Voor een project bij mijn gemeente ben ik bezig om te inventariseren hoeveel bewaartermijnen er zijn. Vreemd genoeg is zo'n overzicht niet te googelen. Tenminste ik heb het niet kunnen vinden. Om dit overzicht te krijgen heb ik een excel bestand uit de I-navigator gebruikt. De bewaartermijnen die hier in staan heb ik naast de bewaartermijnen uit de lijst van de Selectielijst 2020 gelegd. Vreemd genoeg blijken deze twee lijsten uiteen te lopen; de Selectielijst 2020 heeft twee bewaartermijnen meer. Nu realiseer ik me dat de I-navigator organisatie-specifiek kan zijn en daarmee afwijkende termijnen kent van Selectielijst 2020.

Via de I-navigator valt er nog een andere lijst te genereren; 'resultaattypen met vernietigingsgrondslag'. Met deze lijst komen er nog weer 7 bewaartermijnen bij de andere lijst uit de I-navigator. Zie ook de bijlage die ik heb bijgevoegd. Mijn vraag is hoe al deze verschillen vallen te verklaren. En wat is het uitgangspunt bij de bewaartermijnen, de I-navigator of de Selectielijst 2020? 

Weergaven: 315

Bijlagen:

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Hallo Johan,

een paar dingen: 

Ten eerste is de selectielijst altijd leidend. Als je denkt dat er in de i-Navigator verkeerde bewaartermijnen zitten, dan kan je dat melden aan de helpdesk van de i-Navigator (helpdesk.dsp@sdu.nl).

Daarnaast: de selectielijst is ook voor niet-gemeentelijke organisaties zoals GGD's, Veiligheidsregio's en omgevingsdiensten. Niet alle bewaartermijnen in de selectielijst zijn dus voor gemeenten en dus ook niet te vinden in het Model-DSP voor gemeenten.

Tevens heeft de redactie heeeeel soms een logische interpretatie van een bewaartermijn genomen zodat het beter te automatiseren is en dat er 'Na afhandeling' kan worden gebruikt. 

We vertalen b.v. 1,5 jaar ook naar 18 maanden.

Ook neemt de redactie al bewaartermijnen mee die in wetgeving al zijn aangepast maar nog niet in de selectielijst staan. Dat vermelden we dan in de toelichting van dat proces/bewaartermijn.

Soms ontbreekt ook een bewaartermijn in het Model-DSP omdat het geen zaaktype is. Zo staat in de i-Navigator geen zaaktype voor scans van kentekens en daarom ontbreekt de termijn van 91 dagen.

Mocht je vragen hebben over specifieke bewaartermijnen in de selectielijst, dan je die vragen het beste stellen aan de helpdesk van de SDU/VHIC via de de knop in de i-Navigator onder 'Help'.

"En wat is het uitgangspunt bij de bewaartermijnen, de I-navigator of de Selectielijst 2020? "

De Selectielijst 2020 is leidend. Die is vastgesteld door de minister van OCW en is gebruikt als bron voor het vullen van het model-DSP in de i-Navigator.

Overigens geldt de Selectielijst 2020 voor stukken die vanaf 1 januari 2020 zijn opgemaakt en ontvangen. Als je in het project te maken hebt met oudere stukken, dan moet je de oudere selectielijsten gebruiken. Zie:

Hoi Kees-Jan,

Bedankt voor je reactie. Helder! De selectielijst is leidend maar de I-navigator actueler. Maar zoals gezegd er vallen twee lijsten met bewaartermijnen te genereren uit de I-navigator: 

- Werkprocessen

- Resultaattypen met vernietigingsgrondslag

De bewaartermijnen van deze twee lijsten lopen uiteen. Welke van deze twee is leidend? Ik hoor het graag!

Kees-Jan Vermeulen zei:

Hallo Johan,

een paar dingen: 

Ten eerste is de selectielijst altijd leidend. Als je denkt dat er in de i-Navigator verkeerde bewaartermijnen zitten, dan kan je dat melden aan de helpdesk van de i-Navigator (helpdesk.dsp@sdu.nl).

Daarnaast: de selectielijst is ook voor niet-gemeentelijke organisaties zoals GGD's, Veiligheidsregio's en omgevingsdiensten. Niet alle bewaartermijnen in de selectielijst zijn dus voor gemeenten en dus ook niet te vinden in het Model-DSP voor gemeenten.

Tevens heeft de redactie heeeeel soms een logische interpretatie van een bewaartermijn genomen zodat het beter te automatiseren is en dat er 'Na afhandeling' kan worden gebruikt. 

We vertalen b.v. 1,5 jaar ook naar 18 maanden.

Ook neemt de redactie al bewaartermijnen mee die in wetgeving al zijn aangepast maar nog niet in de selectielijst staan. Dat vermelden we dan in de toelichting van dat proces/bewaartermijn.

Soms ontbreekt ook een bewaartermijn in het Model-DSP omdat het geen zaaktype is. Zo staat in de i-Navigator geen zaaktype voor scans van kentekens en daarom ontbreekt de termijn van 91 dagen.

Mocht je vragen hebben over specifieke bewaartermijnen in de selectielijst, dan je die vragen het beste stellen aan de helpdesk van de SDU/VHIC via de de knop in de i-Navigator onder 'Help'.

Thanks!

Marco Klerks zei:

"En wat is het uitgangspunt bij de bewaartermijnen, de I-navigator of de Selectielijst 2020? "

De Selectielijst 2020 is leidend. Die is vastgesteld door de minister van OCW en is gebruikt als bron voor het vullen van het model-DSP in de i-Navigator.

Overigens geldt de Selectielijst 2020 voor stukken die vanaf 1 januari 2020 zijn opgemaakt en ontvangen. Als je in het project te maken hebt met oudere stukken, dan moet je de oudere selectielijsten gebruiken. Zie:

Als je bedoelt dat er een veld is op het tabblad 'Archivering' met een bewaartermijn en er zijn resultaattypen met vernietigingsgrondslagen, dan zijn de resultaattypen leidend. Het eerste veld is oud en werd in het verleden door een paar zaaksystemen gebruikt. Die termijn gaat altijd uit van een positief van een proces. Met de resultaattypen kan je aangeven wat de daadwerkelijk uitkomst is en wat dus de juiste bewaartermijn is conform de huidige selectielijst (het resultaat is leidend voor de bewaartermijn)

Johan Boomsma zei:

Hoi Kees-Jan,

Bedankt voor je reactie. Helder! De selectielijst is leidend maar de I-navigator actueler. Maar zoals gezegd er vallen twee lijsten met bewaartermijnen te genereren uit de I-navigator: 

- Werkprocessen

- Resultaattypen met vernietigingsgrondslag

De bewaartermijnen van deze twee lijsten lopen uiteen. Welke van deze twee is leidend? Ik hoor het graag!

Kees-Jan Vermeulen zei:

Hallo Johan,

een paar dingen: 

Ten eerste is de selectielijst altijd leidend. Als je denkt dat er in de i-Navigator verkeerde bewaartermijnen zitten, dan kan je dat melden aan de helpdesk van de i-Navigator (helpdesk.dsp@sdu.nl).

Daarnaast: de selectielijst is ook voor niet-gemeentelijke organisaties zoals GGD's, Veiligheidsregio's en omgevingsdiensten. Niet alle bewaartermijnen in de selectielijst zijn dus voor gemeenten en dus ook niet te vinden in het Model-DSP voor gemeenten.

Tevens heeft de redactie heeeeel soms een logische interpretatie van een bewaartermijn genomen zodat het beter te automatiseren is en dat er 'Na afhandeling' kan worden gebruikt. 

We vertalen b.v. 1,5 jaar ook naar 18 maanden.

Ook neemt de redactie al bewaartermijnen mee die in wetgeving al zijn aangepast maar nog niet in de selectielijst staan. Dat vermelden we dan in de toelichting van dat proces/bewaartermijn.

Soms ontbreekt ook een bewaartermijn in het Model-DSP omdat het geen zaaktype is. Zo staat in de i-Navigator geen zaaktype voor scans van kentekens en daarom ontbreekt de termijn van 91 dagen.

Mocht je vragen hebben over specifieke bewaartermijnen in de selectielijst, dan je die vragen het beste stellen aan de helpdesk van de SDU/VHIC via de de knop in de i-Navigator onder 'Help'.

Hoi Kees-Jan,

Ja dat bedoel ik. De resultaattypen zijn dan dus leidend.

Bedankt!

Groet,

Johan 

Kees-Jan Vermeulen zei:

Als je bedoelt dat er een veld is op het tabblad 'Archivering' met een bewaartermijn en er zijn resultaattypen met vernietigingsgrondslagen, dan zijn de resultaattypen leidend. Het eerste veld is oud en werd in het verleden door een paar zaaksystemen gebruikt. Die termijn gaat altijd uit van een positief van een proces. Met de resultaattypen kan je aangeven wat de daadwerkelijk uitkomst is en wat dus de juiste bewaartermijn is conform de huidige selectielijst (het resultaat is leidend voor de bewaartermijn)

Johan Boomsma zei:

Hoi Kees-Jan,

Bedankt voor je reactie. Helder! De selectielijst is leidend maar de I-navigator actueler. Maar zoals gezegd er vallen twee lijsten met bewaartermijnen te genereren uit de I-navigator: 

- Werkprocessen

- Resultaattypen met vernietigingsgrondslag

De bewaartermijnen van deze twee lijsten lopen uiteen. Welke van deze twee is leidend? Ik hoor het graag!

Kees-Jan Vermeulen zei:

Hallo Johan,

een paar dingen: 

Ten eerste is de selectielijst altijd leidend. Als je denkt dat er in de i-Navigator verkeerde bewaartermijnen zitten, dan kan je dat melden aan de helpdesk van de i-Navigator (helpdesk.dsp@sdu.nl).

Daarnaast: de selectielijst is ook voor niet-gemeentelijke organisaties zoals GGD's, Veiligheidsregio's en omgevingsdiensten. Niet alle bewaartermijnen in de selectielijst zijn dus voor gemeenten en dus ook niet te vinden in het Model-DSP voor gemeenten.

Tevens heeft de redactie heeeeel soms een logische interpretatie van een bewaartermijn genomen zodat het beter te automatiseren is en dat er 'Na afhandeling' kan worden gebruikt. 

We vertalen b.v. 1,5 jaar ook naar 18 maanden.

Ook neemt de redactie al bewaartermijnen mee die in wetgeving al zijn aangepast maar nog niet in de selectielijst staan. Dat vermelden we dan in de toelichting van dat proces/bewaartermijn.

Soms ontbreekt ook een bewaartermijn in het Model-DSP omdat het geen zaaktype is. Zo staat in de i-Navigator geen zaaktype voor scans van kentekens en daarom ontbreekt de termijn van 91 dagen.

Mocht je vragen hebben over specifieke bewaartermijnen in de selectielijst, dan je die vragen het beste stellen aan de helpdesk van de SDU/VHIC via de de knop in de i-Navigator onder 'Help'.

Als ik de discussie goed begrijp is de eindconclusie dat in alle gevallen de selectielijst leidend is bij afwijkende bewaartermijnen bij dezelfde zaak-resultaattypen, tenzij de afwijking in de I-navigator termijnen heeft doorgevoerd op basis van nieuwe wetgeving, of bestaande wetgeving die destijds door de selectielijst over het hoofd is gezien. Logisch want wetgeving is dan altijd leidend. Dat is nu dergelijke gevallen al bestaande selectiepraktijk, of dit nu wel of niet in een commercieel DSP product is meengenomen.

De vraag die blijft is welke status hebben afwijkende bewaartermijnen in de I-navigator wanneer deze niet op wetgeving zijn gebaseerd, maar door de leverancier op basis van eigen/nieuwe/andere? trendanalyses, risicoanalyses, systeemanalyses, of ander voortschrijdende inzichten zijn bepaald? Wat is dan leidend? En als leveranciers deze termijnen dan in afwijking van de selectielijst in eigen producten doorvoeren? Hebben die dan wel status? Of moet je die dan juist niet toepassen omdat termijnen die afwijken van de selectielijst kan betekenen dat in dat geval te lang bewaren of te vroeg vernietigen als onrechtmatig kan worden beschouwd?

Of is er (ook) sprake van zaak- en resultaattypen die in de selectielijst ontbreken, maar in de I-navigator wel zijn opgenomen? En hebben die daaraan toegekende termijnen dan wel een wettelijke status wanneer de niet op wet- en regelgeving is gebaseerd?

Maar hoe kan het dan dat deze termijnen en zaaktype in de selectielijst ontbreken?

Antwoorden op discussie

RSS

© 2022   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden