BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
SharePoint en archivering op langere termijn
Tegenwoordig wordt er in veel organisaties gebruik gemaakt van SharePoint als communicatieplatform of om samen te werken. Soms wordt het zelfs als DMS gebruikt. Dit betekent dat er ook informatie wordt beheerd die "archiefwaarde" heeft, en dus permanent of voor lange tijd moet worden bewaard. Ik vraag me af hoe SharePoint sites en bibliotheken, inclusief hun metadata, het best voor lange termijn zouden bewaard kunnen worden en wat de mogelijkheden hiervoor zijn.
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Ingmar Koch op
-
Daar valt heel veel over te zeggen Glenn, maar meestal is de uitkomst toch dat het heel problematisch is.
Zie bijvoorbeeld Records management in SharePoint 2010 van The National Archives, of luister naar de podcasts van James Lappin hierover, bijvoorbeeld Is Sharepoint a records management system, of zijn blogpost What is Sharepoint good for?
Voor de iets positievere berichtgeving, kun je terecht bij Eric Burger (al is zijn uiteindelijke conclusie volgens mij ook dat het alleen met allerlei toeters en bellen goed mogelijk is), bijvoorbeeld Sharepoint 2010 en records management.
-
Permalink Antwoord van Eric Burger op
-
Hi Glenn (en Ingmar, dank voor de introductie),
Je vraag is nogal omvangrijk en ik wet niet of je een technische, functionele of archivistische reactie verwacht. En bedoel je met sites bewaren het integraal archiveren van de webpagina, incl. layout en content?
Kort gezegd, ja je kunt zowel sites, bibliotheken als documenten archiveren met SharePoint 2010. En ik zie daar in de praktijk ook steeds meer archiefwetplichtige organisaties in Nederland voor kiezen. Inderdaad zitten er haken en ogen aan SharePoint, zeker waar het de outofthebox functionaliteiten voor zaakgericht archiveren aangaat. Het is ook niet voor niets dat je hierbij ziet dat organisaties er voor kiezen om SP2010 te combineren met een zaakapplicatie of CRM. Het bijeenhouden van zaken in SP2010 is iets verbeterd door de nieuwe documentset feature, maar het sluiten van dossiers en triggeren van een termijn is bijvoorbeeld nog steeds iets wat extra maatregelen vraagt. Daar staat tegenover dat in andere producten op de markt - al dan niet gecertificeerd - evengoed het verwijderen of vernietigen van zaken, dossiers en documenten problematisch kan zijn. Het zijn niet altijd exclusieve SP-issues.
De podcast van James Lappin daarover met de directeur van Gimmalgroup, die additionele RM softwareheeft ontworpen is verhelderend, hoewel ik Lappin ook vaak naar het half lege glas vindt kijken (zie zijn bloglink). SharePoint is een collaboration tool met RM functionaliteiten. Deze functionaliteiten zijn sinds de 2007 in ontwikkeling en inderdaad niet allemaal even volwassen. Kijk maar naar de beperkingen van inplacerecords en emailarchivering. En inderdaad Ingmar, ik schrijf in mijn blogs graag over SharePoint en recordsmanagement en ik ben positief omdat ik zie dat gebruikers gemakkelijker met SharePoint werken dan met veel andere tools in de markt. Dat bevordert de vastlegging van documenten die je moet behouden beter dan met een systeem dat men niet wil gebruiken.
Maar inderdaad waarschuw ik graag tegen het gemak waarmee SharePoint wordt geintroduceerd in organisaties, zonder plan, zonder governance en is het een feit dat er voor het vervullen, automatiseren of vergemakkelijken van bepaalde functies additionele tooling wenselijk is. En dat begint bij emailarchivering en zaakgericht archiveren wat mij betreft.
-
Permalink Antwoord van Ivo van Onna op
-
Hallo Glenn,
ik sluit mij aan bij de argumentatie van Eric: "ik ben positief omdat ik zie dat gebruikers gemakkelijker met SharePoint werken dan met veel andere tools in de markt. Dat bevordert de vastlegging van documenten die je moet behouden beter dan met een systeem dat men niet wil gebruiken." Bovendien ben ik van mening dat SharePoint voldoende RM-functionaliteiten kent, dus ook archiefbeheerders voldoende kan ondersteunen.
Zie mijn eerdere blog over "Wel of geen SharePoint voor Document- en Record Management?". En natuurlijk Erics blog over hoe je SP inricht (jouw vraag) en hoe je zo'n inrichting onder controle houdt (governance).
De publicatie die Ingmar noemt, ondersteunt mijn idee dat je generieke RM-functionaliteiten als package zou willen installeren (bijv. overerving van metadata tussen dossier en document), zodat je alleen nog energie hoeft te steken in zaken die specifiek zijn voor jouw organisatie. Zulke packages bestaan en Kodision overweegt ze te gaan leveren, al dan niet in combinatie met het KIM-zaaksysteem, ook in Vlaanderen. Omdat ik geloof dat we de 21e eeuwse manier van werken willen ondersteunen. Ik ben het dus ook op dit punt eens met Eric: "Het is niet voor niets dat je ziet dat organisaties er voor kiezen om SP2010 te combineren met een zaakapplicatie of CRM."
-
Permalink Antwoord van Glenn Maes op
-
In ieder geval, iedereen bedankt voor de reacties. Ik ga de aangehaalde publicaties eens rustig bekijken en lezen. Ik wou eigenlijk eens een belletje opwerpen, omdat ik rond om mij een wildgroei aan SharePointapplicaties zie komen. En dat gaan we onder controle houden. Ik zie dat de gebruikers wel snel doorhebben hoe ze met SharePoint moeten werken, en dat noem ik een voordeel. Ik ben enkel bezorgd voor de documenten op lange termijn, en ben bang van "vendor lock-in" (wat als je geen SharePoint meer wil?)
Ik ga wat ik in de verschillende publicaties eens lezen, vergelijken met de situatie bij ons. Ik ga dus eerst eens verder lezen, en mijn gedachten hier delen.
-
-
Hi Ivo, dank voor de aanvulling en de quotes! Glenn, ik denk dat de wildgroei enkel bestreden kan worden met straffe governance. En ja, dat gevoel van vendor lock in is niet zo vreemd als al je KA applicaties, je servers, je zoekmachine, je collaboration tool, je intranet en je business intelligence allemaal Microsoft zijn. En dat gevoel zal met Office 15 vast niet minder worden. Maar er zijn ECM alternatieven, naar wens ook in open source. En bovendien heb je de keuze om SharePoint te koppelen aan een dedicated RM applicatie. Of SharePoint data en documenten te exporteren naar een nieuwe omgeving. Dus die absolute afhankelijkheid is wel te relativeren, me dunkt. Benieuwd naar je gedachten na studie! En benieuwd naar ervaringen en meningen van anderen.
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Blog van Eric Burger over sharepoint via deze link.
-
Permalink Antwoord van Klaas van der Heijden op
-
Beste Allemaal,
Even een reactie vanuit mijn beleving / ervaring. SharePoint draait in onze organisatie al jaren. We bieden elke klant een eigen site met daarop documenten en taaklijsten per site afhankleijk van wat we aan diensten (volgorde van acties) voor hen doen. Ook hebben we een interne structuur ingebruik die gebaseerd is op onze (interne)producten en projecten.
De inrichting en het beheer werd handmatig gedaan. Het was een "hell of a job" zeker als je ook nog eens alle rechten wilt beheren en het overzicht wilt behouden van,
wat heb ik aan sites welke structuur zit daarin wat zijn de onderdelen van elke site wie mag wat en welke documenten staan erop en wat wil / moet je wanneer vernietigen (records centre 2010).Welnu deze maand gaan we het beheer van SharePoint 2010 koppelen aan onze i-Controler, daar zijn we nu klaar voor. We creeren daarmee automatisch de sites (en daarbinnen weer site structuren) binnen sites documentomgevingen (libaries), takenlijsten (vanuit het procesmodel) maar ook metadata velden op de taken én op documenten (Columns). We kunnen hiervoor contenttypes (zie het als inrichtingstemplates SP 2010) toepassen.
Dit alles dus volledig geautomatiseerd vanuit de i-Controler die we ook inzetten als DSP/ZTC en als procesmodelleeromgeving.
Met ander woorden het wordt mogelijk dat SharePoint (zerro coding) snel en zonder indrukwekkende beheerinspanning (door DIV / IM) ingericht en beheerd zal kunnen worden.
Eind volgende maand draait bij Waterschap Rijn en IJssel de combinatie van SharePoint, een geweldige zaakgerichte inrichting (met ode aan Monique van WRIJ en) ETTU, samen met de i-Controler die binnen het WRIJ ook Corsa aanstuurt.
Er zijn dus mogelijkheden om infomatiebeheer in SharePoint niet alleen vanuit SharePoint te bezien en op ons vakgebied los te laten, maar dan zal de IM-er (of DIV-er zoals hij nog steeds genoemd wordt) wel expliciet op de I moeten blijven / gaan zitten en de (ordenings) taal van de organisatie gaan spreken.
Dan is hij zelfs in staat om zonder enige fucnctionele / technische SharePoint kennis SharePoint vanuit de i te beheren. Zonder die gigantische kennis (en dus afhankelijkheid) die normaliter nodig is voor het beheer of kostbare externe ondersteuning.
P.s. Deze bijdrage komt vanuit mijn hart voor het i-vak en is bedoeld om "het-landje-pik-gevecht" met ICT te doorbreken!
Mvrgr
Klaas van der Heijden
-
Permalink Antwoord van Hillie Damman op
-
Hallo Glenn,
Hebben de reacties na lezing, met als laatste de reactie van Klaas van der Heijden, je voldoende antwoord of handvatten gegeven op je vraag? De diversiteit in reacties roept bij mij de vraag op hoe ervaringen uit de praktijk zodanig uit te wisselen zijn, dat een ieder er baat bij heeft ten gunste van verantwoord maar vooral ook gebruiksvriendelijk recordmanagement. Iedereen lijkt zoekend, ondanks of dankzij de standaard van Baseline, maar waar ligt de grens/balans rond standaardisering/uniformering. Concreet: is het mogelijk een format ofwel standaardplan uit te wisselen als je Sharepoint als samenwerkingsplatform wilt koppelen aan je DMS/RMA? Een format, waar zowel de I-architect als de DIVver mee uit de voeten kan.
Overigens: omvat jouw vraag ook ongestructureerde informatie?
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
