Overeenkomsten grond (pacht huur verkoop ed) uitzonderen van vervanging

Nu er bij ons uitvoering wordt gegeven aan het vervangingsbesluit wordt er dus daadwerkelijk papier in dagdozen verwijderd. Omdat in het huidig handboek niet duidelijk omschreven is welke uitzonderingen er op vervanging gelden en we nog veel overeenkomsten ( met "natte" handtekening tegenkomen, is er nu discussie of dit nu wel of niet moet worden uitgezonderd.

In veel handboeken vervanging lees ik vaak over uitzondering op vervanging het volgende:

  • Documenten die (technisch) niet te scannen zijn bijvoorbeeld bijzondere of afwijkende formaten, kwetsbare of speciaal ingebonden documenten;
  • Documenten met bijzonder waarden of belang voor de recht- en bewijszoekenden (bv handgeschreven brieven van bijzondere personen);
  • Documenten van slechte kwaliteit waarbij na scanning de leesbaarheid in het geding is;
  • Waardepapieren die een (financiële) waarde vertegenwoordigen en/of als betaalbewijs dienen (bankgaranties, gewaarmerkte of originele betaalbewijzen);

Documenten met die met name voor het cultureel erfgoed waarde bevatten of van intrinsieke waarde zijn. Deze documenten voldoen aan de volgende kenmerken:

  1. De uiterlijke vorm van het bestanddeel is van belang voor de kennis van de technologische ontwikkeling;
  2. Het bestanddeel heeft esthetische of artistieke waarde;
  3. Het bestanddeel heeft unieke of bijzondere uiterlijke kenmerken (zegels, watermerken en dergelijke);
  4. Het stuk is zo oud dat het daaraan zeldzaamheidswaarde ontleent;
  5. Het stuk heeft aanzienlijke waarde als tentoonstellingsobject;
  6. Er bestaat twijfel over de authenticiteit van het bestanddeel, waarbij alleen onderzoek van de originelen uitsluitsel kan geven (anonieme dreigbrieven).

Kortom dienen deze uitkomsten nu wel of niet te worden uitgezonderd?

Ik ben benieuwd naar jullie reactie!

Weergaven: 471

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Hoi Johan,

Hier bij de gemeente Elburg hanteren wij deze uitzonderingsgronden om niet tot vervanging over te gaan:

1. de uiterlijke vorm van het bestanddeel is van belang voor de kennis van de technologische ontwikkeling (glasnegatief, kerfstok);

2. het bestanddeel heeft esthetische of artistieke waarde;

3. het bestanddeel heeft unieke of bijzondere uiterlijke kenmerken (zegels, watermerken en dergelijke);

4. het stuk is zo oud dat het daaraan zeldzaamheidswaarde ontleent;

5. het stuk heeft aanzienlijke waarde als tentoonstellingsobject;

6. er bestaat twijfel over de authenticiteit van het bestanddeel, waarbij alleen onderzoek van de originelen uitsluitsel kan geven;

7. het bestanddeel is van aanzienlijk belang, vanwege de directe relatie met beroemde of historisch belangrijke personen, gebeurtenissen, plaatsen, zaken of voorwerpen;

8. het bestanddeel is van belang als documentatie voor de oprichting of wettelijke grondslag van een institutie;

9. het stuk is van belang om geformuleerd beleid op het hoogste beleidsniveau binnen een bestuurslaag c.q. in de organisatie te documenteren.

Dus bijna het zelfde rijtje. Wat nog wel het melden waard is dat wij niet voor alle applicaties vervanging hebben. Voor het sociaal domein hebben wij bijvoorbeeld geen vervanging omdat zij niet in het zaaksysteem werken.

Hoi Jan-Jaap,

Fijn dat je reageert. Dit rijtje komt me bekend voor, het staat ook in ons handboek.

Bijna alle punten uit Elburg komen overeen met de punten die ik ook heb benoemt.

Maar hoe zit het met punt 9, de documenten die het beleid in het hoogste bestuursorgaan van de organisatie vastleggen?

Dit is erg cryptisch omschreven en geeft weinig houvast bij de praktische uitvoering van het vervangingsproces. Bovendien werken de meeste organisatie als het om de besluitvorming gaat volledig digitaal. (In besluitstraat, het zaaksysteem of ibabs) Wat mij betreft valt dit punt dus af als bruikbare uitzondering van vervanging.

Bovendien geeft dit rijtje ook geen uitsluitsel over de overeenkomsten m.b.t. tot de grondtransacties. De handreiking vervanging (archief 2020) noemt nog de volgende:

. stukken van overtuiging 

. processtukken waarvan de authentciteit en/of integriteit niet of onvoldoende vaststaat 

. processtukken waarvan de oorspronkelijke staat [vermoedelijk] van cultuurhistorische waarde is.

Kortom zoals ik het begrijp is er geen goede grondslag voor het uitzonderen van vervanging aangaande de overeenkomsten m.b.t. grondtransacties.

Wat denk jij?

Met de diverse uitzonderingen wil je alleen maar de mogelijkheid behouden om bijzondere documenten in fysieke vorm te behouden. Wat trouwens niet in de lijst opgenomen is of het wettelijk niet mag. Denk daarbij aan de akten van de burgerlijke stand.

Ik weet niet of grondtransacties ook tot dit soort documenten behoord. Het gaat hier, als ik het goed heb, om privaatrechtelijke bescheiden. Misschien gelden er dan ander regels.

Gegroet Jan-Jaap 

Vaak vallen die onder de categorie notariële akten.

Mijn voorkeur heeft het altijd om een concrete lijst toe te voegen zoals idd Burgerlijke Stand, wethouder polissen, ESF-subsidies. bepaalde brondocumenten Burgerlijke Stand, geld, waardepapieren. Een complete lijst ben ik nooit tegengekomen.

Hoi @Jan-Jaap en @Yvonne,

Bedankt voor jullie reacties. Blijkbaar is er geen eensluidend antwoord op wat je uitzonderd van vervanging. Het klopt dat de koopovereenkomsten mbt tot grond tot het privaatrecht behoren, maar het lijkt me dat hier ook gewoon de archiefwet en de vervangingsrichtlijnen voor gelden. In mijn geval gaat de discussie nu vooral over de 'natte' handtekening, en of dat grond is om de overeenkomsten uit te zonderen van vervanging.

Voor zover ik het begrijp - uitgaande van verschillende handboeken en de handreiking vervanging - hoeft een natte handtekening geen reden te zijn om een overeenkomst uit te zonderen. Wat mij betreft houd je de lijst van uitzonderingen zo klein mogelijk. Of zijn er goede redenen om overeenkomsten met natte handtekening toch uit te zonderen?

Zeker, authenticiteit.

Ik kom er toch nog even op terug. In onze huidige situatie zijn bovenstaande overeenkomsten in de dagdozen terechtgekomen die op grond van het  vervangingsbesluit eens per kwartaal opgehaald worden door het vernietigingsbedrijf. De vraag is nu, is hierin de juiste keuze gemaakt, of niet? De authenticiteit van de scans is tot op heden nog niet in twijfel getrokken. Bovendien kan er aangetoond worden dat er juist is gehandeld. Het zou fijn zijn als er een richtlijn komt, bijvoorbeeld vanuit de VNG of het Nationaal archief, zodat de discussie hierover eindelijk eens tot een goed einde komt!

Yvonne Welings zei:

Zeker, authenticiteit.

De natte handtekening op zich is volgens mij geen reden om deze uit te zonderen. Je hebt een rechtsgeldig vervangingsbesluit en je kunt aantonen hoe je proces verloopt. Dat zijn voldoende waarborgen. Ik heb ook nog nergens vernomen dat de authenticiteit van een vervangen document in twijfel is getrokken.

De beste actie is natuurlijk om te kijken of je dit proces zoveel mogelijk kunt digitaliseren, met een digitale handtekening. Dan speelt de vraag niet meer. Al mogen burgers er natuurlijk altijd voor kiezen om documenten op papier toe te zenden.

Bedankt voor je reactie. Ik ben het met je eens. Maar de discussie hierover is nog niet verstomt. Zie ook mijn post hierover, waarin ik de oproep doe om hierover meer duidelijkheid te scheppen. Nu blijft de Handreiking vervanging hier cryptisch over. Of is dat wellicht een bewuste keuze? Wat opzich ook een mogelijkheid is.

Denny Schouten zei:

De natte handtekening op zich is volgens mij geen reden om deze uit te zonderen. Je hebt een rechtsgeldig vervangingsbesluit en je kunt aantonen hoe je proces verloopt. Dat zijn voldoende waarborgen. Ik heb ook nog nergens vernomen dat de authenticiteit van een vervangen document in twijfel is getrokken.

De beste actie is natuurlijk om te kijken of je dit proces zoveel mogelijk kunt digitaliseren, met een digitale handtekening. Dan speelt de vraag niet meer. Al mogen burgers er natuurlijk altijd voor kiezen om documenten op papier toe te zenden.

Dat zou natuurlijk kunnen. Er is al een hele tijd discussie over, dus bij het opstellen van de handreiking kan dat expres wat vager zijn gehouden. Ik denk dat het aan elke organisatie is, om daar zelf een keuze in te maken. Wettelijk gezien is er in elk geval niets wat je tegen hoeft te houden.



Johan Boomsma zei:

Bedankt voor je reactie. Ik ben het met je eens. Maar de discussie hierover is nog niet verstomt. Zie ook mijn post hierover, waarin ik de oproep doe om hierover meer duidelijkheid te scheppen. Nu blijft de Handreiking vervanging hier cryptisch over. Of is dat wellicht een bewuste keuze? Wat opzich ook een mogelijkheid is.

Denny Schouten zei:

De natte handtekening op zich is volgens mij geen reden om deze uit te zonderen. Je hebt een rechtsgeldig vervangingsbesluit en je kunt aantonen hoe je proces verloopt. Dat zijn voldoende waarborgen. Ik heb ook nog nergens vernomen dat de authenticiteit van een vervangen document in twijfel is getrokken.

De beste actie is natuurlijk om te kijken of je dit proces zoveel mogelijk kunt digitaliseren, met een digitale handtekening. Dan speelt de vraag niet meer. Al mogen burgers er natuurlijk altijd voor kiezen om documenten op papier toe te zenden.

Antwoorden op discussie

RSS

© 2024   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden