Hoe zou jij dat verwoorden: bekendmaking beperking openbaarheid?

Inleiding

Artikel 12 van de Archiefwet bepaalt dat de zorgdrager de archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar overbrengt naar een archiefbewaarplaats. Bij overbrenging kan de zorgdrager beperkingen aan de openbaarheid stellen. Maar dat mag alleen voor een beperkte termijn en in bijzondere gevallen, te weten:

  • de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer;
  • het belang van de Staat en zijn bondgenoten;
  • het voorkomen van onevenredige benadeling of bevoordeling van betrokkenen of van derden.

De afspraken worden vastgelegd in een verklaring van overbrenging, die al dan niet gemandateerd door een portefeuillehouder en de gemeentearchivaris wordt ondertekend.

Bekendmaking

Op grond van de Algemene Wet Bestuursrecht zouden zorgdragers besluiten tot bekendmaking moeten nemen wanneer er sprake is van het beperken van openbaarheidsbeperkingen bij de overbrenging van een overheidsarchief.

Wat ook een punt is dat verklaringen van overbrenging vaak zo oud zijn dat ze dateren van voor de inwerkingtreding van de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Pas in deze tijd begint het besef bij gemeentearchivarissen door te dringen dat die oude gemaakte afspraken strijdig zijn met de Wbp en de afspraken moeten worden herzien. Zeker met het oog op de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) vanaf mei 2018 heeft dit ook urgentie om dat te doen. Bij herziening van de openbaarheidsbeperkingen moet dit besluit ook bekend worden gemaakt.

Hoe zou jij dat verwoorden: een bekendmaking?

Een bekendmaking moet een toegevoegde waarde hebben. Een burger die mogelijk bezwaren heeft op grond van de Algemene Wet Bestuursrecht moet begrijpen wat de tekst inhoudt, Wanneer een bouwaanvraag wordt gepubliceerd, dan weet de burger dat dat een huis in de Dapperstraat nummer 15. Maar kijk je naar de manier hoe de bekendmakingen van de beperking van openbaarheid worden gepubliceerd, dan is en een gerede kans dat de burger daar niets van begrijpt.

Als voorbeeld neem ik een recente bekendmaking door het Ministerie van Defensie.

De Minister van Defensie,

Overwegende dat een aantal dossiers in het archief van het Ministerie van Defensie, Directie Materieel Koninklijke Marine en taakvoorganger, 1943 – 1990, beperkingen aan de openbaarheid behoeft;

Gelet op artikel 15, lid 1, onder b van de Archiefwet 1995, artikel 10 van het Archiefbesluit 1995;

Gehoord het advies van de algemene rijksarchivaris d.d. 29-8-2017, met kenmerk 1219646;

Besluit:

Artikel 1

Met het oog op het belang van de Staat en zijn bondgenoten zijn de inventarisnummers, genoemd in de eerste kolom beperkt openbaar tot 1 januari van het jaar, genoemd in de tweede kolom.

Inventarisnummers:

Beperkt openbaar tot 1 januari:

709

2045

712

2045

715 – 737

2045

742

2045

923 – 925

2045

933 -935

2045

988 – 997

2045

1000 – 1014

2045

1030

2045

Hoe weet de burger nu wat nummer 1 is, als de burger al begrijpt hoe een archiefinventaris werkt.

Kunnen leden van dit forum met suggesties komen hoe dat duidelijker kan ?

Weergaven: 598

Bijlagen:

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Misschien niet de modernste aanpak, maar je zou er de BAC code bij kunnen zetten.
Bijvoorbeeld 1.713.2 Diensten. Verrichtingen en dan de looptijd van het dossier. Dan maak je niet de titel bekend, maar wel meer over de inhoud / het onderwerp.

Dank voor je suggestie, in de archiefinventaris staat de BAC er niet altijd bij. Zelf denk ik aan een omschrijving van het dossier op te nemen. maar dat wordt nogal omvangrijk.

Dat is een mogelijkheid, maar die moet je dan wel zo beknopt mogelijk houden. Inderdaad ook omdat het anders te omvangrijk word, en omdat je ook niet te veel wil vertellen. Soms kan een omschrijving als weg geven wat je juist niet wil vertellen.


 
Yvonne Welings zei:

Dank voor je suggestie, in de archiefinventaris staat de BAC er niet altijd bij. Zelf denk ik aan een omschrijving van het dossier op te nemen. maar dat wordt nogal omvangrijk.

Dat is inderdaad een dilemma, maar ook wat de AVG betreft. Stel je hebt een inburgeringscertificaat van Piet Jansen, kan je dan publiceren dat Piet Jansen een inburgeringscertificaat heeft ontvangen? Sommige archiefinventarissen kan je al niet publiceren, bijvoorbeeld bij beschrijvingen in de inventaris van een politiearchief wie de daders zijn. Maar het aardige van deze discussie is toch dat je er over nadenkt.

Het lijkt mij allemaal niet zo moeilijk. Het Besluit beperking openbaarheid is een bijlage bij de Verklaring van overbrenging, bij die verklaring hoort een specificatie van het overgebrachte archief (Archiefbesluit art. 9 lid 3). Die specificatie (inventaris over het algemeen) zet je ter inzage op de studiezaal, ook handig voor mensen die een archiefstuk willen opvragen om in te zien. Kan ook allemaal digitaal, geen probleem.

Iets anders is dat je misschien zaken in je specificatie hebt gespecificeerd die je niet zo specifiek benoemt wilt hebben. Dat komt voor, dan maak je, als het om persoonsgegevens gaat, ook nog een geanonimiseerde versie die je ter inzage geeft mocht dat echt nodig zijn. De geanonimiseerde versie wordt vanzelf een keer vervangen door de niet-geanonimiseerde versie, kwestie van tijd. 

Wanneer het niet om persoonsgegevens gaat, zoals in het voorbeeldbesluit, is het al heel eenvoudig om zodanig te specificeren dat iedereen weet waar het over gaat zonder dat op straat komt wat nog een poosje niet bekend mag worden. Je hoeft echt niet in je specificatie te zeggen hoe hoog een ballon kan vliegen zonder te knappen, je kunt wel zeggen dat het om een dossier gaat waarin te vinden is hoe hoog een ballon kan vliegen zonder te knappen. Of je beschrijft een dossier zodanig dat iedereen weet dat in het dossier specifieke eisen voor nucleaire brandstof zijn opgenomen zonder dat je daarmee bekend maakt welke speicifieke eisen dat zijn.

Wel een puntje: je kunt niet zomaar nieuwe beperkende bepalingen aan al overgebracht archief verbinden, de Archiefwet laat dat niet zonder meer toe. Iets wat al openbaar was kan niet zomaar niet meer openbaar zijn. De WBP is er weliswaar nog niet zo heel erg lang, maar de Archiefwet 1962 kende ook al de mogelijkheid tot beperking van openbaarheid ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer ("dat de openbaarheid van deze archiefbescheiden evenwel onevenredige schade zou kunnen toebrengen aan de persoonlijke levenssfeer van nog levende personen" haal ik bijvoorbeeld uit een besluit beperkende bepalingen met een verwijzing naar art 7a tweede lid van de Archiefwet 1962 (de wet zelf heb ik even niet bij de hand)). De Archiefwet 1995 zegt in artikel 15 lid 2: "De zorgdrager ten aanzien van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden kan, na de in het eerste lid bedoelde overbrenging, niet alsnog beperkingen als bedoeld in het eerste lid stellen, tenzij zich na het tijdstip van overbrenging omstandigheden hebben voorgedaan die, waren zij op dat tijdstip bekend geweest, tot het stellen van beperkingen aan de openbaarheid ingevolge het eerste lid zouden hebben geleid". De bescherming van de persoonlijke levenssfeer kan ik niet zo gemakkelijk een nieuwe omstandigheid noemen die het alsnog stellen van beperkende bepaling rechtvaardigt. Wel kan ik me voorstellen dat je bestaande, gepubliceerde inventarissen alsnog anonimiseert, maar dat is iets anders dan nieuwe openbaarheidsbeperkingen stellen aan al overgebracht archief.

De verhouding tussen de Archiefwet en de Wbp is een lastige kwestie. Enerzijds zijn wij als archivarissen verplicht tot openbaarmaking, anderzijds mogen wij niet zonder meer persoonsgegevens verwerken (dus ook niet verstrekken). De Wbp stelt dat er een grondslag moet zijn voor de verwerking. Dit kan een publiekrechtelijke taak zijn (art 8, onder e Wbp), maar dit moet telkens wel worden bepaald.

Beide wetten moeten in onderlinge samenhang bekeken worden. Daarom is het ook zo wezenlijk dat de Archiefwet in verband met de AVG zo wordt aangepast dat dfe uitvoering voor ons als archivarissen werkbaar is. Vooralsnog lijkt de AVG zwaarder te wegen dan de Archiefwet.

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) breidt de rechten van betrokkenen iets uit. De AVG is per 25 mei 2018 van toepassing.

De rechten van betrokkenen zijn opgenomen in artikel 12 en verder van de AVG. Met de AVG komen de volgende rechten erbij:

  • Vergetelheid: Als betrokkene gegevens heeft laten verwijderen uit archief, kan betrokkene ook vragen van verantwoordelijke dat de verwijdering wordt doorgegeven aan alle andere organisaties die deze gegevens van de organisatie hebben gekregen. (art. 17 AVG)
  • Dataportibiliteit: recht om gegevens in standaardformaat te ontvangen. (art. 20 AVG)

Maar dat is dan een andere discussie die hier te voeren is: http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/avg-en-archiefwet-in-princi...

Yvonne Welings zei:

De verhouding tussen de Archiefwet en de Wbp is een lastige kwestie. Enerzijds zijn wij als archivarissen verplicht tot openbaarmaking, anderzijds mogen wij niet zonder meer persoonsgegevens verwerken (dus ook niet verstrekken). De Wbp stelt dat er een grondslag moet zijn voor de verwerking. Dit kan een publiekrechtelijke taak zijn (art 8, onder e Wbp), maar dit moet telkens wel worden bepaald.

Beide wetten moeten in onderlinge samenhang bekeken worden. Daarom is het ook zo wezenlijk dat de Archiefwet in verband met de AVG zo wordt aangepast dat dfe uitvoering voor ons als archivarissen werkbaar is. Vooralsnog lijkt de AVG zwaarder te wegen dan de Archiefwet.

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) breidt de rechten van betrokkenen iets uit. De AVG is per 25 mei 2018 van toepassing.

De rechten van betrokkenen zijn opgenomen in artikel 12 en verder van de AVG. Met de AVG komen de volgende rechten erbij:

  • Vergetelheid: Als betrokkene gegevens heeft laten verwijderen uit archief, kan betrokkene ook vragen van verantwoordelijke dat de verwijdering wordt doorgegeven aan alle andere organisaties die deze gegevens van de organisatie hebben gekregen. (art. 17 AVG)
  • Dataportibiliteit: recht om gegevens in standaardformaat te ontvangen. (art. 20 AVG)

Bedankt voor je reactie. De privacybescherming die in wet- en regelgeving is vastgelegd is nu strikter dan in 1968 toen Archiefwet 1962 ingevoerd werd. Misschien dat ik niet duidelijk heb gereageerd op de zin: Wel een puntje: je kunt niet zomaar nieuwe beperkende bepalingen aan al overgebracht archief verbinden, de Archiefwet laat dat niet zonder meer toe.  Je doelt hiermee op deze bepaling in de Archiefwet 1995 lid 2:

De zorgdrager ten aanzien van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden kan, na de in het eerste lid bedoelde overbrenging, niet alsnog beperkingen als bedoeld in het eerste lid stellen, tenzij zich na het tijdstip van overbrenging omstandigheden hebben voorgedaan die, waren zij op dat tijdstip bekend geweest, tot het stellen van beperkingen aan de openbaarheid ingevolge het eerste lid zouden hebben geleid.

Nu is de Wbp en straks de AVG echt wel omstandigheid om bepalingen over de openbaarheid bij te stellen. Ik noem enkele voorbeelden uit de praktijk:

  • Vele jaren geleden woonde ik een bijeenkomst bij in het provinciehuis Noord-Brabant waar het gescande archief  van de CdK online werd gepresenteerd. Niet lang daarna publiceerde journalist Ton de Jong een artikel in het Brabants Dagblad over burgemeestersbenoemingen. Bron waren de scans op de website. De scans werden in allerijl offline gezet en staan sinds enkele jaren beperkt online.

  • Ander voorbeeld. Rond 1995/1998 zou het archief van het Militair Gezag openbaar worden gemaakt. Toen de tijd daar was is de openbaarheidtermijn verschoven naar 2040.

Ik kan me zelfs voorstellen nu mensen steeds ouder worden dat de algemeen gehanteerde termijn van 75 jaar niet meer houdbaar is en dat we straks naar een termijn van 100 jaar overgaan.

Dat van de CdK kan ik me herinneren, daar zaten gerubriceerde stukken van de BVD bij over een ander kwestie dan burgemeestersbenoemingen en dat was meen ik de voornaamste aanleiding om te kijken of dit wel helemaal goed gegaan was. Inderdaad, geen nieuwe omstandigheid maar gewoon een blunder. Die is hersteld en niemand is toen bij mijn weten naar de rechter gestapt.

Militair Gezag weet ik het fijne niet van, maar als ik zo kijk zijn die achieven rond 1997 overgebracht en is er een openbaarheidsbeperking tot 2021 (http://wetten.overheid.nl/BWBR0007284/1995-06-02) en het BHIC geeft 2022 aan. Is er een eerdere overbrenging met andere beperkingen geweest die gewijzigd is?

Yvonne Welings zei:

Bedankt voor je reactie. De privacybescherming die in wet- en regelgeving is vastgelegd is nu strikter dan in 1968 toen Archiefwet 1962 ingevoerd werd. Misschien dat ik niet duidelijk heb gereageerd op de zin: Wel een puntje: je kunt niet zomaar nieuwe beperkende bepalingen aan al overgebracht archief verbinden, de Archiefwet laat dat niet zonder meer toe.  Je doelt hiermee op deze bepaling in de Archiefwet 1995 lid 2:

De zorgdrager ten aanzien van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden kan, na de in het eerste lid bedoelde overbrenging, niet alsnog beperkingen als bedoeld in het eerste lid stellen, tenzij zich na het tijdstip van overbrenging omstandigheden hebben voorgedaan die, waren zij op dat tijdstip bekend geweest, tot het stellen van beperkingen aan de openbaarheid ingevolge het eerste lid zouden hebben geleid.

Nu is de Wbp en straks de AVG echt wel omstandigheid om bepalingen over de openbaarheid bij te stellen. Ik noem enkele voorbeelden uit de praktijk:

  • Vele jaren geleden woonde ik een bijeenkomst bij in het provinciehuis Noord-Brabant waar het gescande archief  van de CdK online werd gepresenteerd. Niet lang daarna publiceerde journalist Ton de Jong een artikel in het Brabants Dagblad over burgemeestersbenoemingen. Bron waren de scans op de website. De scans werden in allerijl offline gezet en staan sinds enkele jaren beperkt online.

  • Ander voorbeeld. Rond 1995/1998 zou het archief van het Militair Gezag openbaar worden gemaakt. Toen de tijd daar was is de openbaarheidtermijn verschoven naar 2040.

Ik kan me zelfs voorstellen nu mensen steeds ouder worden dat de algemeen gehanteerde termijn van 75 jaar niet meer houdbaar is en dat we straks naar een termijn van 100 jaar overgaan.

De verlenging van de termijn Militair Gezag vond in mijn herinnering midden jaren negentig plaats. Is het ook niet rond deze tijd geweest dat de termijn Bijzondere Rechtspleging is verlengd?

Ik vrees dat veel archivarissen veel 'blunders' in hun archiefbewaarplaatsen hebben liggen. Toen we rond 2004 de archieven van het Regionaal Archief West-Brabant locatie Oosterhout overnamen (6 gemeenten, 2 kilometer) bestond het contractenarchief uit een archiefdoos. Die blunders zijn er ook gemaakt met betrekking tot het auteursrecht. Er is nog veel te doen.

Voorbeeld provincie Gelderland

https://zoek.officielebekendmakingen.nl/prb-2018-926.html

Besluit beperking openbaarheid inz. Archief CvdK, (1862) 1945-1986

Bekendmaking van het besluit van 29 augustus 2017 - zaaknummer 2017-011292

 

BESLUIT BEPERKING OPENBAARHEID

 

Gedeputeerde Staten van Gelderland en de Commissaris van de Koning in Gelderland

 

Gelet op artikel 15, lid 1, onder a van de Archiefwet 1995 en artikel 10 van het Archiefbesluit 1995 en het advies van het Nationaal Archief d.d. 17 februari 2016 met kenmerk NA/16/16315

 

Besluiten:

 

Tot de volgende beperkingen aan de openbaarheid van het archief van de Commissaris van de Koningin in Gelderland, (1862) 1945-1986

 

Artikel 1  

Met het oog op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer zijn de inventarisnummers, genoemd in de eerste kolom beperkt openbaar tot 1 januari van het jaar, genoemd in de tweede kolom.

 

Antwoorden op discussie

RSS

© 2018   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden