BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Zaaksysteem en dualisme

Binnen onze gemeente (Roermond) zijn raadsleden en collegeleden uitgezonderd van het gebruik van het zaaksysteem.

Nu is ons door de griffie de vraag gesteld waar zij hun documenten kwijt kunnen. Er zijn legio mogelijkheden (harde schijf, Teams etc.) maar ik vraag me af hoe andere gemeenten hiermee om gaan.

Vind ik leuk

1 lid vind dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op zaterdag

Een optie is het inzetten van SharePoint, op voorwaarde dat dit volledig gescheiden blijft van de overige gemeentelijke tenants.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Erik Huurman op zondag

Net als Yvonne ook mijn gedachte, maak er aparte tennants van op Sharepoint, regel het goed in met Purview (classificatie, bewaartermijnen, privacy en veiligheid) en zorg ervoor dat alles autonoom blijft. Voordeel: Je weet waar de informatie staat, je kunt het beheren en zo nodig overbrengen naar het E-depot. Nadeel: je kunt niet hele mooie gestroomlijnde processen inrichten (als ik mij niet vergis), dat is wel mogelijk in MS Teams. Gemeente Zaanstad heeft een aantal processen met zaaktypen ingericht.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op zondag

Een bijkomend vraagstuk is idd dat raadsleden geen directe inzage mogen hebben in de werkbestanden van ambtenaren. Ik heb sterk de indruk dat verschillende gemeenten dit vooraf onvoldoende hebben doordacht.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Sven Blom | KBenP op maandag

Er zijn tal van oplossingen, maar volgens mij zijn we al jaren voorbij het punt dat we, voor een volledige scheiding, ook daadwerkelijk een gescheiden applicatie nodig hebben. Dit kan je prima in het zaaksysteem regelen met de juiste autorisaties.

Het gebruik van SharePoint is zeker een optie, maar of je nou precies je bestuurlijke besluitvorming met Amerikaanse software moet gaan inrichten in tijden van steeds meer discussie rondom digitale soevereiniteit vraag ik mij wel af.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op maandag

Documenten die betrekking hebben op de bestuurlijke besluitvorming (college en raad) worden bij de meeste Nederlandse gemeenten beheerd in Notubiz, al dan niet gekoppeld aan het Zaaksysteem.