WhatsApp-berichten hoeven niet te worden bewaard volgens de Archiefwet.

Deze week deed de Raad van State wel een heel opmerkelijke uitspraak (Uitspraak 201905713/1/A3). WhatsApp-berichten hoeven niet te worden bewaard volgens de Archiefwet. 

 

Letterlijk staat in de tekst: 

Dat betekent niet dat het niet bewaren van sms- en WhatsApp-berichten in strijd is met de
Archiefwet. Een digitaal postvak met sms- of Whatsapp-berichten is als zodanig geen
archiefbescheid in de zin van de Archiefwet.

 

De uitspraak geeft veel verwarring. Immers op 20 maart 2019 heeft de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State (RvS) een uitspraak gedaan over de vraag of de Wet openbaarheid van bestuur (Wob)1 van toepassing is op sms- en WhatsApp-berichten. De uitspraak is helder: op sms- en WhatsApp-berichten over een bestuurlijke aangelegenheid is de Wob van toepassing, ongeacht of deze berichten op de zakelijke of privé telefoon van een bestuurder of ambtenaar staan. Dit betekent dat deze voortaan bij een Wob-verzoek moeten worden betrokken. En dat bestuursorganen ervoor moeten zorgen dat er geen afbreuk kan worden gedaan aan de aanspraken op openbaarheid van documenten die aan de Wob kunnen worden ontleend.

De redenatie van deze uitspraak is: Het bewaren van digitale postvakken met sms- dan wel WhatsAppberichten impliceert het (blijven) verwerken van veel persoonsgegevens en daarvoor gelden op grond van de AVG eisen van grondslag, noodzaak en proportionaliteit.

 

De andere reden die wordt benoemd is dat Berichtenapps niet in beheer zijn van de overheid en de technische functionaliteit voor informatiebeheer binnen de berichtenapps zeer beperkt is. 

 

Verwarring alom. Er zijn zoveel Cloud toepassingen, die de overheid heeft uitbesteed. Zouden alle toepassingen van teams ook niet onder de Archiefwet vallen? 

 

Weergaven: 7722

Bijlagen:

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

het maakt ons werk zoveel makkelijker! Laat iedereen appen en sms-en met privetelefoons en allerlei toepassingen gebruiken die niet in beheer zijn van de organisatie.

En vraag in de organisatie 'je hebt geen relevante informatie voor het archief, denk ik?' en als ze dit bevestigen, dan mag je dat ook aannemen. Heerlijk, toch?

Deze week had ik nog contact met een topjurist op dit gebied. Het zou hem niet bevreemden dat deze uitspraak zou zijn gedaan om de uitspraak van maart 2019 te herstellen omdat die te moeilijk is om uit te voeren. 

Woon nu de Juridische 2Daagse bij, letterlijk zegt Thom de Graaf zonet: Wanneer de wetgever niet duidelijk is en geen normen stelt, kan de rechter niet kwalijk worden genomen dat de rechter dat wel doet. Die zal gewoon een antwoord moeten geven. 

Vandaag werd tijdens de juridische Tweedaagse de nieuwe Archiefwet toegelicht. Wat wel duidelijk is geworden, dat er meer en meer voor risicobenadering wordt gekozen en dat de huidige Archiefwet niet meer aansluit op dit vraagstuk. 

Zie ook: http://www.breednetwerk.nl/profiles/blogs/openbaarheidsregimes-wijz...

De hierboven getrokken conclusie klopt volgens mij niet, de volgende passage uit de uitspraak is essentieel:

Sms- en WhatsApp-berichten die bij het uitvoeren van overheidstaken gebruikt zijn, vallen onder de reikwijdte van de Wob en van de Archiefwet. Dat betekent niet dat het niet bewaren van sms- en WhatsApp-berichten in strijd is met de Archiefwet.

Ze vallen dus weldegelijk onder de archiefwet, echter:

Een digitaal postvak met sms- of Whatsapp-berichten is als zodanig geen archiefbescheid in de zin van de Archiefwet.

Dit is mijns inziens een wereldvreemde opmerking: als de berichten zelf onder de archiefwet vallen, hoe kunnen de postvakken waar ze in terechtkomen hier niet onder vallen? De rest van de redenatie is ook vreemd:

Daar komt bij dat de Algemene verordening gegevensbescherming (hierna: de AVG) een belangrijke rol speelt bij dit soort persoonlijke digitale postvakken. Het bewaren van digitale postvakken met sms- dan wel WhatsApp-berichten impliceert het (blijven) verwerken van veel persoonsgegevens en daarvoor gelden op grond van de AVG eisen van grondslag, noodzaak en proportionaliteit. De AVG kan daarom zelfs dwingen bepaalde gegevens niet langer te bewaren. Hieruit volgt dat het niet bewaren van digitale postvakken met sms- en WhatsApp-berichten op een privé-telefoon niet in strijd is, of in ieder geval niet hoeft te zijn, met de Archiefwet.

Hier verzint de RVS feitelijk excuses voor de Minister. Het klopt dat gegevens op basis van de AVG- lees - de selectielijst vernietigd moeten worden, maar zonder de processen te volgen die daarvoor (wettelijk) zijn ingeregeld kan daar geen oordeel over geveld worden. Weer kiest de RvS er voor om te onderkennen dat de archiefwet geldig is, maar de rechtsgevolgen daarvan buiten beschouwing te laten en zich alleen te richten op het vraagstuk of informatie er is, ongeacht of dit legaal of illegaal is. 

@Marco ben het grotendeels met je analyse eens. Volgens mij doelt de zinsnede over een digitaal postvak niet zijnde een archiefbescheid op het feit dat een berichtenbox op een privé=telefoon niet in zijn geheel onder beheer gebracht kan worden. 

Overigens vallen de opmerkingen over de AVG een beetje in het niet, de rechtbank erkent dat niet is vast te stellen of de betreffende berichten vernietigd hadden moeten worden maar komt als een soort vergoeilijking met de notie dat het had gekund dat de documenten vernietigd hadden moeten worden. Hieruit zou men bias kunnen lezen daar het verder voor de zaak er niet toe doet: het is immers niet meer vast te stellen, de berichten zijn er niet (meer).

Nog even over die ene zin:

"Een digitaal postvak met sms- of Whatsapp-berichten is als zodanig geen archiefbescheid in de zin van de Archiefwet."

In de archiefregeling staat als vereiste dat archiefbescheiden (ten minste) honderd jaar toegankelijk moeten zijn. Het is denk ik veilig om aan te nemen dat dit geen opgeld doet voor whatsapp-berichten(boxen). In die zin heeft de RvS gelijk dat de 'boxen geen archiefbescheiden zijn.

Lourens, wel een opmerkelijk argument dat je aanvoert. Hie zie je dan e-mailboxen. Maar ook, dat veel gemeenten elke vijf/tien jaar een nieuw Zaaksysteem/DMS aanbesteden. Of het gebruik van onderdrive in MS 365?

Antwoorden op discussie

RSS

© 2024   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden