Op 13 januari 2020 start de allereerste KIA-ThemaTiendaagse. Tien werkdagen lang staat het onderwerp vernietiging centraal en vinden er verschillende online en offline evenementen plaats. Noteer deze periode dus alvast in je agenda!

Overheden hebben op grond van de Archiefwet natuurlijk al langer een vernietigingsplicht. Sinds de komst van de AVG is het bewustzijn voor zorgvuldige vernietiging alleen maar groter geworden. Tegelijkertijd is effectieve vernietiging onder invloed van de digitalisering een steeds complexer vraagstuk geworden, want hoe krijgen we grip op alle data buiten onze archiefsystemen? Hoe gaan we om met big data en kunstmatige intelligentie? Hoe passen we de selectielijst toe in de context van de AVG? Welke nieuwe technologieën kunnen we inzetten om het onszelf makkelijker te maken? Hoe zorgen we samen met softwareleveranciers dat we vernietiging ‘by design’ inrichten? Wanneer is het verantwoord om geautomatiseerd te vernietigen en wanneer niet?

Het onderwerp vernietiging is een breed thema dat vanuit vele perspectieven bekeken kan worden. Hoogste tijd dus om daar eens met onze hele vakgroep vol in te duiken.

Wat gaan we doen?

De ThemaTiendaagse is een evenement waarbij kennisdeling centraal staan. Online gaan we met elkaar in gesprek door middel van columns, vlogs, interviews en prikkelende stellingen. Offline ontmoeten we elkaar tijdens praktische workshops in de regio en bij een landelijke kennisbijeenkomst op 23 januari bij het Nationaal Archief. Daarnaast organiseren we een evenement speciaal voor leveranciers. Heb je net in deze periode je skivakantie geboekt? Geen punt, bij thuiskomst ligt een interessant themanummer van het OD op je mat.

Wie organiseert dit?

De ThemaTiendaagse is een initiatief vanuit KIA (Kennisnetwerk Informatie en Archief) en wordt georganiseerd in samenwerking met onder meer het rijksprogramma RDDI.

Een bijdrage leveren?

De komende maanden zijn we druk bezig met alle voorbereidingen. Maar deze TienDaagse wordt geen succes zonder jou! Dus, heb je een visie rondom vernietiging die je wilt delen, schud je in een handomdraai een boeiend artikel uit je mouw of voel je managers en bestuurders graag aan de tand in diepte-interviews? Of wil je op een andere manier een bijdrage leveren? Neem dan contact op met Migiza Victoriashoop via m.victoriashoop@waterlandsarchief.nl.

Weergaven: 1338

Bijlagen:

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

We kunnen dubbele duurzaamheid bepleiten :-)
Hoe minder digitale informatie we rondpompen en opslaan, hoe beter het is. Niet alleen om de informatie duurzaam toegankelijk te kunnen houden, maar ook met het oog op energiegebruik.

@Rens, als je het hebt over een portaal voor enterprise destroy, dan denk ik aan de nog te vaak onbenutte mogelijkheden van een tool als de iNavigator. Is dat ook de richting waar jij het over hebt of is het een ander concept?

@Stella 'Of misschien ook niet ...' Doel je daarmee op alles bewaren? De gedachten over alles bewaren overtuigen mij niet. Data en informatie zijn waardevol, maar lang niet alles en lang niet voor eeuwig, denk ik. Ja, selectie en vernietiging vraagt ook inspanning, maar ik denk dat dit zinvol is en blijft. Wat vind jij?

Jack, wat we voor ogen hebben is functionaliteit waarmee je vanuit een centraal punt vernietigingsopdrachten kunt afschieten op meerdere informatiebronnen tegelijk. Een dossier bestaat vaak uit informatie die versnipperd is opgeslagen: in taakapplicaties, in datawarehouses, in mailboxen en soms ook nog in DMS'en of zaaksystemen. Als je het dossier wil vernietigen, moet je dus in verschillende systemen op de vernietigingsknop drukken. Ons idee is dat je een centraal systeem hebt dat beheer over verschillende bronnen heen kan uitvoeren, zodat je maar één keer op zo'n centrale vernietigingsknop hoeft te drukken in plaats van in al die systemen afzonderlijk. Ik schets het nu natuurlijk wat overdreven simplistisch, maar dit is in hoofdlijnen de idee. 

Voorwaarde is dan wel dat je in al die bronnen een minimale set metadata hebt waarop je kunt selecteren. In de vernieuwde GEMMA-architectuur hebben we het dan over 'compliance metadata'.

Bij mijn weten heeft de iNavigator geen knop waarop je kunt drukken waarna gegevens en/of documenten zijn verwijderd uit Outlook, netwerkschijven, datawarehouses en allerlei soorten taakapplicaties. Als ik me daarin vergis, dan hoor ik het graag!

@Rens, nee, die knop is er niet. Wel de metadata om de selectie in te richten in andere toepassingen.

Misschien kan de geopperde functionaliteit met flinke inzet van AI tot stand gebracht worden. Aan de andere kant denk ik dat het een teveel aan wensdenken is. Een omvattend centraal systeem, een centrale oplossing. Daar roepen we altijd om. Welke oplossingen zijn uiteindelijk ooit gerealiseerd? En waarom niet? 

Geen reden om de gedachte niet uit te werken.

Ik herken je zorg, maar aan de andere kant rijkt de techniek ook steeds verder en is veel meer mogelijk dan tien jaar geleden. Of AI de oplossing is of dat we gewoon op meer traditionele wijze xml-berichten via een broker afvuren laat ik nog maar even in het midden. Dat laatste lijkt me eenvoudiger te realiseren, maar laten we vooral ook aan de markt vragen hoe zij het voor zich zien.

Overigens is het voor de discussie hierover van belang om zoveel mogelijk in termen van architectuur en functionaliteit te spreken. Laten we daarbij proberen weg te blijven van pakketdiscussies en kennis over (beperkingen van) bestaande oplossingen, want dat vertroebelt al gauw het gesprek.

Alles bewaren mag gewoon niet op grond van Europese !!! AVG wetgeving. Dat zien we door vertaald in de Archiefwet in de vernietigingsplicht.

Vorig jaar in november 2018 heb ik voor gemeentejuristen een ppt verzorgd over de AVG en Archiefwet tijdens de VNG juridische tweedaagse. Mocht er behoefte zijn aan kennis op dit gebied, ik bied aan deze tijdens de 10daagse te verzorgen. Duurt ongeveer een uur.

Dank Yvonne, we maken natuurlijk graag gebruik van jouw kennis! Vanochtend kort over gehad in het organisatiecomité: Migiza neemt een dezer dagen even contact met je op om te bezien hoe en wat.

Hebben jullie ook gekeken naar de ontwikkelingen rondom de API's: https://www.binnenlandsbestuur.nl/digitaal/kennispartners/centric/z...

Dat heeft ook gevolgen voor vernietiging zoals bij de zaaktypecatalogus.

Mooi thema! Uit ervaringen van collega's weet ik dat het vernietigen of verwijderen van gegevens uit databases op dit moment een haast onmogelijke horde is. Zelfs al heb je de lokale ICT collega's mee. Een vooraanstaand leverancier zegt doodleuk als je op dat niveau dusdanig wat wijzigt dan vervalt de garantie.. 
Ik kwam verder van de week nog een alleraardigst artikel tegen over het energieverbruik van digitale data https://www.linkedin.com/pulse/ook-informatieopslag-draagt-bij-aan-co2-uitstoot-ad-van-heijst/

de overheid kan dus wel degelijk een bijdrage leveren aan de CO2 uistoot.

dit kan dan natuurlijk ook meteen persoonlijk met alle data die mensen maar de cloud inschieten.

de opkomst van streaming en toegankelijk maken van content delen en uploaden heeft wel degelijk impact gehad op de totale hoeveelheid wereldwijd gebruikte zetabytes

Antwoorden op discussie

RSS

© 2022   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden