Opmerking

Reactie van Eddy Machiela op 12 Juli 2011 op 18.46

Ook ik ben (vanuit een justitie onderdeel) erg benieuwd naar de ervaringen over vervanging. Waar het mij in het bijzonder om gaat, is de vernietiging van (ooit) voor vernietiging in aanmerking komende documenten na digitalisering.

Ik heb begrepen dat daar in principe (..) geen machtiging voor nodig is, maar wie heeft daar ervaringen mee en heeft evt nog advies (stukken) voor mij/ons?

Alvast bedankt.

Reactie van Joost van Koutrik op 7 Juni 2010 op 23.45

@Marion Om nog even op je eerste bericht terug te komen: het onderwerp houdt de gemoederen dus nog steeds aardig bezig. :)

Reactie van Marco Klerks op 7 Juni 2010 op 20.31

@Marion Ik meende mij al te herinneren dat jij er bij betrokken bent geweest. Het onderwerp substitutie is in de loop der tijd van hand tot hand gegaan.

Het besluit is overigens niet in het DMS gearchiveerd, maar zit in een papieren dossier. En leg even je oor tegen het beeldscherm, want anders horen de andere BREED' ers het ook..... Ik heb het authentieke besluit niet opgezocht, maar ik heb even snel gekeken naar het Word-bestandje dat op intranet staat gepubliceerd.

@Ton Ik ben het er niet helemaal mee eens dat je een totaal-product moet bieden. Ik denk wel dat je een totaal-visie moet hebben en moet kunnen uitleggen wat die visie is en hoe het aangeboden product daarbinnen past.

En wat nog veel belangrijker is, het is niet genoeg dat je een (totaal- of deel-) product aanbiedt dat werkt. Het moet ook BETER werken. Waarom zouden ze de moeite nemen om te veranderen (digitaliseren) als het oude net zo goed werkt als het nieuwe? Je moet dus duidelijk kunnen maken wat de meerwaarde is.

Ikzelf probeer de analoge werkwijze, de gemeenschappelijke schijf, Dropbox, et cetera als concurrenten te zien van "mijn" DMS. Wat heeft mijn product méér te bieden dan alle andere aanbieders? Dan komt de kunst van het verleiden...

Overigens vind ik in de praktijk afdwingen vaak makkelijker dan verleiden, maar dat is mijn gebrek. ;-)

Reactie van Yvonne Welings op 7 Juni 2010 op 16.20

Zie in dit verband het antwoordop rijksniveau, meer info via link

Welke instructies krijgen met name beleidsambtenaren in het digitale tijdperk inzake het bewaren dan wel vernietigen van documenten?


Bij duurzame informatiehuishouding gaat het om het duurzaam toegankelijk houden van de essentiële informatie die nodig is voor de uitvoering van taken door de overheid. Die informatiehuishouding vormt de komende jaren voor de beleidsambtenaren een hybride (zowel papieren als digitale) omgeving. Bij de departementen zal de inhoudelijke instructie over het bewaren van digitale informatie daarom niet afwijken van die voor papier: alle informatie die nodig is om een bepaald besluit te reconstrueren zal conform de vastgestelde selectielijst bewaard moeten worden. Bewustzijn hierover bij de beleidsambtenaren is hiervoor noodzakelijk. Dit valt binnen de eigen verantwoordelijkheid van de ministers voor hun informatiehuishouding.

Reactie van Bas de Groot op 7 Juni 2010 op 15.56

@Marion: Klopt, en vaak laten politieke bestuurders dan ook nog eens hun eigen vergaderstukken in netjes uitgeprinte bundeltjes klaarmaken voor hun vergaderingen "want vanaf een computerscherm bladert het zo slecht"... ;-)
Niet voor niets legt bv de NEN ISO 15489 de nadruk op het formuleren van beleid op het gebied van informatievoorziening: als je niet weet waar je over 5-10 jaar wilt staan mbt digitaal werken en digitaal archiveren, en als je de verantwoordelijkheden en verantwoordelijkheden daarin niet hebt vastgelegd, hoe wil je dan een rode draad volgen waar je je projecten op kunt laten aanhaken?
En als je dan wilt gaan vervangen, hou je dan rekening met de tijdelijke hybride situatie, met alle personele gevolgen (onvoldoende formatie voor het compleet bijhouden van zowel digitaal als papieren archief) vandien?

Reactie van Mart Mommers op 7 Juni 2010 op 15.25

Hallo Ton,
Ik ben het met je eens dat organisaties gaan digitaliseren zonder nu daadwerkelijk te weten waar ze staan. Ben vorige week naar een ADR-bijeenkomst van Doxis geweest over de WABO. Het 'toetje' van de bijeenkomst was de presentatie van het MO3-model (Model voor oplossingsgericht ontwikkelen van de organisatie). De SOD heeft samen met Doxis dat model ontworpen vanuit het perspectief van de informatiehuishouding. Het model staat voor dat je de ontwikkeling van je informatiehuishouding stap voor stap neemt. Het levert je inzicht op waar je nu staat, waar je naar toe wilt en wat je moet doen om daar te komen (van analoog naar digitaal of elke tussenliggende fase). Het is van belang dat medewerkers, de techniek en de werkwijzen en processen op elkaar aansluiten en op elkaar afgestemd zijn. Het MO3-model geeft inzicht in de eigen situatie. Je kunt daarmee analyseren waar je op dit moment staat en waar en welke acties nodig zijn om de informatievoorziening op een logische manier te laten ontwikkelen zodat de transitie van documentgericht naar procesgericht tot ketengericht zo soepel mogelijk verloopt in een tempo dat bij de eigen organisatie past. Het model heeft niet alleen inzicht in de techniek en procedures maar geeft ook aan wat dan aan competenties van medewerkers verwacht mag worden. Het model zou, volgens de vertegenwoordigers van Doxis, op hun website beschikbaar komen.
Noot: ik heb geen aandelen bij Doxis.

Reactie van Marco Klerks op 7 Juni 2010 op 13.50

@Marion In 2004 heeft het college B&W in 's-Hertogenbosch besloten toestemming te geven voor het substitueren van te vernietigen bescheiden. Ik heb het besluit even voor je opgezocht. ;-)

In de inleiding wordt vooral gesproken over het "papier-arme kantoor" en het "papier-arm werken". Dit beleid lijkt dus aanleiding te zijn geweest om het substitutie-vraagstuk op te pakken.

Later in het besluit wordt inderdaad de kostenbesparing genoemd. De rest van het besluit gaat hoofdzakelijk over de voorwaarden en uitvoering van de substitutie.

Reactie van Yvonne Welings op 7 Juni 2010 op 13.19

Zie in dit verband ook de voorgestelde tekst van de VNG van afgelopen vrijdag voor art. 7 van de Archiewet. . Interbestuurlijk toezicht is volgens de VNG niet nodig, het horizontaal toezicht is soms niet aanwezig.
De VNG refereert naar de verschillende kaders.
Ik spreek de behoefte uit in het kader van vervanging naar een gemeentelijk kader, dat ook te toetsen is en garanties geeft op digitale toegankelijkheid. De keuze van een RMA hangt ook af van je keuze voor een e-depot, DMS.

Reactie van Marco Klerks op 7 Juni 2010 op 11.28

@Ton Hoe bedoel je?

Reactie van Paul Huismans op 7 Juni 2010 op 7.59

@ Marion en Joost: Natuurlijk merk je geen verschil tussen vervanging en substitutie. Dat is er namelijk niet. En afgezien van een procedure voor vervanging, die we ingewikkelder hebben gemaakt voor archiefstukken die we blijvend moeten bewaren: je moet met op termijn te vernietigen stukken toch net zo zorgvuldig omgaan (zo lang ze bestaan) als met blijvend te bewaren stukken. En bij dit laatste is het vervangen niet het grootste probleem, lijkt me. Het probleem begint pas daarna, als je digitale stukken voor de eeuwigheid betrouwbaar en bruikbaar wilt houden. Maar zo langzamerhand mag je, denk ik, gaan verwachten dat de meeste van die stukken digital born zijn, waaraan dus helemaal geen vervanging meer te pas komt.

• ‹ Vorige
• 1
• …
• 30
• 31
• 32
• 33
• Volgende ›
• Pagina