Ik kom de laatste tijd steeds meer zaken in de praktijk tegen waarvan de wetten elkaar tegenspreken. Zo postte ik onlangs Onteigeningswet staat boven Archiefwet en nu kom ik er weer één tegen.

Hoe verhoudt zich de vernietigingsplicht vanuit de Archiefwet zich ten opzichte van artikel 10  Wbp:  'persoonsgegevens moeten [worden] gewist of geanonimiseerd als het hebben van deze gegevens niet langer "noodzakelijk is voor de verwerkelijking van de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt". Oftewel als je ze niet meer nodig hebt.

Wie bepaald of 'je ze niet meer nodig hebt'. Wat is hiervoor het criterium? Is de Wbp niet juist in het leven geroepen om ons te beschermen, aangevuld met het 'recht om vergeten te worden' en dus niet afhankelijk moet zijn van subjectieve argumenten als 'nodig hebben'?

wie helpt?

dank!

Weergaven: 736

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Wij verzamelen, creëren en bewaren informatie, omdat we deze nodig hebben:

  • Als grondstof voor onze werkprocessen en dienstverlening,
  • Voor bewijs en verantwoording, bijvoorbeeld voor de volksvertegenwoordiging of de rechtbank,
  • Als grondstof voor (cultuur-historisch) onderzoek.

De meeste burgers zullen vast wel begrijpen dat hun persoonsgebonden gegevens worden bewaard ten behoeve van het eerste punt en ook het tweede punt zal weinigen verbazen. Dat persoonsgebonden informatie mogelijk ook eeuwig bewaard kan worden ten behoeve van het derde punt zullen echter, vermoed ik, veel mensen niet in de gaten hebben. Het is de vraag of wij als overheid de mensen hier voldoende over voorlichten.

Desalniettemin zijn dat de drie afwegingen die we maken bij het beantwoorden van de vraag: "Hoe lang hebben we deze informatie nog nodig?" Om willekeur en subjectiviteit zo veel mogelijk te voorkomen, wordt zorgvuldig een vernietigingslijst ontworpen waarin deze vraag concreet beantwoord wordt. Neem bijvoorbeeld de Ontwerpselectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2017. In hoofdstuk 1 staat onder meer beschreven hoe de bewaartermijnen tot stand zijn gekomen en welke afwegingen daarbij zijn gemaakt. Echter, ik heb dit hoofdstuk zojuist doorgebladerd en ik kom het privacy-belang niet tegen. Slechts in de bijlagen kan ik hier - sumier - iets over vinden. Je kunt je inderdaad afvragen of dat wel aansluit bij het belang dat de maatschappij tegenwoordig hecht aan informatieveiligheid en privacy.

Hoe het ook zij, je vroeg je ook af wie bepaalt of 'je ze niet meer nodig hebt'. Conform artikel 5 van de Archiefwet moet de zorgdrager met een voorstel (ontwerp) komen en stelt de minister van OCW deze vast. Uiteindelijk is het dus de Minister van OCW die bepaalt of ' je ze niet meer nodig hebt'. Al biedt bijvoorbeeld de eerder genoemde ontwerpselectielijst ook de ruimte voor lokale invulling (paragraaf 1.5) en/of uitzonderingen (paragraaf 1.3). Overigens is het vanuit privacy-oogpunt opmerkelijk dat het deze minister is die daar over besluit. Bij de Wbp is namelijk de minister van VenJ de eindverantwoordelijke. (En als het om ICT gaat, dan gaat blijkbaar de minister van EZ erover....)

Alles beschouwende denk ik niet dat de Wbp en de Archiefwet elkaar tegenspreken. Beide wetten dwingen overheidsorganisaties om na te denken over hoe lang ze informatie nodig hebben en dwingt ze tot het tijdig vernietigen ervan. De dwang vanuit de Wbp is echter harder dan de dwang vanuit de Aw (althans zo ervaar ik die). De Aw is echter sturender in de werkwijze waarop organisaties dergelijke keuzes moeten maken en vastleggen.

Daarbij is het opmerkelijk dat het cultuur-historische belang zo sterk vertegenwoordigd is in de inrichting van selectie en waardering, terwijl het privacy-belang zo onderbelicht blijft. Daar kunnen we echter de wetgeving niet de schuld van geven, maar kunnen we slechts verklaren door de wijze waarop wij, professionals in het informatie- en archiefbeheer, invulling geven aan de inrichting van selectie en waardering.

Marco, elk college in Nederland heeft de VNG gemandateerd om die lijst op te stellen. Daarnaast is elke gemeente (op een na) akkoord gegaan met het nieuwe ontwerp, dat vanaf 1 januari 2017 in werking treedt (niet met terugwerkende kracht). Het blijft inderdaad vreemd dat er nog een extra ronde vanuit het NA/ OCW plaats vindt.

Dit jaar komt er vanuit de VNG nog handreiking hotspots beschikbaar.  

Wat weging van belangen betreft lijkt het eerste pleidooi te zijn gewonnen door de factor privacy. Met een hoger beroep moet duidelijk worden of dit stand houdt.

Zie http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/archiefwet-ondergeschikt-aa...

 

De wbp biedt de ruimte om zelf na te denken over hoe lang je bepaalde gegevens nodig hebt. In voorkomende gevallen moet dus zijn nagedacht over de vraag hoe lang je als organisatie bepaalde informatie nodig hebt en voor welk doel (zie ook de recente Sited mbt een vraag over Bibob-stukken, http://vhic.nl/publicaties-en-producten/magazine-sited?id=1099).
De selectielijst is volgend en ondergeschikt aan andere regelgeving; termijnen in de selectielijst zijn gebaseerd op andere wet- en regelgeving, trend- en risicoanalyse. 

@ jack. Ik citeer even uit het antwoord van Zaalberg: 'Op grond van het aangehaalde artikel 29 mag het bijbehorende advies niet langer dan twee jaar gebruikt worden voor een andere beslissing. De stukken mogen wel langer bewaard worden om te dienen voor bewijs en verantwoording. Vanuit de risicoanalyse is de termijn van 10 jaar bewust en na uitvoerig overleg gekozen om risico’s, zoals het niet kunnen verantwoorden van de genomen beslissing, in te dekken.'

Dus, ik mag het advies na 2 jaar niet meer gebruiken voor een andere beslissing. Ik bewaar het advies volgens de termijn 10 jaar, maar om de een of andere reden raak ik achter met archiveren. Heb ik na die tien jaar nog steeds recht om het advies te raadplegen of ter verantwoording en bewijs te gebruiken? (eigenlijk was het nl. al vernietigd)

En, is die termijn van 2 jaar alleen beschreven in de wet bibob? of zou je kunnen zeggen dat elke bewaartermijn eigenlijk inhoudt dat informatie na einde bewaartermijn niet meer gebruikt mag worden voor nieuwe beslissingen?

beiden uiteraard hartelijk dank voor jullie inzichten.

Je verzamelt informatie voor een bepaald doel. Zo is er het Bibob-onderzoek voor een drank- en horecavergunning, bijvoorbeeld. Stel dat iemand na 2,5 jaar weer een verzoek indient dan mag je niet datzelfde onderzoek gebruiken bij de behandeling van die aanvraag.
Je mag het wel 10 jaar bewaren om aan te kunnen tonen dat een eerdere vergunning terecht is verleend/geweigerd (op basis van de kennis van dat moment).

Vergelijk het met een assesment voor een functie. De assesment voer je uit met oog op bepaalde functie op een bepaald moment. Datzelfde onderzoek mag je niet gebruiken bij een volgende sollicitatie (op dezelfde of andere functie); daarvoor was het niet bedoeld. Doelbinding is een belangrijk aspect hierbij. 
Het gaat me te ver om dit altijd zo toe te moeten passen; het is wel belangrijk om de relevantie vast te stellen van een eerder beslissing in een nieuwe situatie.

Antwoorden op discussie

RSS

© 2020   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden