Ja, je leest het goed : ontvangstbevestiging na elke e-mail. Naar verwachting treedt op 1 juli 2022 de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (WEMBV) in werking. Deze wet heeft raakvlakken met de Wet open overheid, Wet Elektronische Publicaties en uiteraard de Archiefwet. De vraag komt op waarom dat niet in een wet had kunnen vervat, maar daar heb ik althans geen antwoord op.  

De WEMBV heeft wat juridische haken en ogen, maar vooral ICT en informatiekundige vraagstukken en vraagt om een actuele procesinrichting. Nieuw is de verplichting dat de indiener recht heeft op een ontvangstbevestiging. Dit lijkt een belangrijke wijziging ten opzichte van de huidige situatie. Een uitzondering voor die ontvangstbevestiging  is wanneer een gemeente over een mijneigendomeinsysteem beschikt. Je moet dat kunnen aantonen met loggegevens.

 Een andere mogelijkheid is om het proces via Berichtenbox in te richten. Termijn gaat lopen op het moment dat de gemeente een ontvangstbevestiging heeft gestuurd. De gemeente krijgt dan ook een behandelplicht opgelegd. 

Het kan niet anders dat dit gevolgen heeft voor de huidige werkwijze van e-mailregistratie, maar ook voor je e-formulieren. Het is niet zo dat de papieren wereld tot de verleden tijd behoort. Het wordt een recht om via papier te communiceren, maar ook om documenten in te zien. Wat tips en vragen die ik noteerde tijdens de cursus, die ik hierover volgde:

  • Is er een overzicht van alle papieren documenten?
  • Welke postadressen kent de organisatie?
  • Welke specifieke en generieke e-mailadressen zijn er al ?
  • Welke e-formulieren zijn er al ?
  • Moet je die formulieren aanpassen?
  • Stel de fax niet open voor burgers.
  • Voor welke postadressen is nog geen digitale equivalent?
  • Bestaande digitale kanalen moeten voldoen aan afdeling 2.3 Awb
  • Wordt er een ontvangstbevestiging gestuurd?
  • Worden er niet meer gegevens gevraagd dan noodzakelijk?
  • Kunnen bijlagen bij een bericht worden gevoegd (machtiging, identiteitsbewijs)
  • Worden de ingevoerde gegevens weer beschikbaar voor de verzender?

Er komt best wat bij kijken. Wil je wat verdieping, er is  een Handreiking implementatie Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Awb) 2020. Daarnaast lopen er pilots, let op het woord omnichannel in deze. 

Het wetsvoorstel ligt nu bij de Eerste Kamer ter vaststelling. 

Weergaven: 1179

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Even een vraagje. Bij veel gemeenten kan je slechts een formulier invullen en is het centrale mailadres niet zichtbaar op de site. Bij een aantal gemeenten kan je zelfs geen pdf-bijlagen bijvoegen en krijg je geen afschrift van het e-formulier dat je hebt ingediend. Dus je eigen archiefexemplaar. Hoe wordt dat in de toekomst geregeld?

Naar ik het begreep, ik heb slechts het webinar gevolgd en ben geen deskundige (=disclaimer), zal je dat alsnog wel moeten inrichten. In de handreiking staat ook het een en ander hierover. 

De details van de wet moeten nog worden uitgewerkt. In essentie heb je als overheid nog steeds de mogelijkheid om per werkproces voor de formele communicatie een specifiek digitaal kanaal aan te wijzen. Lees: e-formulieren verplicht stellen i.p.v. vrije vorm e-mail. De wet gaat niet over informele digitale communicatie.

Volgens mij is er niks nieuws aan deze zinsnede: ook in de Awb staat dat de overheid een ontvangstbevestiging moet sturen. En aangezien de wet geen onderscheid maakt naar vorm van de communicatie of kanaal, is dit dus niet nieuw. Wel lastig gezien de grote hoeveelheid e-mails.

Overigens snap ik niet waarop fax niet open gesteld zou moeten worden voor burgers: het is een toegelaten communicatiekanaal, het gebruik kan dus niet verboden worden. 

Overigens snap ik niet waarop fax niet open gesteld zou moeten worden voor burgers: het is een toegelaten communicatiekanaal, het gebruik kan dus niet verboden worden. 

Het college van B. en W. kan verschillende kanalen voor verschillende type formele berichten aanwijzen of voor een bepaald type bericht meerdere wijzen van verzenden aanwijzen. De aanwijzing is een besluit van algemene strekking, dat als zodanig moet worden bekend gemaakt en op de website dient een overzicht te staan van de wijzen waarop formele berichten via de elektronische weg aan het bestuursorgaan kunnen worden gericht.

Verbieden is niet het juiste woord in deze. Maar... zelfs rechtbanken hebben sinds afgelopen februari 2022 de FAX in de ban gedaan. 

Veilig Mailen vervangt faxverkeer in 2022 | Nieuws | Rechtspraak

Antwoorden op discussie

RSS

© 2022   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden