Voorschriften overbrenging analoge archieven naar archiefbewaarplaatsen, deel ze

Overheidsarchieven moeten na 20 jaar worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats of een e-depot. Straks met de gewijzigde Archiefwet2026 wordt die termijn vervroegd met 10 jaar, maar ... niet met terugwerkende kracht.

Hoe digitaal er nu ook wordt gewerkt, de vervangingsbesluiten bij gemeenten beginnen vaak vanaf 2010, 2013 en voor gemeenten die het zekere voor het onzekere hebben genomen later. Dat betekent dat de archieven die worden overgebracht nog steeds de analoge vorm hebben, papier dus. Vele archiefdiensten hebben intern richtlijnen hoe ze de archieven geordend aangeleverd willen hebben. Zo'n vijftien jaar geleden had ik hier overleg met het RHC Eindhoven en het Stadsarchief 's-Hertogenbosch. Het RHC Eindhoven had in die tijd een normdocument ontwikkeld en hoe handig zou het niet zijn als elke archiefdienst dezelfde criteria zou hanteren. Helaas de consensus werd destijds niet gevonden. 

Inmiddels vele jaren verder zie je toch her en der wat voorschriften voorbij komen zoals deze van het RHC Limburg: Leidraad_Overbrenging_HCL_v1.pdf (rhcl.nl). 

Of deze van het Noord-Hollands Archief, Microsoft Word - 5. Richtlijn overbrenging van analoge (papieren) o...

En deze van Collectie Overijssel: Overheidsarchief overbrengen » Collectie Overijssel

En natuurlijk van de nestor RHC Eindhoven: Normdocument Overbrenging (rhc-eindhoven.nl)

Dit soort documenten worden ook vaak gebruikt bij een aanbesteding. Wat ook vele jaren later opvalt is dat de kennis van analoge archieven niet altijd meer aanwezig is dat terwijl er nog grote bewerkingsachterstanden zijn. 

Heb je ook zo'n document ergens gepubliceerd gezien, deel het hier graag met een link. 

Weergaven: 319

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

De gemeente Elburg is deelnemer aan het Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe. Vanuit het SNWV krijgen wij veel adviezen en richtlijnen. Waaronder ook over het overbrengen van analoge maar ook digitale archieven:

https://www.snwv.nl/archief-en-advies/overheden/overbrengen-archief

Dank Jan Jaap, vind je ook niet dat een en uniformer kan voor alle gemeenten?

Hallo Yvonne,

het Nationaal Archief heeft ook heel veel informatie over overbrenging van papieren archieven. Dat is wel voor Rijksorganisaties, maar uiteraard gebaseerd op dezelfde wetgeving. Ze hebben een normenblad, maar veel staat ook gewoon op hun website: Overbrengen papieren overheidsinformatie | Nationaal Archief. Misschien heb je daar ook wat aan?

Ik ben het met je eens dat het fijn zou zijn als er meer uniformiteit in normen voor overbrenging zou zitten. Het verschilt nu best sterk per archiefbewaarplaats.

Dank Denny

Van iets eerdere datum, maar als basis nog goed bruikbaar zijn de publicaties:

Om de Kwaliteit van het Behoud, Normen 'Goede en Geordende Staat' (Rijksarchiefdienst/PIVOT, 1993)

en

Normen goede en geordende staat en Criteria bewerking code-archieven, Geldend voor archieven van provincies, gemeenten, waterschappen en organen van gemeenschappelijke regeling (Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs, 1994)

Antwoorden op discussie

RSS

© 2024   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden