Nieuw in de selectielijst

Vanaf 1 januari 2020 zijn de audio- en videotulen opgenomen als permanent te bewaren bestanden in de Selectielijst archiefbescheiden gemeenten en intergemeentelijke organen 2017, actualisatie 2020. Dit geldt voor alle Nederlandse gemeenten. Dit is in de toelichting:  

19.1.6 Agenda, verslag, opnames en besluitenlijst van bestuurlijke besluitvorming

Naar aanleiding van een uitspraak van de Raad van State (ECLI:NL:RVS:2014:3756) zijn gemeenten niet verplicht zijn videotulen te bewaren. Als er meerdere vormen van verslaglegging zijn, dus én schriftelijk én in beeld en geluid, valt (gelet op het arrest van de RvS) de keuze voor blijvende bewaring op het meest uitgebreide (informatierijke) verslag. Een verplichting is dit echter niet; er kan ook gekozen worden om beide verslagen te bewaren, waarmee de openbaarheid van bestuur – dus het democratische en maatschappelijke belang – optimaal worden gediend. Vanuit cultuurhistorisch oogpunt is het belangrijk dat videotulen wel bewaard permanent worden.

In 2013 werd een rapport gepubliceerd van de Vereniging van Griffiers (VvG): Videotulen voor de eeuwigheid? Over het spanningsveld tussen Gemeente- en Archiefwet. Een van de conclusies toen was dat wat de video- en of audiotulen betreft er geen verplichting is om deze te maken, maar als ze wel zijn gemaakt, deze op grond van de Archiefwet 1995 blijvend zouden moeten worden bewaard. De achterliggende gedachte hierbij is vooral dat audiovisuele verslagen niet alleen dienen als service aan de burger, maar ook rechtsgevolgen kunnen hebben. In 2014 oordeelde de Raad van State dat het maken van een audio- of videoverslag van een openbare gemeenteraadsvergadering niet verplicht is.[1] Gemeenten zijn slechts verplicht een besluitenlijst van de raadsvergadering te publiceren (Gemeentewet, art. 23). Alleen wanneer het audio- of videoverslag het enige verslag van de vergadering is (en er dus geen besluitenlijst wordt gepubliceerd), is het audio- of videoverslag te beschouwen als permanent te bewaren informatie. In dat laatste geval vervangt het audio- of videoverslag de besluitenlijst.[2]

 

Archiveren van videotulen is een verplichting

Op gemeenten berustte geen verplichting tot het vervaardigen van audio(visuele) verslagen. De wettelijke verplichting is minimaal: het publiceren van een besluitenlijst van de raadsvergadering, op basis van art. 23 van de Gemeentewet. Wanneer wel overgegaan wordt tot audio(visuele) verslaglegging, zijn deze verslagen vanaf 1-1-2020 wel te beschouwen als permanent te bewaren informatie.

Besloten vergaderingen

Bij vergaderingen met vertrouwelijke/geheime vraagstukken wordt de camera vaak uitgezet. Uiteraard wordt hetgeen wat besproken wel genotuleerd.

Tijdelijke wet digitale beraadslaging

De gevolgen van de nieuwe Tijdelijke wet digitale beraadslaging en besluitvorming provincies, gemeenten, waterschappen en de openbare lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba zijn op dit moment niet helder in beeld. Ook met teams en zelfs Zoom worden opnames gemaakt. Onlangs verscheen hierover een factsheet.

[1] ECLI:NL:RVS:2014:3756.

[2] Zie Yvonne Welings, Democratisch bewaren van videotulen ?, Breednetwerk d.d. 29 oktober 2016.

Weergaven: 476

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Is er ook een definitie die "audiotulen en videotulen" kan onderscheiden van een "beeld- en geluidsopname" (bestanden) c.q. "uitzending van de vergadering" (streaming) ? M.a.w. wanneer wordt een uitzending een "verslag" in de bedoelde context ?

In de hoop dat ik het goed uitleg:

Voor 1 januari 2020:

  • Indien er alleen een videoverslag is gemaakt, is dit op basis van de Archiefwet een te bewaren archiefstuk. Deze optie past bij de huidige trend om van de raadsvergaderingen alleen een videoverslag te publiceren en geen schriftelijk verslag meer te maken.
  • Als er meerdere vormen van verslaglegging zijn, dus én schriftelijk én in beeld en geluid, valt (gelet op het arrest van de RvS) de keuze voor blijvende bewaring op het meest uitgebreide (informatierijke) verslag. Een verplichting is dit echter niet; er kan ook gekozen worden om beide verslagen te bewaren, waarmee de openbaarheid van bestuur – dus het democratische en maatschappelijke belang – optimaal worden gediend.

Werd in 2013 dus nog van uitgegaan dat er een verplichting was voor het archiveren van beide versies (besluitenlijst en videotulen). Een uitspraak van de Raad van State (ECLI:NL:RVS:2014:3756) bevestigde een bepaling in de Gemeentewet dat het maken van een vergaderverslag niet verplicht is. Dit arrest draaide om de vraag of een gemeente een audioverslag van een raadsvergadering integraal had moeten bewaren.

Na 1 januari 2020

Verplichting tot het bewaren van audio- en videotulen ook al wordt er een besluitenlijst opgesteld.

Wij hebben onderzoeken gedaan naar de archivering van videotulen bij tien gemeenten. Vaak was het Reglement van Orde niet actueel, maar belangrijker er zaten vaak nogal wat haken en ogen in de leveranciersovereenkomsten over teruglevering van bestanden en metadata (intellectueel eigendom).

Dag Yvonne,

Ik blijf de status van video/audiotulen ingewikkeld vinden.

Als ik het goed begrijp zijn de per 1-1-2020 de videotulen per definitie blijvend te bewaren. Echter, aan de bepaling in de gemeentewet waarop de RvS zich baseert, die een karige invulling geeft aan de verslaglegging, is niets veranderd. Hoe kan het dan dat de bewaartermijn nu verandert? Is dat puur op basis van de selectielijst die voortvloeit uit de Archiefwet?  

Basis is inderdaad de selectielijst, die aan eenieder vooraf is voorgelegd. Overigens hebben alle griffiers zich al in 2013 uitgesproken dat dit moet gebeuren. Gemeente Tilburg gaat daarom ook die van voor 2020 bewaren, en jullie? 

Antwoorden op discussie

RSS

© 2021   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden