Hoi allen,

Bij Tilburg zijn we druk bezig met het opzetten van informatiebeheer in de huidige gebruikte applicaties. Een van de applicaties die we gebruiken is Topdesk. Heeft er iemand ervaring met het archiveren van informatie uit Topdesk en wil dit met ons delen? Weet iemand of Topdesk überhaupt voorziet in een RMA-achtige component o.i.d.?

Alvast bedankt!

Weergaven: 1034

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Mijn inschatting is dat die er niet is. Je zou Topdesk misschien meer moeten beschouwen hoe je e-mail archiveert. Ik stuur je een beleidsdocument toe van de provincie Flevoland.

Topdesk is heel eenvoudig in te richten vanuit informatiebeheerperspectief. Je kunt het min of meer zaakgericht inrichten en alle benodigde metadata t.b.v. vernietiging enzo is makkelijk te configureren. Wat dat betreft een prima applicatie om mee te beginnen Wouter!

Hoi Rens,

Heb je daar documenten over? Wij gebruiken ook Topdesk voor zoekvragen vanuit de organisatie. Ons deel betreft dan vragen over post en archief, De rest van de organisatie gebruikt dit ook voor meldingen naar ICT, gebouwenbeheer, bodes, en P&O-zaken zoals indiensttreding.

Wij zijn dus gebruiker en geen beheerder die beheer kan inrichten.

Even los daarvan, wij beschouwen Topdesk als een applicatie voor hulpadminstratie zoals in de selectielijst 2020 staat onder 19.1 V5 jaar. Hoe zien jullie dat?


De enige documentatie die ik heb, zijn vernietigingsprotocollen. Wij hebben (grote organisatie) meerdere versies van Topdesk draaien, dus die zijn verschillend ingericht.

Ik heb geen specifieke documentatie over de inrichting.

Topdesk wordt bij ons voornamelijk ingezet als meldingensysteem voor het melden van storingen of het reserveren van apparatuur enzo. Korte bewaartermijn, lage informatiewaarde. Dus qua metadata is de kern dat er voldoende metadata aanwezig moet zijn om te kunnen vernietigen.

Wat we minimaal nodig hebben om te kunnen vernietigen is:

  • Datum afhandeling;
  • Wijze van afhandeling (zeg maar: resultaattype);
  • Type melding (zeg maar: zaaktype).

Allemaal elementen die er eigenlijk standaard in zitten.

In de vernietigingsprotocollen is beschreven welke type meldingen er zijn, welke bewaartermijnen daarvoor gelden o.g.v. selectielijst en eventueel of dat nog verschilt per resultaattype. Dat hoeft niet in de applicatie zelf.

Verder zit er natuurlijk nog wel meer metadata in, zoals naam van de melder enzo, maar eigenlijk zijn al dat soort velden al aanwezig omdat ze ook nodig zijn voor de afhandeling. Dus daar hoef je vanuit Informatiebeheer niks extra’s voor te doen.


Wat betreft de categorie: het hangt er maar net van af waar je Topdesk voor gebruikt. Een paar voorbeelden die wij hebben:

  1. Proces meldingen. Hieronder vallen verzoeken tot toevoegen of wijzigen van administratieve gegevens. De bewaartermijn voor deze informatie is 1 jaar. ‘6.1.2: Automatiseringsverzoek, interne verzoeken om gebruik’.
  2. Proces wijzigingen. Hieronder vallen verzoeken tot wijzigingen aan een applicatie. De bewaartermijn is 5 jaar. ’15.1: onderhoud automatiseringsprogramma’s’.
  3. Kennissysteem. Hieronder valt documentatie ter ondersteuning van de gebruikers en beheerders van applicaties. Documentatie die is komen te vervallen of vervangen is door een nieuwe versie heeft een bewaartermijn van 5 jaar. ’15.1: onderhoud automatiseringsprogramma’s’

Als ik jouw bericht goed lees Erik, dan denk ik dat je ook kunt overwegen om 6.1.2 (intern verzoek om faciliteiten) te gebruiken. Persoonlijk vind ik het begrip "hulpadministratie" erg vaag. Mijn eigen aantekeningen zijn een hulpadministratie, maar hier gaat het om een authentieke bron voor verzoeken en meldingen. Dus dan ligt een inhoudelijke categorie m.i. iets meer voor de hand.

Dank je Rens, duidelijk antwoord.

Zoals jij het uitlegt werkt het ook bij ons, dus ook die 3 categorieën.

Enige onderscheid zie ik wel tussen 2 en 3. ik zou de voor 3: documentatie (instructies, uitleg werkwijzen etc) eerder klasseren onder 1.1, V10 jaar waarbij procestermijn is Nihil. In de Selectielijst opsomming excel 2020 staat daar nl bij de toelichting: invoering nieuwe werkwijze. Het lastige vind ik daarbij dan wel wat te doen bij een werkwijze die na 10 jaar nog steeds exact zo bestaat zoals ooit beschreven? Ik zou daar eerder verwachten dat daar zou staan: de proces-of geldigheidsduur van het procesobject.

Nadeel van 'de proces- of geldigheidsduur van het procesobject' is dat zeer vaak niet bekend is wat de einddatum hiervan is.

Dus lastig om dit correct toe te passen als er dus (naar mijn mening) nog net te veel ruimte voor interpretatie is. Of zoek ik het te ver? 

Beheerdocumentatie over de werking van applicaties uit mijn voorbeeld valt wat mij betreft heel duidelijk onder 'onderhoud automatiseringsprogramma's' en niet onder 'instructies'. Dan denk ik meer aan hulpdocumenten voor gebruikers van applicaties, maar daar gaat het in dit geval niet over.

Daarnaast gaven de functioneel beheerders die deze documentatie gebruiken aan dat het geen enkele waarde voor ze heeft om dergelijke documentatie na verval nog langer dan vijf jaar te bewaren.

Hoi Rens,

Ook via deze weg nog bedankt voor je reactie! 

Toevallig kwam in gisteren via Linkedin nog op de volgende informatie van Topdesk.

Ik heb de module niet gezien, maar in theorie klinkt het alsof we als informatiebeheerders hier (in de toekomst) wat aan kunnen hebben. Al krijg ik ook het gevoel dat iedere gebruiker zelf kan gaan beslissen wanneer informatie vernietigd moet worden.

Dus vooralsnog ga ik de manier van Rens gebruiken!


Rens zei:

Beheerdocumentatie over de werking van applicaties uit mijn voorbeeld valt wat mij betreft heel duidelijk onder 'onderhoud automatiseringsprogramma's' en niet onder 'instructies'. Dan denk ik meer aan hulpdocumenten voor gebruikers van applicaties, maar daar gaat het in dit geval niet over.

Deze uitleg maakt idd duidelijker wat jij bedoelt. Dan klopt 15.1

Ik bedoel dan juist die 2e soort, zoals jij ze noemt hulpdocumenten.


Rens zei:

Daarnaast gaven de functioneel beheerders die deze documentatie gebruiken aan dat het geen enkele waarde voor ze heeft om dergelijke documentatie na verval nog langer dan vijf jaar te bewaren.

Precies die 2 woorden 'na verval' gaat het mij om. Bij 15.1 is de procestermijn aangeduid als nihil. Als je dan de wet letterlijk neemt (vernietigen moet) zal je dus alle documentatie gemaakt in 2019 welke in 2025 in Topdesk staat in 2025 moeten vernietigen. Wat nu als deze dan nog niet vervallen is?

Ik denk hier nl steeds vaker aan omdat we steeds vaker in applicaties proberen om na bepaling van het resultaat vooraf al aan te geven dat iets over X-jaar automatisch verwijderd moet worden. Stel dat je dit dan in Topdesk ook doet zal die actuele documentatie uit 2019 op 1-1-2025 weg zijn....

Zo maar een gedachte over de uitdagingen in ons mooie vak :) 
 

Soms moet je bij toepassing van de selectielijst een beetje creatief boekhouden. Het is uiteindelijk maar een hulpmiddel en het is belangrijker om in de geest van de wet te handelen dan volgens de letter van de wet.

Hallo Wouter,  ik ben wel benieuwd hoe jullie het verwijderen van gegevens uit TOPdesk gaan aanvliegen als jullie inmiddels al een concreet plan hebben hoor ik dat graag. Wij lopen als Veiligheidsregio Friesland namelijk ook tegen dezelfde uitdaging aan, wat vernietig je en wanneer en ga je dat geautomatiseerd doen voor bepaalde categorieën binnen TOPdesk of niet. De VRF maakt al ongeveer 10 jaar gebruik van TOPdesk en tot zover ik nu heb kunnen achterhalen wordt er wel gearchiveerd maar is er nog niks vernietigd waardoor we ongeveer 50GB aan data hebben en zeer binnenkort weer 25GB moeten bijkopen. TOPdesk wordt bij ons heel breed ingezet, IN-, UIT- en doorstroommeldingen personeel, reserveringen, ICT meldingen, Vaccinverlies, verzekeringsmeldingen, Assetmanagement medische middelen, voertuigbeheer en nog veel meer. 

Hoi Onno,

Het project ligt bij ons nu stil. Wat ik al wel heb weten te achterhalen is dat er intern ook nooit afspraken zijn gemaakt over de inrichting van Topdesk. Op het gebied van Informatiebeheer is het m.a.w. een soepzooitje en is er eigenlijk niks mee aan te vangen wanneer we alles goed willen doen. We hebben daarom de strategie opgevat om aan iedere module een bewaartermijn te koppelen waarbij we uitgaan van de start van de bewaartermijn o.b.v. de datum van afsluiting van een registratie/melding. We doen er dus een grote strik omheen en gaan op hoog niveau op jaarbasis vernietigen. Het SIO heeft met deze aanpak ingestemd.

In het kort:

- Per module een bewaartermijn

- Op de vernietigingslijst beschrijven we per module welke processen en categorieën van de selectielijst we hebben kunnen ontdekken

- Wanneer er oneigenlijk gebruik gemaakt is van Topdesk is het de verantwoordelijkheid van de betreffende afdeling als zij gegevens kwijt raken. Dus is er een eigenwijze ambtenaar die voor de uitvoering van zijn proces niet de daarvoor aangewezen applicatie heeft gebruikt maar Topdesk en deze informatie moet langer beschikbaar blijven dan de betreffende bewaartermijn, dan moet die ambtenaar zelf de informatie op tijd overzetten naar de juiste applicatie om deze informatie te behouden.

Zoals ik al begon, we hebben dit nog niet tot uitvoer gebracht en ja we verwachten hier veel weerstand op, maar dit is ons inziens nog de enige mogelijkheid om praktisch vorm te kunnen geven aan de vernietigingsprocedure en zodoende te handelen in de geest van de wet.  

Antwoorden op discussie

RSS

© 2022   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden