WhatsApp-berichten hoeven niet te worden bewaard volgens de Archiefwet.

Deze week deed de Raad van State wel een heel opmerkelijke uitspraak (Uitspraak 201905713/1/A3). WhatsApp-berichten hoeven niet te worden bewaard volgens de Archiefwet. 

 

Letterlijk staat in de tekst: 

Dat betekent niet dat het niet bewaren van sms- en WhatsApp-berichten in strijd is met de
Archiefwet. Een digitaal postvak met sms- of Whatsapp-berichten is als zodanig geen
archiefbescheid in de zin van de Archiefwet.

 

De uitspraak geeft veel verwarring. Immers op 20 maart 2019 heeft de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State (RvS) een uitspraak gedaan over de vraag of de Wet openbaarheid van bestuur (Wob)1 van toepassing is op sms- en WhatsApp-berichten. De uitspraak is helder: op sms- en WhatsApp-berichten over een bestuurlijke aangelegenheid is de Wob van toepassing, ongeacht of deze berichten op de zakelijke of privé telefoon van een bestuurder of ambtenaar staan. Dit betekent dat deze voortaan bij een Wob-verzoek moeten worden betrokken. En dat bestuursorganen ervoor moeten zorgen dat er geen afbreuk kan worden gedaan aan de aanspraken op openbaarheid van documenten die aan de Wob kunnen worden ontleend.

De redenatie van deze uitspraak is: Het bewaren van digitale postvakken met sms- dan wel WhatsAppberichten impliceert het (blijven) verwerken van veel persoonsgegevens en daarvoor gelden op grond van de AVG eisen van grondslag, noodzaak en proportionaliteit.

 

De andere reden die wordt benoemd is dat Berichtenapps niet in beheer zijn van de overheid en de technische functionaliteit voor informatiebeheer binnen de berichtenapps zeer beperkt is. 

 

Verwarring alom. Er zijn zoveel Cloud toepassingen, die de overheid heeft uitbesteed. Zouden alle toepassingen van teams ook niet onder de Archiefwet vallen? 

 

Weergaven: 2362

Bijlagen:

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Maar ook al zouden ze zijn gewist, dan betwijfel ik of er gevolgen zouden zijn gezien de eerdere e-mail uitspraak: https://m.binnenlandsbestuur.nl/nieuws/zevenaar-overtrad-archiefwet...

Ik kan me niet aan de indruk onttrekken dat de betekenis van de Archiefwet door dit soort uitspraken sterk wordt uitgehold. Daarom is het goed dat de Wet open overheid eerder wordt behandeld in de Tweede Kamer omdat daar ook nog voorwaarden aan zijn verbonden om duurzaam te beheren. 


Om alleen de AVG als reden op te voeren voor vernietiging is m.i. te weinig gemotiveerd. De UAVG kent immers gronden voor archivering. 

Helemaal mee eens en sterk artikel!

Aanvullend: dit soort uitspraken geven mij de indruk dat de Archiefwet door alle partijen er halfslachtig bij gehaald wordt, maar ook snel weer terzijde wordt geschoven. Is het een gebrek aan interesse of is de wet niet bruikbaar genoeg in een rechtszaak? Waarom?

Dat vraag ik me ook vaak af. Wanneer je naar de Archiefwet uit 1995 Kijkt, stamt die uit de tijd van analoge archivering. Kernbegrippen zijn openbaarheid en behoud van cultureel erfgoed. Digitalisering is vooral vanaf 2000 op gang gekomen. In de archiefwereld werd dat ook gezien. In 2009 werd daarom de Archiefregeling geïntroduceerd. Ik hoor een van de samenstellers Hans Hofman In 2009 nog zeggen, we kunnen niet exact eisen stellen aan de digitale archivering en daarom introduceren we de Nen normen. Op zich een goed idee, ware het niet dat die Nen normen voor een deel verdwenen uit de archiefregeling in 2013. De reden is dat Nen normen geen wet- en regelgeving is. De archiefregeling is vooral duidelijk voor papieren dragers.

Maar er is meer, de digitale wereld kan je niet vanuit een analoog denkpatroon benaderen, horseless carriage wordt dat ook wel genoemd. Het vraagt om anders denken en andere oplossingen. Soms gaat het denken wel erg langzaam. Je kunt je vast herinneren dat wij Als B5 in 2012 gevraagd hebben om een standaard metadataset, In het voorjaar van 2021! wordt die verwacht. Hoeveel jaren zijn hier niet over heen gegaan? 

En ondertussen gaan ontwikkelingen gewoon verder, databeheer, sharepoint, teams, algoritmes. Moet je niet gewoon risico’s benoemen, dit wel en dat niet? Geef gewoon aan hoe dat moet in wet- en regelgeving. 

Dan de vraag, wie geeft gehoor aan de wet- en regelgeving en wie handhaaft? 


Bewijslast wordt bij de burger belegd, weer een uitspraak over het wel of niet aanwezig zijn van documenten:

Een blijvend terugkerend thema over het stellen en bewijzen dat documenten er niet (meer) zijn en wat de overheid moet doen om de informatie alsnog te achterhalen deed de Raad van State weer een interessante uitspraak. Voor de praktijk:

  • de overheid kan – pas na onderzoek – stellen dat informatie er niet (meer) berust. De verzoeker moet dan aannemelijk maken dat de informatie er toch berust. Op hem/haar rust de lastige taak om de mededeling van de overheid ongeloofwaardig te maken.
  • de overheid moet haar best doen om stukken te achterhalen als die documenten er wel hadden behoren te berusten. Dit is ook het geval als die informatie (volgens de Archiefwet) wel vernietigd had mogen worden.
  • de overheid moet aangeven hoe het heeft gezocht naar documenten.

https://overheidenopenbaarheid.nl/jurisprudentie/update-raad-van-st...

Impliceert de redenatie in deze uitspraak dan ook dat documenten die via cloud-oplossingen bij leveranciers staan niet onder het overheidsorgaan berusten? Of lees ik de uitspraak nu helemaal verkeerd?

Aike van der Ploeg zei:


Het wetsvoorstel nieuwe Archiefwet ligt nog niet bij de RvS. 

Archiefwet 1995 en tekstberichten: onder de Archiefwet valt wat onder een overheidsorgaan berust, de tekstberichten doen dat pas nadat actief iets gedaan is om een tekstbericht onder een overheidsorgaan te laten berusten. Zolang het alleen op servers van app-providers staat berust het niet onder een overheidsorgaan. Wanneer het op een privé-telefoon staat ook niet. Wanneer het op een werktelefoon staat wat mij betreft wel, maar ik denk dat de RvS en ik daar nog een gesprek over zouden moeten hebben :-). Dat de AVG ook iets zegt en voorschrijft staat los van het onder de Archiefwet vallen.


Marco Klerks zei:

"Het bewaren van digitale postvakken met sms- dan wel WhatsApp-berichten impliceert het (blijven) verwerken van veel persoonsgegevens en daarvoor gelden op grond van de AVG eisen van grondslag, noodzaak en proportionaliteit."

Ik zie hierin een link met de nieuwe Archiefwet (hoe gaat het daar trouwens mee?), waarin staat dat de zorgdrager "passende maatregelen" moet treffen. Deze uitspraak van de RvS suggereert mijn inziens dat het selecteren en waarderen van sms'jes en Whatsapp-berichten niet noodzakelijk en/of buitenproportioneel is en dus niet passend.

Oftewel, de veronderstelling is:

  1. dat de meeste sms'jes en Whatsapp-berichten relatief weinig waarde hebben (t.o.v. ondersteunen proces, bewijs, verantwoording en/of cultuur-historisch erfgoed)
  2. dat de meeste sms'jes en Whatsapp-berichten persoonsgebonden informatie bevatten,
  3. dat de privacy-risico's op de verwerking van deze berichtjes (o.a. het selecteren en waarderen door DIV-medewerkers) niet in verhouding staan tot de meerwaarde van het archiveren ervan,
  4. dat zij daarom niet gearchiveerd hoeven te worden,
  5. dat op het moment er een Wob-aanvraag wordt ingediend, de waarde stijgt (verantwoording) waardoor verwerking / archivering alsnog aan de orde is.

Deze interpretatie loopt wel een beetje op de zaken vooruit, want de nieuwe Archiefwet is nog niet vastgesteld, maar het is de enige wijze waarop ik de uitspraken van de RvS met elkaar kan rijmen.

Marieke, ik had dezelfde gedachte. 


Dag Marieke,

Dat is niet helemaal wat ik zeg.

De meeste app-providers bieden over het algemeen gratis gebruik aan onder eenzijdige voorwaarden die je maar hebt te slikken. Meestal ben je geen eigenaar, staan de gegevens op servers andermans elders en valt het geheel onder andere wetgeving dan de Nederlandse. Je hebt het dus op geen enkele manier in beheer. In dit soort gevallen vallen deze gegevens volgens de uitspraak zoals ik hem lees niet onder de Archiefwet. De enige manier waarop je de gegevens in beheer kunt krijgen is deze te downloaden en in eigen omgeving te bewaren. Realiseer je dan wel dat je misschien wel niet alles krijgt. Twitter bijvoorbeeld kiest zelf wel wat voor jou van belang kan zijn: "Je kan een ZIP-bestand opvragen met een archief van de gegevens waarvan wij denken dat die het belangrijkst voor je zijn."

Een leverancier heb je een andere verhouding mee en in die verhouding zou je afspraken over data moeten hebben gemaakt waardoor je je eigen data kunt beheren. Dat geldt voor cloudoplossingen, maar vergeet niet, ook gewoon ouderwets voor papier. Er zit geen principieel verschil in het beheer van gegevens in een cloudoplossing en het beheer van gegevens in een opslagruimte voor papieren archieven. In beide gevallen heb je afspraken gemaakt over eigendom en beheer hoop ik. Zo niet dan kún je een probleem hebben.

Verder vraag ik me wel eens af hoe het gaat met bijvoorbeeld Notubiz. Ik ken de contracten niet en heb geen idee wat er over eigendom en beheer van data is afgesproken. Maar als ik zo de Notubiz-website bekijk wordt in ieder geval een deel avn de data die Notubiz voor je verwerkt op servers van Notubiz opgeslagen. Als je het goed geregeld hebt ben je eigenaar en heb je het beheer geregeld waardoor de data onder de Archiefwet valt. Maar is dat echt zo? En wat in het geval van bedrijfsbeëindiging door faillissement? Ik hoop niet waarschijnlijk maar onmogelijk is het ook niet.


Marieke Klomp zei:

Impliceert de redenatie in deze uitspraak dan ook dat documenten die via cloud-oplossingen bij leveranciers staan niet onder het overheidsorgaan berusten? Of lees ik de uitspraak nu helemaal verkeerd?

Aike van der Ploeg zei:


Het wetsvoorstel nieuwe Archiefwet ligt nog niet bij de RvS. 

Archiefwet 1995 en tekstberichten: onder de Archiefwet valt wat onder een overheidsorgaan berust, de tekstberichten doen dat pas nadat actief iets gedaan is om een tekstbericht onder een overheidsorgaan te laten berusten. Zolang het alleen op servers van app-providers staat berust het niet onder een overheidsorgaan. Wanneer het op een privé-telefoon staat ook niet. Wanneer het op een werktelefoon staat wat mij betreft wel, maar ik denk dat de RvS en ik daar nog een gesprek over zouden moeten hebben :-). Dat de AVG ook iets zegt en voorschrijft staat los van het onder de Archiefwet vallen.


Marco Klerks zei:

"Het bewaren van digitale postvakken met sms- dan wel WhatsApp-berichten impliceert het (blijven) verwerken van veel persoonsgegevens en daarvoor gelden op grond van de AVG eisen van grondslag, noodzaak en proportionaliteit."

Ik zie hierin een link met de nieuwe Archiefwet (hoe gaat het daar trouwens mee?), waarin staat dat de zorgdrager "passende maatregelen" moet treffen. Deze uitspraak van de RvS suggereert mijn inziens dat het selecteren en waarderen van sms'jes en Whatsapp-berichten niet noodzakelijk en/of buitenproportioneel is en dus niet passend.

Oftewel, de veronderstelling is:

  1. dat de meeste sms'jes en Whatsapp-berichten relatief weinig waarde hebben (t.o.v. ondersteunen proces, bewijs, verantwoording en/of cultuur-historisch erfgoed)
  2. dat de meeste sms'jes en Whatsapp-berichten persoonsgebonden informatie bevatten,
  3. dat de privacy-risico's op de verwerking van deze berichtjes (o.a. het selecteren en waarderen door DIV-medewerkers) niet in verhouding staan tot de meerwaarde van het archiveren ervan,
  4. dat zij daarom niet gearchiveerd hoeven te worden,
  5. dat op het moment er een Wob-aanvraag wordt ingediend, de waarde stijgt (verantwoording) waardoor verwerking / archivering alsnog aan de orde is.

Deze interpretatie loopt wel een beetje op de zaken vooruit, want de nieuwe Archiefwet is nog niet vastgesteld, maar het is de enige wijze waarop ik de uitspraken van de RvS met elkaar kan rijmen.

Dag Aike,

Dank voor je antwoord. Hier bewijst het GIBIT dan zijn meerwaarde. In het GIBIT worden deze afspraken standaard gemaakt. Bij onze organisatie is het de standaard dat die wordt gevolgd bij iedere ICT-aanbesteding. In andere aanbestedingen waarin een ICT-component zit, wordt daar ook naar gekeken.

Wel moet je in ieder aanbestedingsproces dan ervoor zorgen dat de GIBIT wordt gevolgd. De mate waarin dat kan cq gebeurt wordt mede bepaald door de verhouding tussen leverancier en aanbestedende partij.

Aike van der Ploeg zei:


Dag Marieke,

Dat is niet helemaal wat ik zeg.

De meeste app-providers bieden over het algemeen gratis gebruik aan onder eenzijdige voorwaarden die je maar hebt te slikken. Meestal ben je geen eigenaar, staan de gegevens op servers andermans elders en valt het geheel onder andere wetgeving dan de Nederlandse. Je hebt het dus op geen enkele manier in beheer. In dit soort gevallen vallen deze gegevens volgens de uitspraak zoals ik hem lees niet onder de Archiefwet. De enige manier waarop je de gegevens in beheer kunt krijgen is deze te downloaden en in eigen omgeving te bewaren. Realiseer je dan wel dat je misschien wel niet alles krijgt. Twitter bijvoorbeeld kiest zelf wel wat voor jou van belang kan zijn: "Je kan een ZIP-bestand opvragen met een archief van de gegevens waarvan wij denken dat die het belangrijkst voor je zijn."

Een leverancier heb je een andere verhouding mee en in die verhouding zou je afspraken over data moeten hebben gemaakt waardoor je je eigen data kunt beheren. Dat geldt voor cloudoplossingen, maar vergeet niet, ook gewoon ouderwets voor papier. Er zit geen principieel verschil in het beheer van gegevens in een cloudoplossing en het beheer van gegevens in een opslagruimte voor papieren archieven. In beide gevallen heb je afspraken gemaakt over eigendom en beheer hoop ik. Zo niet dan kún je een probleem hebben.

Verder vraag ik me wel eens af hoe het gaat met bijvoorbeeld Notubiz. Ik ken de contracten niet en heb geen idee wat er over eigendom en beheer van data is afgesproken. Maar als ik zo de Notubiz-website bekijk wordt in ieder geval een deel avn de data die Notubiz voor je verwerkt op servers van Notubiz opgeslagen. Als je het goed geregeld hebt ben je eigenaar en heb je het beheer geregeld waardoor de data onder de Archiefwet valt. Maar is dat echt zo? En wat in het geval van bedrijfsbeëindiging door faillissement? Ik hoop niet waarschijnlijk maar onmogelijk is het ook niet.


Marieke Klomp zei:

Impliceert de redenatie in deze uitspraak dan ook dat documenten die via cloud-oplossingen bij leveranciers staan niet onder het overheidsorgaan berusten? Of lees ik de uitspraak nu helemaal verkeerd?

Aike van der Ploeg zei:


Het wetsvoorstel nieuwe Archiefwet ligt nog niet bij de RvS. 

Archiefwet 1995 en tekstberichten: onder de Archiefwet valt wat onder een overheidsorgaan berust, de tekstberichten doen dat pas nadat actief iets gedaan is om een tekstbericht onder een overheidsorgaan te laten berusten. Zolang het alleen op servers van app-providers staat berust het niet onder een overheidsorgaan. Wanneer het op een privé-telefoon staat ook niet. Wanneer het op een werktelefoon staat wat mij betreft wel, maar ik denk dat de RvS en ik daar nog een gesprek over zouden moeten hebben :-). Dat de AVG ook iets zegt en voorschrijft staat los van het onder de Archiefwet vallen.


Marco Klerks zei:

"Het bewaren van digitale postvakken met sms- dan wel WhatsApp-berichten impliceert het (blijven) verwerken van veel persoonsgegevens en daarvoor gelden op grond van de AVG eisen van grondslag, noodzaak en proportionaliteit."

Ik zie hierin een link met de nieuwe Archiefwet (hoe gaat het daar trouwens mee?), waarin staat dat de zorgdrager "passende maatregelen" moet treffen. Deze uitspraak van de RvS suggereert mijn inziens dat het selecteren en waarderen van sms'jes en Whatsapp-berichten niet noodzakelijk en/of buitenproportioneel is en dus niet passend.

Oftewel, de veronderstelling is:

  1. dat de meeste sms'jes en Whatsapp-berichten relatief weinig waarde hebben (t.o.v. ondersteunen proces, bewijs, verantwoording en/of cultuur-historisch erfgoed)
  2. dat de meeste sms'jes en Whatsapp-berichten persoonsgebonden informatie bevatten,
  3. dat de privacy-risico's op de verwerking van deze berichtjes (o.a. het selecteren en waarderen door DIV-medewerkers) niet in verhouding staan tot de meerwaarde van het archiveren ervan,
  4. dat zij daarom niet gearchiveerd hoeven te worden,
  5. dat op het moment er een Wob-aanvraag wordt ingediend, de waarde stijgt (verantwoording) waardoor verwerking / archivering alsnog aan de orde is.

Deze interpretatie loopt wel een beetje op de zaken vooruit, want de nieuwe Archiefwet is nog niet vastgesteld, maar het is de enige wijze waarop ik de uitspraken van de RvS met elkaar kan rijmen.

En dan verwijs ik toch maar weer eens naar Arnoud Engelfriet: Tot eigendom van data geregeld is, kun je maar beter goede backups ...

En dat is meteen het verschil met het uitbesteden van het beheer van je papieren archieven: A4-tjes, mappen en dozen zijn wel echte goederen waar je eigenaar van kunt zijn.

Antwoorden op discussie

RSS

© 2021   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden