BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
informatie technische vereisten digitaliseren personeelsdossiers
Hallo,
Weet iemand wat de technische vereisten zijn die komen kijken bij het digitaliseren van personeelsdossiers ?
Of waar ik deze kan vinden?
alvast bedankt
en met vriendelijke groet,
Patrick Dirks
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
beste Patrick,
Bedoel je technische eisen aan de beheersomgeving, de applicatie of de cloud buiten de deur (RAET) of de digitale bestanden met de metadata. ik denk als je je vraag wat toelicht, dat je meer antwoorden krijgt .
met vr. Groet,
Yvonne Welings
-
Permalink Antwoord van Patrick Dirks op
-
Hoi Yvonne,
Bedankt voor je reactie.
Ik bedoel eigenlijk; wanneer zijn de documenten zodanig goed ingescand, dat de belastingdienst toestemming geeft?
Hier zitten schijnbaar een aantal technishe eisen aan vast:
Zo dienen de dossiers bijvoorbeeld gescand te worden op documentniveau, in kleur met een resolutie van minimaal 300 dpi en bitdiepte 24, het outputbestand dient een bestandsformaat te zijn dat tot stand is gekomen binnen een erkend standaardisatieorgaan (bijvoorbeeld ISO), enzovoorts.
Verder begreep ik dat PDF kwaliteit wellicht onvoldoende is.
mvg
Patrick Dirks
En excuus voor mijn hoofd, ik weet niet waar die foto vandaan komt.
-
Permalink Antwoord van Leon van Oosterom op
-
Patrick,
Als de dossiers worden gescand met 300 dpi, bitdiepte 24 (dus kleur) en het opslagformaat wordt PDF/A voldoe je absoluut aan de eisen die de fiscus aan de scantechnische aspecten stelt. PDF/A staat op de lijst met door de overheid geaccepteerde formaten (google op: "pas toe of leg uit" dan kom je op de site van het Nederlandse Forum Standaardisatie.
Laat de documenten in PDF opslaan met een Jpeg compressie tot maximaal PSD 10 (Photoshop Jpegcompressie stand 10) dan doe je het niet alleen voor de fiscus goed, maar ook voor de eigen organisatie.
Gaan jullie zelf scannen of wordt het uitbesteed?
Bij twijfel mag je me gerust bellen. 0631049996
met vriendelijke groet
Leon van Oosterom
Imaging specialist www.elveo.nl
-
-
Hoi Leon,
Dat scheelt
Bedankt voor de info. We willen het zelf gaan doen. Dat scheelt ook.
groet,
Patrick
-
-
Hoi Patrick,
geen dank, veel succes.
met vriendelijke groet
Leon
-
-
@Patrick, kijk ook eens op de handreiking vervanging en denk aan de mogelijkheid om de analoge dossiers te vernietigen. link.
-
Permalink Antwoord van Erik Müller op
-
Misschien een rare vraag: maar waarom moet de Belastingdienst toestemming geven voor het digitaliseren van personeelsdossiers?
Voor wat betreft de salarisadministratie kan ik dat voorstellen, maar die zit over het algemeen niet in de PD's.
-
Permalink Antwoord van Erik van Hengel op
-
Vraag me ook af wat de belastingdienst hier mee te maken heeft ?
@ Leon, je stelt dit: Laat de documenten in PDF opslaan met een Jpeg compressie tot maximaal PSD 10 (Photoshop Jpegcompressie stand 10) dan doe je het niet alleen voor de fiscus goed, maar ook voor de eigen organisatie.
Ik ging er tot nu toe altijd vanuit dat PDF/A (juiste versies van 1a of 1b) voldoende was ? Kun je dit ander uitleggen ?
-
-
Hoi Erik,
De belasting wil meerdere gegevens kunnen inzien, in ieder geval wat zij noemen basisgegevens:
Basisgegevens zijn met name:
– het grootboek
– de debiteuren- en crediteurenadministratie
– de in- en verkoopadministratie
– de voorraadadministratie
– de loonadministratie(uit een pdf vd bel.dienst)
Zij geven toestemming, althans melden dat het niet voor niets zal zijn, als zij op controle zijn geweest en de wijze van scannen, opslaan etc hebben goedgekeurd. Deze info heb ik oa van Karmac.nl/kii en dit forum gesprek: http://www.hrbase.nl/forum/topics/fysiek-personeelsdossier-nodig-na...
Erik Müller zei:Misschien een rare vraag: maar waarom moet de Belastingdienst toestemming geven voor het digitaliseren van personeelsdossiers?
Voor wat betreft de salarisadministratie kan ik dat voorstellen, maar die zit over het algemeen niet in de PD's.
-
-
@Erik Bij het opslaan naar een PDF/A-1b heb je ook nog de keuze hoe je met de scan en de imageparameters wil omgaan. Je kunt documenten zelfs scannen op 70 DPI en dan ook nog maximale compressie gebruiken ( om een zo klein mogelijk bestand te verkrijgen) en daarna opslaan als een valide PDF/A. Uiteraard is dat niet de bedoeling je creëert dan namelijk een kwalitatief slechte image binnen de PDF/A. Dat is de reden dat bij de handreiking digitale vervanging ( http://www.archief2020.nl/downloads/handreiking-vervanging-archiefb... )zo uitputtend wordt ingegaan op zaken als resolutie en compressie.
Overigens is het zo dat PDF/A 1a bedoeld is voor digital born documents en 1b voor gescande documenten. Tegenwoordig heb je dan ook nog versies daarin (PDF/A-1b, PDF/A-2b, PDF/A-3b). Daar zitten dan ook weer verschillen in, maar daar vroeg je nu niet om ;-)
ik hoop dat ik je vraag heb beantwoordt
groet
Leon
-
-
Hoi Patrick,
Werk je in de overheidssector of in de particuliere sector? Voor wat betreft de overheidssector is het leuk als de Belastingdienst er wat van vindt, maar belangrijker dat de archiefinspectie het er mee eens is. Voor wat betreft de particuliere sector ben je inderdaad alleen van de Belastingdienst afhankelijk, al vraag ik mij af of zij eisen kunnen stellen aan andere zaken dan daar waar zij controle op uitoefenen. En de inhoud van een personeelsdossier valt daar m.i. niet onder.
Patrick Dirks zei:Hoi Erik,
De belasting wil meerdere gegevens kunnen inzien, in ieder geval wat zij noemen basisgegevens:
Basisgegevens zijn met name:
– het grootboek
– de debiteuren- en crediteurenadministratie
– de in- en verkoopadministratie
– de voorraadadministratie
– de loonadministratie(uit een pdf vd bel.dienst)
Zij geven toestemming, althans melden dat het niet voor niets zal zijn, als zij op controle zijn geweest en de wijze van scannen, opslaan etc hebben goedgekeurd. Deze info heb ik oa van Karmac.nl/kii en dit forum gesprek: http://www.hrbase.nl/forum/topics/fysiek-personeelsdossier-nodig-na...
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
