In discussies die ik de laatste tijd volg over het verouderd zijn van de term en definitie van "Archiefbescheiden" en de noodzaak om die in een volgende versie van de Archiefwet te moderniseren, valt het me op dat het bezwaar tegen de huidige term vaak gaat over het verouderd zijn van de bewoording. "Bescheiden" "naar hun aard" "behoren te berusten", etc wordt dan als archaïsch woordgebruik bestempeld.

Maar alhoewel verouderd taalgebruik een prima reden is om het begrip te moderniseren, vraag ik me af of het de enige reden is. Is er een vorm van (vooral digitale) informatie, stukken, documenten, data, basisregistraties, etc., die niet gedekt wordt door de huidige definitie van "Archiefbescheiden" maar die we daar als archiefveld wel onder zouden willen laten vallen? Kennen jullie daar voorbeelden van?

Weergaven: 431

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Goede vraag, waar veel meer professionals mee worstelen. Maar omdat de Archiefwet nu eenmaal niet is aangepast, blijft de term archiefbescheiden leidend zoals het recente model archiefverordening VNG en de gemeentelijke selectelijst.

De ARA is belangrijkste adviseur van de Minister van OCW en m.i. key speler om deze term aan te passen. Op dit moment vindt een onderzoek plaats naar de herziening. Iets voor Marens Engelhard om op te pakken?

Na de formatie, die wel erg lang duurt, spreek ik de hoop uit de portefeuille AW wordt verplaatst naar BZK. Dan kan je veel beer inspelen om ontwikkelingen en aansluiten bij andere wet- en regelgeving.

 

Het klopt dat er onderzoek plaatsvindt naar herziening, en dat OCW daarin een grote speler is voor aanpassing. Vandaar mijn vraag of er, naast de veroudering van taalgebruik, ook qua scope en inhoud een noodzaak is voor aanpassing.

Zolang de term archiefbescheiden in de AW niet wordt aangepast, heb je formeel juridisch gezien weinig keuze in deze. Je zou bij de aanpassing van de term de samenhang moeten zoeken met de Woo, Who en AVG.

Eens, het gaat denk ik niet slechts om een verouderd woord. Maar om het feit dat ambtenaren 'archief/archiefbescheiden' associëren met 'papier', ‘kelder’, ‘bewaren’ en ‘stoffig’ is het voornaamste probleem denk ik: het dekt überhaupt geen digitale informatie (of in ieder geval nog véél te weinig). Laat staan bijvoorbeeld uitingen of meldingen die gedaan worden op sociale media gericht aan de gemeente.

Als we kijken naar de definitie van archiefbescheiden:

"bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten"

is er dan een tekstuele of juridische reden waarom meldingen op sociale media er niet onder zouden vallen? Of is het vooral een voorlichtingstaak omdat men onvoldoende snapt dat sociale media ook onder deze definitie vallen?

De reden voor deze vraag, aansluitend bij wat Yvonne Welings hierboven ook schrijft, is dat de Archiefwet opnieuw bekeken wordt. Dus áls we een aanpassing aan de definitie willen, is dit het moment om te bedenken wat we veranderd willen hebben, en waarom. Dus zoek ik eigenlijk naar voorbeelden van informatie die wij als archiefveld zouden willen toevoegen aan het bereik van het begrip 'Archiefbescheiden'.


Stella Mol zei:

Eens, het gaat denk ik niet slechts om een verouderd woord. Maar om het feit dat ambtenaren 'archief/archiefbescheiden' associëren met 'papier', ‘kelder’, ‘bewaren’ en ‘stoffig’ is het voornaamste probleem denk ik: het dekt überhaupt geen digitale informatie (of in ieder geval nog véél te weinig). Laat staan bijvoorbeeld uitingen of meldingen die gedaan worden op sociale media gericht aan de gemeente.

Bijgaand een voorbeeld van het gebruik van de termen informatie en gegevens in de voorlopige Handreiking implementatie Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer 2017. Deze handreiking is tot stand gekomen in opdracht van de directie Informatiesamenleving en Overheid van het ministerie van BZK en is opgesteld door Deloitte.

In deze handreiking wordt gesteld:

De Archiefwet regelt het bewaren en het vernietigen van overheidsinformatie.

Ik  zou zeker de genoemde directie betrekken bij een wijziging van de term in de AW.

Alleen tekstueel inderdaad, ik kan niets bedenken wat de definitie niet dekt. Maar het beeld wat men er over heeft is denk ik wel cruciaal. Voorlichting alleen zal niet helpen denk ik, een nieuw 'naampje' is nodig (hoe stom dat misschien ook klinkt). Men onthoudt vaak het initiële 'verhaal'/gedachte bij een woord. De Archiefwet klinkt nou eenmaal super-boring. Maar is zó enorm belangrijk, zeker in deze tijd. Hoogste tijd dus dat deze een enorme boost krijgt! 
 
Jeroen van Luin zei:

Als we kijken naar de definitie van archiefbescheiden:

"bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten"

is er dan een tekstuele of juridische reden waarom meldingen op sociale media er niet onder zouden vallen? Of is het vooral een voorlichtingstaak omdat men onvoldoende snapt dat sociale media ook onder deze definitie vallen?

De reden voor deze vraag, aansluitend bij wat Yvonne Welings hierboven ook schrijft, is dat de Archiefwet opnieuw bekeken wordt. Dus áls we een aanpassing aan de definitie willen, is dit het moment om te bedenken wat we veranderd willen hebben, en waarom. Dus zoek ik eigenlijk naar voorbeelden van informatie die wij als archiefveld zouden willen toevoegen aan het bereik van het begrip 'Archiefbescheiden'.


Stella Mol zei:

Eens, het gaat denk ik niet slechts om een verouderd woord. Maar om het feit dat ambtenaren 'archief/archiefbescheiden' associëren met 'papier', ‘kelder’, ‘bewaren’ en ‘stoffig’ is het voornaamste probleem denk ik: het dekt überhaupt geen digitale informatie (of in ieder geval nog véél te weinig). Laat staan bijvoorbeeld uitingen of meldingen die gedaan worden op sociale media gericht aan de gemeente.

Overheidsinformatie in de nieuwe impactanalyse WOO.

http://www.breednetwerk.nl/profiles/blogs/tweede-deel-impactanalyse...

Heerlijk, een non-discussie. Er is niets mis met het woord / begrip "Archiefbescheiden", er is niets mis met de definitie die de Archiefwet 1995 daaraan geeft. Elk ander woord, elke andere definitie, geeft geen oplossing voor het hierboven geschetste "probleem". Ik stel voor géén veranderingen aan artikel 1 van de Archiefwet 1995 aan te brengen, de vlag dekt de lading.

De portefeuille verplaatsen naar BZK, wat win je daarmee?

@Aike mijn gevoel zegt ook dat de huidige definitie niet per sé te krap is om ook digitale documenten en andere soorten informatieobjecten te kunnen dekken. Maar het er over hebben en eventueel constateren dat het prima is zo is te verkiezen boven het niet bespreken en misschien weer twintig jaar vastzetten aan een onvolledige definitie.

De huidige definitie is absoluut niet te krap, incorporeert zelfs uitdrukkelijk digitale documenten. Zie de memorie van toelichting: "Een derde wijziging in de begripsomschrijving betreft een verduidelijking van het begrip archiefbescheiden door telkenmale achter het woord bescheiden de zinsnede «ongeacht hun vorm» toe te voegen. In het algemeen deel van de toelichting is uiteengezet dat dit verband houdt met de technische ontwikkelingen van de wijzen waarop gegevens kunnen worden overgebracht en opgeslagen. In hoofdstuk 2.1 van het algemeen deel van deze toelichting is nader aandacht besteed aan bescheiden in de vorm van digitale informatiedragers. Overigens wordt feitelijk reeds vrijwel overal volgens de thans voorgestelde verruimde omschrijving gehandeld, e/e/a/ mede dankzij het rondschrijven van de Minister van Cultuur, Recreatie en Maatschappelijk Werk van 10 januari 1975, nr. MMA/Ar. 177.507 I, waarin hij zijn standpunt vertolkte, dat ook niet-schriftelijke registratievormen onder het archiefwettelijke begrip «archiefbescheiden» gerekend dienen te worden." Zie https://www.erfgoedinspectie.nl/publicaties/publicatie/2014/11/12/m...

Antwoorden op discussie

RSS

© 2017   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden