Ik ben vanuit DIV betrokken bij de de implementatie van Squit2020. Squit2020 maakt gebruik van de Omgevingswet ZTC en heeft daar wat zaaktypes aan toegevoegd. Mij is gevraagd dit te matchen aan de I-Navigator. Op het oog zie ik al wat verschillen van interpretatie en zaken die ik niet kan matchen. Vanuit Squit2020 gaan zij er van uit dat ik voor de zaaktypes die zij gebruiken hier resultaatypen/bewaartermijnen voor benoem vanuit de I-Navigator.

Zijn er gemeentes die hier ook tegen aanlopen en zo ja hoe hebben jullie dit opgelost? 

Weergaven: 1991

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Goed dat je het nog eens onder de aandacht brengt, Jean-Luc Rouvroye heeft dit eerder aan de orde gesteld. Top op heden, ik kan me vergissen, krijgen we nog geen helder antwoord op je (terechte) vraag.

http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/omgevingswet-zaaktypen-en-b...

Dag Peter, jazeker en er zijn meerdere oplossingsrichtingen, afhankelijk van eisen en wensen met betrekking tot archivering en/of dienstverlening. 

Waar het m.i. in het kort op neer komt: de zaaktypen vanuit de omgevingswet ZTC zijn generiek. Behandelen vergunningaanvraag. Als daar ook nog APV vergunningen bij komen, dan vallen er nog meer typen vergunningen onder één zaaktype. Squit maakt gebruik van 'producten' en die komen niet mee in de ZDS koppeling. Er zijn drie opties:

1. handmatig bewaartermijn vullen

2. op basis van resultaatypen de bewaartermijn bepalen: dus 80 resultaattypen in het ene zaaktypen bouwen.

3. vertaalslag in ESB maken.

Wij hebben offerte bij enable-u opgevraagd voor deze vertaling. Via een consultant van Circle (wij gebruiken Djuma zaaksysteem) zou er nog en vierde mogelijkheid zijn. Die probeer ik nog te achterhalen en dan gaan we een knoop doorhakken. 

Als je tijd hebt, kunnen we wel even bellen. Ik heb veel gehad aan reacties naar aanleiding van mijn oproep eerder. 

Mocht je verder zijn met je bevindingen van de mapping van de ‘lokale’ zaaktypen en
producten en diensten op de interbestuurlijke samenwerkingsbouwstenen, dan horen wij het graag.

We zijn nog druk bezig met de bevindingen. We gebruiken zelf ook enable-u en Rx Enterprise en zijn zeer geinteresseerd in de vertaalslag. Inmiddels hebben contact gelegd met onze koppelingsspecialist. We komen hierop terug. Alvast bedankt voor de info.

Als lid van de redactie van het Model-DSP hebben we algemeen standpunt formuleert over hoe wij aankijken tegen de 15 zaaktypen uit de Wiki. Misschien kan dat helpen in discussie met proceseigenaren of de inrichting van VTH-applicaties:

Wij krijgen als redactie regelmatig de vraag waarom wij de 15 zaaktypen van de omgevingswet.wiki niet één op één hebben overgenomen in onze verschillende Model-DSP's. Hieronder volgt een toelichting daarop.

 

Het uitgangspunt van onze model-DSP's zijn altijd de werkprocessen geweest (terug te vinden in wet- en regelgeving) die door een organisatie worden uitgevoerd. Dit uitgangspunt was er al, lang voordat het zaakgericht werken werd geïntroduceerd. Op die manier kunnen wij alle vernieuwingen die op ons afkomen eenvoudig integreren in het model-DSP. De Archiefwet, de AVG, de Wet open overheid (Woo), de BIO, al deze wet- en regelgeving heeft gevolgen voor de werkprocessen van de organisatie. Het model-DSP onderscheidt zich door naar de organisatie als geheel te kijken en niet naar een individueel onderdeel als een ZTC voor VTH. Werkprocessen als Toezicht, Handhaving, Bezwaar, Beroep, Voorlopige voorziening zijn niet specifiek voor VTH: deze zijn generiek voor de hele organisatie. Of ze nou binnen VTH of binnen het Sociaal Domein worden uitgevoerd: het zijn exact dezelfde werkprocessen, want ze komen voort uit dezelfde wet- en regelgeving.

 

Zaakgericht werken (niet terug te vinden in wet- of regelgeving) is gebaseerd op hoe een organisatie iets doet, waarbij het bij zaakgericht werken gaat om eenvoudig de voortgang aan te kunnen geven, gekoppeld aan een gestructureerde opslag van informatie. Dat een organisatie daarnaast ook nog wettelijke verplichtingen heeft zoals hierboven genoemd, wordt niet meegenomen in de landelijke ZCT voor VTH die vermeld is op de omgevingswet.wiki. Elke organisatie moet zich dus goed beseffen dat ze voor de Woo, AVG, Wet elektronische publicaties en de Archiefwet allerlei aanvullende maatregelen moet nemen als ze gebruik maken van de ZTC VTH. Mede door de manier waarop het model-DSP is ingericht, wordt naast een ZTC ook rekening gehouden met alle andere wettelijke verplichtingen van een organisatie.

 

Wij hebben onze Omgevingswet-werkprocessen zoveel mogelijk aan laten sluiten bij de 15 zaaktypen van de landelijke omgevingswet.wiki. Om deze reden hebben wij bijvoorbeeld ons generieke werkproces 'Handhaving door gemeente' opgesplitst in de generieke werkprocessen 'Handhavingsbeschikking', 'Last onder bestuursdwang ten uitvoer legging' en 'Last onder dwangsom ten uitvoer legging'.

 

Aanvullend daarop hebben wij specifieke werkprocessen opgenomen:

 

  1. Niet alle producten uit de keten-PDC van de omgevingswet.wiki worden goed afgedekt door een zaaktype. Zo hebben we in ons gemeentelijk Model-DSP om de gemeentelijke producten RE15-G01 tot en met RE15-G84 uit de wiki af te dekken, het werkproces B1826 'Omgevingsrecht instemmingsverzoek' opgenomen. Als we dat niet zouden doen, zouden dergelijke verzoeken van andere overheidsorganen niet geregistreerd en behandeld kunnen worden.

 

  1. De omgevingswet.wiki-zaaktypen zijn vooral gericht op het VTH-domein. De reikwijdte van de volledige Omgevingswet is echter breder dan dat. Zo heb je bijvoorbeeld ook werkprocessen nodig voor het opstellen van een omgevingsprogramma, het vestigen van een voorkeursrecht op een onroerende zaak of het uitvoeren van een onteigeningsprocedure. Overheidsorganisaties zullen dat minder vaak uitvoeren dan het beoordelen van een aanvraag voor een omgevingsvergunning, maar die drie processen kennen wel een specifieke wettelijke procedure met eigen documenttypen.

 

  1. De werkprocessen die wij naast de omgevingswet.wiki hebben opgenomen kennen vaak afwijkende resultaattypen met een eigen waardering en een eigen vernietigingsgrondslag. Zo dient het opstellen van een omgevingsprogramma op grond van het specifieke resultaat 2.1.1 van de gemeentelijke selectielijst 2020 blijvend te worden bewaard. Bij het wiki-zaaktype 'Aanvraag beschikking uitgebreid behandelen' ontbreekt een resultaat met die waardering. Dat zou dus betekenen dat je na afhandeling van de zaak in het betreffende informatiesysteem alsnog de vernietigingsgrondslag en eventueel de waardering aan zou moeten gaan passen, terwijl het hele idee van goed digitaal informatiebeheer is dat je dat aan de voorkant inricht.

 

  1. De werkprocessen die wij naast de omgevingswet.wiki hebben opgenomen bevatten specifieke documenttypen die verplicht actief openbaar zullen moeten worden gemaakt op het moment dat de Wet open overheid (Woo) van kracht wordt. Dat betekent dat bij het opstellen van een omgevingsprogramma de documenttypen 'Verzoek extern advies' en een 'Extern advies' op grond van de Woo actief openbaar moeten worden gemaakt. Deze verplichting geldt echter niet voor een omgevingsvergunning die via de uitgebreide procedure wordt vastgesteld. Kortom voor een goed overzicht welke documenttypen je op grond van de Woo verplicht actief openbaar moet maken heb je specifieke zaaktypen nodig.

 

  1. Onze Model-DSP's zijn meer dan enkel een zaaktypencatalogus. De verzameling werkprocessen die een overheidsorganisatie uitvoert vormt tevens het verwerkingsregister dat een organisatie in het kader van de AVG bij moet houden. In AVG-termen: iedere verwerkingsverantwoordelijke dient een register bij te houden van verwerkingen van persoonsgegevens die onder zijn verantwoordelijkheid vallen. Wanneer een overheidsorganisatie zienswijzen ontvangt op een concept-omgevingsprogramma, dan vormt het registreren van de afzendergegevens een verwerking van persoonsgegevens. Dit is een hele andere verwerking van het behandelen van een aanvraag voor een omgevingsvergunning. Dus ook voor een goed AVG-verwerkingsregister zijn specifieke zaaktypen nodig in het kader van de Omgevingswet. Ditzelfde geldt ook voor de informatiebeveiliging: voor een goede classificatie in het kader van de BIO heb je ook specifieke werkprocessen nodig.

Kees-Jan, bedankt voor deze heldere uitleg!

Als ik het zo samenvat, dan is bij het opstellen van de ZTC Omgevingswet geen rekening gehouden met Archiefwet, AVG, BIO en Woo. En ondersteunt de ZTC Omgevingswet het zaakgericht werken niet. De VNG is zowel bij de ZTC Omgevingswet als bij het Model DSP, gemeentelijke selectielijst en 'zaak en documentservices' betrokken en toch sluiten al deze standaarden niet op elkaar aan. Dat is jammer. 

Als gemeente moet je dus ergens in het proces en vertaalslag maken. Een aantal gemeenten doet dat niet en krijgt dus alle VTH processen én meestal APV onder één zaaktype gearchiveerd, als gebruik wordt gemaakt van de ZDS koppeling, die juist bedoeld is om zaakgericht werken optimaal te ondersteunen. 

Wij gaan nu via de ESB een vertaalslag maken om de 'standaard' ZDS te laten werken en zo toch te kunnen voldoen aan verplichtingen vanuit o.a. de Archiefwet. 

Dit moeten we toch beter kunnen organiseren?

Fijn om te constateren dat dit onderwerp nu eens goed wordt opgepakt en besproken. 

Om deze discussie goed en zuiver te voeren is het van belang om nog even terug te gaan naar de basis van de OW-ZTC.

Zoals in een aantal reacties al genoemd is bij het opstellen van de OW-ZTC alleen gekeken naar de gemeenschappelijke behoefte van een deel van bij de uitvoering van het VTH-deel van de Omgevingswet betrokken overheden (gemeenten, Omgevingsdiensten, Veiligheidsregio's en Provincies) om een gemeenschappelijke OW-ZTC op te stellen. Daarna heeft men ook nog een poging gedaan om een gemeenschappelijke OW-PDC op te stellen.

De huidige OW-ZTC en OW-PDC zijn nog steeds in ontwikkeling en recent heeft de VNG het beheer van deze OW-ZTC en de OW-PDC opgepakt omdat dat beheer nog niet was geregeld.

Ik ben, vanuit Visma|Roxit, al jaren betrokken bij het opstellen en optimaliseren van een ZTC voor ons VTH-software.

We hebben de komst van de OW-ZTC aangegrepen om onze eigen ervaringen (met een ZTC voor het uitvoeren van VTH-taken waarvan ruim 150 overheden gebruik van maken) in te brengen in een landelijk vastgestelde en beheerde model-OW-ZTC.

We hebben de OW-ZTC nu geïmplementeerd in onze VTH-software waarmee onze klanten nu als de Wabo-VTH-taken en straks ook de Omgevingswet-VTH-taken kunnen uitvoeren.

We zijn blij met de opzet van de OW-ZTC (relatief weinig zaaktypen omdat veel VTH-producten worden gemaakt met hetzelfde werkproces). We zien echter ook de uitdagingen om allerlei parameters (waaronder ook de archiveringsparameters) te baseren op de combinatie van het 'te leveren product' en het 'zaakresultaat'.

Het 'aansturen' van ons VTH-zaaksysteem op basis van 'producten' is geen enkel probleem en wordt ook door onze klanten als een 'zeer positieve ontwikkeling' ervaren.

Om te kunnen voldoen aan de eisen van de archiefwet en de juiste archiefparameters in te kunnen stellen moeten veel OW-zaaktypen nu worden voorzien van een groot aantal 'zaakresultaten'. Omdat de OW-ZTC is opgesteld voor zowel gemeenten, Omgevingsdiensten en Provincies moeten we ook nog meerdere selectielijsten ondersteunen. Dat betekend dat er voor sommige zaaktypen nu meer dan 40 zaakresultaten zijn opgenomen in de OW-ZTC. Dat is best wel een uitdaging maar daar kunnen we in onze software nog wel iets voor implementeren om de keuze van het juiste zaakresultaat te ondersteunen (veel zaakresultaten vallen al af op basis van een filtering op basis van andere eigenschappen van de zaak).  Het volledig geautomatiseerd bepalen van het juiste zaakresultaat is echter nog een utopie. 

We hebben nu, mede namens onze klanten, diverse wijzigingsvoorstellen voor de OW-ZTC ingediend omdat we constateren dat:

  • bepaalde zaakresultaten ontbreken;
  • bepaalde informatieobjecttypen ontbreken;
  • bepaalde zaaktypen ontbreken (zoals advies met instemming leveren, informatieplicht verwerken en ambtshalve beschikken);

Ook is al door de VNG geconstateerd dat de huidige OW-PDC niet voldoet aan de eisen die de overheden daaraan stellen en tevens niet geschikt is om gebruikt te worden in het kader van het DSO-berichtenverkeer.

De VNG is bezig met een geheel nieuwe versie van die PDC die veel compacter is en die hopelijk beter aansluit bij de gemeenschappelijke behoefte om 1 landelijke PDC voor alle OW-producten  die relevant zijn in het kader van de OW-VTH-ketensamenwerking.

We hebben ook al geconstateerd dat er behoefte is aan het opstellen van een OW-ZTC voor alle overige (niet VTH) Omgevingswet-gerelateerd werkprocessen.  Voor zover mij bekend wordt dat landelijk nog niet opgepakt. Wij gaan die ZTC in ieder geval opstellen en implementeren in onze Omgevingsplan-software (Rx.Base) zodat onze klanten ook zaakgericht hun omgevingsvisie en hun omgevingsplannen kunnen opstellen en beheren.

Dag Hans, bedankt voor je heldere uitleg. Ik denk dat je precies aangeeft waar het probleem zit: 'werkproces' en 'zaaktype' zijn verkeerd gebruikt en er is ten onrechte een 'product' toegevoegd, waar gewoon een zaaktype had volstaan.

Op zich snap ik dat het verlenen van een vergunning steeds hetzelfde werkproces is, maar als er per type vergunning een zaaktype was gekozen, dan had het proces veel beter gemodelleerd kunnen worden, o.a. met een correcte behandeltermijn of bewaartermijn. Want die zijn namelijk niet steeds hetzelfde. En eigenlijk zie je wel aan het binnenfietsen van een 'product' dat die behoefte aan verder specificeren er was! En het is een glijdende schaal waar we niet in willen zitten: 40 resultaattypen toevoegen om het recht te breien; en in de ESB een vertaalslag van 'product' naar 'zaaktype' maken om de ZDS te laten werken is natuurlijk helemaal van de zotte.

De oplossing is niet ingewikkeld: de VNG is nu aan zet en kan ervoor zorgen dat hun eigen standaarden matchen. Laat de Omgevingswet ZTC los en gebruik het model DSP. Beter ten halve gekeerd... We kunnen in ieder geval vaststellen dat de Omgevingswet ZTC niet goed is gemaakt; er is gewoon geen rekening gehouden met o.a. archieftermijnen en het koppelen met een centraal zaaksysteem. 

Hans Pluimers zei:

We zijn blij met de opzet van de OW-ZTC (relatief weinig zaaktypen omdat veel VTH-producten worden gemaakt met hetzelfde werkproces). We zien echter ook de uitdagingen om allerlei parameters (waaronder ook de archiveringsparameters) te baseren op de combinatie van het 'te leveren product' en het 'zaakresultaat'.

Het 'aansturen' van ons VTH-zaaksysteem op basis van 'producten' is geen enkel probleem en wordt ook door onze klanten als een 'zeer positieve ontwikkeling' ervaren.

Goedemorgen Jean-Luc, bedankt voor je reactie.

Ik ben het eens met je stelling dat 'VNG nu aan zet is".  De vraag is welke richting het meest toekomstbestendig is.

Ik zie geen toekomst in het (in mijn ogen) onnodig blijven beheren van meer dan 1000 zaaktypen. Binnen ons VTH-domein onderscheiden we nu al meer dan 300 producten dus dan zouden we 300 zaaktypen moeten gaan ontwerpen en beheren terwijl dat ook met minder dan 20 zaaktypen kan (mits product correct wordt geimplementeerd/geoptimaliseerd in IMZTC). 

Dus de lijn van het model DSP volgen is een keuze maar nadenken of er nog andere (mogelijk meer toekomstgerichte en beter beheerbare) oplossingen zijn zou mijn voorkeur hebben. 

Vooral ik het kader van de ontwikkelingen rondom de ZGW-api's is het nu het moment om ook die ontwikkeling bij die keuze te betrekken.


Jean-Luc Rouvroye zei:

Dag Hans, bedankt voor je heldere uitleg. Ik denk dat je precies aangeeft waar het probleem zit: 'werkproces' en 'zaaktype' zijn verkeerd gebruikt en er is ten onrechte een 'product' toegevoegd, waar gewoon een zaaktype had volstaan.

Op zich snap ik dat het verlenen van een vergunning steeds hetzelfde werkproces is, maar als er per type vergunning een zaaktype was gekozen, dan had het proces veel beter gemodelleerd kunnen worden, o.a. met een correcte behandeltermijn of bewaartermijn. Want die zijn namelijk niet steeds hetzelfde. En eigenlijk zie je wel aan het binnenfietsen van een 'product' dat die behoefte aan verder specificeren er was! En het is een glijdende schaal waar we niet in willen zitten: 40 resultaattypen toevoegen om het recht te breien; en in de ESB een vertaalslag van 'product' naar 'zaaktype' maken om de ZDS te laten werken is natuurlijk helemaal van de zotte.

De oplossing is niet ingewikkeld: de VNG is nu aan zet en kan ervoor zorgen dat hun eigen standaarden matchen. Laat de Omgevingswet ZTC los en gebruik het model DSP. Beter ten halve gekeerd... We kunnen in ieder geval vaststellen dat de Omgevingswet ZTC niet goed is gemaakt; er is gewoon geen rekening gehouden met o.a. archieftermijnen en het koppelen met een centraal zaaksysteem. 

Hans Pluimers zei:

We zijn blij met de opzet van de OW-ZTC (relatief weinig zaaktypen omdat veel VTH-producten worden gemaakt met hetzelfde werkproces). We zien echter ook de uitdagingen om allerlei parameters (waaronder ook de archiveringsparameters) te baseren op de combinatie van het 'te leveren product' en het 'zaakresultaat'.

Het 'aansturen' van ons VTH-zaaksysteem op basis van 'producten' is geen enkel probleem en wordt ook door onze klanten als een 'zeer positieve ontwikkeling' ervaren.

Ik zal het nog eens extra onder de aandacht brengen bij de VNG. Ben blij met de inhoud van deze bijdrage.

Hans, wat ik uit de praktijk mee krijg is dat gemeenten hun APV vergunningen ook in de VTH applicatie behandelen. Dat heeft het probleem alleen maar groter gemaakt, want al die 'flutprocesjes' die je maar één jaar hoeft te bewaren (en mág bewaren) worden onder hetzelfde generieke zaaktype gearchiveerd. De DIV afdeling mag het puin gaan ruimen. In een tijd dat we prima in staat zijn om dit soort zaken te automatiseren. Ik probeer echt niet de moraalridder uit te hangen, maar feit is dat gemeenten hierdoor niet voldoen aan wet- en regelgeving, terwijl je keurig de standaarden van de VNG volgt. Dan kunnen we alleen maar hopen dat de VNG bij het ontwikkelen van de ZGW API's wél het hele proces in beeld krijgt. We kunnen natuurlijk nog altijd een vertaaltabel 'product-zaaktype' maken :D

Hallo Jean-Luc,  Dat is, mits de betreffende organisatie het VTH-systeem en het gekoppelde archiefsysteem netjes aan elkaar heeft gekoppeld en geconfigureerd, helemaal niet nodig.

Door middel van het zaakresultaat kan direct het juiste archiefregime worden ingesteld. En daarvoor ben je het product niet nodig in het gekoppelde zaaksysteem. Je hebt voldoende aan een uniek zaakresultaat om al die 'APV flutprocesjes" van het juiste zaakresultaat = archiefregime te voorzien en dan kun je ze gewoon na 1 jaar vernietigen. 

Datzelfde geldt ook voor alle overige VTH-producten (en geweigerde of buiten behandeling gelaten verzoeken) die je niet lang hoeft te bewaren. En bovendien worden straks heel veel APV-producten overgezet naar de Omgevingswet dus dan moeten al die organisatie de configuratie van hun zaak/archiefsysteem toch aanpassen dus nu is het moment om daar goed over na te denken.

Antwoorden op discussie

RSS

© 2024   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden