Geinventariseerde papieren bouwvergunningen opslaan in zaaksysteem/dms

De situatie is als volgt:

We beschikken over een fysieke inventaris van overgebracht archief tot 2014. Daarin bevinden zich alle bouwvergunningen tot 2010/2011 (opgeschoond e.d.)

Regelmatig wordt er informatie opgevraagd uit deze bouwdossiers. Zowel in- als extern.

Besloten is om deze bouwdossiers te scannen en meteen op te slaan op de netwerkschijf. 

Nu gaan er stemmen op om deze gescande documenten in ons zaaksysteem/dms op te slaan ivm overload op de n-schijf.

Zelf ben ik hier geen voorstander van. Mijn idee is om een pakket zoals bijv. Maisflexis aan te schaffen waarin je de scans zet en ontsluit zodat het voor een ieder toegankelijk is.

Zijn er anderen die hier een mening over hebben?

Daarnaast heb ik nog een vraag in hoeverre je bijv. bouwvergunningen kunt vervangen als ze al beschreven zijn in een inventaris van overgebracht archief?

Ik hoor het graag.

Weergaven: 328

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Wellicht bieden deze blogs wat inspiratie? Scannen van de bouwvergunningen, metadateren, ingest e-depot, vervangen met uitzondering van monumentendossiers, beschikbaar stellen.

Bouwtekeningen Haaren 1996-2015 digitaal beschikbaar (regionaalarch...

Bouwtekeningen Alphen-Chaam 1996-2011 online beschikbaar (regionaal...

Ik ken een gemeente, die de scans eerst heeft opgenomen in hun Corsa. De exporttool naar het e-Depot wordt nu al jaren over gepraat. 

Vervangen en opname in ene e-Depot is natuurlijk een keuze. 

Hallo Jolanda, 

Bij de gemeente Breda hebben we ervoor gekozen de papieren bouwvergunningen (periode 1903 - 2013) te scannen op vervangingsniveau. Met als doel de digitale vergunningen op te nemen in het E-depot. Dit is reeds gerealiseerd. Intern zijn de digitale dossiers reeds te raadplegen. De verwachting is dat op korte termijn de digitale dossiers ook voor externen te raadplegen zijn (gedeeltes van een dossier). 

Door te scannen op vervangingsniveau kunnen we de papieren dossiers vervangen door de digitale dossiers. Na goedkeuring door het college van het handboek vervanging gaan we de papieren dossiers vernietigen.

Zoals ik nu lees in jouw tekst zijn de bestanden niet gescand met eisen die gelden voor vervanging. Klopt dat? De papieren dossiers blijven dus de archiefstukken?

Interessant is voor jullie om te bepalen wat jullie in de toekomst als archiefdossiers willen zien: papieren archiefdossiers behouden en digitale raadpleegdossiers ergens toegankelijk maken met periodiek een conversie- of migratietraject. Of besluiten tot vervanging van papier en door opname van de digitale dossiers in een e-depot de digitale raadpleegbaarheid en duurzaamheid borgen. 

Je kunt gerust een keer contact met me opnemen zodat ik e.e.a. kan toelichten hoe we de digitalisering van het bouwarchief bij de gemeente Breda hebben gerealiseerd.

Bedankt voor je reactie en aanbod. We werken al met het vervangingshandboek voor diverse papieren stukken. De scans voldoen aan de eisen.

Het gaan scannen van alle bouwvergunningen voor vervanging is weer een ander verhaal en een omvangrijk project. Ik vraag me af of we dat uberhaupt moeten willen. De bouwvergunningen zijn al overgebracht en maken nu deel uit/zijn ontsloten via een  papieren inventaris (boekvorm).  Zowel intern als extern is deze inventaris ter plekke te raadplegen. Ter info: Het oud of statisch of overgebrachte archief' bevindt zich nl bij ons op het gemeentehuis. Dus niet bij een streekarchief o.i.d.



Stefan Heirbaut zei:

Hallo Jolanda, 

Bij de gemeente Breda hebben we ervoor gekozen de papieren bouwvergunningen (periode 1903 - 2013) te scannen op vervangingsniveau. Met als doel de digitale vergunningen op te nemen in het E-depot. Dit is reeds gerealiseerd. Intern zijn de digitale dossiers reeds te raadplegen. De verwachting is dat op korte termijn de digitale dossiers ook voor externen te raadplegen zijn (gedeeltes van een dossier). 

Door te scannen op vervangingsniveau kunnen we de papieren dossiers vervangen door de digitale dossiers. Na goedkeuring door het college van het handboek vervanging gaan we de papieren dossiers vernietigen.

Zoals ik nu lees in jouw tekst zijn de bestanden niet gescand met eisen die gelden voor vervanging. Klopt dat? De papieren dossiers blijven dus de archiefstukken?

Interessant is voor jullie om te bepalen wat jullie in de toekomst als archiefdossiers willen zien: papieren archiefdossiers behouden en digitale raadpleegdossiers ergens toegankelijk maken met periodiek een conversie- of migratietraject. Of besluiten tot vervanging van papier en door opname van de digitale dossiers in een e-depot de digitale raadpleegbaarheid en duurzaamheid borgen. 

Je kunt gerust een keer contact met me opnemen zodat ik e.e.a. kan toelichten hoe we de digitalisering van het bouwarchief bij de gemeente Breda hebben gerealiseerd.

Hoi Stefan,

De gemeente Maassluis wil ook een begin maken met het digitaliseren en vervolgens beschikbaar stellen van het bouwarchief 1900-2010. Beschikken jullie over een plan van aanpak, scannen op documentniveau met welke labels, metadataschema, toegankelijkheid e.d. Zijn ook alle technische tekeningen die na vergunningverlening zijn toegestuurd gedigitaliseerd.

Dus waar moeten we rekening mee houden om het uiteindelijk via een e-depot te ontsluiten intern en voor de inwoners en aannemers?

Welke e-depotleverancier heeft de gemeente Breda?

Alvast bedankt,

Ruud Bekkers, gemeente Maassluis

r.j.a.bekkers@maassluis.nl

Bij de gemeente Tilburg is in 2001 gestart met een bewerkingstraject van de bouwvergunningen en vanaf 2003 zijn ze gedigitaliseerd. We hebben destijds rond 2006 niet gekozen voor een vervangingstraject, maar zijn sinds 2007 wel beschikbaar via de website van de gemeente Tilburg. als tip wil ik je deze V-lijst meegeven, op grond waar de dossiers mee zijn geschoond.

Omschrijving stukken

Bewaartermijn

Aanvragen bouwvergunning

-          Geweigerde

-          Ingetrokken

-          Niet ontvankelijk verklaarde

 

3 jaar

1 jaar

3 jaar

Adviezen

-          Publieke Werken

-          Brandweer inzake brandveiligheidsvoorwaarden*

-          Welstandscommissie, inclusief bijbehorende tekeningen (er staat dan een stempel op de tekeningen)

-          Schoonheidscommissie, inclusief bijbehorende tekeningen (er staat dan een stempel op de tekeningen)

-          Dienst Reiniging en Vervoer

 

10 jaar

10 jaar

 

10 jaar

 

 

10 jaar

 

 

10 jaar

Artikel 138-formulieren inclusief alle bijgaande stukken

10 jaar

Bemerkingen

1 jaar

Bestemmingsplanformulieren

10 jaar

Bodemonderzoeken**

10 jaar

Bouwvergunningen

-          Ingetrokken

-          Klachten

 

3 jaar

10 jaar

"Groene" tabstroken

10 jaar

Huisnummering

10 jaar

Subsidie-aanvragen

-          ter kennisname ingediend

-          waarbij de gemeente betrokken is

 

1 jaar

5 jaar

Verklaring van geen bezwaar inclusief bijlagen (komt van de Provincie en is herkenbaar aan de stempel van Gedeputeerde Staten)

10 jaar

 

 

Bouwvergunningen ondergeschikt aan het hoofdgebouw ***

Bewaartermijn

Bouwvergunningen (tijdelijke)

Na vervallen belang

Dakramen

Na vervallen belang

Erfafscheidingen

Na vervallen belang

Reclameborden

Na vervallen belang

Schotelantennes

Na vervallen belang

Rioolaanleg / -aansluiting

Na vervallen belang

* Bij nader onderzoek bij de Brandweer blijkt dat zij alle adviezen inzake brandveiligheidsvoorwaarden ook bewaren.

** Bij nader onderzoek blijkt dat alle bodemonderzoeken zich ook in het bodemarchief bevinden.

 

*** Deze geldt niet voor Monumenten daar is de bewaartermijn: eeuwig.

Hoi Yvonne, Dank je wel voor de lijst.

Beste Ruud en Jolanda,

Wij hebben de gemeente Breda ondersteunt bij het uiteindelijk opnemen en beschikbaar stellen van de bouwdossiers via ons e-depot. Dat doen wij inmiddels voor veel andere gemeenten (45) die verantwoordelijk zijn voor hun eigen archiefbewaarplaats of aangesloten zijn bij een regionaal archief via een DVO of GR. Zo hebben wij alleen al voor 14 gemeenten die aangesloten zijn bij het RHC Eindhoven ondersteunt bij het organiseren, controleren en opnemen van gescande bouwdossiers in het e-depot. Dat is onderdeel van onze standaard dienstverlening. Mocht je meer informatie willen dan ga ik graag met jullie in gesprek.

Groet Hans Mannaert

Ruud Bekkers zei:

Hoi Stefan,

De gemeente Maassluis wil ook een begin maken met het digitaliseren en vervolgens beschikbaar stellen van het bouwarchief 1900-2010. Beschikken jullie over een plan van aanpak, scannen op documentniveau met welke labels, metadataschema, toegankelijkheid e.d. Zijn ook alle technische tekeningen die na vergunningverlening zijn toegestuurd gedigitaliseerd.

Dus waar moeten we rekening mee houden om het uiteindelijk via een e-depot te ontsluiten intern en voor de inwoners en aannemers?

Welke e-depotleverancier heeft de gemeente Breda?

Alvast bedankt,

Ruud Bekkers, gemeente Maassluis

r.j.a.bekkers@maassluis.nl

Antwoorden op discussie

RSS

© 2024   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden