In onze gemeente zijn we om volop in voorbereiding om digitaal en zaakgericht te gaan werken. Het is de bedoeling dat we dit proces voor proces gaan oppakken. Maar met welk proces begin je nu? De verschillende stakeholders hebben ieder zo hun eigen belang en prioriteit.

Zijn er organisaties die wegingscriteria hebben opgesteld op basis waarvan je een juiste beslissing kunt nemen?

 

Weergaven: 757

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Dag Anne,

Zaakgericht werken proces voor proces oppakken is iets wat je niet vaak meer hoort en m.i. met een reden! Tegenwoordig zie ik steeds meer organisaties gaan voor een brede generieke uitrol en vervolgens in kleinere stukjes (bv. per afdeling) zaakgericht werken dieper te implementeren. Door eerst generiek breed te gaan kan je namelijk jouw vraag veel gemakkelijker beantwoorden omdat je kan werken vanuit de praktijk in plaats van een papier en vaak theoretische exercitie.

Desalniettemin zal ik ergens een prioriteit aan gegeven moeten worden. Motivatie van de eindgebruikers is volgens mij altijd essentieel voor een dergelijke implementatie. Hoewel ik dus geen vaste lijst heb, heb ik wel wat indicatoren gevonden in de afgelopen jaren:

  • Daar waar geen oackoffice systeem is gaat het vaak gemakkelijker;
  • Daar waar men zeer ontevreden is over het huidige backofficesysteem is, is de vervanging met een generiek zaaksysteem vaak gemakkelijker;
  • Sla tevreden gebruikers voorlopig over;
  • Sla gebruikers die net een heftige uitrol achter de rug hebben voorlopig over;
  • Dienstverlenende processen zijn gemakkelijker;
  • Projecten en beleid en zelfs interne processen zijn moeilijker.

Verder kan ik je nog aanraden om het gebruik van het systeem af te dwingen door direct over te stappen op alle post verplicht digitaal met het nieuwe zaaksysteem. Elke uitzondering krijg je later 10x zo hard terug en belangrijk bij acceptatie van een systeem is het opbouwen van routine. Digitale post kan hierbij helpen.

Dag Anne,

Uit ervaring kan ik je het volgende meegeven m.b.t. je vraag met welk proces te beginnen:

- Processen die concreet afgebakend zijn en helder in kaart zijn gebracht.

- Eenvoudige, standaard processen.

- Processen waarvan de gebruikers erg graag digitale ondersteuning voor willen. De motivatie van de gebruikers stimuleert.

- Processen die nu al digitaal zijn, maar de gebruikers ontevreden zijn over het huidig systeem.

- Processen waarvoor er commitment is vanuit de stakeholders. Dit zijn vaak processen die een zwaarwegend belang hebben.

Succes!

Groeten,

Marianne

Dag Sven,

Op zoek naar informatie kom ik deze wat oudere post tegen. Je schrijft: om gebruik systeem af te dwingen direct overstappen op alle post verplicht digitaal met het nieuwe zaaksysteem. Zie jij mogelijkheden om alle inkomende post in een zaaksysteem te verwerken? En wat is daar dan voor nodig? Wat doe je met een circulaire of richtlijn van een of ander Ministerie? Zijn daar zaaktypen voor te maken met een doorlooptijd, statussen en resultaten?

groet

Mart Mommers
 
Sven Blom | KBenP zei:

Dag Anne,

Zaakgericht werken proces voor proces oppakken is iets wat je niet vaak meer hoort en m.i. met een reden! Tegenwoordig zie ik steeds meer organisaties gaan voor een brede generieke uitrol en vervolgens in kleinere stukjes (bv. per afdeling) zaakgericht werken dieper te implementeren. Door eerst generiek breed te gaan kan je namelijk jouw vraag veel gemakkelijker beantwoorden omdat je kan werken vanuit de praktijk in plaats van een papier en vaak theoretische exercitie.

Desalniettemin zal ik ergens een prioriteit aan gegeven moeten worden. Motivatie van de eindgebruikers is volgens mij altijd essentieel voor een dergelijke implementatie. Hoewel ik dus geen vaste lijst heb, heb ik wel wat indicatoren gevonden in de afgelopen jaren:

  • Daar waar geen oackoffice systeem is gaat het vaak gemakkelijker;
  • Daar waar men zeer ontevreden is over het huidige backofficesysteem is, is de vervanging met een generiek zaaksysteem vaak gemakkelijker;
  • Sla tevreden gebruikers voorlopig over;
  • Sla gebruikers die net een heftige uitrol achter de rug hebben voorlopig over;
  • Dienstverlenende processen zijn gemakkelijker;
  • Projecten en beleid en zelfs interne processen zijn moeilijker.

Verder kan ik je nog aanraden om het gebruik van het systeem af te dwingen door direct over te stappen op alle post verplicht digitaal met het nieuwe zaaksysteem. Elke uitzondering krijg je later 10x zo hard terug en belangrijk bij acceptatie van een systeem is het opbouwen van routine. Digitale post kan hierbij helpen.

Dag Mart,

Ik zie daar zeker mogelijkheden voor. Met een goed en modern zaaksysteem is in de ZTC zelf gemakkelijk in een paar minuten een simpel zaaktype te creeeren voor deze 'overige' post. Je zou dan de doorlooptijd erg lang kunnen zetten, gebruik maken van meer een paar statussen (registratie, behandeling, afgehandeld) en als resultaat altijd afgehandeld o.i.d. Of je dan alles in één zaaktype wilt stoppen of er nog een paar wilt maken kan ik zo niet inschatten, maar dat is wat mij betreft ook iets wat je kan ondervinden als je een tijdje werkt met het zaaktype. Hoe simpeler aan de voorkant, hoe meer werk het natuurlijk kan kosten aan de achterkant vwb handmatige archiefkenmerken, maar dat hoeft geen probleem te zijn.

Kan je daar wat mee?

Antwoorden op discussie

RSS

© 2020   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden