Decos en PDF/A

Wij werken met Decos 5.1. Voor onze substitutie willen wij dat eigenlijk alle bestandsformaten (pdf, tiff, word, excel etc..) uiteindelijk worden geconverteerd naar een PDF/A bestand als de workflowactiviteit 'archiveren' wordt afgehandeld en alle documenten naar de archieffase gaan (Record Keeping System).

Hierdoor kan met één handeling aan het einde van werkproces de bestanden in een open standaard worden opgeslagen.

 

Echter, Decos biedt tot nu toe alleen de mogelijk om de office-bestanden om te zetten naar een pdf/a-bestand, maar niet de niet-officebestanden zoals pdf-formaten.

 

Heeft iemand een idee of weet iemand een leverancier die hier een rol in kan spelen?

Decos denkt momenteel niet echt mee..

Weergaven: 3935

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Lammerts van Bueren op 6 September 2011 op 7.23
Dag hoor ik graag van je André :)

André Plat zei:

@Frans, Youri en de inspectie,

In april heeft de SVB vragen gesteld over .dsc formaat opslag en conversie naar pdf. (of hoe dan ook een duurzaam formaat). Het antwoord hierop is beschikbaar gekomen: ik heb idee dat dit antwoord integraal ook relevant is in deze context. Frans is het ok als ik vraag & antwoord 'upload'?

Permalink Antwoord van Joost Geraets op 14 September 2011 op 10.40
Permalink Antwoord van Joost Geraets op 14 September 2011 op 10.54
Gerelateerd : Gemeenten falen met het digitaal opslaan van documenten... meldt Gijs Hillenius op Google+
Permalink Antwoord van David Bronsveld op 12 December 2012 op 9.51

Hallo Youri,

Tijd om deze discussie weer te heropenen....

Sinds Decos D5.1 maken wij gebruik van Aspose voor het converteren van bestanden naar PDF/A. De techniek is in beginsel bedoeld voor documenten die zijn afgerond (en volgens de norm op alleen lezen moeten worden gezet en naar duurzaam formaat moeten worden geconverteerd.

In de afgelopen periode hebben wij hier een aantal verbeteringen in doorgevoerd (beschikbaar sinds 5.1.9):

  • wij ondersteunen PDF/A-1a en PDF/A-1b (PDF1.4). Kiest een klant voor 1a, dan kunnen uitzonderingen worden ingesteld voor 1b (dus welke bestandsextensies met 1b moeten worden geconverteerd wanneer 1a de standaard is) Wij houden uiteraard rekening met de overgang naar PDF/A-2a (1.7)
  • met de Aspose convertor worden de meeste bestandsextensies ondersteund. Dus niet alleen Office-bestanden, maar ook bijvoorbeeld PDF, XPS, OpenOffice, HTML, XML, GML, TXT en Single File web pages. 

Als je nog vragen hebt, laat maar weten!

groet,
David Bronsveld

Productmanager Decos D5

Permalink Antwoord van Lammerts van Bueren op 13 December 2012 op 7.57

Dag David,

Graag willen wij dit voor elkaar hebben, (office en ook pdf). Kun je mij contacten via y.lammerts.van.bueren@culemborg.nl ?

David Bronsveld zei:

Hallo Youri,

Tijd om deze discussie weer te heropenen....

Sinds Decos D5.1 maken wij gebruik van Aspose voor het converteren van bestanden naar PDF/A. De techniek is in beginsel bedoeld voor documenten die zijn afgerond (en volgens de norm op alleen lezen moeten worden gezet en naar duurzaam formaat moeten worden geconverteerd.

In de afgelopen periode hebben wij hier een aantal verbeteringen in doorgevoerd (beschikbaar sinds 5.1.9):

  • wij ondersteunen PDF/A-1a en PDF/A-1b (PDF1.4). Kiest een klant voor 1a, dan kunnen uitzonderingen worden ingesteld voor 1b (dus welke bestandsextensies met 1b moeten worden geconverteerd wanneer 1a de standaard is) Wij houden uiteraard rekening met de overgang naar PDF/A-2a (1.7)
  • met de Aspose convertor worden de meeste bestandsextensies ondersteund. Dus niet alleen Office-bestanden, maar ook bijvoorbeeld PDF, XPS, OpenOffice, HTML, XML, GML, TXT en Single File web pages. 

Als je nog vragen hebt, laat maar weten!

groet,
David Bronsveld

Productmanager Decos D5

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 30 November 2014 op 13.36
De problemen met PDF/ a en decos zijn volgens mij nog steeds niet opgelost ?
Klopt dat ?
Zie ook dit verslag.
http://www.beverwijk.nl/document.php?m=1&fileid=30255&f=ef5...
Permalink Antwoord van jack karelse op 1 December 2014 op 8.06

PDF/a is ook niet alles.
En het kan zomaar zijn dat veel meer formaten voldoen aan de eisen van de archiefregeling als het gaat om "valideerbaar en volledig gedocumenteerd bestandsformaat dat voldoet aan een open standaard".
Zie bijvoorbeeld http://nl.wikipedia.org/wiki/Office_Open_XML 

Dit betekent dat niet noodzakelijk naar pdf/a omgezet hoeft te worden. Je kunt toch niet alles naar pdf/a omzetten zonder verlies aan gegevens (cad-tekening met lagen om eens iets te noemen; een excel-document wordt heel anders als je het omzet).

Misschien een idee om eens na te denken over andere oplossingen dan alleen pdf/a? Het lijkt een goede oplossing, maar is het maar voor een deel van de documenten.
Velen van ons zijn nogal van de eenheidsworst, van één oplossing voor alle problemen of vragen die er zijn, maar zo is het niet (meer).

Permalink Antwoord van Frans Dondorp op 1 December 2014 op 10.56

Yvonne,

Over welk probleem heb je het precies? Naar mijn idee is de oorspronkelijke vraag van Youri naar behoren beantwoord en biedt onze PDF/A conversie voldoende mogelijkheden. Ik krijg de link die jij opnam niet geopend en heb het verslag waar jij aan refereert dus niet gelezen. Kun je wat meer achtergrond geven?

Mvg,

Frans


Yvonne Welings zei:

De problemen met PDF/ a en decos zijn volgens mij nog steeds niet opgelost ?
Klopt dat ?
Zie ook dit verslag.
http://www.beverwijk.nl/document.php?m=1&fileid=30255&f=ef5...
Permalink Antwoord van jack karelse op 1 December 2014 op 11.45

@Frans, link werkt inderdaad niet. Als je eerst naar Beverwijk.nl gaat en de rest erachter plakt (zonder beverwijk.nl natuurlijk...) dan lukt het wel.

Permalink Antwoord van Frans Dondorp op 1 December 2014 op 13.45

@Jack: dank voor de tip. Dat hielp.

Als ik het verslag snel doorloop, denk ik dat het Yvonne gaat om de opmerking dat Decos niet in staat is om bij het afhandelen van een dossier de bestanden te converteren naar PDF/A. In het verslag staat: 'ook bij de archivering van de zaak worden deze bestanden niet omgezet naar PDF/A'.

Kleine nuance: dat kan Decos zeker wel: het is heel goed mogelijk om bestanden automatisch naar PDF/A te converteren op het moment dat het dossier wordt gesloten - als de zaak is afgehandeld. Het gaat dan om een instelling en dus ook om een keuze.

Ik zou mezelf afvragen of je dat automatisme überhaupt wilt. In de wereld van digitale duurzaamheid wordt al jaren aanbevolen om zo laat mogelijk te converteren in de hoop dat je een conversieslag kunt overslaan. Met PDF/A zijn we inmiddels ook al bij versie 3 en ook PDF/A (althans PDF/A-1a of 1b) is dus niet voor de eeuwigheid. De Archiefregeling schrijft pas conversie voor op het moment van overbrenging. Mijn advies zou dan ook zijn om de oorspronkelijke bestanden op te slaan (ik krijg de indruk dat dat in dit verslag als zwak punt wordt gezien) en pas te converteren als er een reëel gevaar is dat die oorspronkelijke bestanden niet meer leesbaar worden. Daarmee heb je in de tussentijd het behoud van de 'inhoud, structuur en vorm' gegarandeerd en sluit je ook aan bij art. 25 Archiefregeling. Ik ben er zeker niet van overtuigd dat het automatisch converteren naar PDF/A bij sluiting van het dossier hetzelfde is als het volgen van een duurzaamheidsstrategie.

Kortom: volgens mij gaat het om een onvolledige opvatting van de technische mogelijkheden (of wellicht een inrichtingskwestie) en daarnaast om een discussiepunt over het juiste moment van conversie.

Mvg,

Frans

Permalink Antwoord van jack karelse op 1 December 2014 op 13.55

@Frans, in Corsa wordt een origineel en een archiefbestand opgenomen. Da's dubbelop, maar misschien toch zo gek nog niet? Omdat veel DMS-en toch best op elkaar lijken kan ik me voorstellen dat dat in Decos ook zo is.

Permalink Antwoord van Frans Dondorp op 1 December 2014 op 14.05

@Jack: dat doen wij ook. Als je de automatische PDF/A conversie gebruikt, behouden wij ook het bronbestand. Wij tonen de eindgebruiker echter de PDF, zodat het de eindgebruiker duidelijk is dat de het gaan om een afgesloten dossier en dus ook om een afgesloten document. In die functionaliteit verschillen we dus niet veel van Corsa. Het (ook) opslaan van het bronbestand is voor toekomstige (her)conversies noodzaak en gewoon een goed idee, mits er geen verwarring ontstaat over de status van de twee bestanden.

Ik wil echter vooral de nuance aanbrengen dat het bestaan van een automatisch gegenereerde PDF/A niet gelijkstaat aan duurzame opslag. Hetzelfde dus dat jij hierboven ook al deed :-)



jack karelse zei:

@Frans, in Corsa wordt een origineel en een archiefbestand opgenomen. Da's dubbelop, maar misschien toch zo gek nog niet? Omdat veel DMS-en toch best op elkaar lijken kan ik me voorstellen dat dat in Decos ook zo is.

▶ Antwoorden op discussie

RSS

Partner(s)

Sponsor(s)

http://www.elveo.nl

Direct naar...

Vind BREED!

- Twitter

- LinkedIn

- RSS: alle activiteiten

- RSS: nieuwe discussies

- RSS: nieuwe blogs

- E-mail

© 2024   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden