De Selectielijst is een weet-ik-veel.... beleidsstuk? De wet staat daarboven.

Als deze wet met deze bewoording wordt vastgesteld dan zal ik als DIV-er aan ICT moeten vragen om alle elektronische berichtenverkeer dat over onze organisatiegrenzen heen gaat (incl. e-mail en digitale brieven) te loggen en vijf jaar lang te bewaren.

Dat is althans wat ik lees.

Als ze MijnOverheid slechts om de vijf jaar willen opschonen, dan vind ik dat best. Da's hun pakkie-an en niet de onze.

Don't Shoot the Messenger.

Het is een internetconsultatie, wat let jullie om te reageren ? Volgens mij is dat de bedoeling van een dergelijke consultatie.

De reactie voor de internetconsultatie is in voorbereiding. 

Ik vind de gesprekken hier op Breednetwerk heel vaak erg nuttig bij het schrijven van notities, reacties en wat dies meer zij, vandaar mijn vraag aan Breednetwerk over hoe 'men' de (consequenties van de) voorgestelde wet ziet. :-)   

De principiële vraag is of MijnOverheid enkel een overdrachtsfunctie heeft en berichten in de berichtenbox en lopende zaken een beperkte bewaartermijn kennen of dat deze functionaliteiten een onbeperkte bewaarfunctie hebben voor de burger. Daarbij zijn er vragen zoals:

  • Mag de overheid de berichtenbox opschonen als service aan de burger of moet de overheid de berichtenbox gelijk stellen aan een persoonlijke brievenbus?
  • Wat zou er geregeld moeten worden om de bewaartermijn in de MijnOverheid berichtenbox toch te beperken?

Elke keuze heeft een eigen kostenplaatje.

Goed punt.

Momenteel staat bij 'veelgestelde vragen' dat berichten onbeperkt bewaard worden in de berichtenbox van mijnoverheid.nl, dat het Ministerie van Binnenlandse Zaken verantwoordelijk is en dat het beheer door Logius wordt gedaan.

Misschien komt er wel een proces waarbij de burger een 'verzoek voor een machtiging tot vernietiging' krijgt aangeboden voor zijn stukje mijnoverheid als BZK of Logius wil of moet opschonen. :)

Antwoorden op discussie

RSS

© 2021   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden