BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Criteria of bestek voor het achteraf digitaliseren van een milieu-archief
Nu de omgevingsdiensten er zijn wilt de omgevingsdienst graag het lopende/dynamische milieu-archief digitaal aangeleverd hebben.
Nu is er met ons contact opgenomen met de vraag of wij hiervoor criteria kunnen aanleveren.
Wij willen nu graag dat het milieu-archief zodanig gedigitaliseerd wordt dat het geschikt is voor duurzaam en blijvende bewaring en dat we dus substitutie kunnen toepassen.
We zijn nu de Handreiking Vervanging Archiefbescheiden aan het doornemen, om criteria te formuleren. Criteria die opgenomen worden in een bestek op basis waarvan de het milieu-archief gedigitaliseerd moet worden.
Graag wil ik dan ook vragen of er gemeenten zijn bestek of de criterialijst beschikbaar willen stellen.
Waarbij het wel van belang is dat er criteria
zijn, die substitutie mogelijk maken.
Alvast bedankt
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
@Chantal, nog een aanvullende vraag, wil je ook criteria over wat je wel of niet gedigitaliseerd wil hebben of alleen eisen aan de digitale bestanden ? Vaak is veel voorwerk vereist om dergelijke analoge bestanden te kunnen digitaliseren.
Bij milieuvergunningen kan kleur ook een rol spelen.
-
Permalink Antwoord van Chantal Thijssen op
-
@Yvonne inzichten op dat vlak hoor ik ook graag.
De milieudienst (GR) heeft zelf geinventariseerd wat lopend/dynamisch is. Zij dienen het digitaal beschikbaar te hebben om vanuit de omgevingsdienst de werkzaamheden te kunnen uitvoeren.
Wij willen van deze gelegenheid direct gebruik maken om het goed te laten scannen, zodat wij substitutie kunnen toepassen. Het is dus ook van belang dat wij (DIV) de dossiers gaan nalopen en gaan bekijken of het enkel te bewaren stukken betreft. Indien dit niet het geval is, dient er namelijk niet op dossierniveau gescand te worden, maar op documentniveau.
Yvonne Welings zei:@Chantal, nog een aanvullende vraag, wil je ook criteria over wat je wel of niet gedigitaliseerd wil hebben of alleen eisen aan de digitale bestanden ? Vaak is veel voorwerk vereist om dergelijke analoge bestanden te kunnen digitaliseren.
Bij milieuvergunningen kan kleur ook een rol spelen.
-
-
Deze indeling is in december 2007, dus nog voor de huidige selectielijst gebruikt voor het standaardiseren van de analoge dossiers alvorens die te gaan digitaliseren:
Versie stukkenlijst Milieubundels d.d. 10-12-2007
Permanent te bewaren (B)
- Aanvraag vergunning.
- De vergunning (considerans c.q. overwegingen) incl. begrippen.
- De voorwaarden c.q. voorschriften bij de vergunning.
- De gewaarmerkte tekeningen behorende bij de vergunning (en evt. ook andere tekeningen)
- Eventuele andere gewaarmerkte bijlagen die deel uitmaken van de vergunning.
- Bekendmaking en kennisgeving ter inzage legging (zie o.a. voorbeeld 12 en 13)
- Externe adviezen en onderzoeksrapporten (bestaande uit afwijkende, verdiepende analyses die meer informatie opleveren. Bijv. een 0-situatie onderzoek en een geluidsrapport. Aandachtspunt: rapporten bodemonderzoek omdat deze vermoedelijk ook in het bodemarchief aanwezig zijn. Indien aanwezig dan V in milieubundel).
- Nadere eisen in het kader van een melding.
- Melding (akkoordverklaring) Wet MB art. 8.19
- Beschikking incl. bestuurlijke besluitvorming.
- Intrekking (soms voor een deel van het object of de totale vergunning)
- (Gereed)melding ondergrondse tanksanering/tankreiniging.
- Meldingsformulier Wet MB art. 8.40 en 8.44 incl. bijlage en evt. tekeningen + kennisgevingen.
- Kennisgeving (voorloper van de melding: het betreft formulieren van VROM o.a. besluit woon- of kantoorgebouwen hinderwet, besluit opslag goederen hinderwet).
- Kennisgeving lozingsverordening incl. vergunning o.g.v. die verordening (lozingsverordening bestaat niet meer. Is nu als voorschrift opgenomen in de Wet Milieubeheer).
- Alles wat niet in deze lijst genoemd wordt maar wel een analytisch karakter heeft (bijv. statistische gegevens of bijlagen die niet in de vergunning genoemd zijn. Informatie die iets zegt over het karakter van de inrichting)
- Beroepsprocedure vergunningproces en bezwaar/beroep bij handhaving en toezicht (het RAT gaat met dergelijke stukken voorzichtig om wat betekent dat deze permanent bewaard worden. Aandachtspunt: let op of het om kopieën gaat. Proces wordt soms uitgevoerd door SE/JUR en in dat geval zijn de kopieën vernietigbaar. Bewaarniveau ligt dan bij SE/JUR).
- Klacht (mits deze tot een actie of proces hoort wat te bewaren is).
- Verklaring Arbeidsinspectie dat de Veiligheidswet al dan niet van toepassing is (voorbeeld 14).
- Beschrijving horende bij het verzoek om een vergunning (zie voorbeeld 5).
- Proces-verbaal hoorzitting (zie voorbeeld 6).
- 22. Aanvullende beschrijving t.b.v. de arbeidsinspectie (zie voorbeeld 8).
Vernietigbare stukken (V)
Algemeen:
- Alle stukken betreffende handhaving en toezicht van vóór 1975 direct vernietigen.
Voor stukken betreffende handhaving en toezicht van ná 1975 geldt: V 30 jaar na melding c.q. na vervallen vergunning.
Specifiek:
- Geweigerde vergunning (beschikking met een weigering): V 30 jaar.
- Ingetrokken en niet doorgegane aanvraag om vergunning: V 30 jaar (aandachtspunt: plaatsen in een verzameldossier).
- Aanbiedingsbrief bij vergunning/nadere eisen, etc. V30 jaar na vervallen vergunning.
- Advies Brandweer: V 30 jaar na vervallen vergunning.
- Ontwerpbeschikking + bedenkingen/zienswijze: V 30 jaar na vervallen vergunning.
- Afschrift WVO-vergunning: V 30 jaar na vervallen vergunning milieuvergunning.
- Mededeling PW (BWT) in de vorm van ontwerp-besluit dat geen bezwaar bestaat tegen het verlenen van een vergunning + opmerking voorwaarden (zie voorbeeld 1): V 30 jaar na vervallen vergunning.
- Verzoek secretarie (B&W) aan PW om ontwerp-advies (zie voorbeeld 2): V 30 jaar na vervallen vergunning.
- Opgaaf eigenaren en gebruikers van percelen (zie voorbeeld 3): V 30 jaar na vervallen vergunning.
- Opgaven behorende bij verklaring dat inrichting een fabriek of werkplaats is in de zin van de Veiligheidswet (zie voorbeeld 4): V 30 jaar na vervallen vergunning.
- Inlichtingformulier van de technisch ambtenaar (voorbeeld 9): V 30 jaar na vervallen vergunning.
- Opgave gebruikers aangrenzende percelen (voorbeeld 10) die kennisgeving krijgen toegezonden: V 30 jaar na vervallen vergunning.
- Mededeling BWT aan B&W dat de aanvraag zonder bezwaar om, advies kan worden gezonden aan de Arbeidsinspectie (voorbeeld 11): V 30 jaar na vervallen vergunning.
- Toetsingsformulier bestemmingsplan: V 30 jaar na vervallen vergunning
- Interne geluidsadviezen: V 30 jaar na vervallen vergunning
- Provinciale vergunning: V 30 jaar na vervallen vergunning.
- Verslag vooroverleg (vergunningverlening). V 30 jaar na vervallen vergunning
- Gedoogbeschikkingen. V 30 jaar na melding c.q. vervallen vergunning
-
Permalink Antwoord van Mart Mommers op
-
@Chantal,
In Tilburg hebben we eerder het milieuarchief gedigitaliseerd (zie ook de stukkenlijst van Yvonne Welings hieronder), echter zonder vervanging toe te passen! Niettemin denk ik dat ik je wel een aantal tips zou kunnen geven:
- stel een metadata overzicht op, op basis van de werkprocessen (er zijn er meer dan je denkt).
- analyseer/inventariseer documenten (en hun werkprocessen) ook van lange tijd terug (ons milieuarchief besloeg de periode 1900- heden. Wij kwamen er achter dat er meer en andere procedures waren, ondanks analyse via steekproef, dan de benoemde).
- neem ook de processen handhaving en toezicht specifiek mee (ondanks aandringen van onze kant is daar, n.m.m. in Tilburg, te weinig aandacht aan geschonken waardoor er een 'werkproces' niet procedure gebonden' gecreeerd is en alle handhavings- en toezichtstukken daarin terecht zijn gekomen waardoor de terugvindbaarheid, zelfs binnen het locatiedossier, niet geweldig is).
- ga uit van adressen (locaties) die bekend zijn in de BAG (maar, afhankelijk van de periode, zul je er tegen aan lopen dat adressen nu niet meer bestaan. Bedenk hoe je daar dan mee omgaat).
- als je van plan bent een externe partij in te huren voor scannen/opschonen, controleer dan het resultaat en maak met externe partij afspraken hoe dan gehandeld moet worden (bij ons is dat niet helemaal goedgegaan).
- als je een externe partij inhuurt, vergewis je dan van de werkprocedures van die partij (zodat je kunt inschatten waar risico's liggen).
- bedenk hoe je, op documentniveau, de vertrouwelijkheid regelt (bijlagen kunnen vertrouwelijk van aard zijn (bijv. info over productieproces)).
- bedenk hoe je de gedigitaliseerde informatie beschikbaar wilt stellen (kan de omgevingsdienst rechtstreeks bij die informatie of moet je daar als leverende partij steeds iets voor doen).
- zet in op het boven water krijgen van het totale milieuarchief (zelfs nu krijgen we nog proceduremappen aangeleverd uit het verre verleden)
en zo zijn er waarschijnlijk nog wel wat meer zaken te noemen. Neem gerust contact met met op via een pb voor specifieke informatie.
-
-
Bedankt Mart, voor het delen van deze ervaring !
-
Permalink Antwoord van Leon van Oosterom op
-
- Aanvullend op wat Mart en Yvonne al beschreven hebben, zijn de volgende elementen van belang in de voorbereiding van het bestek.
Zorg voor een telling van de inhoud van het archief die representatief is voor het geheel. Verlaat je niet op het inschattingsvermogen van dienstverleners op dit terrein. Dus geef de potentiële opdrachtnemers een reëel overzicht van wat er verwacht mag worden aan te scannen meters. Hierdoor is het vele malen eenvoudiger een goed vergelijk te maken tussen de verschillende aanbieders en kom je zelf niet voor verassingen door inschattingsfouten van de aanbieders.
Dus het gemiddelde aantal per meter van:
- Aantal dossiers gemiddeld per meter
- Aantal tabs gemiddeld per dossier
- Aantal DINA4/A3 vellen gemiddeld per meter
- Aantal groot formaten A2 t/m A0 per meter
- Geef aan of er welstandstempels op de achterzijde van de tekeningen kunnen staan en zo ja probeer een inschatting te maken van het percentage waarin dat voorkomt.
Bepaal op wel niveau de dossiers digitaal opgeleverd moeten worden:
- Op dossierniveau
- Op tabniveau
- Op documentniveau
Stel vast of van de dossiers al metadata in digitale vorm aanwezig is -bijvoorbeeld vanuit een registratiesysteem of een DMS- en op welk niveau dat te koppelen is aan de hiervoor genoemde opleveringsbestanden. Geef aan welke van deze data ook in geprinte of geschreven vorm op de dossiermappen aanwezig is en in welke vorm (handgeschreven, getypt, barcode etc.)
Bedenk wat je wil doen met al aanwezige metadata op documentniveau als niet gekozen wordt voor bestandsvorming op documentniveau (bijvoorbeeld uitprinten per dossier en mee laten scannen).
Verplicht de opdrachtnemer om de uitslagen van zijn kwaliteitscontroles en de eventueel daarop volgende acties mee op te laten leveren met de op te leveren productie.
Leg van tevoren vast op welke kwaliteitsaspecten gecontroleerd moet worden en wat een aanvaardbaar foutcriterium is.
Leg vast hoelang de dossiers voor de scanning uit huis mogen zijn en hoe eventuele spoed-opvragingen gedaan kunnen worden.
Vervanging/substitutie.
Over de relatie tussen scanning en de handreiking heb ik bij het regionaal archief Tilburg onlangs een workshop gegeven, deze workshop kun je hier bekijken http://www.slideshare.net/oosterom/ambtenaar-20-vervanging-en-het-n...
Bij verdere vragen, voel je vrij om me een PB te sturen.
met vriendelijke groet
Leon van Oosterom
-
-
Super bedankt voor jullie reacties. We zitten vandaag met de gemeenten die de milieudienst in deze GR hadden ondergebracht voor het eerst bijelkaar om te bespreken hoe we dit gaan aanpakken.
Na dit overleg gaan we de komende tijd hard aan de slag om het uit te werken dus nieuwe reacties of voorbeelden van een bestek zijn altijd erg welkom
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
Chantal, misschien is deze link ook interessant: http://www.rud10.nl/page/bieb
Hij gaat weliswaar niet over het scannen en substitueren van archiefbescheiden, maar wel over de informatievoorziening van de omgevingsdienst. Onder andere het zaakgericht werken komt aan bod.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
