Beste vakgenoten,

Nu duidelijk wordt dat PLOOI omgezet wordt in een (in eerste instantie) verwijsindex voor de WOO, ben ik voor onze organisatie op zoek naar een manier om de te publiceren documenten toegankelijk te maken (een plek om ze op te slaan en benaderbaar te maken voor het publiek). Een voor de hand liggende optie zou zijn om het CMS van onze website hiervoor te gebruiken. De leverancier van ons website heeft echter aangegeven dat het CMS niet geschikt is voor grote aantallen documenten.

Omdat we ook bezig zijn om Microsoft365 breder uit te rollen in onze organisatie, biedt dat spoor wellicht ook mogelijkheden, bijvoorbeeld een openbare Sharepoint site.

Maar ik hoor graag welke oplossingen er nog meer mogelijk zijn, en er wellicht al in de praktijk gebruikt worden. Hoe doen jullie dit?

Hartelijke groet,

Arnold

Weergaven: 389

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

je kan een zoekmachine op je website beschikbaar stellen, die rechtstreeks toegang geeft tot je DMS. Uiteraard op basis van autorisaties. Dan kan je de college- en raadsbesluiten (en andere relevante documenten) beschikbaar stellen. Je hoeft dan geen bestanden te gaan uploaden naar een ander platform. 

Heeft de leverancier van jullie zaaksysteem niet een oplossing? 

Nee, helaas niet

Jan-Jaap Fleurke zei:

Heeft de leverancier van jullie zaaksysteem niet een oplossing? 

Bedankt voor deze tip. Ik zal intern overleggen met onze ICT- en beveiligingsspecialisten of dit voor ons een haalbare oplossingsrichting is

Jean-Luc Rouvroye zei:

je kan een zoekmachine op je website beschikbaar stellen, die rechtstreeks toegang geeft tot je DMS. Uiteraard op basis van autorisaties. Dan kan je de college- en raadsbesluiten (en andere relevante documenten) beschikbaar stellen. Je hoeft dan geen bestanden te gaan uploaden naar een ander platform. 

Tilburg heeft vanaf 2019 onderzocht hoe hun zaaksysteem zou kunnen aansluiten op PLOOI. PLOOI is definitief van de baan, maar technisch gaf het ook veel hindernissen. 

Beste Arnold, wij zijn, samen met meerdere klanten, gestart met de ontwikkeling van een WOO portaal om vanuit ons pre/e-depot informatie te publiceren. Wij zien ook dat het groeiend aantal klanten dat ons platform (ook) gebruikt voor "nog niet over te brengen of te vernietigen" informatie publicatie voor de WOO essentieel is. Mocht je meer weten neem dan contact op met mijn collega Sybolt van der Schoot: sybolt@divault.nl.

@Hans, wat neem je dan op in het e-depot, de originele versie  en de publicatieversie?

Informeel heb ik begrepen dat er gedacht wordt om aan de publicatieversie een bewaartermijn van 10 jaar te hangen. 

Maar tegelijkertijd heb je een permanente bewaartermijn voor websites, ingewikkeld allemaal. Maar misschien hebben jullie daar een heldere visie op? 

Reactie van onze CTO:

Beiden zijn mogelijk.

De  gepubliceerde zou je dan als blijvend te bewaren kunnen registreren.

De originelen zouden dan met bewaartermijn kunnen worden geregistreerd.

Maar het blijft inderdaad een ingewikkelde materie omtrent bewaartermijn en WOO publicatie.

In de originelen kunnen stukken zitten die vernietigd moeten worden.

Een WOO/WOB verzoek heeft volgens selectielijst een bewaartermijn van 5 jaar.

Het kan dus voorkomen dat er iets vernietigd moet worden van de originelen die in het WOO verzoek zitten, maar de inhoud van het WOO verzoek pas na 5 jaar.

Op zich zal dat niet zo vaak voorkomen, maar het wordt anders als het WOO verzoek gepubliceerd wordt.

Volgens de selectielijsten is de bewaartermijn van publicaties met historisch belang en websites blijvend te bewaren.

Dat zou er op neer komen dat een gepubliceerd WOO verzoek blijvend te bewaren is, maar de originelen hebben een bewaartermijn, waarna vernietigd moet worden.

Het wordt pas echt complex als de gepubliceerde informatie gelakt is. Eigenlijk zou je aan moeten kunnen tonen wat er gelakt is, maar dat kan niet meer als de originelen vernietigd zijn.

Dan zou je deze originelen weer uit moeten sluiten van vernietiging.

Het is niet de publicatie die het complex maakt, maar hoe omgegaan moet worden met bewaartermijnen.

Er komt een advies van het ACOI, dat wordt net andersom. Originelen permanent bewaren, publicatie op termijn vernietigen. Zal nog wel een tijd duren voordat een en ander vast gelegd is.

 

wetten.nl - Regeling - Wet open overheid - BWBR0045754 artikel 41A: Het bestuursorgaan waarborgt het behoud van de documenten waarop een door hem ontvangen verzoek betrekking heeft.

 Er is inmiddels ook al jurisprudentie: ECLI:NL:RBMNE:2022:2773, Rechtbank Midden-Nederland, UTR 20/4367, U...

 

Een jaar geleden schreef ik er deze blog over: Ongelakte documenten archiveren! - BREED - over de grenzen van info....

 

Antwoorden op discussie

RSS

© 2024   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden