Al lange tijd geleden is er, ook hier, discussie geweest over de bewaartermijn van 110 jaar van brondocumenten eerste inschrijving in de gemeentelijke basisadministratie. In de Selectielijst 1996, actualisatie 2012 staat "110 jaar" zonder toevoeging op welk moment die termijn ingaat.

Dat moet zijn 110 jaar na geboorte van de betreffende persoon. En dat is destijds ook hier voor zover ik zag ook ter sprake gekomen en bevestigd.

In 2007 heb ik gewerkt voor een gemeente waarbij een grote hoeveelheid van deze brondocumenten verwerkt moesten worden. Met specialisten van de afdeling Burgerzaken, een externe expert op dat gebied en in contacten met het Agentschap BPR, is toen ook vastgesteld dat dit "natuurlijk" 110 jaar na geboorte moet zijn. Deze termijn is nl. overgenomen uit de Regeling Basisregistratie Personen.

Het deel in de Selectielijst 1996, inzake de gemeentelijke basisregistratie, is feitelijk integraal overgenomen van de de opsomming genoemd in de "Regeling bewaring GBA-bescheiden" van 9 september 2005, nr. 175 van het Ministerie voor Bestuurlijke Vernieuwing en Koninkrijksrelaties.

Daarin is ook niet aangegeven op welk moment de termijnen ingaan wat tot onduidelijkheid heeft gezorgd destijds en is ook niet in de Selectielijst destijds aangepast.

Maar nu kwam ik bij een gemeente waarbij men de termijn van 110 jaar in laat gaan op moment van inschrijving in de basisregistratie. En dat scheelt in de praktijk natuurlijk nogal wat jaren voordat ze vernietigd moeten worden.

Mijn vraag is: heb ik wat gemist, is er sinds die tijd een wijziging geweest in de bepaling van het ingangsmoment van de looptijd van de bewaartermijn van deze documenten?

Bij mijn weten niet, maar volgens een helpdesk, geraadpleegd door betreffende gemeente ging de termijn inderdaad pas in op moment van registratie, niet van geboorte. Zo is het ook gedefineerd in de Selecttool en I-navigator.

Gezien mijn ervaring in toepassing van verwerking van genoemde bescheiden en de eerdere discussies hier op dit forum is de ingangstermijn van de bewaartermijn voor deze bescheiden toch echt 110 jaar na geboorte.

Weergaven: 400

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Net als Leerplicht ontheffing of toezichtszaken (19 of 21 jaar na geboorte). Voordeel, het kan allemaal eerder weg, nadeel je moet het vaak alsnog aanpassen en alert blijven.

Hoi John,

Ik zou toch echt 110 jaar na verwerking in het register aanhouden. Immers geeft bijlage 6 van de Regeling BRP het volgende aan:

Bescheiden gebruikt voor de eerste inschrijving van betrokkene in de basisregistratie personen, voor zover het bescheiden betreft die niet uit een Nederlands register kunnen worden gereproduceerd

110 jaar

 

Volgens mij kun je dan niets anders doen dan de stukken 110 jaar bewaren na de inschrijving.

Gegroet Jan-Jaap

Nee hoor, die verwarring is blijven bestaan door de gehanteerde omschrijving. In het bewerkingstraject bij een gemeente zoals ik aangaf, is samen met medewerkers Burgerzaken en een deskundige op dit gebied gecorrespondeerd met het Agentschap met als uitkomst dat bedoeld is 110 jaar na geboorte. We hebben het hier dus over brondocumenten waarop de inschrijving, de gegevens in de basisadministratie gebaseerd is. Waarom 110 jaar ? Dit is gekoppeld aan de levensverwachting, ruim ingeschat.

Waarom het destijds ook niet in de regeling goed is aangepast weet ik niet. Inmiddels blijft er onduidelijkheid bestaan. Maar ik verwijs ook even naar de vroegere discussie hier op dit platform waar ook uitgegaan wordt van ingang van de termijn "na geboorte".

Bij nagenoeg alle gemeenten waar ik werk heb verricht wordt deze laatste opvatting ook toegepast.

Eens, de 110 jaar is inderdaad gekozen op basis van levensverwachting. 

John Derickx zei:

Nee hoor, die verwarring is blijven bestaan door de gehanteerde omschrijving. In het bewerkingstraject bij een gemeente zoals ik aangaf, is samen met medewerkers Burgerzaken en een deskundige op dit gebied gecorrespondeerd met het Agentschap met als uitkomst dat bedoeld is 110 jaar na geboorte. We hebben het hier dus over brondocumenten waarop de inschrijving, de gegevens in de basisadministratie gebaseerd is. Waarom 110 jaar ? Dit is gekoppeld aan de levensverwachting, ruim ingeschat.

Waarom het destijds ook niet in de regeling goed is aangepast weet ik niet. Inmiddels blijft er onduidelijkheid bestaan. Maar ik verwijs ook even naar de vroegere discussie hier op dit platform waar ook uitgegaan wordt van ingang van de termijn "na geboorte".

Bij nagenoeg alle gemeenten waar ik werk heb verricht wordt deze laatste opvatting ook toegepast.

Even een aanvulling die ik eerder niet heb genoemd. In de oorspronkelijke Selectielijst geldend per 1996, vastgesteld 21 november 2005, was bij de opsomming bij de betreffende bewaartermijn van 110 jaar wel de toevoeging "na geboorte" geplaatst. Op een of andere manier is in bijlage 6 van de "Regeling basisregistratie personen" die toevoeging niet opgenomen of weggevallen en is dit in de nieuwe versie van de Selectielijst in 2012 zo overgenomen.

Aangezien de regeling BRP niet zegt wanneer de bewaartermijn ingaat, hoor je technische gesproken dus 110 jaar na inschrijving aan te houden. 

Dat komt inderdaad niet overeen met de selectielijst 1996 en de manier waarop (vroeger) die bewaartermijn geïnterpreteerd moet worden (na geboortedatum). 

Aangezien dit niet duidelijk is, moeten dus wetgevers hier een uitspraak over gaan doen. Tot die tijd hoort, nogmaals, technisch gesproken 110 jaar na afhandeling aan te houden.

Aanvulling: de RiVG bevestigt dat het 110 jaar na afhandeling is en niet na geboortedatum. Ik heb wel aangegeven dat dat aangepast zou moeten in een nieuwe versie van de Regeling

Kees-Jan Vermeulen zei:

Aangezien de regeling BRP niet zegt wanneer de bewaartermijn ingaat, hoor je technische gesproken dus 110 jaar na inschrijving aan te houden. 

Dat komt inderdaad niet overeen met de selectielijst 1996 en de manier waarop (vroeger) die bewaartermijn geïnterpreteerd moet worden (na geboortedatum). 

Aangezien dit niet duidelijk is, moeten dus wetgevers hier een uitspraak over gaan doen. Tot die tijd hoort, nogmaals, technisch gesproken 110 jaar na afhandeling aan te houden.

Praktisch gezien is omzetting voor de vele gemeenten (ik schat in de meerderheid) een hele klus. Al deze dossiers, waarvan nu de geboortedatum leidend is, moeten naar ik aanneem doorzocht worden om het tijdstip van 1e inschrijving te achterhalen. Mogelijk is dit in de persoonslijsten te achterhalen. Maar voor het ruimtebeslag wil dit ook nogal wat zeggen, en zeker voor gemeenten waar aanmeldcentra gevestigd zijn kan dit tientallen meters schelen.

En dit door een simpele fout die in 2012 is gemaakt doordat klakkeloos een lijst is overgeschreven van een ministeriele regeling. Ik adviseer gemeenten geen omslag te gaan maken en de huidige registratie te laten staan. Tegen de tijd dat vernietiging aan de orde is zijn we weer een hele tijd verder.

Antwoorden op discussie

RSS

© 2024   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden