WhatsApp-berichten hoeven niet te worden bewaard volgens de Archiefwet.

Deze week deed de Raad van State wel een heel opmerkelijke uitspraak (Uitspraak 201905713/1/A3). WhatsApp-berichten hoeven niet te worden bewaard volgens de Archiefwet. 

 

Letterlijk staat in de tekst: 

Dat betekent niet dat het niet bewaren van sms- en WhatsApp-berichten in strijd is met de
Archiefwet. Een digitaal postvak met sms- of Whatsapp-berichten is als zodanig geen
archiefbescheid in de zin van de Archiefwet.

 

De uitspraak geeft veel verwarring. Immers op 20 maart 2019 heeft de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State (RvS) een uitspraak gedaan over de vraag of de Wet openbaarheid van bestuur (Wob)1 van toepassing is op sms- en WhatsApp-berichten. De uitspraak is helder: op sms- en WhatsApp-berichten over een bestuurlijke aangelegenheid is de Wob van toepassing, ongeacht of deze berichten op de zakelijke of privé telefoon van een bestuurder of ambtenaar staan. Dit betekent dat deze voortaan bij een Wob-verzoek moeten worden betrokken. En dat bestuursorganen ervoor moeten zorgen dat er geen afbreuk kan worden gedaan aan de aanspraken op openbaarheid van documenten die aan de Wob kunnen worden ontleend.

De redenatie van deze uitspraak is: Het bewaren van digitale postvakken met sms- dan wel WhatsAppberichten impliceert het (blijven) verwerken van veel persoonsgegevens en daarvoor gelden op grond van de AVG eisen van grondslag, noodzaak en proportionaliteit.

 

De andere reden die wordt benoemd is dat Berichtenapps niet in beheer zijn van de overheid en de technische functionaliteit voor informatiebeheer binnen de berichtenapps zeer beperkt is. 

 

Verwarring alom. Er zijn zoveel Cloud toepassingen, die de overheid heeft uitbesteed. Zouden alle toepassingen van teams ook niet onder de Archiefwet vallen? 

 

Weergaven: 2248

Bijlagen:

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Wat bijzonder, valt wel onder de WOB, maar niet onder de archiefwet... 

Hoe moet je de Wob uitvoeren wanneer je de berichten niet archiveert? 

Niet archiveren en niet aanwezig zijn dus dan twee verschillende zaken. Voor de WOB is het aanwezig en moet je het dus leveren, maar voor de Archiefwet hoef je het niet te archiveren.

Maar hoe controleer je of iets wel of niet aanwezig is? Dat weet je niet... 

Als iemand zijn WhatsApp geschiedenis elke dag weggooit, dan kunnen we daar ook niets tegen doen, want er is geen archiefplicht... En dan kunnen die WhatsApp berichten ook niet geleverd worden als er een WOB verzoek komt.. 

Vreemde uitspraak dit...

De uitspraak is wat breder dan het wel erg korte hier geciteerde stukje. Ik geef wat meer: "6.1. Uit artikel 3 van de Archiefwet volgt dat overheidsorganen verplicht zijn de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Sms- en WhatsApp-berichten die bij het uitvoeren van overheidstaken gebruikt zijn, vallen onder de reikwijdte van de Wob en van de Archiefwet. Dat betekent niet dat het niet bewaren van sms- en WhatsApp-berichten in strijd is met de Archiefwet. Een digitaal postvak met sms- of Whatsapp-berichten is als zodanig geen archiefbescheid in de zin van de Archiefwet. Daar komt bij dat de Algemene verordening gegevensbescherming (hierna: de AVG) een belangrijke rol speelt bij dit soort persoonlijke digitale postvakken. Het bewaren van digitale postvakken met sms- dan wel WhatsApp-berichten impliceert het (blijven) verwerken van veel persoonsgegevens en daarvoor gelden op grond van de AVG eisen van grondslag, noodzaak en proportionaliteit. De AVG kan daarom zelfs dwingen bepaalde gegevens niet langer te bewaren. Hieruit volgt dat het niet bewaren van digitale postvakken met sms- en WhatsApp-berichten op een privé-telefoon niet in strijd is, of in ieder geval niet hoeft te zijn, met de Archiefwet."

Het is een goed idee om de hele uitspraak even door te lezen, er zit zeker stof tot nadenken in. Maar: de kort-door-de-bocht gedachte dat whatsapp-berichten (en uiteraard ook andere social media-berichten, berichten gewisseld met berichten-apps) niet bewaard hoeven te worden volgens de Archiefwet als generieke mededeling klopt niet.

Whats App op privé telefoons zijn te wobben. Dit was de directe aanleiding voor de ledenbrief en handreiking van de VNG: https://www.hekkelman.nl/blog/overheidszaken/ook-whatsapp-berichten...

en deze: https://www.quarant.nl/processen/beheer-digitale-informatie/welke-s...

Zie ook de duiding van Cornelis van der Sluis: https://overheidenopenbaarheid.nl/jurisprudentie/update-raad-van-st...

Er wordt in deze uitspraak een duidelijk onderscheid gemaakt tussen e-mails en tekstberichten. Wat nodig is, is dat de Archiefwet beter duidt wat ongeacht de vorm betekent. Voorlopig betekent deze uitspraak weer een stapje terug, ook voor de archivering van sociale media totdat er een betere duiding komt.

Ik denk niet dat het gaat om het onderscheid mail of tekstbericht. De crux lijkt te zitten in het al dan niet onder beheer zijn. Whatsapp-boxen en soortgelijke worden niet beheerd door een bestuursorgaan, mailboxen wél (maar voor privé-mailboxen geldt dan hetzelfde als voor whatsapp). De boodschap is wat mij betreft: zakelijke berichtenverkeer via whatsapp (overigens zou je van Whatsapp af moeten, ga over op bv Signal, wat minder potentieel "lek") kan, maar valt pas onder de Archiefwet wanneer ook vastgelegd in een systeem dat door het bestuursorgaan wordt beheerd. Leg dus alle zakelijke berichtenverkeer vast in een dergelijk systeem, daarmee heb je het voor de Archiefwet gevangen en kun je ook gemakkelijker aan de WOB voldoen. De AVG heeft dan weer zijn volstrekt eigen dynamiek, maar die vind ik hier niet zo relevant.

In de aanpassingswet AVG is de relatie gelegd tussen Archiefwet en AVG inzake artikel 2A. Je ziet wat vormen betreft een toename. Chat bij teams wordt vaak gebruikt als e-mail. We zien bij een eerdere uitspraak over het wissen van e-mailboxen dat de betekenis van de Archiefwet in deze niet geheel wordt erkend.

En of je nu Signal of Whats app gebruikt, dat maakt voor het vraagstuk niet uit.

Feit is dat je wanneer je zorg wil dragen in je eigen organisatie om dit soort bestanden te archiveren, je met dit soort uitspraken 2-0 achter staat. Het was al moeilijk om met de recente handreiking in de hand naar een bestuurder te stappen en te vragen om de WhatsApp es te archiveren, mijn verwachting is dat dit nog moeilijker wordt.

"Het bewaren van digitale postvakken met sms- dan wel WhatsApp-berichten impliceert het (blijven) verwerken van veel persoonsgegevens en daarvoor gelden op grond van de AVG eisen van grondslag, noodzaak en proportionaliteit."

Ik zie hierin een link met de nieuwe Archiefwet (hoe gaat het daar trouwens mee?), waarin staat dat de zorgdrager "passende maatregelen" moet treffen. Deze uitspraak van de RvS suggereert mijn inziens dat het selecteren en waarderen van sms'jes en Whatsapp-berichten niet noodzakelijk en/of buitenproportioneel is en dus niet passend.

Oftewel, de veronderstelling is:

  1. dat de meeste sms'jes en Whatsapp-berichten relatief weinig waarde hebben (t.o.v. ondersteunen proces, bewijs, verantwoording en/of cultuur-historisch erfgoed)
  2. dat de meeste sms'jes en Whatsapp-berichten persoonsgebonden informatie bevatten,
  3. dat de privacy-risico's op de verwerking van deze berichtjes (o.a. het selecteren en waarderen door DIV-medewerkers) niet in verhouding staan tot de meerwaarde van het archiveren ervan,
  4. dat zij daarom niet gearchiveerd hoeven te worden,
  5. dat op het moment er een Wob-aanvraag wordt ingediend, de waarde stijgt (verantwoording) waardoor verwerking / archivering alsnog aan de orde is.

Deze interpretatie loopt wel een beetje op de zaken vooruit, want de nieuwe Archiefwet is nog niet vastgesteld, maar het is de enige wijze waarop ik de uitspraken van de RvS met elkaar kan rijmen.


Het wetsvoorstel nieuwe Archiefwet ligt nog niet bij de RvS. 

Archiefwet 1995 en tekstberichten: onder de Archiefwet valt wat onder een overheidsorgaan berust, de tekstberichten doen dat pas nadat actief iets gedaan is om een tekstbericht onder een overheidsorgaan te laten berusten. Zolang het alleen op servers van app-providers staat berust het niet onder een overheidsorgaan. Wanneer het op een privé-telefoon staat ook niet. Wanneer het op een werktelefoon staat wat mij betreft wel, maar ik denk dat de RvS en ik daar nog een gesprek over zouden moeten hebben :-). Dat de AVG ook iets zegt en voorschrijft staat los van het onder de Archiefwet vallen.


Marco Klerks zei:

"Het bewaren van digitale postvakken met sms- dan wel WhatsApp-berichten impliceert het (blijven) verwerken van veel persoonsgegevens en daarvoor gelden op grond van de AVG eisen van grondslag, noodzaak en proportionaliteit."

Ik zie hierin een link met de nieuwe Archiefwet (hoe gaat het daar trouwens mee?), waarin staat dat de zorgdrager "passende maatregelen" moet treffen. Deze uitspraak van de RvS suggereert mijn inziens dat het selecteren en waarderen van sms'jes en Whatsapp-berichten niet noodzakelijk en/of buitenproportioneel is en dus niet passend.

Oftewel, de veronderstelling is:

  1. dat de meeste sms'jes en Whatsapp-berichten relatief weinig waarde hebben (t.o.v. ondersteunen proces, bewijs, verantwoording en/of cultuur-historisch erfgoed)
  2. dat de meeste sms'jes en Whatsapp-berichten persoonsgebonden informatie bevatten,
  3. dat de privacy-risico's op de verwerking van deze berichtjes (o.a. het selecteren en waarderen door DIV-medewerkers) niet in verhouding staan tot de meerwaarde van het archiveren ervan,
  4. dat zij daarom niet gearchiveerd hoeven te worden,
  5. dat op het moment er een Wob-aanvraag wordt ingediend, de waarde stijgt (verantwoording) waardoor verwerking / archivering alsnog aan de orde is.

Deze interpretatie loopt wel een beetje op de zaken vooruit, want de nieuwe Archiefwet is nog niet vastgesteld, maar het is de enige wijze waarop ik de uitspraken van de RvS met elkaar kan rijmen.


Natuurlijk is er een relatie AVG-Archiefwet, dat zal niemand ontkennen. Die relatie zegt echter niets over het al dan niet onder de Archiefwet vallen van informatie, niet van tekstberichten, niet van chats bij Team sof Webex of Zoom, wat je dan ook maar gebruikt, zelfs niet over de chatfunctie van Wordfeud die ik ook wel gebruik. Opnames van Team-gesprekken e.d. vallen volgens deze uitspraak niet onder de Archiefwet zolang ze niet onder beheer van een overheidsorgaan zijn. Je bent afhankelijk van het plichtsbewustzijn van individuele ambtenaren om ze wél onder dat beheer te brengen.


Yvonne Welings zei:

In de aanpassingswet AVG is de relatie gelegd tussen Archiefwet en AVG inzake artikel 2A. Je ziet wat vormen betreft een toename. Chat bij teams wordt vaak gebruikt als e-mail. We zien bij een eerdere uitspraak over het wissen van e-mailboxen dat de betekenis van de Archiefwet in deze niet geheel wordt erkend.

En of je nu Signal of Whats app gebruikt, dat maakt voor het vraagstuk niet uit.

Feit is dat je wanneer je zorg wil dragen in je eigen organisatie om dit soort bestanden te archiveren, je met dit soort uitspraken 2-0 achter staat. Het was al moeilijk om met de recente handreiking in de hand naar een bestuurder te stappen en te vragen om de WhatsApp es te archiveren, mijn verwachting is dat dit nog moeilijker wordt.

Ik heb de hele uitspraak nogmaals doorgenomen en ik zie dat het belangrijk is om het citaat dat Yvonne geeft in de hele context te beschouwen. Het geciteerde onderdeel van de uitspraak zegt in feite:

  1. De Archiefwet verplicht niet tot het bewaren van (alle) Whatsapp-berichten e.d. (En met "bewaren" bedoelt zij hier "permanent bewaren")
  2. De Archiefwet verbiedt niet dat Whatsapp-berichten e.d. op een privé-telefoon worden bewaard. (Als zij daar zich in een goede, geordende en toegankelijke staat bevinden, dan mag dat.)
  3. Vanwege privacy (AVG) mogen Whatsapp-berichten e.d. niet langer bewaard worden dan noodzakelijk is.

De rechtbank creëert ondertussen verwarring door die verschrikkelijke zin: "Een digitaal postvak met sms- of Whatsapp-berichten is als zodanig geen archiefbescheid in de zin van de Archiefwet." Als je die zin even gemakshalve negeert, is de tekst een stuk duidelijker.

Verder stelt de rechtbank overigens:

  1. Wanneer informatie wordt opgevraagd in een Wob-verzoek, moet de zorgdrager borgen dat deze informatie niet vernietigd wordt.
  2. De zorgdrager dacht tot 20 maart 2019 dat Whatsapp-berichten e.d. niet onder de Wob vielen en heeft daarom niet heeft geborgd dat deze niet vernietigd werden,
  3. De rechtbank oordeelt dat de zorgdrager dat wel had moeten doen,
  4. De rechtbank acht het aannemelijk dat de Whatsapp-berichten e.d. er daadwerklijk niet meer zijn (vernietigd vanwege de AVG).

Aike verwijst overigens nog naar paragraaf 7.3: "Berichtenapps zijn niet in beheer van de overheid en de technische functionaliteit voor informatiebeheer binnen de berichtenapps is zeer beperkt." Dit gaat echter niet over de vraag of Whatsapp-berichten e.d. nu wel of niet gearchiveerd moeten worden. Deze paragraaf gaat over de vraag of de zorgdrager (in 2020) voldoende inspanning heeft geleverd om relevante Whatsapp-berichten e.d. te vinden. De rechtbank erkent dat de zorgdrager hier beperkte mogelijkheden toe heeft. Als de apps wel in eigen beheer waren, dan had zij meer mogelijkheden gehad en dan had zij die ook moeten benutten. Nu heeft zij, volgens de rechtbank, gedaan wat redelijkerwijs van haar verwacht mag worden.

Antwoorden op discussie

RSS

© 2021   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden