Beste vakgenoten,

Het Regionaal Archief Rivierenland (RAR) te Tiel, waar ik werk als archiefinspecteur, is afnemer van het DMS My Corsa NxT van BCT Software. Onlangs hebben we van de leverancier een brief gekregen waarin een wijziging van server wordt aangekondigd (migratie van gegevens). Op basis van art. 6 ons eigen besluit informatiebeheer is dit een onderwerp dat meldenswaardig is richting de toezichthouder. We hebben een eigen checklist cloudcomputing waarmee we dergelijke voornemens kunnen onderzoeken, maar als één van de vele afnemers van deze SaaS-oplossing kunnen we niet veel ondernemen.

Zijn er andere afnemers die de voornoemde brief hebben ontvangen? Hoe gaan jullie daarmee om?

Alvast bedankt en een collegiale groet,

Teun de Reijke

Weergaven: 149

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Ik heb geen antwoord op je vraag, maar ik vroeg me af waarom dit volgens jou meldenswaardig is?

Als je vroeger een archiefdoos met papieren dossiers van kast A naar kast B verplaatste, dan hoefde je dat volgens mij niet te melden bij de inspectie. Waarom moet dat dan wel als digitale gegevens van server A naar server B verplaatst worden?

Als je gegevens migreert naar een andere beheeromgeving, waarbij ze worden geïntegreerd in een ander datamodel e.d. dan begrijp ik dat vanwege het risico op informatieverlies. Maar dat is hier niet aan de orde als ik het goed begrijp.

Fijn om te weten, al neemt het aantal Corsa gebruikers in ons werkgebied sterk af. Wanneer ik kijk naar de situatie tien jaar geleden en nu, toen hadden van de twaalf gemeenten negen Corsa in gebruik en nu nog maar drie. Allemaal gemigreerd naar andere systemen.

Ik ben het met je eens om te vragen naar de migratieverklaring, niet verwijzend naar het besluit - tegenwoordig beheerregeling, maar de Archiefregeling, het staat gewoon in de wet. Wanneer het niet nodig is, eens met Rens om die nuance te maken, kan je dat ook vast leggen. Zie ook: http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/model-voor-verklaring-van?c...

Vorig jaar heeft de gemeente Tilburg de bestanden van de gemeente Goirle gemigreerd naar Equalit, toen is wel een migratieverklaring opgesteld.

Ik word graag op de hoogte gehouden.

Het besluit informatiebeheer is geen besluit, maar een beheerregeling omdat de Algemene wet bestuursrecht (Awb) niet van toepassing is. Jarenlang heeft de archiefwereld dit zo genoemd, maar een paar jaar geleden gingen juristen er eens naar kijken, toen bleek dat niet te kloppen om de reden die ik je net noemde.

Ik heb, net als Rens, de indruk dat het gaat om een verplaatsing van gegevens van de 'ene stelling naar een andere in dezelfde archiefruimte'. Een migratieverklaring is alleen van toepassing als je de gegevens verplaatst naar een andere archiefruimte, bijvoorbeeld van Corsa naar Alfresco. 

Allen bedankt voor jullie input.

Onze eerste gedachte was dat het hier om een migratie ging, omdat er van een buitenlandse server (binnen de EU) wordt gemigreerd naar een Nederlandse. De vraag is echter inderdaad of dat valt onder de definitie van migratie, omdat er waarschijnlijk (zo goed als zeker) niet wordt gekozen voor een ander informatiemodel. Er vindt feitelijk alleen een wijziging van de hardware plaats, zo is mijn indruk.

Blijkens de verstuurde brief worden we in een later stadium nader geïnformeerd over de uitvoering. Ik wacht e.e.a. met belangstelling af.

Nogmaals dank en groet,

Teun

Antwoorden op discussie

RSS

© 2020   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden