In de hotspotmonitor worden bepaalde gebeurtenissen aangewezen als hotspot. Dit wordt gedaan volgens de criteria die genoemd worden op de site van het Nationaal archief.

In 2017 is de handleiding periodieke hotspot monitor decentrale overheden verschenen. Hierin wordt met ervaringen uit de praktijk geillustreerd hoe je als gemeente of waterschap een hotspotmonitor inricht. Wanneer de hotspots zijn vastgesteld volgt een belangrijke stap; het uitzonderen van vernietiging van de archiefbescheiden die onderdeel zijn van de hotspot.

Hierover zegt de handleiding het volgende:

"De archiefbescheiden van de zorgdrager die zijn aangewezen als hotspot, moeten worden nagelopen. Als deze
bescheiden ingevolge de selectielijst in aanmerking komen voor vernietiging, worden ze uitgezonderd van
vernietiging. Dit vergt een handmatige actie op de fysieke of de digitale bescheiden. Als de bescheiden ingevolge
de selectielijst al moeten worden bewaard, wordt ervoor gezorgd dat de archiefbescheiden van deze hotspot
integraal worden bewaard."

Zijn er al best-practices hoe je dit in het geval van digitale archiefbescheiden doet? Ik heb er alleen ervaring mee dat er van een hotspot een apart zaaktype wordt gemaakt dat geen bewaartermijn kent, waardoor de zaak niet op de vernietigingslijst komt. Maar dat is niet echt uitzonderen van vernietigen toch?

Een andere mogelijkheid is het labelen van zaken als hotspot. Alle zaken met dit label kunnen dan uiteindelijk van de vernietigingslijst worden gehaald.

Welke werkwijze benaderd de uitvoering van de handleiding het beste, of heeft iemand nog een andere, betere manier?

Weergaven: 301

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Goede vraag, je zult niet de enige zijn die zich dat afvraagt. In mijn optiek moet je eerst in beeld brengen welke werkprocessen bij die hotspot horen en in kaart brengen in welke systemen, netwerkschijven, MS Teams, emailboxen deze documenten van deze processen terecht zijn gekomen. 

In ons zaaksysteem is het mogelijk om een nieuwe/andere bewaarindicatie (Bewaren, ipv Vernietigen) toe te kennen aan een zaak. Het zaaksysteem koppelt een bewaartermijn met een selectielijstitem. Daarom hebben we een nieuw selectielijstitem gemaakt: 99.1: hotspot.
In ons RMA kunnen we ook de bewaartermijn aanpassen en zetten we in de omschrijving/titel van het dossier dat het een hotspot betreft.
Met MS Teams zijn we net begonnen, dus daar komt pas in een volgende hotspotmonitor wat van in beeld. Netwerkschijven en mailboxen hebben we nog niet doorzocht op mogelijke hotspots. Wel hebben we de laatste keer een oproep op intranet gedaan, maar dat heeft niets opgeleverd.

@Yvonne:

Het begint inderdaad bij het in kaart brengen, wat natuurlijk al een klus opzich is.

Van de 2 mogelijkheden die ik beschrijf, geeft wat mij betreft de 2de manier het zuiverst uitvoering aan het uitzonderen van vernietiging zoals dat in de handleiding staat beschreven. Maar dat is slechts de weg er naar toe: het aanmerken van de archiefbescheiden die zijn aangewezen al hotspot.

Hoe je dit doet, doet er dan wat dat betreft niet toe. Het lijkt me dat de toezichthouder niet een rode kaart gaat trekken over de manier waarop je als organisatie invulling geeft aan het uitzonderen van vernietiging.

@Maria:

Dat wat jij beschrijft dat doen wij ook, zoals ik bij de eerste mogelijkheid beschrijf:tenminste dat is hoe ik het lees. Dus in het zaaksysteem de archiefbescheiden die onder de hotspot vallen aanmerken, zodat de waardering aangepast wordt in bewaren wanneer de zaak is afgehandeld.

Antwoorden op discussie

RSS

© 2024   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden