vernietigingstermijn bij zaken waar de procestermijn van te voren niet bekend is

De rol van procestermijnen in het vernietigingsproces en de verwerking daarvan in de vernietigingslijst. De afhandelingsdatum van de zaak is in veel gevallen niet de brondatum voor de bewaartermijn. De bewaartermijn bij veel vergunningen wordt bijvoorbeeld bepaald door de bestaans- of geldigheidsduur van het procesobject (de vergunning, zie bv. cat. 11.1.7 uit de selectielijst 2020). De bewaartermijn gaat in deze gevallen pas lopen op het moment dat de vergunning is verlopen / niet meer geldig is.

Bij zaken waarbij de procestermijn zijn gestandaardiseerd (bv. standaard geldigheid van vergunningen van 1 jaar) kan de vernietigingsdatum waarschijnlijk geautomatiseerd gegenereerd worden door de standaard procestermijn op te tellen bij de bewaartermijn.

Bij zaken waarbij de procestermijn van te voren niet bekend is, is het van belang een procedure in te richten / op te stellen waardoor de bewaartermijn gaat lopen op het moment dat de procestermijn is beëindigd. Wat zijn jullie ideeën hierover en op welke wijze wordt dit zichtbaar / controleerbaar in de vernietigingslijsten?

Weergaven: 475

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Hallo Marc,

op dit moment zijn er twee oplossingen:

1. je kiest voor een standaard bewaartermijn voor alle zaken. Bijvoorbeeld: alle contracten op V 10 jaar na afhandeling. Dat houdt in dat je op het moment dat de vernietigingslijst wordt opgesteld, je nog moet controleren of de contracten die daarop staan ook daadwerkelijk vernietigd kunnen worden.

2. je kiest ervoor om periodiek (b.v. 1x per jaar) alle zaken na te lopen die een voorwaardelijke bewaartermijn hebben.

Beide keuzes zijn niet ideaal en tijdrovend.

Als je je zaaksysteem zo kan inrichten dat je kan werken met objecten (een vergunning is dan een object), waarbij zaken aan objecten worden gekoppeld en dat de bewaartermijn van een zaak pas gaat lopen op het moment dat het object wordt verwijderd/vernietigd, dan zou dat ideaal zijn. We zien al wat ontwikkelingen die die kant opgaan, maar het kan nog wel wat tijd in beslag nemen voordat dit soort functionaliteiten ook daadwerkelijk werken.

Bij ons waterschap krijgen deze zaakdossiers de aanduiding "conditioneel te vernietigen mee'. In de periodieke  - jaarlijkse- vernietigingsactie kan dan een selectie worden gemaakt op dat kenmerk, waarna het overzicht kan worden voorgelegd aan de procesmanager. Die hoeft dan maar één ding te doen: aangeven 'of de conditie al is vervuld'. Dat wil dus zeggen 'medewerker uit dienst getreden' of 'contract beeindigd'. Let wel: dit overzicht is náást het vernietigingsvoorstel dat ter consultatie naar de procesmanager gaat. Vervolgens gaat dan 'de schakelaar om', d.w.z. begint de bewaartermijn te lopen c.q. wordt het concrete vernietigingsjaar ingevuld. 

Wij hebben dit ingericht met een koppeling i-navigator. Wanneer het resultaat van de zaak negatief is (ingetrokken, buiten behandeling etc) dan is het termijn duidelijk. Wanneer het positief is maar met een vervallen belang (beëindiging inschrijving, beëindiging contract etc) word de zaak automatisch op "nader te bezien" geplaatst, waarmee de zaakverantwoordelijke bij het resultaat al invult, het jaartal van nader te bezien. Bij sommige zaaktypen gaat dit al via i-Navigator, zoals parkeervergunning wordt uitgegeven voor 3 of 5 jaar, waardoor de vernietigingstermijn op deze data wordt aangepast. Wanneer er een beëindiging / intrekking komt van een eerder afgesloten zaak, wordt bij het aanmaken van de beëindigingszaak direct een relatie gelegd tussen de start en deze beëindiging. Hierdoor is er een relatie tussen de beide zaken en wordt deze bij archiveringscontroles op het zelfde vernietigingstermijn gezet (zo blijft alles bij elkaar).

Klinkt goed Sandra! 

In ons zaaksysteem kan een behandelaar een einddatum besluit invullen. Dat is dan de trigger om de bewaartermijn te starten. Dat zal niet in alle gevallen ook daadwerkelijk gebeuren, maar het scheelt al wel.

Dat werkt helaas niet bij zaken die via een koppeling in het zaaksysteem komen. Daar vragen we periodiek een lijst van beëindigde zaken op bij de proceseigenaar. Een DIV-medewerker moet dan zelf de einddatum besluit invullen, zodat de bewaartermijn kan gaan lopen. Ik hoop ooit nog op het automatisch invullen van een einddatum bij bepaalde zaaktypen als een aanvrager is overleden of verhuisd.

Antwoorden op discussie

RSS

© 2020   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden