Hotspot Coronacrisis - hoe krijg je de informatie "boven water"?

Goedemiddag,

Het belang van "informatiehuishouding op orde" wordt door zo'n actuele crisis pijnlijk zichtbaar, en tegelijkertijd biedt dit kansen om de gezamenlijke focus hierop te krijgen. 
Gemeente Alkmaar zit op dit moment in een transitie van oud naar nieuw zaaksysteem waar wel  archivering aan de voorkant is ingericht obv TMLO/GEMMA ZTC/ NEN 2082. Op dit moment zitten nog niet alle processen in het nieuwe zaaksysteem. Informatie wordt bij ons nog steeds op diverse opslaglocaties opgeslagen zonder vooraf ingerichte informatiebeheer; mail/netwerkschijven/etc.

Wij van de gemeente Alkmaar zijn benieuwd hoe jullie een representatief beeld creëren voor de hotspot Coronacrisis. We hebben nu grotendeels in kaart welke processen de hotspot raken, maar hoe krijg je deze versnipperde informatie "boven water"?

  1. Door "simpelweg" informatie laten labelen (functionele tag of map) door proceseigenaar en een enterprise search er op los laten?
  2. Door een proces in het zaaksysteem in te richten waar proceseigenaar zijn informatie kan overdragen?
  3. ....

Wie kan met ons brainstormen? 

Weergaven: 822

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Goede vraag waar meer gemeenten mee worstelen. Begin praktisch zoals met een oproep aan relevante partijen in je eigen gemeente (griffie, kabinet) om informatie veilig te stellen. Houd een inventarisatie bij van je acties.

Wat voor de hand ligt is de crisisorganisatie, maar ook de medewerkers van communicatie die beelden van het dagelijkse leven vastleggen. Nog een tip, wanneer je de foto’s niet zelf maakt als gemeente spreek iets af over auteursrechten.

Het Regionaal Archief Alkmaar is ook gestart met het documenteren van de coronacrises, zie https://www.regionaalarchiefalkmaar.nl/corona

Ben heel benieuwd naar andere praktische tips.

"Het belang van "informatiehuishouding op orde" wordt door zo'n actuele crisis pijnlijk zichtbaar"
Hoe wordt dit dan zichtbaar?


We zijn al een behoorlijke tijd bezig om informatie gelabeld te krijgen of op een of andere manier in het dms of zaaksysteem te proppen. Allemaal met een prima doel voor ogen, maar lang niet altijd met het beoogde resultaat. Misschien moeten we daar blij mee zijn: de factor mens speelt in dit proces nog altijd een relevante rol. 
Zeker bij een hotspot, want dan zul je ook informatie willen verzamelen die zich buiten de eigen organisatie bevindt. En die informatie is zeker niet getagd en gelabeld en in het zaaksysteem te vinden.
Dus je zult iemand / mensen moeten hebben die zich op het onderwerp/de hotspot storten en creatief op zoek gaan naar de informatie en deze informatie gaan verzamelen en bundelen op de meest geschikte plaats.

Pas de BigSix toe en laat zien waar je als informatiespecialist in staat bent. Kom even uit de bubble of box waar je normaal in zit. Laat de metadatamodellen, zaaktypen en -systemen los, toon je informatievaardigheden en documenteer de crisis.

https://www.youtube.com/watch?v=H_Wxi-ZVuKY

Het valt me steeds meer op dat je in dit soort situaties zo weinig hebt aan al die landelijke handreikingen en dat de praktijk zo anders is dan beschreven.

@jack: Het wordt pijnlijk zichtbaar, doordat je informatie wat uitgesloten moet worden van vernietiging met veel moeite "boven water" krijgt. Het liefst heb je dit zo ingericht dat het "sneller" vindbaar en toegankelijk is....er is nog veel werk te doen.

Wij zijn bezig met het uittekenen van hotspotproces (niet de hotspotmonitorproces). Daarnaast starten we met een intern communicatiebericht / infografic / kenniskaart maken voor de business, zodat behandelaren weten welke dossiers/zaken de hotspot raken en wat ze moeten doen als ze deze dossiers hebben. Onze team data gaan we vragen welke mogelijkheden er zijn om met data een mooi representatief beeld te krijgen.

Ik houd jullie op de hoogte :)

Dank Ulla, ik weet zeker dat andere gemeenten om jullie informatie zitten te springen!!!

Hoi Ulla,

Leuk je hier tegen te komen! Ik heb toevallig gisteren een memo geschreven richting ons MT om uit te leggen dat we, juist nu, grip op informatie nodig hebben voor het aanleggen van een 'corona-dossier'. Die wil ik met je delen als je wilt. Ik denk dat we redelijk gelijk oplopen in het formuleren van de juiste aanpak. Ook heb ik de gemeentesecretaris al op de hoogte gebracht en krijg ik via één van de bestuurssecretaresses de notulen en bijlagen van het crisisteam van onze gemeente, dit levert al een schat aan informatie op, maar ook een schat aan extra werk, omdat alles nog geregistreerd moet worden in het zaaksysteem.. :-)

Ha Kitty,

Ja als je dat wil delen graag. Mijn email uvlas-vanwilligen@alkmaar.nl
Wat ik goed vind van jouw aanpak is dat je direct communiceert met gemeentesecretaris en MT. Dat heet profileren, informatiebeheer op de kaart zetten! Goed bezig.
We houden elkaar op de hoogte oke?

Nog een opmerking in dit verband. Mijn verwachting is wanneer we allemaal met elkaar weer normaal aan het werk zijn, al zullen veel zaken blijvend veranderd zijn, er discussie zal ontstaan of je alle documenten integraal moet bewaren of slechts een steekproef. Ik heb deze al voorbij zien komen met de TOZO uitkeringen. Enkelen denken dat die integraal bewaard moeten worden, niet echt een meerwaarde lijkt me.

Wellicht wel de stappen die we hebben ondernomen om de TOZO-aanvragen goed organisatorisch te regelen? En achteraf/tussentijdse evaluaties?

Dat wel natuurlijk en ook een steekproef van de aanvragen zelf, nee het ging over de vraag of alle uitkeringen bewaard moesten worden, dat gaat m.i. te ver.

Nee, dat gaat mij idd ook te ver.

Ondertussen is ons applicatiebeheer druk doende een strategie uit te dokteren om diverse zaken in het zaaksysteem uit te kunnen zonderen van vernietiging en ze een B-nominatie te geven. Wij werken met het zaaksysteem join. Mochten mensen geïnteresseerd zijn in onze input of mee willen denken dan horen we het graag!

Antwoorden op discussie

RSS

© 2020   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden