Hallo,

Onze gemeente staat aan de vooravond van een overstap naar zaakgericht werken. Dit impliceert ook de aanschaf van een e-suite met geïntegreerde DMS functionaliteiten.
Maar hoe gaan we nu om met (de informatie in) ons 'oude' DMS?

Rondvraag bij andere gemeenten en overige deskundigen leert dat gemeenten verschillend omgaan met hun DMS of de daarin opgeslagen informatie, bij de overstap naar een (nieuw) zaaksysteem. Ervaringen lopen uiteen van het migreren van alle informatie naar het nieuwe systeem, tot het op kleine schaal beschikbaar houden van het DMS bij de afdeling DIV.

Zijn er organisaties die ook tegen dit probleem (zijn) aan(ge)lopen, en hoe gaan jullie om met de overstap van jullie oude DMS naar een ander systeem? Hoe houden jullie de oude informatie beschikbaar en beheersbaar?
Wat zijn daarbij de leerervaringen (geweest)?

Met vriendelijke groet,

Mireille van der Wal

Weergaven: 1621

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Dag Mireille,

De vraag die bij mij als eerste opkomt bij het lezen van je vraag is welk DMS gebruiken jullie op dit moment. Hoe lang is het al in gebruik, gebruiken jullie het nu ook al voor de opslag van gedigitaliseerde documenten en niet onbelangrijk hoe tevreden is de organisatie met het huidige DMS.

Overigens is dit wel een heel goede vraag. Ik zie met grote regelmaat projecten voor zaaksystemen opgestart worden (vaak aangestuurd vanuit ICT) waarbij een zaaksysteem dan van scratch aan nieuw wordt opgezet en voorbij gegaan wordt aan de jaren van historie die opgeslagen ligt in het oude DMS.

Hoi Leon,

 

Ons DMS is eDocs. En ruim 2000 gebruikers maken direct of indirect  gebruik van ons DMS met grote aantallen records.

Hoewel eDocs niet door iedere eindgebruiker als zeer gebruikersvriendelijk wordt ervaren, is de organisatie in het algemeen er wel tevreden over.

Ca 25 primaire processen zijn volledig afhankelijk van het eDocs en er is sprake van een architectuur met generieke koppelingen  o.a. met backofficeapplicaties, scanstraat, de gemeentelijke website en PDC etc.

Wij gebruiken eDocs al sinds Hummingbird, dus al een jaar of 10. De inhoud van het systeem vóór Humminigbird is gemigreerd naar Hummingbird, wat in ca 2007 geruisloos is over gegaan naar Edocs.

 

Lastig hier is hoe we de oude archiefwaardige informatie kunnen blijven ontsluiten bij het gebruik van het nieuwe systeem, zonder dat de medewerker elke keer in twee systemen moet zoeken.

 

 

Dag Mireille,

 

Een bekend probleem! De afgelopen jaren heb ik veel implementatieplannen voor zaakgericht werken geschreven en meerdere aanbestedingen gedaan van zaaksystemen en altijd komt dit onderwerp aan bod. Helaas was daarbij ook altijd de conclusie dat er eigenlijk geen standaard oplossing is. Er zijn veel afhankelijkheden bij een dergelijke keuze. Wel zie ik dat alles migreren qua kosten zelden opweegt tegen de baten. Ik zou er eerste voor zorgen dat de aanvoer van informatie naar eDocs zo snel mogelijk stopt. Zolang dit loopt kan je eigenlijk weinig. Enkele jaren geleden heb ik hierover een artikel geschreven:

 

https://drive.google.com/file/d/0B6d4pNT32jTcc0UtX3dTa0FwcTQ/view?u...

 

Als dat stopt kan je kijken naar uitfasering. Vaak komt dat neer op tijdelijk bevriezen, door vernietiging en (voortijdig) overdragen de hoeveelheid informatie beperken en op den duur het restje migreren.

 

Mocht het nog kunnen dan raad ik je sowieso aan om de migratie mee te nemen in je aanbesteding. Zo maak je dat onderdeel direct deel uit van het project en zet je deze opdracht uit onder concurrentiedruk.

 

Mocht je meer info willen dan hoor ik het graag,

 

Sven Blom 

Ken jij een voorbeeld waar dat gelukt is (met eDocs)? Ik ben het met je eens dat je die afweging moet maken, maar volgens mij is hier dat besluit al genomen (gezien de vraag). Ik krijg de business case m.b.t. koppelen in ieder geval in deze situatie tot op heden niet rond.

Jean-Luc Rouvroye zei:

Je hebt ook de optie om het huidige DMS te blijven gebruiken, ipv het nieuwe (geïntegreerde) DMS. Je hebt dan een koppeling nodig, maar bespaart weer op conversie. Kwestie van afwegen dus. De ontwikkelingen gaan steeds meer naar modules met gestandaardiseerde koppelingen.

Zoals Jean-Luc Rouvroye al zegt, integratie met het bestaande, oud DMS is ook een oplossing. Een oplossing ide mij n voorkeur heeft omdat:

  1. Migratietrajecten zijn moeizaam, langdurig en vaak kostbaar. Hangt natuurlijk direct af van de diversiteit in je documentenverzameling (veel verschillende documenttypen en processen) en de hoeveelheid documenten. Ik wil niet pessimistisch klinken, maar het documentmigartietraject kan je even veel geld kosten als het implementatietraject van het zaaksysteem.
  2. Sven Blom beschrijft hoe er in het oude DMS documenten overblijven. Deze documenten moeten ontsloten en beheerd blijven worden. Waarschijnlijk zitten er ook archiefwaardige documenten tussen, documenten die je een lange periode, of nooit, mag verwijderen. Wanneer en hoe ga je die documenten overdragen? De vraag blijft, wanneer kun je het oude DMS echt uitzetten? Tot die tijd heb je twee DMS-en in gebruik en beheer met dubbele kosten en (nodeloos) ingewikkelde porcedures. Ik heb veel migraties meegemaakt en de enige redelijke optie was: na de migratie het oude systeem uitzetten omdat alle documenten van waarde waren gemigreerd. (De documenten zonder waarde werden vernietigd.)

Mijn persoonlijke voorkeur zou zijn:

  1. Hou de eDocs-implementatie up-to-date door de laatste software versies te installeren (waarschijnlijk doe je dit al.)
  2. Ga voor een zaaksysteem dat kan koppelen met eDocs: direct of indirect via CMIS. (eDocs heeft geen CMIS-koppeling maar derde partijen kunnen die leveren.)
  3. Als je dit nog niet gedaan hebt, ga OpenText Records Management eDOCS Edition (eDOCS RM) gebruiken om de archiefwaardige documenten te beheren binnen eDocs. De afdeling DIV heeft dat zeker nodig. 

Mijn collega Opentext-experts van Capgemini kunnen je vertellen wat de toekomst is van eDocs binnen de OpenText-suite van ECM-producten. Maar dat valt nu even buiten de discussie.

 

Het blijft een moeilijke keuze. Over het algemeen kom ik lager uit qua kosten met een zaaksysteem incl. DMS/RMA. Kosten van een los zaaksysteem, een los DMS / RMA en de ook nog koppeling is vaak een duur traject en ik ben functioneel nooit tevreden over het eindresultaat.

Bovendien bevat de KING Zaak DMS standaard nog maar beperkt functionaliteit en mist deze bijvoorbeeld functies voor vernietigen. Je zal dan dus altijd extra beheer hebben.

Ik ben het wel eens dat migraties vaak erg duur zijn, vandaar mijn advies om goed uit te rekenen wat je precies wilt migreren. Na 7 jaar is geloof ik meestal 70% uit je archief te vernietigen. Ergens kom je denk ik op een punt dat de business case positief uitpakt voor migratie.

Maar nogmaals, het blijft een algemeen advies en zal afhangen van een precieze situatie. eDocs kent overigens bijna geen gemeentelijke klanten meer, dat zou ook gezien kunnen worden als een teken (en een risico). Als ik dan de argumenten van Reinoud hoor en wat je allemaal nog moet regelen en aanschaffen, dan weet ik wel waar ik op zou inzetten.

Beste Mireille,

jouw antwoord op mijn vraag heeft je al de twee mogelijke keuzes duidelijk gemaakt getuige de inzichten van Sven, Jean-Luc en Reinoud.

Bij een klant van me hebben we gekozen voor het uitfaseren van eDocs en per een gegeven moment nieuw te starten met een ander systeem. Nadeel van die tactiek is dat er gerede kans is dat je gedurende langere tijd dubbele beheerskosten en onderhoudskosten zult moeten gaan dragen omdat er altijd redenen aanwezig blijken te zijn om het oude e-Docs systeem nog maar niet uit te schakelen.

In eerste instantie zou ik nu ook kiezen voor de strategie die Jean-Luc aangeeft. Maar Sven uit denk ik zeer terecht zijn zorgen met betrekking tot het kunnen koppelen van het nieuwe zaaksysteem aan eDocs. De suggestie van Sven om de eventuele migratie mee te nemen in de aanbesteding zou ik zeker volgen als dat nog kan.

Heel veel succes in ieder geval en ik hoop dat je de collega's hier op Breed wilt blijven informeren naar jullie afwegingen en besluitvorming in deze. Dit vraagstuk gaat veel organisaties aan.

Gaat dit om de situatie dat Vervanging al is geregeld en de documenten in het oude DMS het digitaal archief is of niet?
Wij lopen nu ook in de praktijk hier tegen aan. We hebben geen Vervanging. Het huidige DMS wordt vervangen. Wordt geconverteerd of niet; te bewaren zaaktypen of ook vernietigbare? Het huidige systeem nog lange tijd ernaast gebruiken is geen optie. Het digitale dossier is compleet. Van de vernietigbare zaaktypen zijn geen papieren dossiers meer aangemaakt, van te bewaren zaaktypen wel.
Niet alle zaaktypen zitten in het DMS en zijn digitaal.
Dank je wel. Je hebt helemaal gelijk. Ik bedoel meer dat het papieren archief nog steeds leidend is. Is converteren wettelijk verplicht voor vernietigbare of te bewaren zaaktypen of baseer je converteren of niet uitsluitend op risico's en welke hanteer je hier dan bij?
Klopt, is bepaald in de archiefregeling 2010.

Antwoorden op discussie

RSS

© 2020   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden