Of beter gezegd, wat vind jij dat Tweede Kamerleden moeten weten over de nieuwe Archiefwet?

We hebben al een consultatieronde achter de rug. Op 23 februari 2022 in de middag is er een rondetafelgesprek gepland met Kamerleden van de vaste commissie voor OCW. Hierbij zijn de volgende doelgroepen uitgenodigd:

Blok 1: Deskundigen uit de archiefwereld (14.00-14.50 uur)

Blok 2: Archiefvormers en toezichthouders (15.00-15.50 uur)

Blok 3: Gebruikers van archieven (16:00-16.50 uur)

Intrekking van de Archiefwet 1995 en vervanging door de Archiefwet&... (Archiefwet 2021)

Het rondetafelgesprek zal plaatsvinden in het Tweede Kamergebouw. Het gesprek is voor belangstellenden te volgen via de app Debat Direct op de website van de Tweede Kamer en later via de app Debat Gemist.

Onze vraag aan jou is om mee te denken over de volgende vragen:

"De Archiefwet geeft een algemeen kader voor het informatiebeheer van overheidsorganen met als belangrijkste doel dat belangrijke overheidsinformatie behouden, vindbaar en toegankelijk blijft voor huidige en toekomstige generaties. Daarmee waarborgt de Archiefwet het behoud van archieven als bestanddeel van het Nederlands cultureel erfgoed, maar schept deze ook de voorwaarden dat de overheid zich tegenover burgers en het parlement kan verantwoorden over haar handelen."

Belangrijke vragen zijn natuurlijk in hoeverre deze doelen met het voorliggende wetsvoorstel bereikt kunnen worden en wat de voorgestelde maatregelen betekenen in de praktijk. Om meer inzicht hierin te krijgen, is de Kamer van plan een rondetafelgesprek te organiseren met deskundigen en betrokkenen uit de (overheids)praktijk.

 

Tijdens dit rondetafelgesprek kunnen onder andere de volgende vragen aan bod komen:

  • Welke uitdagingen spelen er op het terrein van de archieven?
  • Biedt de Archiefwet 2021 voldoende waarborgen dat het handelen van de overheid wordt vastgelegd, zodat verantwoording mogelijk is?
  • Is de doelstelling rond de kwaliteit van de informatiehuishouding voldoende vormgegeven om de gestelde transparantie te kunnen bieden?
  • Draagt de doelstelling van deskundigheid, kwaliteit en toezicht van archieven bij aan:
  1. a) de verantwoording over het handelen van de overheid
  2. b) het belang van archieven als onderdeel van het cultureel erfgoed?

Hint

Klinkt een en ander abstract in je oren, dat is het misschien ook. Laten we een concreet voorbeeld noemen. Moet archieftoezicht niet veel eenduidiger en professioneler? Zijn er geen sancties nodig zoals bij de AVG? 

Laat het voor 9 februari weten, dan wordt deze bijdrage gesloten. 

Weergaven: 597

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Het informatietoezicht is en blijft ook onder deze nieuwe Archiefwet een ondergeschoven kindje, en geen volwassen en volwaardige functie, zoals bij de AVG, waar een duidelijke scheiding is tussen CPO en FG. Ik hoorde vanochtend iemand in een GRIP op informatie-sessie nog maar weer eens memoreren "informatiebeheer is niet sexy". Je wint er geen bonuspunten mee. Politiek niet en ambtelijk niet. Vanwege de nasleep van de toeslagenaffaire is er nu wat momentum, maar de vraag is hoe lang dat blijft bestaan. Tenslotte wint de ergernis over de sociale impact op de slachtoffers het nu ruimschoots van de schande dat het gemiddeld 400 uur kost om het dossier van 1 slachtoffer compleet te krijgen. En natuurlijk: een dergelijk debacle doet meer voor het streven om de informatiehuishouding op orde te krijgen dan 3 jaar inspectierapporten.

Ook in de nieuwe Archiefwet gaat de drie-eenheid "regelgeving-naleving-handhaving" mank.

1) De archiefwet- en regelgeving is lastig te volgen, laat op onderdelen ruimte voor interpretatie, en kent vele raakvlakken met andere informatiewetten, zoals de AVG, de Who, en de Woo, waarbij de onderlinge hiërarchie en afbakening niet voor iedereen even duidelijk is.

2) De naleving is primair in handen van mensen die weinig inhoudelijke weet hebben van de archiefwet- en regelgeving, noch van het belang of de waarde(n) van informatie: directeuren, afdelingsmanagers, en teamleiders, en die bovendien nog heel veel andere verantwoordelijkheden moeten afdekken die ze meer en beter begrijpen.

3) De handhaving vindt formeel gezien plaats door de provincies i.h.k.v. het IBT, maar diverse onderzoeken en evaluaties hebben aangetoond dat dat verre van vlekkeloos verloopt. Het ergste dat een lagere overheid kan overkomen is 'indeplaatsstelling', maar voordat dat middel echt uit de kast komt, zijn we vier jaar verder en is er alweer een nieuw college aangetreden en een nieuwe raad. De Woo introduceert nu een Adviescollege openbaarheid en informatiehuishouding, maar waarom moet dat vanuit de Woo komen. De Woo herhaalt tenslotte alleen maar wat de Archiefwet al lang stelt: informatiehuishouding op orde! En dan nog, met alle respect, een Adviescollege is geen autoriteit in de zin van de AP.

Het wordt hoog tijd dat de toezichthouder wordt gezien als een volwassen en volwaardige functie, en niet iets dat de archivaris er wel even bij doet, als het beheer van de archiefbewaarplaats dat tenminste toelaat. Dan krijgt het toezicht op de naleving echt tanden, en heeft de handhaving iets om op voort te bouwen.

Geheel eens, Hans, zie ook dit artikeltje dat ik al weer drie jaar geleden schreef op verzoek schreef in het Archievenblad. Hoe hoopvol het ATT ook van start is gegaan, het is nog steeds verdacht stil....

2018%20Artikel%20YvonneWelingsArchievenblad%20nr%2010.pdf

Ik ontvang ook signalen van de werkvloer die daar erg last van hebben.

Een aspect daarbij wil ik niet onbenoemd laten archivering by design is vooral aanbesteding by design. 

Dank voor je bijval, Yvonne, en voor je artikel.

Archivering by design is zeker belangrijk. Het op orde krijgen en houden van je informatiehuishouding begint tenslotte al op dag 0. Daarom is het goed om de eisen en wensen van goed informatiebeheer direct in te bedden in het aanbestedingstraject. Daar voegen we in Rotterdam in toenemende mate dan ook nog 'toezicht by design' aan toe, zodat ook de toezichthouder al direct vanaf het begin meekijkt en waar nodig al aanbevelingen doet, nog vóórdat het betreffende systeem of proces 'live' gaat. Vaak is het tijdens een implementatieproject eenvoudiger en goedkoper om nog iets te verbeteren, dan achteraf als het proces of systeem al in productie is.

De nieuwe Archiefwet wijkt in essentie niet af van de Archiefwet 1995. Door de overbrengingstermijn te verkorten wordt het informatiebeheer bij het verantwoordelijk overheidsorgaan niet beter. Hoogop wordt 10 jaar eerder het e.e.a. in goede, geordende en toegankelijke staat gebracht.

Een verbetering kan zijn om in de wettekst (mag ook in besluit of regeling) op te nemen dat een verantwoordelijk overheidsorgaan voor iedere taak/product/dienst/proces/project moet hebben beschreven hoe de archivering is georganiseerd en geïmplementeerd. Dit is voor de archivaris/toezichthouder een goed startpunt voor toezicht. Bovendien kan ook de samenleving daar op toezien en gebruik van maken. Dat zou voor bijvoorbeeld de gedupeerden van de toeslagenaffaire een goed instrument geweest zijn waar zij aanspraak op hadden kunnen maken.

Hiermee wordt ook archiving by design gestimuleerd.

Hans, dank voor je reactie. Op dit moment is niet bekend hoe de nieuwe Archiefregeling eruit komt te zien, ik mis ook transparantie op dat gebied. Consulteren en inbrengen wordt aan veel betrokkenen gevraagd, maar niet teruggekoppeld wat er nu echt mee wordt gedaan.

Hoe zie jij dit in verband bewaren bij de bron en de relatie met overbrenging in de Archiefwet? Het zou mij niet verbazen wanneer er uiteindelijk een knip komt tussen analoge en digitale overbrenging. Dat zal ook afhankelijk zijn hoe de Common Ground zich ontwikkelt. 

We nemen je opmerking mee voor onze reactie. 

Omdat we niet weten hoe de Archiefregeling en het -besluit eruit komt te zien kun je de gemoderniseerde Archiefwet ook eigenlijk niet in samenhang becommentariëren.

Tja, het bewaren bij de bron en overbrenging. Ik denk wel eens dat bevoegde organen op termijn een archiefinstelling niet meer nodig hebben als (elektronisch)archiefbewaarplaats. Als voorbeeld neem ik dan het register van de begraafplaatsadministratie waar een deel van de gegevens zijn bevroren maar de administratie ook muteert. Dat is bij wet al een openbaar register en kan mij voorstellen dat die door het verantwoordelijke overheidsorgaan openbaar wordt gepubliceerd. Wat heeft formele overbrenging naar een aangewezen archiefbewaarplaats dan nog voor toegevoegde waarde? Digitale conservering en preservering kunnen verantwoordelijke overheidsorganen ook op een andere manier organiseren. Common Ground kan daarin behulpzaam en randvoorwaardelijk in zijn.

Het begrip overbrenging heeft dan ook geen toegevoegde waarde meer. Het gaat meer om het moment van openbaarheid met een gelijkwaardige informatiepositie voor verantwoordelijk overheidsorgaan en samenleving. Dat zou eigenlijk niet moeten wachten tot de voorgestelde overbrengingstermijn van 10 jaar maar zo snel mogelijk. De beperkingsgronden van de WOO en AW worden nu ook gelijkgetrokken. In mijn beleving komt er ook onderscheid in de dienstverlening uit informatie op analoge dragers ten opzichte van digitale informatie.

Idd deze informatiewetgeving en het proces erom heen is niet echt transparant. Het is niet alleen bij basisregistraties of zo'n begraafplaatsadministratie, je ziet het ook dat veel gemeenten e-depots aanschaffen om te plaatsen binnen de eigen architectuur. Wellicht heeft het archiefwezen de afgelopen jaren te weinig antwoorden geboden op de vragen die bij de administraties leven. We moeten echt naar de beantwoording van de hoe vragen in plaats van weer een nieuwe handreiking, weer een webinar met kennis delen met elkaar. Dat laatste is zinvol, maar wordt als te weinig concreet ervaren. Er komen steeds meer vraagstukken bij, niet alleen op het gebied van wetgeving, maar ook MS Office 365 bijvoorbeeld. 

Overigens schat ik zo in dat het Woo/Wob-regime bij archiefdiensten niet is uit te voeren is tenzij je honderden extra medewerkers aantrekt. De AVG maakt nog wel het onderscheid in de UAVG. Je moet wetgeving altijd vertalen naar mensen en middelen, ik hoor nu vaak het geluid, maar ja dat moesten overheden al doen op grond van de oude Archiefwet zonder daarbij te vermelden dat de wereld geheel is veranderd. 

Hoera, het is een…volledig digitale geboorteaangifte!

Samen geboorteaangifte doen, vanaf de bank of vanuit het kraambed. Dat is een feestje voor de ouders. Met de eDienst Aangifte geboorte verloopt deze aangifte nu volledig digitaal. Ook voor de gemeente en de arts of verloskundige. Zonder pen en papier en toch helemaal rechtsgeldig! Handig voor de ouders, voor de arts én voor jou als ambtenaar.

eDienst Aangifte geboorte | Centric

Je vraagt je bij dit soort berichten ook af hoe de digitale duurzaamheid is gegarandeerd. 

Vooral als de leverancier Centric heet.....

Centric heeft net een pact gesloten met Divault..., maar ik schat zo in dat ze nog niet zo ver zijn. 

Bij Justid worden dit soort documenten direct geborgd n hun e-Depot. 

Volgens sommigen is de nieuwe Archiefwet oude wijn in nieuwe zakken. Ik denk ook dat het een gemiste kans is de Archiefwetgeving te moderniseren en hoop dat de Tweede Kamer wat boven de materie wil staan en bekijken waar wat georganiseerd moet worden. Ik heb daarom Ik heb zowel in 2000 (studie rechten) als 2011 (studie archiefwetenschap) een scriptie mogen schrijven over de relatie van de openbaarheidswetgeving en de archiefwetgeving. Die heb ik vorige week weer eens gepakt om te bezien of mijn conclusies nog actueel waren... Dat bleek idd het geval.

Ik denk dat er echt ook fundamenteel gekeken moet worden naar waar welke regeling het best tot zijn recht komt en hoe we ook ons werk beter kunnen organiseren. Ik heb daarom getracht drie hoofdlijnen te benoemen die ik hoop dat Tweede Kamerleden zal aanspreken. Dit gaat dus niet over het detail van een definitie maar meer hoog over hoe het informatiebeheer en het toezicht zouden kunnen inrichten waarbij we ook daadwerkelijk vorderingen kunnen maken en niet blijven 'doormodderen' in de huidige situatie. De hoofdlijnen zijn:

1) Laat de Archiefwet weer zijn waarvoor hij in 1918 was bedoeld namelijk het regelen van het archiefwezen en het bestendigen van de toegang tot de overgebrachte archieven. Breng het gedeelte dat betrekking heeft op de informatiehuishouding over naar de WOO. Daarmee brengen we openbaarheid en beheer samen in de fasen waarin dat ook zo hoort te zijn. Ook is er dan een duidelijke scheiding wat des OCW en des BZK is. De overbrenging zorgt voor de overgang van regime van WOO naar AW.

2) Versterk het toezicht. Nu is er een grote versnippering, er zitten gaten in het systeem en bovenal is er geen sanctiemogelijkheid indien de informatiehuishouding niet op orde is. Organiseer een Autoriteit Informatiehuishouding Overheid met bevoegdheden. We organiseren nu naast het bestaande toezicht ook nog een adviesorgaan... Breng dit toezicht onder in de WOO en daarmee splits je ook de taken van de archivaris als beheerder en toezichthouder.

3) Het overzicht waar welke documenten in de organisatie aanwezig zijn is nu en gaat ook ver weg gestopt worden in een ministeriële regeling. Breng deze verplichting over naar de Wet en zorg tevens dat dit overzicht openbaar is. Let op het gaat niet om het documentenregister zoals dat met de WOO bedoeld was (microniveau) maar waar welke informatie wordt beheerd in de organisatie, welke informatiesystemen zijn er en op welke taken hebben deze betrekking. Daarmee krijgt de burger inzicht en overzicht. Dit soort overzichten zijn tevens van belang voor bijvoorbeeld als het gaat om persoonsgegevens.

  

Antwoorden op discussie

RSS

© 2022   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden