Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 14 Mei 2014 op 20.20

Van wie wil je een certificaat ontvangen ?

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Peter Hazelaar op 14 Mei 2014 op 22.21

Voor de provincie Groningen heb ik een handboek vervanging opgesteld en goedkeuring verkregen van het Nationaal Archief (december 2012). In totaal is ca. 300 uur besteed aan het project. Hierbij moet ik wel vermelden dat de scanstraat en het postproces al goed was ingericht wat bevorderlijk was voor het project. De doorlooptijd was ca. 10 maanden. Wat vooral tijd heeft gekost is de afstemming met verschillende belanghebbenden en de goedkeuring (in- en extern).

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Peter Diebels op 16 Mei 2014 op 10.57

Eddy, de tijdsduur voor een vervangingstraject is heel gevarieerd: van paar maanden tot een jaar (of soms nog langer). Is allemaal sterk afhankelijk van de wensen die je als overheid hebt, de mate waarin je al zaken geregeld hebt, de afstemming met de diverse partijen, etc. In de Handreiking vervanging archiefbescheiden hebben wij gepoogd al deze aspecten in een stappenplan op te nemen en erop te wijzen wie en wat je allemaal moet betrekken in het vervangingsproces. Bedenk vooral dat vervanging slechts een onderdeel is van goed digitaal archief- en informatiebeheer. 

p.s. binnenkort verzorgt Archief2020 summerschools waarbij ook workshops over de Handreiking worden verzorgd. 

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van jack karelse op 16 Mei 2014 op 11.41

Nou dacht ik een eind op de goede weg te zijn.... 300 uur is vrij veel; in werkweken van 40 uur is dat 7,5 week. Als je vanaf 0 moet beginnen kan ik me dat voorstellen. Niet te moeilijk, maar ook niet te makkelijk over denken. Ook als je denkt al aardig goed op weg te zijn zul je nog zaken uit moeten zoeken. De Handreiking en voorbeelden van handboeken van anderen helpen prima.

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 16 Mei 2014 op 12.59

@Peter, kan je al een aantal data noemen, ik heb wel interesse om deel te nemen.

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Erik Müller op 3 Juni 2014 op 7.44

Hoi Eddy,

 

In West-Friesland hebben we met alle bij het Westfries Archief aangesloten gemeenten gezamenlijk een leidraad en modelhandboek Vervanging gemaakt (zie http://www.westfriesarchief.nl/images/pdf/Over-ons/vakhoek/Handboek... en http://www.westfriesarchief.nl/images/pdf/Over-ons/vakhoek/Handboek...). Ze zijn nog niet aangepast aan de nieuwe Handreiking, maar de essentie blijft hetzelfde.

 

Wat bij het vervangingsproces vooral belangrijk is, is dat je je archiefinspecteur vanaf de start betrekt. Hoewel de inspectie formeel alleen maar kan adviseren, blijven ze natuurlijk wel belast met het toezicht op de nog niet overgebrachte archiefbescheiden.

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van André Plat op 26 Augustus 2014 op 11.37

Beste Eddy e.a.,

Voor de Veiligheidsregio Ijsselland heb ik bijgaand handboek gemaakt op basis van de handreiking. Ik heb het handboek strak gevolgd en ben gaan invullen. Dillemma is dat handboek veel zwaarder eisen stelt, dan dat div en financien in de praktijk opvolgen. Het handboek is voor alle archivistische materialen, terwijl post meer standaard is door leveranciers dms-en minder zwaar wordt ingesteld bij aflevering (vaak ook niet bekend met de handreiking).

In bijgaande versie laat ik dat dillemma onaangeroerd.

Een ander dilemma is dat je vervangt op basis van post (in, uit, intern) en facturen en wellicht personeels/panddossiers/kind dossiers. Eigenlijk is dat implementatie van je handboek vervanging: dat zou je per proces(groep/eigenaren) moeten doen. Want het digitale dossier (of de zaak) moet compleet digitaal gearchiveerd worden: en dat proces heb je niet zo maar in 1x voor elkaar bij iedereen.

Voor het mooie stel je het handboek (versoberen t.o.v. de handreiking) vast bij het AB/DB van je organisatie met een advies van de archivaris. Je doet er als bijlage een voorbeeld bij van de scaninstellingen. Een logboek voor kwaliteitscontrole blijft vaak beperkt tot (hooguit) een feedback register voor opmerkingen door de mensen in de keten die de scans gebruiken (als het al gebeurt). Kwaliteitscontrole visueel vind wel plaats, maar van monitoring/loggen afwijkingen is in de praktijk geen sprake. Heel incidenteel is er wat mis gegaan: dat wordt hersteld.

Een kleinigheidje is de database die door ict beheer vernietigd kan worden (buten de applicatie om: en ook nog niet vaak beveiligd door het pakket zelf): die procedure moet je ook even toevoegen, dat dit geborgd is. Er zitten nog enkele beperkingen in het nen 2082 certificaat dat je moet opvragen.

Vrijwel niemand heeft e-depot voorziening op orde: daarop wordt in de toekomst voor te bewaren stukken vertrouwd. Overigens voor VRIJsseland, ziet dat er hoopvol uit, want wij zijn aangesloten bij het HCO dat werkt aan een E-depot in 2015.

Grofweg kan je zo'n handboek in 80 uur opstellen: implementatie per proces-eigenaar met besluit wel/niet digitaal te gaan is ca. 16 uur per procesgroep. Afhankelijk van de omvang van je organisatie kan je dat uittellen.

Een scan-piloot leverancier voor max   Euro 5.000 zou je ook moeten begroten, inclusief opleiden eigen applicatiebeheerder/operator, zodat je dat voortaan kan doen.

Bijgaand het concept VRIJsselland ter inspiratie.

Bijlagen:

• SV14.004711 handboek vervangen archiefbescheiden VRIJsselland.docx, 1.2 MB

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Otto van der Meij op 17 Februari 2015 op 14.36

Eea is enigszins afhankelijk van in hoeverre uw ZBO (volledig) onder de Archiefwet valt: zie voor beantwoording van die vraag deze link;

http:///www.erfgoedinspectie.nl/uploads/publications/infoblad_zbo_e...

Ik kan mij voorstellen dat u het handboek, afhankelijk van bovenstaande vraag en bij gebrek aan een archiefinspecteur, voorlegt aan de zorgdrager (ministerie), de Erfgoedinspectie (algemeen toezichthouder) of evt het Nationaal Archief (contactpersoon).

• ▶ Beantwoorden

▶ Antwoorden op discussie