De wens leeft in onze organisatie om de 'personeelsdossier'-functie van Youforce te gaan gebruiken. Voor degenen die dat niet kennen: Youforce is de het cloud-p&o-systeem van Raet.

Tot nu toe werd het zaaksysteem gebruikt voor het behandelen en archiveren van p&o-gerelateerde stukken. Het idee zou dan ook zijn om het zaaksysteem helemaal niet meer te gebruiken voor p&o-documenten. Als we even vergeten dat je dan ook een aantal zaakbehandelings-functionaliteiten niet meer hebt (want die zitten niet/niet allemaal in Youforce), vraag ik me af wat hiervoor nodig is vanuit het perspectief van archiefbeheer. Op de eerste plaats zijn afspraken nodig mbt beschikbaarheid, informatieveiligheid en een exit-strategie. Maar je moet ook afspraken maken mbt naleving van archiefwet, -regeling en -besluit. En nadenken over bv. vernietiging.

Kortom: die doe je niet zo maar 'even'. Wie heeft ervaring met zo'n traject en is bereid deze ervaringen te delen? Eventuele andere suggesties of opmerkingen zijn uiteraard welkom.

Vriendelijke groet,

Jaap de Jonge

Weergaven: 4766

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

@Neda, is het mogelijk dat je die RODIN toets ter beschikking stelt ?

Inmiddels heb je misschien genoeg informatie n.a.v. je vraag. Vorig jaar heb ik een paar maanden bij het Shared Service Centrum van de gemeente Zwolle, provincie Overijssel en de gemeente Kampen gewerkt. Zij gebruiken ook de personeelsdossiers-functie van Youforce. Ik weet zeker dat over de implementatie hiervan goed is nagedacht over de vragen die er ook bij jou leven. Vooral omdat bij de provincie de archiefinspecteur nauw betrokken is bij dit soort zaken. Ik denk dat de manager van de afdeling, André Harsevoort, vast wel bereid is antwoord te geven op je vragen. 

Neda,

In Heerlen zijn we ook met het digitaliseren van personeelsdossiers in Youforce aan de slag. Daarom ben ik zeer benieuwd naar jullie ervaringen met de juiste inrichting van Youforce en het wellicht ook verkrijgen van substitutie voor gedigitaliseerde analoge personeelsdossiers. Alvast hartelijk dank!

Wim Ickenroth, gemeente Heerlen.

Wim, wat ik begrijp is dat er wel vernietigd kan worden maar niet op grond van de nieuwe selectielijst.

Ben benieuwd naar je ideeën hoe je personeelsdossiers, die soms wel 40 jaar moeten worden bewaard en beheerd in een dergelijke cloudapplicatie, leesbaar houdt.

Bij ons willen ze ook personeelsdossiers gaan opslaan in YouForce.

Op mijn vraag om de RODIN checklist in te vullen kreeg ik geen afdoende antwoord.

Men refereert alleen aan de ISO27001:2013 en gaat volledig voorbij aan de in de checklist genoemde normen en dergelijke. 

Raet schermt met het feit dat het al bij diverse gemeenten in productie is. Maar dat is voor mij nog geen reden om dus dan maar te gaan implementeren. 

De gemeente Zaanstad is ook in dialoog met Raet over dit onderwerp. Wellicht kan je contact opnemen.

Dankjewel voor de tip Yvonne!

Heb je voor mij contactgegevens?

Naar aanleiding van uw vraag het volgende. In Delft is er voor gekozen dat indien een procesapplicatie een DMS functionaliteit heeft en geschikt is voor het duurzaam bewaren en ontsluiten conform de geldende normen van de Archiefwet deze applicatie voor specifiek dit proces deze gebruikt mag worden. Er kunnen overigens ook nog andere belemmeringen zijn, bijvoorbeeld waar worden de gegevens opgeslagen en past dat binnen de veiligheidsnormen.
Om dit alles te toetsen gebruiken we de zogenaamde RODIN checklist (zie http://archiefwiki.org/wiki/RODIN) . Wij, en dit is overigens ook in de gemeente Ede het geval hebben geconstateerd dat voor Raet dit akkoord is. Daarvoor is bijvoorbeeld een beschrijving gemaakt van de indeling van het dossier met de daarbij behorende bewaartermijnen. Er zijn enkele dossiers die blijvend bewaard moeten worden volgens de selectielijst die krijgen. Deze moeten na sluiten van het dossier tzt uit het systeem in een e-depotvoorziening (of voor de tijd tot overbrenging in Verseon) worden opgenomen. Verder wordt voorzien in een vervangingsbesluit zodat ook papieren stukken gedigitaliseerd kunnen worden en er alleen sprake is van een digitaal archief en niet zowel papier als digitaal.
Het komt er vooral op neer welk ICT-architectuur en archiefbeleid er binnen de gemeente is.

Hoi Neda,

Die RODIN check is nou net de bottleneck. Als ik het goed begrijp hebben jullie zelf de RODIN check gedaan? Heb je voor mij het resultaat van deze check voor mij? Wij zouden hier enorm mee geholpen zijn.

RODIN toets is niet bedoeld om te gebruiken voor een dergelijke audit van een systeem. Je zou het systeem moeten auditen op grond van de NEN 2082 en de NEN 15489.

 

De nen 15489 is daarvoor niet bedoeld.

Volgens mij hebben ze in Delft de juiste stappen genomen, aan de hand van de RODIN en gezond verstand.

Yvonne Welings zei:

RODIN toets is niet bedoeld om te gebruiken voor een dergelijke audit van een systeem. Je zou het systeem moeten auditen op grond van de NEN 2082 en de NEN 15489.

 

Hallo,


Bij deze de documentatie.

Kijk maar of jullie hier iets aan hebben.

Groetjes Neda (gemeente Delft)

Antwoorden op discussie

RSS

© 2020   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden