BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Registreren van documenten in de vakapplicatie met een archiefmodule
Bij de gemeente Westland zie je een ontwikkeling dat er steeds meer vak applicaties ontstaan met een eigen gecertificeerde archiefmodule. Hierdoor wordt bewaren bij de bron mogelijk.
De archivering is geborgd maar wat te doen met de fysieke/digitale poststroom naar deze vakapplicaties? Voorheen registreerden we alles en werd dit in Corsa via de werkvoorraden verdeeld en gekoppeld aan het juiste dossier en afgehandeld.
Corsa is hier nu tussenuit en er is ook geen koppeling nodig met de vak applicatie want zij hebben een eigen archiefmodule.
We zijn erg benieuwd hoe andere gemeentes hiermee omgaan en hoe zij dit (eventueel) opgelost hebben. We horen het graag!
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Bij heel gemeenten is dat de laatste jaren de trend, goed dat je het aan de orde stelt. Ik heb het gevoel dat het idee bij de gemeente 's-Hertogenbosch is ontstaan, ook om niet meer te koppelen. In die zin biedt het rapport over informatiebeheersplannen best veel info.
Handreiking Informatiebeheerplan | VNG
Wat het natuurlijk ingewikkeld maakt, is in dat soort applicaties vaak niet vernietigd kan worden, laat staan dat die voldoen aan DUTO.
-
Permalink Antwoord van Ruud Bekkers op
-
Goed in de iNavigator vastleggen in welke applicaties die specifieke werkprocessen worden uitgevoerd doen wij bij de gemeente Maassluis in zulke gevallen.
-
Permalink Antwoord van Hans Mannaert op
-
Archiveren in de vakapplicatie betekend in veel gevallen dat de informatie archiefgereed gemaakt wordt en niet echt gearchiveerd wordt. De informatie blijft immers in het eigen datamodel van de SW leverancier opgeslagen en de geboden omgeving voldoet veelal niet aan de richtlijnen die zijn opgesteld voor duurzame bewaring. Zorgt er tevens voor dat de gemeente een afhankelijkheid houdt met desbetreffende leverancier en dat kan problemen opleveren bij een eventueel vertrek of overbrenging naar een duurzame bewaar omgeving. Kijk naar de situatie met het beschikbaarstellen van webarchieven.
Archiveren bij de bron is NIET archiveren in de vakapplicatie maar binnen de informatiearchitectuur van de Archiefvormer of informatie-eigenaar. Dat is de gemeente zelf. Een aantal vakapplicaties zien dat graag anders zodat hun positie bij hun klant wordt geborgd en dat was juist net niet de bedoeling van Common Ground.
-
Permalink Antwoord van Sieger Zuiderveld op
-
We hebben Djuma als zaaksysteem. We hebben ervoor gekozen om de distributie van de documenten naar de vakaplicatie via de documenten-functionaliteit te laten lopen in plaats van verspreiding via de mail of lokale harde schijven, om te voorkomen dat er her en der in mailboxen en op harde schijven kopieën blijven staan.
De functionele afdeling zorgt er vervolgens zelf voor dat het document uit djuma in de vakaplicatie terecht komt.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2025 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
