Bij onze gemeente wordt informatie / documenten uit specifieke applicaties (sociaal domein, vergunningen etc.) nog niet vernietigd omdat de applicaties zich daar niet voor lenen.

Heeft iemand ervaring hoe te vernietigen uit applicaties?

Tips zijn welkom!

Weergaven: 899

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Dat is een heel lastig vraagstuk. Ik zie wel een ontwikkeling in de markt waarbij leveranciers wel bewegen naar het inbouwen van een vernietigingsfunctionaliteit waar de procedure mee doorlopen kan worden. Bijv. in Zorgned is al veel mogelijk. Centric is zich serieus haar hoofd aan het breken over de inrichting in de suites (het is ingewikkeld, maar ze zijn er echt wel serieus en actief mee bezig)... 

En bij sommige vakapplicaties is er geen hele uitgebreide functionaliteit nodig omdat alles 1 dezelfde classificatie heeft. Denk bijvoorbeeld aan een applicatie voor administratie van facturen of een applicatie voor meldingen openbare ruimte. Dan kan je gewoon een regel opnemen in de vernietigingslijst 'meldingen openbare ruimte' met de periode en de classificatie erbij en in die applicatie de meldingen uit genoemde periode verwijderen en daar een log bestand van vragen voor de verklaring.

Het brengt wel met zich mee dat je in veel applicaties ea in moet richten en soms ook aanvullende modules moet komen. Voor RX.Mission (ruimte domein) moet je bijvoorbeeld een aanvullende archiefmodule kopen. 

Het mooist is om toe te werken naar een common ground architectuur waarbij alle data in 1 datalaag staat en door verschillende vakapplicaties aangevuld en bewerkt kan worden. Dan kan je namelijk ook met 1 applicatie organisatiebreed de vernietiging uitvoeren. Hierin wordt ook steeds meer mogelijk, maar voor de nabije toekomst zullen we zeker nog te maken hebben met beheer in verschillende applicaties. Immers, als zo'n common ground architectuur eenmaal staat heb je ook nog een boel oude troep op te ruimen.

Idd, vaak problematisch. Ik heb wel eens beweerd archivering by design is inkoop by design.

Nog niet zo lang geleden heb ik er over een deze blog geplaatst: Functionaliteit vernietigen in Suites Sociaal Domein - BREED - over...

Op de website wordt iets heel anders verteld. 

Op zich denk ik dat koppelen nog steeds de beste oplossing is. Dus als je het sociaal domein, VTH en burgerzaken gekoppeld hebt aan je centrale zaaksysteem, dan ben je voor een groot deel in control. Perfect is het niet, want er blijft altijd metadata achter in de taakapplicaties, maar dat hou je toch wel met berichten die in mail ed. blijven hangen. Hoewel er wel wat gebeurt met functionaliteit in taakapplicaties, is het nog steeds heel mager. Los van de vraag of je het allemaal decentraal zou willen beheren. 

Een ander voordeel van koppelen is dat je bepaalde functionaliteit organisatiebreed kan inzetten, zoals sjablonen en ondertekenen. 

Afgelopen vrijdag 17 februari woonde ik het webinar bij over mijn zaken,Tilburg is een van de pilotgemeenten om het zgw te verbeteren. En dan gaat het natuurlijk over de ontwikkeling van api’s in plaats van de huidige werkwijze van koppelen. Een leverancier deelde open dat zo lang gemeenten deze omslag niet maken, het bedrijfsleven hier niet in gaat investeren. Tegelijkertijd hoorde ik een informatiearchitect al een pleidooi houden om het koppelen maar los te laten. Ik hoop niet dat er een sprong vooruit gemaakt zonder dat de benodigde techniek hiertoe in staat is. 
Naar mijn waarneming zijn er geen actieve geluiden meer bij Common Ground, sinds Raymond Alexander is vertrokken.

Klopt mijn observatie of worden andere ontwikkelingen gezien?

Wij bieden de mogelijkheid om te vernietigen binnen ons e-depot/pre-depot platform. Ook zijn wij hier over in gesprek met bronsysteemleveranciers zoals Centric. Het biedt de mogelijkheid aan gemeenten/waterschappen om, voor die informatie die is opgenomen in het pre-depot, vernietiging, maar ook publicatie (WOO), centraal te organiseren. Mocht er interesse zijn naar dit vraagstuk dan informeer ik u graag.

Mooie aanvulling Hans. 

Wij zijn bezig met My-Lex Legacy om te kunnen vernietigen uit applicaties die zelf die functionaliteit niet hebben. Het is zeker niet dé oplossing voor alle bronnen, en er kan een lastig migratietraject aan vooraf gaan, maar we willen deze tool wel voor veel applicaties en bronnen in gaan zetten. 

Esther, opteer je dan ook voor My Lex Pro, dat is wat Equalit gemeenten gaan doen. 

Goed om te weten dat er meer applicaties zijn die deze functie bieden. Let wel het zijn applicaties met verschillende uitgangspunten en doelen. Klanten hebben dus een keuze uit meerdere opties en het is goed om de eigen wensen en mogelijkheden van de diverse oplossingen naast elkaar te zetten. Dit is niet het platform om dat te doen. Althans niet door mij.

PS: Yvonne: Wij bieden het pre-depot nu ook los aan, ook aan organisaties die aangesloten zijn bij een GR met geen of een andere e-depot oplossing.

Vanuit de VNG is er een werkgroep Vernietigen over applicaties heen waarbij we kijken naar de functionaliteit om in de Common Ground gedacht over data heen te vernietigen. In eerste instantie kijken we naar data verzamelingen met een front end. Mocht je interesse hebben dan kun je informatie krijgen op KIA en zoeken op Vernietigen. Mocht je echt willen meedoen als gemeente of archiefinstelling of wil je mee redigeren en beoordelen laat dat dan gerust weten via eunice.vink@vng.nl.

Ja dat is My Lex pro. 

Yvonne Welings zei:

Esther, opteer je dan ook voor My Lex Pro, dat is wat Equalit gemeenten gaan doen. 

Antwoorden op discussie

RSS

© 2024   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden