BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Inventarisatie en selectie door extern bedrijf

Beste collega's,

Eindelijk heb ik nog eens een niet-wetgevend onderwerp, waarmee ik beroep kan doen op expertise van de Nederlandse collega's. De vele vragen over wetgeving lees ik wel eens, maar natuurlijk kan ik minder actief zijn in die thema's.

We beschikken nog over heel wat archief, dat al gedurende enkele jaren ligt te verkommeren. Om snel iets aan deze situatie te veranderen, zodat we terug met een propere lei verder kunnen, willen deze documenten structureren, selecteren en ontsluiten. We hebben daar echter zelf noch het personeel, noch de tijd voor, en daarom willen we een beroep doen op een externe firma. Omdat België een kleiner land is, waar minder een markt bestaat voor dit soort werkzaamheden, kijken we ook over de grens met Nederland. Welk zijn de bekende bedrijven in Nederland die selectie en ontsluiting aanbieden, en wat is jullie ervaring met deze bedrijven? Zelf hadden we al VHIC,Becis en Allbidigit ontdekt.

Alvast bedankt voor eventuele tips.

Glenn.

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Henk Sligman op 5 Februari 2013 op 8.45

Dag Glenn,

Ik heb gebruik gemaakt van de fa Doxis en naar tevredenheid. Verder heb ik door fa "digiwerkt" alle vigerende vergunningen laten digitaliseren EN ontsluiten.

Resultaat op dit moment is dat alle bv alle vergunningen geschoond, geordend en digitaal toegankelijk zijn.

Voor het (papieren) Dynamische archief is de VOS methode ingebed in de het archiveringsproces. Het semistatisch is tot 2005 geschoond, geordend en geinventariseerd en wordt nu overgedragen aan het Stadsarchief.

Het begint er wel mee dat je een doel voor ogen hebt wat je wilt realiseren.

Als je niet weer tegen bergen achterstand wilt oplopen zal het dynamische proces ook goed georganiseerd moeten worden zodat het inlopen van de achterstand een eenmalige aktie is

Als je meer wilt weten hoor ik het wel

mvrgr

henk

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 5 Februari 2013 op 11.52

Zelf heb ik goede ervaringen met AOB, Doxsupport en Doxis. Of je tevreden bent met het resultaat hangt ook samen wie de bewerker is. Bij een bedrijf als AOB weet je vantevoren dat de kwaliteit goed is. KB en P is ook een relatief nieuwe partij op deze markt.

Wat wij hebben gedaan, is alle eisen aan de bewerking heel helder op papier te zetten en achteraf toetsen. Als je me mailt, wil ik je het aanbestedingsdocument toekomen. yvonne.welings@tilburg.nl

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Olof Poldervaart op 5 Februari 2013 op 14.12

Beste Glenn,

Ik ben accountmanager bij Doxis informatiemanagers. Zoals Yvonne en Henk al hebben aangegeven, zijn ook wij expert op het gebied van inventariseren van analoge archieven. Graag zou ik onze organisatie in een persoonlijk gesprek aan u willen voorstellen. Hierdoor krijgt u een beter beeld van ons en kunt u achteraf bepalen of wij de juiste partij voor u zouden kunnen zijn.

Ik zie uw reactie met belangstelling tegemoet.

Olof Poldervaart

0031-622529592

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Gert Carras op 6 Februari 2013 op 9.14

Beste Glenn, in Nederland is Doxis een goed alternatief, die heeft bij de Gemeente Apeldoorn ook

2 archieven geschoond,geselecteerd en geinventariseerd. Ook zal je nog contact kunnen zoeken met

een dichtsbijzijnde Gemeente in Belgie cq Nederland om als een soort inhuring/uitwisseling deze archieven

te laten bewerken voor zover dit mogelijk is door ambtenaren die ervaring hier mee hebben.Ik weet niet waar jullie in Belgie zitten. Als laatste probeer met een plan van aanpak toch af en toe wat aan bewerking te doen

zodat het resultaat er komt via een wat langere weg, alleen jullie zitten ook met wettelijke termijnen. groet Gert.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Glenn Maes op 14 Februari 2013 op 21.47

Beste mensen,
Mijn tijd werd eventjes door een ander project opgeslokt. Van Doxis heb ik alvast een seminar gevolgd. Ik ga nog even verder bestuderen, en mogelijk zal ik met sommigen contact nemen. Allen bedankt voor de tips.

Ik dacht trouwens dat ik een e-mailnotificatie zou krijgen als er antwoorden op een eigen topic kwamen. Tijd om morgen mijn accountinstellingen even na te kijken ;-).

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Bernard Mantel op 15 Februari 2013 op 16.15

Een relatief nieuwe partij in dit verband, maar wel met veel ervaring en goede referenties is DOCFactory, www.docfactory.nl, die zeker niet in het rijtje al genoemde namen mag ontbreken.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Marco Klerks op 15 Februari 2013 op 18.52

Glenn, even over je accountinstellingen. :-)

Ga rechtsboven naar " instellingen". Ga dan linksboven naar "E-mail". Scroll dan naar onder en zet een vinkje bij: Activiteit > Stuur mij een e-mail wanneer er een nieuwe activiteit is... > Over items die ik toevoeg.

Mocht het niet lukken, dan help ik je graag!