Wie kan mij nu zeggen wat de bewaartermijn is van afgesloten clientendossiers?

Eerst hadden we de Wet Boeten, daarin stond dat deze dossiers 20 jaar bewaard moesten blijven.

Deze Wet is nu afgeschaft.

Volgens de Landelijke Stukkenlijst 2005 moeten deze dossiers 10 jaar bewaard worden.

Als je nu landelijk kijkt wat gebruikelijk is hanteren de meeste organisaties te vernietigen na 7 jaar.

De gemeente Zevenaar scant vanaf 2005 deze dossiers als, maar volgens mij is er nooit substitutie aangevraagd en worden de papieren dossiers ook niet meer bewaard.

Wie heeft het juiste antwoordt?

Weergaven: 5807

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Bert,

Volgens de Landelijke Stukkenlijst 2008 (tweede, geheel herziene druk) moeten deze 20 jaar bewaard worden.

Gemeenten hebben de bevoegdheid op grond van artikel 58, lid 1 van de Wet Werk en Bijstand (WWB) om teveel betaalde uitkeringen of andere fraude terug te vorderen. Dit komt voort uit de eerdere Wet Boete (en Maatregelen) uit 1997, die met de inwerkingtreding van de Wet Werk en Bijstand (WWB) op 1 januari 2004 is vervallen. Een gemeente kan op grond van de WWB zelf bepalen of ze overgaat tot terugvordering van bijstand om in het geval van teveel betaalde uitkeringen of andere fraude terug te vorderen. De verjaringstermijn voor een dergelijke terugvordering in het wetboek van rechtsvordering is 20 jaar. Uw archieven zijn de reflectie van overheidshandelen. Daarom is in de ‘selectielijst archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen’ de bewaartermijn van cliëntendossiers van 7 jaar verruimd naar 20 jaar. Dat betekent dat voor de bewijsvoering alle dossiers 20 jaar in archiefruimten moeten worden bewaard, toegankelijk gehouden en geconserveerd.

De terugvordering is een bevoegdheid, geen verplichting. Die terugvordering moet plaatsvinden 'Binnen 5 jaar na de ontdekking van het bestaan van de vordering'. De datum waarop de termijn van terugvordering ingaat wordt bepaald door het tijdstip waarop alle gegevens over de teveel ontvangen bijstand bekend zijn. De verplichting tot actie zoals opgelegd door de Wet Boeten en daaraan gekoppelde verplichte bewaring voor een periode van 20 jaar is komen te vervallen. De bewaartermijn van 20 jaar komt daarmee in een ander daglicht te staan.

Er kan binnen de huidige wettelijke kaders overwogen worden een belangen- c.q. risicoafweging te maken tussen de pakkans en de daaraan gewenste termijn om te kunnen terugvorderen tegenover de te maken kosten van beheer en bewaring. Veel gemeenten, zoals Leeuwarden, Oosterhout, Oisterwijk en Dongen, hebben op grond van deze afwegingen besloten de bewaartermijn terug te brengen tot 7 jaar na verval belang. De termijn van 7 jaar is daarbij gerelateerd aan de algemene bewaartermijnen van financiële gegevens. De zeven jaar is van toepassing op de sluitingsdatum van een dossier (bv. sluiting dossier in 2010, vernietigen in 2018) én is van toepassing voor zowel papieren als elektronische dossiers.

 Samengevat is het dus de vraag of de kosten van een bewaartermijn van 20 jaar in de vorm van beheer en (digitale) opslag opweegt tegen de kosten van terugvordering. Het college van B. en W. heeft de bevoegdheid om te besluiten de termijn te verkorten deze een besluit neemt dat er wordt afgezien van de invordering. Veel andere gemeenten hebben eerder besloten de termijn uit efficiencyoverwegingen terug te brengen naar 7 jaar. Een gemeente kan zelf de afweging maken of de gevolgen voor de administratie zoals het minder lang hoeven te zorgen voor bewaring en toegankelijk houden opweegt tegen de daadwerkelijke inkomsten uit de invorderingen.

Uiteraard is vervanging ook een optie, omdat het V-stukken betreffen is alleen toestemming van de aangestelde gemeentearchivaris nodig, niet van GS.

Ook als gemeentelijk archiefinspecteur in de Hoekse- en Alblasserwaard krijg ik deze vraag regelmatig voorgelegd vanuit gemeenten. Wij geven geen vervroegde machtiging voor vernietiging, aangezien de selectielijst 1996 onze leidraad is en 20 jaar voorschrijft. Wel geven we in overweging over te gaan tot substitutie, zoals Yvonne hierboven ook aangeeft.

Het is ook de  bevoegdheid van het college om dit in deze te besluiten, de bevoegdheid berust niet bij de gemeentearchivaris.

In de gemeente Cranendonck heeft B & W ingestemd met het terug brengen van de V - termijn van clientendossiers Wmo van 20 jaar naar 7 jaar...

Vooruitlopend op de aanpassing van de gemeentelijke selectielijst hebben gemeenten door gewijzigde wetgeving (WWB) specifiek voor de genoemde cliëntendossiers de bevoegdheid de bewaartermijn te verkorten. In de regio Alkmaar/Kop Noord-Holland geven wij als gemeentelijke inspectie onder voorwaarden toestemming om de bewaartermijn van de genoemde dossiers te verkorten tot 7 jaar. Voorwaarden zijn een collegebesluit met een motivatie van de afwijking (terugvorderingspraktijk afgezet tegen kosten; risicoafweging) en een verwijzing naar het wetsartikel waarop de wijziging is gebaseerd. Uiteraard dienen de proceseigenaren geconsulteerd te zijn en moet de procedure rond de eerdere vernietiging in orde zijn.

 

@Karel, wanneer zou die aangepaste selectielijst toch komen ? We wachten oh zo lang......

De nota van Tilburg staat direct online op de website van de gemeente Tilburg, zie deze link.

Iedereen bedankt voor de reacties.

Het is me nu wel duidelijk geworden dat wij het College van BenW toestemming moeten vragen, zodat wij deze dossiers na 7 jaar kunnen vernietigen!

De Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid Noardwest Fryslân, die werkt voor acht gemeenten, gaat digitaal werken voor aanvragen bijzonndere bijstand, meer weten kijk op deze link.

De nieuwe selectielijst voorziet in de mogelijkheid om van 20 jaar naar 7 jaar bewaren en dan vernietigen. Dit kan worden gedaan door een collegebesluit. Echter op 12 oktober 2012 is er een nieuw besluit aanscherping handhaving en sanctiebeleid SZW-wetgeving vastgesteld. Daarin wordt de gemeente een verplichting opgelegd tot fraudevervolging. Maar hoe verhoudt zich dat nu tot een besluit tot verkorten van de vernietigingstermijn.


In ieder geval mag er geen kosten/baten analyse worden gemaakt om fraude binnen de verjaringstermijn niet meer te vervolgen. De verjaringstermijn van 20 jaar staat in het burgerlijk wetboek (3:309) en daar mag dus niet op gekort worden.  Die beslissing tot vernietiging wordt vaak op basis van een kosten/baten analyse gemaakt? Maar het komt niet zo veel voor dat er zaken na 7 jaar voorkomen, maar het is niet uitgesloten. De kosten voor bewaring van de stukken weegt dan niet op tegen de opbrengsten van de terugvordering en de vervolging van fraude. Het nieuwe besluit zegt eigenlijk dat het maatschappelijk doel dat met vervolging wordt gediend is groter dan de kosten die daarmee gemoeid zijn.

Of is de basis voor de verkorting van de termijn een risico-analyse? Met het vernietigen van de dossiers een geslaagde kans op succesvolle vervolging van fraude minder groot of is het zo dat het dossier geen invloed heeft op succesvolle vervolging omdat er ander bewijsmateriaal voor handen is?

Ik ben erg benieuwd naar jullie mening. Een door mijn collega opgevraagd advies van het informatiepunt Fraudewet leverde weinig op!

Bennie, bedankt. Ik denk dat er wel een verschil is tussen plattelandsgemeenten  en grote steden.

Antwoorden op discussie

RSS

© 2020   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden