Toen een paar jaar geleden de eerste artikelen in het vakblad OD verschenen, kwam bij mij de vraag op, wat is dat eigenlijk Archivering by design? Je moest het vooral doen, maar wat je dan precies moest doen, was in raadselen gehuld.

 

Nu ken ik de meeste informatiespecialisten als goede professionals, die echt wel weten dat je een juist bestandsformaat moet kiezen, moet meta dateren en de bestanden veilig moet beheren in een RMA en op termijn een eDepot. Vaak zijn ze roepende in een woestijn en hoe komt dat? Jack Karelse benoemde dat zo duidelijk in zijn bijdrage: Waar maken we ons druk om?

 

Hieronder zet ik wat redenen op een rijtje waarom archivering by design niet op zichzelf kan worden beschouwd en jij kunt aanvullen, sterker nog doe het gewoon:

 

Aanbesteding by design

Archivering by design start bij de inrichting van een werkproces. Konden we vroeger in het analoge tijdperk wel een paar jaar wachten, papier is mits te vernietigd, altijd wel op orde te brengen, dat lukt bij digitale vormen niet. Wat waren we blij met GIBIT, in de praktijk was het een stap in de goede richting maar mist verfijning. Zet er de oude vertrouwde NEN2082 naast  GIBIT en je weet wel dat je een applicatie volgens de archivering by design kunt inrichten.

 

Het gaat toch goed, gewoon googelen

Media, ambtenaren en bestuurders gaan pas piepen wanneer het fout gaat. Er gaat relatief weinig fout. De belastingdienstaffaire en het bonnetje van Teeven zijn echt uitzonderingen. Als probleem wordt steevast ICT genoemd en niet de bijbehorende inrichting. Wat je steeds meer ziet, is dat bevraging via de website uitstekend verloopt maar de onderliggende documenten niet te vinden zijn. Vaak is er altijd wel iemand die het document op de netwerkschijf heeft opgeslagen.

 

Leveranciersafhankelijkheid neemt toe

Een systeem vijf jaar in de lucht houden is lang. Je heb het ene Zaaksysteem nog niet in huis of de aanbesteding voor de volgende staat weer voor de deur. Je zult vaak wel moeten, want de leverancier bepaalt welke applicatie nog wordt doorontwikkeld. Dat ondervonden verschillende gemeenten nog niet zo lang geleden met applicaties zoals Green Valley.

 

Diffuse samenwerking en ICT binnen een organisatie

Voorheen was de Div-er gewoon betrokken bij alle werkprocessen. Nu kan het voorkomen dat een applicatie zonder de juiste functionaliteiten wordt aangeschaft zonder dat de vakspecialist hiervoor heeft geadviseerd. Het ICT landschap is diffuus, veel applicaties zijn al in gebruik voordat de specialisten ze ontdekken.

 

Investering in personeel en kennisborging binnen de eigen organisatie

Wil je adequaat personeel, dan moet daar een prijs voor betaald worden. Een data scientist in schaal 8 is niet te vinden. Tegelijkertijd blijft het van belang om te investeren in mensen met kennis van analoge documenten. Nog een paar jaar en de braindrain is voltrokken en die kennis is niet meer geborgd binnen de organisatie.

 

Diverse samenwerkingen

Gemeenten werken veel samen en niet altijd worden vooraf goede afspraken gemaakt over van wie nu de informatie is. Een gemeenschappelijke regeling bevat gelukkig steeds vaker wel een informatieparagraaf, maar dat is niet het geval bij veel andere soorten samenwerkingsverbanden. Als je niet weet van wie de informatie is, kan je die ook niet archiveren.

 

Geen totaal beeld van objecten

Met het Zaakgericht werken is een stap voorwaarts gezet om te komen tot een beeld van de klant. Die processen hebben vooral betrekking op subjecten en niet op objecten. Met de Omgevingswet op ons vizier is de behoefte steeds groter om ook een beeld te krijgen van een object. Is de grond vervuild, mag er gebouwd worden? Maar.. al die informatie zit niet alleen verspreid over systemen, maar ook over verschillende bestuurslagen.

 

Dan kom ik terug op de vraag, archivering by design wat is dat eigenlijk. Hoort dit vraagstuk niet top down belegd te worden in plaats van dat wij Bottom up oplossingen bedenken?

Weergaven: 439

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

We moeten wel mee blijven denken....

Zeer zeker, dat hoor je mij niet zeggen, maar dat lukt niet alleen maar Bottom up, we hebben partners in crime nodig. In 2012 vroegen wij in B5 verband al om een standaard metadataset.

Het is een hardnekkig misverstand dat digitaal archief na een paar jaar niet meer 'op orde' te brengen is. Zelfs onze rijksarchivaris beweerde dat onlangs nog in een blog. Waar komt dit toch vandaan? We praten elkaar steeds na, maar laten we even de feiten benoemen: er zijn diverse (ook gratis) tools beschikbaar om archieven achteraf in een andere structuur te plaatsen. Denk ook aan de migratiespecialisten en content integratiespecialisten. Ik ken uit mijn eigen omgeving al zo veel projecten waarbij grote archieven 'op orde' zijn gebracht, waarbij bestandsformaten zijn gecontroleerd, omgezet, achteraf zaken zijn gevormd (of juist niet), metadata is verrijkt, OCR is toegepast bij verrijken van metadata, etc. Stel nou dat we kunnen vaststellen dat digitaal archief prima achteraf 'op orde' is te brengen? Dan kunnen we hele andere uitgangspunten formuleren voor archivering by design.

Een ander hardnekkig misverstand is dat een goed archief alleen in een DMS/RMA of e-depot mogelijk is. Op fileservers en netwerkschijven kan je prima archiveren. Je kan gemakkelijk mappenstructuren aanleggen, verplaatsen, opschonen. Metadata in xml en met de juiste tooling kan je prima dagelijks beheer uitvoeren. Dat gebeurt wereldwijd op grote schaal.

Mijn idee van archivering by design is dat je je allereerst richt op de belangrijkste applicaties, bijvoorbeeld vanwege een lange bewaartermijn, maar ook als er financiële risico's zijn. Wanneer applicaties end of life zijn migreer je de data naar een 'semi-statisch' archief. Alles wat vernietigd had moeten worden voer je dan uit en alles dat nog bewaard moet worden zet te over. Dat is het werk van een recordmanager. Je frustreert de business niet met onrealistische archiefeisen, maar regelt de archivering pas aan het eind.

by design is een mooie gedachte. Zo mogelijk hou je vooraf zo veel mogelijk rekening met de diverse aspecten waar rekening mee gehouden moet worden. Archivering is er daar eentje van. We hebben ook privacy by design, open by design, compliancy by design, enz.

Net als zo vaak gaan begrippen een eigen leven leiden en verdwijnt de gedachte erachter naar de achtergrond. Heel jammer!
By design gaat ook over creatief denken, meedenken, meebewegen en ontwikkelen.

Verder eens met Eric en Jean-Luc.

En met Yvonne. Bottom-up alléén redden we het niet. Maar als het topdown wordt neergelaten moet ik het ook niet :-) Het gaat -ook hier- om samenspel. Als het samenspel er niet is is de kans van slagen beperkt. 

@Jean-Luc, zie jij op netwerkschijven archiveren als toekomstbestendige oplossing? Wanneer iemand van baan verwisseld, worden de bestanden vaak gewist gelijk de e-mailboxen.

De definitie van 'archiving by design' is:

'Bij het (her)ontwerpen van processen en daarbij gebruikte informatiesystemen worden ook de maatregelen bepaald én geïmplementeerd waardoor de binnen processen ontvangen en gemaakte informatie duurzaam toegankelijk is en blijft.'
Dus niets anders dan als onderdeel van het ontwerp nadenken over archivering en daar dan keuzes in maken.
Vaak worden specifieke of veelgebruikte ontwerpkeuzes verward met het concept. Enkele veelgehoorde misverstanden:
- archiveren in de bron: dat is een keuze die je wel of niet kunt maken, maar is niet synoniem aan 'archiving by design'
- geautomatiseerd archiveren: de mate van automatisering is een ontwerpkeuze, maar automatisering is op zichzelf geen 'archiving by design'
- een systeem herontwerpen: dat is redesign. Prima om te doen, maar is wel een andere methodiek
Belangrijk is het signaalwoordje 'ook' in de definitie. Dit impliceert dat het onderdeel is van een groter geheel. In de praktijk betekent dat dat het ontwerpen samendoet met andere experts, bijvoorbeeld beveiligers, privacy-deskundigen, architecten en processpecialisten.
@ Jean-Luc: Jij stelt: 'Het is een hardnekkig misverstand dat digitaal archief na een paar jaar niet meer 'op orde' te brengen is.'
Dat is op onderdelen waar, maar daar wil ik tegenoverstellen dat het een hardnekkig misverstand is dat digitaal archief pas na verloop van tijd toegankelijk moet zijn.
Als ik kijk naar hoe we 'archiving by design' in mijn organisatie invullen dan hebben we een wat bredere taakopvatting dan alleen maar archivering. Wij zijn met een team van 18 adviseurs die zich full-time hiermee bezig houden, maar dan hebben we het over 'informatiebeheer'. Het doel van informatiebeheer is om informatie optimaal (her)bruikbaar te maken. Niet alleen op lange termijn, maar ook nu meteen. Dan gaat het dus niet alleen maar over metadata op basis waarvan gestructureerd en vernietigd kan worden enzo, maar ook over standaarden op het gebied van datamodellen en koppelvlakken waardoor informatie makkelijker uitgewisseld kan worden. Daar zou ik niet pas na een paar jaar over willen beginnen met nadenken.
Voor onderwerpen die ook later geregeld kunnen worden, daarvan zeg ik: prima, regel dat dan later. Maar dat is dan een bewuste ontwerpkeuze. En dat is ook 'archiving by design'.
@Jack: helemaal eens met jouw observatie!

Rens, geheel mee eens om nu na te denken en in te richten. maar jullie zijn best goed geëquipeerd zo te lezen en dan kan je ook wat neer zetten, maar dat is niet bij elke gemeente en gemeenschappelijke regeling zo. 

Wat standaarden betreft, In 2012 hebben wij als B5 gemeenten aan de VNG al het verzoek gedaan om een standaard metadataset vast te stellen.

Dit stuk is ook geschreven om te prikkelen. Aanbesteding van design blijft m.i. een belangrijk aandachtspunt.

Ik ben overigens blij dat de aandacht nu eindelijk lijkt te komen, maar we zijn ook weer vele jaren verder. Doordat er nog steeds veel op netwerkschijven wordt gewerkt, lijkt de uitdaging voor het zoeken en vinden probleem minder urgent voor de bedrijfsvoering.

Klopt hoor Yvonne, zeker bij kleine gemeenten is het lastig om je er goed op te organiseren. Ik probeer er bij de VNG al een tijdje op aan te dringen dat er meer ingezet gaat worden op regionale pools waarin schaarse expertise door gemeenten gedeeld wordt. Vergelijkbaar met, om een willekeurig voorbeeld te noemen, een gemeentearchivaris die op de loonlijst staat van de gemeente Tilburg, maar die tevens archivaris is voor een aantal andere gemeenten.
Nu zie je dat veel regionale archiefdiensten het 'gat' opvullen door adviseursfuncties te creëren die kleine gemeenten bedienen, maar dan zit de rol in mijn ogen te ver bij de business vandaan en te dicht tegen de inspectie en het vaak toch wat te beperkte erfgoed-perspectief van een archiefdienst. Kan werken, maar niet mijn voorkeursscenario...

Verder zou het fijn zijn als er vanuit toezicht meer naar dit soort zaken wordt gekeken: is kennis over informatiebeheer a) aanwezig en b) voldoende dichtbij andere i-deskundigheden georganiseerd? Zijn er ingerichte processen die ertoe leiden dat er integraal wordt gewerkt en dat informatiebeheer daar een onderdeel van is? Misschien heb ik het mis, maar volgens mij is daar doorgaans weinig aandacht voor vanuit toezichthouders. Dat kan wel top-down een impuls geven, vooral in combinatie met bottom-up-initiatieven.

En wat je zegt over metadatastandaarden dat is ook heel herkenbaar. Door de verschillende TMLO-versies en tussenversies van de laatste paar jaar zijn we inmiddels redelijk het spoor bijster en dan is het lastig om van de markt te verwachten dat ze daar voortdurend in meebewegen.

Inderdaad, archiefdienst zit bij advisering relatief best ver van de business. 

@Yvonne, het gaat er om dat de informatie beheerd wordt. Dat kan ook op netwerkschijven. Dus dan komt wat jij aangeeft niet voor.

Yvonne Welings zei:

@Jean-Luc, zie jij op netwerkschijven archiveren als toekomstbestendige oplossing? Wanneer iemand van baan verwisseld, worden de bestanden vaak gewist gelijk de e-mailboxen.

Ja en nee. Feit is dat het op grote schaal gebruikt wordt en dus kennelijk in een behoefte voorziet. De redenatie is nu vaak: ons archief zit in het dms, de netwerkschijven zijn werkkopieën, dus daar doen we geen beheer op. M.i. ten onrechte.

Dus ja, bijvoorbeeld een plek als semi-statisch archief. Zet er je afgeronde projecten neer en voer beheer uit.

Yvonne Welings zei:

@Jean-Luc, zie jij op netwerkschijven archiveren als toekomstbestendige oplossing? Wanneer iemand van baan verwisseld, worden de bestanden vaak gewist gelijk de e-mailboxen.

Rens, natuurlijk is het goed om in een vroeg stadium na te denken over archivering, toegang, koppelingen e.d. Ik heb mijn opmerkingen zo geformuleerd, omdat het lijkt alsof iedereen het erover eens is dat digitaal archief achteraf niet meer is te 'ordenen'.

Jouw idee van regionale pools zou best wel eens de oplossingsrichting kunnen zijn.

Rens zei:

@ Jean-Luc: Jij stelt: 'Het is een hardnekkig misverstand dat digitaal archief na een paar jaar niet meer 'op orde' te brengen is.'
Dat is op onderdelen waar, maar daar wil ik tegenoverstellen dat het een hardnekkig misverstand is dat digitaal archief pas na verloop van tijd toegankelijk moet zijn.

Antwoorden op discussie

RSS

© 2020   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden