Elke registratie in een zaaksysteem/DMS of vak applicatie kost tijd. Heel vroeger was registratie van documenten een belangrijk taakonderdeel van de wat ik voor het gemak nu maar de DIV medewerker noem.

Sinds het Zaakgericht werken zijn veel onderdelen van de registratiewerkzaamheden verschoven naar de behandelende ambtenaar. Die is daar meer tijd aan kwijt en dat wordt niet altijd in dank afgenomen. De registratierol bij taakapplicaties is bij elke gemeente weer anders. Informatiewerkers hebben hun focus meer verlegd naar kwaliteit, audits en controlerende werkzaamheden.

Daar is nu een vervolgstap bijgekomen, de robotisering van de registraties. Wanneer documenten identiek zijn opgebouwd zoals bij webformulieren is dat eenvoudiger in  te richten. Volgens berichtgeving in Computable wordt bij de gemeente Ede gebruik gemaakt van robot process automation (rpa) oplossing van het Amerikaanse Kofax.  De gemeente zou in luttele seconden 1500 aanvragen kunnen verwerken. Ook al zoude die getallen gechargeerd zijn, het betekent tijdwinst waar gene handjes voor nodig zijn. Een ander bericht over robotisering kwam van BCT Corsa.

De belastingdienst kent al een robot als inklopambtenaar.  

Robotisering is niet meer weg te denken. Op 20 april 2021 is er een landelijk congres robotisering voor de overheid. 

Dit is een weg of no return. Mijn buurman die in de ICT zit vertelde me ooit dat hij zodra hij een organisatie binnenstapt hij al direct ziet welke functies gaan verdwijnen.

Hoe zie je rol bij dit veranderde informatieproces? Met ander rollen wat is je rol, verdwijnt die, wordt die anders? En is robotisering voor alle processen geschikt? 

 

Weergaven: 205

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

het is duidelijk dat met gebruik van webformulieren een groot deel van invoerwerk wordt overgenomen door de aanvrager. Althans, als we dat proces ook zo inrichten dat het vanaf het webformulier direct de juiste weg vervolgt en er geen onnodig tussenstation is. Een volledige aanvraag, voorzien van de juiste informatie, kan direct tot een vergunning of toestemming leiden, zonder dat er nog iemand naar moet kijken. Dus ja: hierdoor verdwijnt administratief werk / invoerwerk.

Blijven er nog diverse processen over waarin gebruik gemaakt kan worden van slimme technologie. Denk aan software die relevante termen uit opgestelde documenten haalt en op basis daarvan suggesties doet voor opname in het zaakdossier, zodat de behandelaar alleen nog keuzes moet maken. Feitelijk gebeurt dat nu bij slimme postkamers. Dat kan ook in het proces.
Op LinkedIn deze discussie https://www.linkedin.com/pulse/het-einde-van-de-documentaire-inform...

Marc Buiks ziet veel toekomst in het gebruik van gegevensvelden. Dat kan een tussenstap zijn.

Wat blijft er over? O.a. advies en begeleiding. Controles kunnen ook uitgevoerd worden door de software, dus daar zouden we zo weinig mogelijk tijd aan moeten verspillen. Ik zou zeggen: duik eens in de publicatie van FutureLab/iBestuur over de informatiehuishouding bij het Rijk in 2030 en de beroepen die daar worden geschetst*. Creatieve beroepen waarin gebruik van informatie en interpretatie van informatie centraal staan. Althans, zo lees ik het. Ik vind dat een deel van ons te veel in de hoek van 'in control' zijn zit. Ook bij de VNG 'Grip op informatie' ligt nog veel nadruk op de control. We kunnen veel vloeiender aansluiten bij de manier waarop informatie ontstaat en wordt gebruikt ipv het huidige dweilen met de kraan open in de hoop een basis op orde te krijgen en in control te komen op de manier zoals wij denken dat het moet.

*https://www.informatiehuishouding.nl/Producten+%26+publicaties/rapp...

@yvonne: dat congres is verschoven naar 20 april 2021

Dank beiden, een stap waar ik verder over wil bloggen is automatisch vernietigen. Volgens mij zit het wel snor met de registratie van gestructureerde processen en zit de uitdaging meer in de volledigheid en het afsluiten van zaken. 

Nog een wereld te winnen, is die van ongestructureerde informatie, wellicht dekt deze titel beter de lading:  grip op ongestructureerde documenten en data ?  

Antwoorden op discussie

RSS

© 2020   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden